美國NARA 檔案保存策略框架及其項目研究

鄭曉丹 蔣東明

一、引言

檔案是國家和民族寶貴的文化遺產、重要的信息資源，也是維護公民個人權益的必要證據，因此必須積極維護檔案的完整與安全。

檔案保存（Archives Preservation），包括以原始格式保存檔案并延長檔案壽命的所有活動，它的目的是盡量減少檔案的物理和化學受損，并防止信息內容的丟失[1]。檔案保存面臨著各種各樣的風險，包括檔案載體自身的性能隨著時間推移不可避免地退化，管理和利用檔案的過程中的人為破壞，以及突發的天災人禍等。尤其是，在數字環境下，信息技術快速發展，數字資源存儲載體和系統快速更迭，如何安全保存數字資源也是檔案保管機構面臨的一大難題。美國國家檔案與文件署（National Archives and Records Administration，NARA）十分重視檔案保存，積極制定保存策略，開展保存項目，以期應對各類傳統的、新型的檔案保存挑戰，保障館藏檔案的長久安全，構建完整的國家記憶。

我國學界對美國檔案保存的研究已有一些成果。劉家真[2]介紹了由美國國家信息標準局發布的紙質文件保存環境指導，這份文件規范了美國圖書館、檔案館的紙質文件保存條件，為溫度、相對濕度等貯存規范提供了最佳值和保管方法；司鐵英[3]介紹了美國國會圖書館音視頻資源保存狀況，并闡述了中國國家圖書館音視頻資源保存及管理現狀，探究了美國國會圖書館音視頻資源保存工作對我國圖書館的啟示；宋甫、張偉肖等[4]通過對美國數字資源長期保存項目NDIPP 中的相關技術和工具的研究，包括技術模型、數據獲取和發布工具、元數據管理工具等，為我國數字資源長期保存事業的開展提供了建議；蘇哲[5]對中美電子文件長期保存進行了對比研究，分析了中美兩國在電子文件的長期保存方面存在的差異，介紹了美國經驗對我國電子文件長期保存工作的啟示，同時提出了未來我國電子文件長期保存工作的發展思路；祁天嬌[6]詳細介紹了NARA 于2017 年發布的《數字資源長期保存策略》的內容，分析其整體內容架構，并指出了其對我國數字資源長期保存的借鑒意義；唐權[7]從多個方面對美國印第安納州與蒙大拿州數字資源長期保存的實踐進行對比分析，歸納總結了它們在數字保存方面的方法與經驗，為我國圖書館數字資源保存工作提供了參考與借鑒。但上述研究偏重對具體技術措施的探討，缺乏對檔案保存整體規劃的研究，對檔案與其他遺產保護之間的關聯關注不夠；此外，美國于2020 年6 月30 日發布了一份最新的《數字保存框架》（Digital Preservation Framework）[8]，其內容與2017 年發布的《數字資源長期保存戰略》（Strategy for Preserving Digital Archival Materials）有一定的聯系，值得關注研究。

為此，本文通過文獻調研總結NARA 面向未來檔案保存的策略文件，以文本分析方法識別NARA 推動檔案機構開展檔案保存活動的背景、戰略目標和具體實現策略，并剖析幾份戰略文件在發布背景、合作對象之間的關聯，以期為我國檔案保存發展提出相應的建議。

二、NARA 檔案保存策略

NARA 發布了四份針對2017—2022 年度檔案保存的策略文件，構建了一個從傳統紙質檔案資源到數字資源保存，從檔案保護延伸到遺產保護和研究的策略框架。這四份文件分別是《2019—2022 保存戰略》（Preservation Strategy 2019—2022）[10]、《2018—2021 遺產科學研究戰略》（Heritage Science Research Strategy 2018—2021）[11]、2017《數字檔案資源長期保存戰略》以及2020《數字保存框架》，如表1 所示。

