大數據背景下企業檔案管理策略研究

郝秀連

摘要：隨著大數據手段的日趨完善，小到分析用戶喜好程度，大到決策公司戰略部署，企業對大數據分析的依賴程度日漸增強，而其中，檔案管理的作用尤為重要。基于此，本文對大數據背景下企業檔案管理策略進行深入研究，希望本文的探討能夠對企業完善信息化檔案管理提供幫助，使企業檔案管理工作能夠享受到大數據帶來的紅利。

關鍵詞：大數據背景;企業檔案管理;策略

引言

中國信息技術的不斷發展，有助于我國企業建立完善的信息化系統。網絡信息技術與計算機工程行業呈現出了上升趨勢，這無疑為大數據、云計算、信息化發展奠定了堅實基礎。在大數據時代背景下，企業為了謀求生存和發展，往往需要從海量的、低價值的數據信息中提煉出有價值的信息。為此，只有直面大數據時代所帶來的機遇和挑戰，才能幫助企業實現既定的經濟效益和社會效益。

1大數據時代下企業檔案管理優勢

1.1大大提高管理效率，成本降低

隨著信息化社會的到來，大數據時代為企業檔案管理工作提供了電子版的信息儲存模式。檔案管理者通過將信息錄入到管理系統中就能實現儲存效果，并且還能自動將信息進行分類。相比于從前傳統老舊的紙質版存檔模式而言，大數據背景下的企業檔案管理工作簡化了工作步驟，降低了人力和工作成本，從而提高了管理工作的效率。

1.2存儲效果顯著提升

傳統的紙質版儲存模式不是很安全，如果遇到意外，比如火災、洪水、地震等，檔案將會遭遇毀滅。即使就算是沒有發生意外，一些自然因素也會導致檔案破損，比如天氣受潮、儲存時間過久字跡變得模糊等。相對于老舊的傳統模式，在大數據時代背景下的企業檔案管理工作可以通過計算機的電子化，進行長時間的保存，并且還可以將數據進行備份，這樣就不會再擔心文件的丟失或者破損。

2大數據背景下檔案管理存在的現狀

2.1檔案意識方面的問題

企業屬于市場經濟發展的主體，所以在市場經濟快速發展的形勢下，管理人員要及時更新管理觀念，解決管理中的問題。但是在實際中，一些管理人員所具備的管理意識并未及時更新，甚至一些企業在達到管理目標后出現滑坡現象，表現出不求精進等問題，難以對檔案管理工作進行監督。加之檔案管理并不能夠產生出直接的經濟效益，所以一些企業逐漸認為檔案管理工作可有可無，雖然表面上提出了檔案管理工作的重要性，但是形式化問題嚴重。甚至一些企業中的管理者采取了短期行為，只是針對自身工作范圍內的各項經濟指標進行了處理，而并不愿意從長遠發展的角度來開展檔案管理。由于企業中的管理者對檔案管理重視度不夠，使得許多工作難以落到實處，甚至出現機構被削弱、人員數量減少等問題，最終影響到檔案管理工作的開展。

2.2企業檔案信息安全問題

信息化時代的到來，雖然為各行各業提供了便利，但同時也存在信息泄露等方面的安全問題。所以，如果將企業檔案管理中的收集檔案、整理檔案、儲存檔案等一系列流程視為提高檔案管理工作質量的必要環節，那么如何確保檔案信息在這些環節中的安全性則成為急需解決的問題。

2.3檔案管理人員水平落后

由于傳統檔案數據管理模式對相關工作人員水平要求比較寬松，不需要掌握相關大數據知識，此時突然引用大數據信息化管理，對人員素質要求較高，此時管理人員學歷不足的弊端便顯現出來，其不能在較短時間內了解相應運作方式及操作方法，導致數據處理效率降低，不能發揮原有技術的本質作用，造成資源浪費及時間增加，導致企業白費資金引入相應技術，想要系統良好運行，必定要對工作人員進行系統化培訓，使企業負擔加重，所以現在企業大部分偏向于傳統模式，原因是受制于管理人員的素質水平。

3大數據背景下企業檔案管理的優化策略

3.1加快企業檔案管理信息化建設

實現檔案管理信息化已經成為行業發展的共識，在具體的實踐環節，應著重做好以下幾點工作。首先，需要了解檔案管理工作的設施設備，提高硬件設施的技術程度，將傳統老舊的紙質版管理模式轉換為現代新型大數據存檔管理模式。其次，要將檔案管理工作的硬件設施進行全方位的升級，加快基礎建設進程，盡快實施現代化檔案管理模式，整理現存的各種檔案資料，為新模式下的檔案儲存工作做好準備。最后，需要對相關管理工作進行創新，從當今社會需求角度出發，加大對系統軟件的研發工作，多方位考慮客戶的多種需求，更新管理理念，汲取當今先進管理思想，應用最新科研成果，提升檔案管理的整體技術水平。

3.2優化檔案管理模式

對于企業來說，要響應國家號召，對相應的檔案管理部門進行現代化改革，要保持具體問題具體分析的原則不改變，對檔案管理模式進行優化創新，開創低消耗高效率的新局面，為推動應用大數據技術進行檔案管理的新模式奠定良好基礎。再者，需要完善相關的制度體系，確保整個檔案錄入過程的完整，同時增加相應的監管職位，相應專業人員負責相應專業數據的錄入工作，做到責任到人，確保出現問題時能及時找到源頭并快速彌補漏洞。有了制度的保障，才能充分改善檔案管理效率低下的局面，并且提升企業檔案數據的安全性，使得數據被盜取或泄露的風險降到最低。

3.3提升檔案管理人員自身素質

在自身實力允許的前提下，企業應該定期舉行大數據技術運用培訓班，及時傳遞各種大數據技術的信息，使相關檔案管理人員的素質得以提高，能夠更好地運用大數據技術來開展檔案管理。同時，在招聘相關員工時，要精挑細選，優先錄用相關專業的人員，此標準招錄的員工不但可以快速適應崗位，熟練運用軟件，還可以幫助企業發現軟件的技術漏洞并進行相應的彌補，可謂一舉兩得。同時企業要制定相應的激勵措施，鼓勵檔案管理人員勇于創新，緊跟時代步伐，只有這樣，才能使大數據技術完美融合到檔案管理工作中。

結束語

總而言之，大數據時代背景下的企業檔案管理工作，受到了越來越多企業管理者的重視。面對發展中存在的問題，企業應該抓準機會，迎難而上，將挑戰化為動力，將困難轉變機會，促進企業檔案管理工作在大數據時代背景下取得更好的發展。

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