表1 NARA 保存策略文本主要內容

作為指導美國檔案保存工作的系列策略文件，它們之間相互促進、共同協作，以實現保存目標。

首先，在數字資源保存方面，2020《數字保存框架》是對2017《數字檔案資源長期保存戰略》的吸收和延伸。2017《數字檔案資源長期保存戰略》具體內容包括六項策略和四項數字保存活動，六項策略要求制定標準及程序文件、確定數字資源風險優先級、在可信數字倉儲中進行檔案管理、確保檔案真實性、保存元數據、完善合作關系，四項數字保存活動則包括建設數字保存基礎設施、保障數據完整性、維護格式和媒體的可持續性、保障信息安全，以數字保存活動推動策略實施，進而實現其目標。而2020《數字保存框架》則是在吸收2017《數字檔案資源長期保存戰略》部分內容的基礎上進行的延伸，針對保存風險的評估和管理提出建立“風險優先級矩陣”（the Risk and Prioritization Matrix），要求數字保存工作人員回答與保存能力和維護文件格式相關的問題，來確定文件相對風險水平，同時列出了對文件格式風險水平產生影響的各方面因素，針對數字資源文件格式管理細化出文件格式保存行動計劃（File Format Preservation Action Plans）。該計劃主要包括兩類文件：一是電子文件的基本特征文件（the Essential Characteristics documentation）。“基本特征”也稱“重要屬性”，它標識了文件外觀、文件反映的機構行為、背景和結構等特征，這些特征有利于確保格式遷移最大程度保真。二是文件格式保存行動計劃表。該表格要求：說明與電子文件有關的格式類型；列出說明書、標準和證據資料；對NARA 是否應采取保存遷移行動提出建議；推薦適用于保存行動的處理工具。

其次，《2018—2021 遺產科學研究戰略》的制定是《2019—2022 保存戰略》為實現其戰略目標之一的“利用科學和技術改進保存實踐”而提出的，并進一步要求NARA 積極與大學和相關的遺產組織開展合作，強調要積極研究、試驗新技術和跨學科方法，努力將研究成果轉化為實踐。《2019—2022 保存戰略》和《2018—2021遺產科學研究戰略》，在發布背景上有一定的共同之處，都強調與相關組織的合作。

1.背景：新環境下實現NARA 使命。NARA 保存策略的發布有其特定的時代和文化背景。一是NARA 的核心使命，概括而言就是“推動開放，培養公眾參與，并通過使公眾獲取高價值的政府記錄來加強國家的民主”。開放和“公眾獲取高價值政府記錄”的前提是館藏檔案的完整、安全。可以說，NARA 提出的所有檔案保存策略、開展的全部檔案保存活動都是為了推動這一核心使命的實現。二是當前檔案保存面臨的技術挑戰。盡管NARA 開展電子文件保存工作已有40 多年，面對電子文件存儲載體與技術的變化，NARA 的長期保存方法幾經變革[12]，新興的大數據、云計算、社交媒體等技術，以及運用這些技術導致電子文件數量激增，正不斷改變著檔案保存需求，從前的保存方案和策略難以應對這些新挑戰。三是公民檔案查閱的需求。隨著美國開放政府建設的不斷推進，公民對于監督、參與政府工作的需求不斷提升，公民越來越意識到查閱政府工作中生成的文件，是監督政府工作、保障自身權益的必要途徑。

2.合作：與多部門開展多方面合作。檔案資源長期保存活動的順利開展需要政策、經濟、法律、技術等各個方面完善和支撐，僅靠檔案機構自身是無法完成的，需要積極在國家、地區、部門間，積極與各界開展緊密合作。NARA 的保存策略框架就要求積極開展多方合作，協同進行有關檔案保存的標準規范制定和共享、推動有關資源保存的研究、開展檔案服務等工作。

在標準規范制定和共享方面，《2018—2021 遺產科學研究戰略》要求NARA 與華盛頓保存科學網絡（the Washington Conservation Science Network）合作，制定并實施最新規范、保存活動指導方針以及國家標準和國際標準；《2019—2022 保存戰略》要求NARA 在保存項目內建立“保存共享資源”（Preservation Commons），共享關于檔案保存的指導性文件、標準、最佳實踐，來提供具備協調性和針對性的信息服務。在資源保存相關研究方面，NARA 積極與美國國內乃至國際上的大學、學術機構和相關的遺產組織開展合作，積極試驗新技術，開發跨學科的檔案保存方法，并積極宣傳研究成果，努力將研究成果應用在保存實踐方面。在開展檔案服務方面，《2019—2022 保存戰略》要求NARA 與各保管單位積極合作，如總統圖書館、研究機構和服務部門等，重點關注處于高風險狀態的館藏，通過保存數字化以及舉辦展覽等活動支持公民對NARA 館藏的訪問。

總之，在內容上，《2019—2022 保存戰略》和《2018—2021 遺產科學研究戰略》強調針對檔案資源的風險管理、與學術界和其他遺產組織開展合作，進行技術研究并推動研究成果應用于實踐。為實現這些目標，需要建立保存戰略委員會、“保存共享資源”等部門，通過這些專門組織推動風險管理、研究和應用等工作的開展。2017《數字檔案資源長期保存戰略》、2020《數字保存框架》則強調在數字時代實現對數字資源更加全面、有效的保存和獲取，對數字資源的風險識別細化出“優先級矩陣”，指導保存工作人員進行數字資源風險登記排序，同時還要求在實施數字資源保存時制定行動計劃，使數字資源保存工作更加具體、細化。

三、NARA 保存項目

在策略框架之下，NARA 通過實施具體的項目來促進保存活動開展。《2019—2022 保存戰略》與保存項目（Preservation Programs，RX）[13]之間可以說是相互促進、相互完善的關系，《2019—2022 保存戰略》建立的基礎之一就是NARA 保存項目的成功，同時該策略的總體目標是進一步完善保存項目，以該項目作為檔案保存專業知識中心，領導檔案獲取工具的設計和檔案服務的提供。《2018—2021 遺產科學研究戰略》也支持保存項目的實施目標，重視風險防范和規劃，同時積極地在“保存共享資源”方面與各界合作；在遺產科學研究方面，該戰略要求實施跨學科的應用研究項目，注重對館藏檔案材料進行分析和研究，開發檔案保存相關工具、儀器和程序，并積極傳播研究成果，以推動保存實踐進一步發展。

NARA 的館藏檔案數量每年都在增長，目前已擁有超過400 萬立方英尺的紙張、照片、地圖，以及150tb的電子記錄等資源。面對這些數量龐大的資源，NARA以保存項目為核心，要求各保管單位和全體工作人員一起參與館藏各類型檔案的保存，以實現對政府檔案的妥善保存，滿足公民的合理利用需求。對于NARA保存項目，本文將主要從該項目的目標、任務以及主要參與單位展開介紹，以明確該項目的主要運作方式，以及其在美國的檔案保存中所發揮的作用。

1. 目標與任務。NARA 的使命是使公眾能夠訪問其所保存的聯邦政府檔案，公開獲取政府記錄可以保障美國公民維護自身權利，對政府工作進行監督，了解國家的歷史，從而有效加強國家的民主建設。

公民高效訪問和獲取檔案的前提是所藏檔案完整、安全，因此NARA 開展保存項目，主要目標是確保美國政府的檔案得到適當的保存，以便所有檔案能夠為人們所利用。為實現這一目標，NARA 的保存項目需要采取積極的保存措施，其中首要的就是設計預防策略，盡可能避免檔案損壞。為此，保存項目工作人員需要對威脅檔案安全的各種風險進行預測，優先對損失風險較大的檔案實施具體的保存行動，并做好應對突發緊急情況的準備；對檔案儲存、加工以及展覽的環境條件提出規定，并對環境進行監控和評估；采用具有較高效益的尖端技術和工作流程，并負責開展檔案加工和防止損壞的培訓等。除了預防策略之外，保存項目的工作人員還需要開展一系列其他工作，包括：針對已遭受破壞的檔案進行修復，搶救在意外火災中被燒毀的軍事檔案；為各種展覽活動順利開展，準備必要的、類型豐富的歷史文件；為檔案存儲庫房和展覽空間的設計提供建議，為館藏各類型檔案的保存活動提供指導。

2. 參與單位。NARA 保存項目中主要有四個參與單位，分別是檔案保護部（Conservation Division），電子文件保存部（Electronic Records Preservation Division），圣路易斯保護區（St.Louis Preservation Division）以及國家檔案保存項目組（National Preservation Programs）。這四個部門工作各有側重，通力合作，共同保障NARA保存檔案的安全。

檔案保護部主要負責保障傳統載體檔案的安全。檔案保護部的工作人員需要對檔案的保存狀況進行評估，確定檔案材料構成；負責保持文件載體性能穩定，并對文件進行適當處理，以便于檔案數字化、舉辦檔案展覽以及研究人員使用；為數量巨大或載體相對脆弱的檔案定制存儲工具，并向具體負責人員進行培訓，使其掌握館藏檔案的維護和處理程序；負責監測NARA內部的保存環境和設備設施，并由專家進行保存能力評估；管理員待命小組負責為NARA 所有部門提供檔案保存應急指導。

電子文件保存部負責保障電子文件的安全。工作人員對電子文件的數據結構和文件格式進行技術分析；操作和維護檔案保存系統，包括網絡附加存儲、硬盤、軟件應用程序和數據庫；維護館藏的音頻、視頻檔案安全，并定期將信息轉移到新的、穩定的檔案載體上；審查可訪問的電子文件元數據，并開發檔案信息包，以便轉移到NARA 的電子檔案中心。

位于圣路易斯的國家檔案館保存人員主要負責在國家人事檔案中心對軍事和民事檔案開展保存活動。工作人員對在1973 年大火中幸存下來的650 萬份檔案的損毀情況進行評估，并進行祛濕、除霉和修補等修復工作；對數字化的人事檔案或縮微膠卷進行重新格式化，使其更易獲取，同時保護檔案原件，避免保存過程中的檔案損傷和過度使用。

保存項目組與NARA 內部相關部門、外部聯邦機構開展合作，通過全方位的審查、監督推動檔案保存。在NARA 內部，保存項目組與聯邦檔案中心、總統圖書館等部門開展合作，做好充足的準備以應對突發的緊急情況；同時，該項目組積極與其他聯邦機構一道建立應急防范戰略聯盟。此外，保存項目組通過對NARA各部門及其內部設施進行保存審查，共同確定檔案保存需求；建立保存優先級，制定具有成本效益的策略，實施保障檔案安全的計劃和政策，并監督這些策略和政策的運行進展；通過建設館藏管理系統（Holdings Management System）跟蹤檔案的存儲位置，滿足保存需求。

NARA 積極采取多種方式更好地推進保存工作的開展。一是舉辦保存會議，來自歷史收藏品、檔案管理、圖書管理等各個領域的與會者共同探討如何更好地保護館藏檔案，例如如何在氣候變化和經濟轉型時期開展館藏保護活動；二是積極參與制定國家和國際標準，積極與美國國家標準協會（ANSI）、美國國際標準化組織（ISO）等機構合作；三是為有志參與檔案保存工作的人士提供在保存項目各參與單位實習的機會，并為優秀參與者頒發獎學金。保存項目的一系列工作和積極嘗試無疑取得了良好的成效，NARA 曾獲得著名的美國文物保護協會遺產保護獎，表彰其在館藏保護方面所做的杰出貢獻。

四、NARA 保存策略與項目的優點及啟示

NARA 通過保存策略框架的構建和相關項目的實施，推動了自身記憶、文化和教育等職能的實現。在記憶職能方面，NARA 保存了大量有價值的檔案，是美國的國家記憶寶庫。NARA 通過建立保存項目，由四個單位各司其職，協同工作，保證了各類型檔案的完整與安全；《2019—2022 保存戰略》以及《2018—2021 遺產科學研究戰略》都首先重視對檔案資源保存風險的管理和防范，強調提高保存部門風險防范的能力，盡可能避免檔案損毀。在文化和教育職能方面，NARA 致力于通過自身的研究和成果，使機構內保存的檔案為社會的文化發展作出貢獻。NARA 的保存項目要求對現有的檔案資源進行數字化或制作縮微膠卷，這樣不僅能使珍貴的檔案更易獲取，還能夠保護原件免于因過度使用造成的損壞；《2019—2022 保存戰略》也要求通過文物保護、展覽和數字化支持對NARA 藏品的訪問，并要求NARA 員工提高支持藏品保護和數字化的能力。

美國NARA 在檔案保存方面制定系列策略，開展行之有效的項目支持館藏檔案安全保存，其經驗可為我國的檔案保存工作帶來以下啟示。

1.重視數字資源，實現數字轉型。伴隨信息技術在政府管理中應用的深入，以及公眾對政府服務和政府信息需求的提升，電子/數字政府、開放政府已是諸多國家政府管理發展的共同選擇，而應對數字信息與文件管理的挑戰成為題中之義[14]。美國NARA 在1998 年為數字保存和長期利用開啟ERA 項目的研究，美國國會圖書館在2000 年啟動國家數字信息基礎設施和保存項目，旨在為未來保存數字內容。2012 年，美國總統奧巴馬簽署文件管理指令，要求聯邦政府在2019 年12月31 日之前實現無紙辦公，保證以電子形式管理所有永久保存的文件，本質上就是數字連續性所要求的以數字形式形成、管理、保存與利用信息[15]。

我國在應對數字資源保存挑戰方面，可借鑒的經驗有：一是制定數字資源保存政策規范。明確的政策指導能夠有效實現資源合理配置，保證數字資源保存順利開展。二是設計科學合理的保存策略，重點針對不同的數字資源選擇不同的保存技術措施。常用的數字遷移、仿真、環境封裝和技術保存等都有特定的適用條件，制定保存策略時要充分考慮資源和技術等各方面因素。三是拓寬數字資源保存資金來源。數字資源的保存需要大量的資金投入，檔案部門可積極與商業組織、集團等建立合作關系，爭取多方資金支持，改善保存活動主要依靠政府撥款的局限[16]。

2.強調風險評估，全面規劃防護。電子文件長期保存工作是一個需要持續投入的發展過程，這其中隱藏著許多風險因素。為了長期保存工作能夠順利、有序地開展，有必要開展風險防范管理，并將風險防范貫穿全程。2017《數字檔案資源長期保存戰略》首先要求在開展保存活動之前，確定數字資源風險優先級，按照風險等級開展相應的保存活動；2020《數字保存框架》則強調更進一步建立“風險優先級矩陣”，來評估館藏中數字文件格式的保存風險；《2019—2022 保存戰略》要求建立NARA 保護戰略委員會，負責對檔案保存活動進行規劃和監督，建立保存風險指導小組，進行環境管理、數字化、應急響應等具體工作。

我國在開展檔案資源長期保存工作時，首先需要對常見的各類風險進行評估，根據評估結果制定風險應對方案。針對數字資源的風險評估，應關注數字資源的保存格式，盡可能選擇具有通用性的保存格式，以確保其具備開放性和穩定性，能夠應對數字資源長期保存的需求。此外，檔案資源長期保存風險應急預案應該納入到整個機構的應急管理體系中，機構內各部門的風險防范措施盡可能協調一致[17]。

3.加強技術研究，促進知識應用。《2018—2021 遺產科學研究戰略》提出充分開展科學分析與研究，了解檔案的制成條件和使用狀況，強調要運用研究成果為保存實踐提供信息，而研究成果將主要通過出版指南、標準規范等來進行傳播，向所有相關機構和廣大公民分享研究所形成的專業知識和工作經驗。《2019—2022保存戰略》要求制定計劃，在保存項目中建立一個“知識轉化”綜合方案，旨在加速創新和改進實踐，任命一名文物科學研究主管來主導這一綜合方案的開展，同時確定能夠對研究戰略進行批判性審查的方法，以持續支持該綜合方案的運行。在NARA 內部已經有了一個知識轉化研究范例，那就是在遺產科學研究項目中建立一個“What Works Lab”（“什么起作用”研究室）。在該研究室中，遺產科學研究團隊對現有研究進行適用審查，并積極試驗新技術，其目的是提供最新數據，加速將研究成果轉化為實踐。該戰略還要求NARA 發揮自身在檔案工作領域的主導作用，將NARA 的研究成果以統一的標準規范的形式予以施行。

隨著電子文件長期保存工作的不斷發展，新的難點和問題不斷出現，為此需要以項目為抓手，積極探索應對的方式方法。即通過項目對電子文件長期保存的需求、方法、標準和技術等進行分析與研究，制定統一的標準規范，使研究成果和實踐經驗能在全國范圍內推廣。電子文件的長期保存并非僅靠某一種技術就能實現，在設計技術方案時應綜合采用多種技術 。

4.注重隊伍建設，培養復合型人才。檔案人才隊伍是檔案事業發展的中堅力量，NARA 歷來重視對員工的培養：保存項目要求對具體的保存業務開展員工培訓，增強其業務能力；《2019—2022 保存戰略》提出要注重團隊發展，對檔案保存工作人員的職業發展需求進行評估，重視對員工個人發展規劃的指導；《2018—2021 遺產科學研究戰略》中也要求將最新的研究成果傳播給保存項目的工作人員，使其學習、掌握新理論和新技術，更好地開展保存工作。

我國檔案機構需加強對工作人員職業素養、業務能力的培養，鼓勵在職人員進修、深造，提高其文化素養和專業水平；并積極培養、引進高層次檔案專業人才，為其提供多樣的對外交流機會，使從業檔案人員能力穩步提升。此外，為適應當前數字世界的蓬勃發展，檔案機構應加強本單位人才隊伍建設，在自主培養的同時，還可從外部引進部分精通數字技術的高素質人才，優化本單位人才結構，構建復合型、創新型和應用型人才團隊[19]。