告別低品質勤奮　讓時間更加高效

馬立紅

忙，仿佛成了現代人的代名詞，每個人都在各自不同的崗位上忙碌著，同學聚會時說的最多的一個字也是“忙”，作為園長的我深有同感，尤其做園長初期，更是如此。記得當初，每日清晨從第一縷霞光開始，我就像上滿弦的小鬧鐘，一刻不停地往前跑，樓上樓下，園里園外，時刻能看到我忙碌的身影，但當睡前靜思一天的工作時，卻又發現，仿佛什么事都沒有做成：計劃好的文案工作，照例需要晚間加班撰寫;放在枕邊的書籍，更是沉睡床頭無暇翻閱;想好的精進計劃一次又一次被擱淺……白天到底都在忙什么？時間都去哪兒了？為什么忙碌不停的我卻看不到工作成效？帶著這樣的思考，我開始認真審視自己的日常工作，并利用兩周的時間，詳細記錄每天的工作軌跡，每項工作所花費的時間，尋找時間藏匿的地方，學習高效的時間管理方法。經過不斷學習、反思與調整，逐漸摸索出一條行之有效的時間管理方法，從而真正告別低品質勤奮，有效提高了工作效率。

合理統籌，科學分配時間

中國有句古話“日出而作，日落而息”，這句話告訴我們，一天24小時，我們要遵循人體生物鐘規律，不同的時間要做不同的事。那么，針對我們一天工作的8小時，也應該遵循我們的人體生物規律，根據大腦疲勞程度不同，合理分配我們的工作，在大腦高峰時段做關鍵任務，將工作時間與精力進行合理的匹配。

建立合理的時間慣例表，讓一日工作時間有節奏

建立每日時間慣例，是高效管理時間的第一步。我結合實際工作，將一天工作時間切割成“四短兩長”的時間段，“四短”為碎片化時間，每段為1小時左右，“兩長”為深度工作時間，每段為2小時左右，上下午均為“短-長-短”的節奏。“短-長-短”的時間節奏，既能讓自己兼顧全面，又給深度工作與思考留下了充裕的時間，同時，在“短-長-短”的場景轉換中，大腦得到適度的調劑與放松。

建立詳實的日工作臺賬，將工作與時間慣例表進

行合理匹配

首先，在一天中精力最充沛的早晨，用簡短的十分鐘列出一天的工作清單，按事情的輕重緩急和難易程度將一天的工作進行預規劃，即分配到“四短兩長”時間段中。“四短”的碎片化時間，基本用于不需要耗費更多精力投入，非關鍵性的、可批處理的各項工作，如轉發通知、簽發票據、商討部署工作、電話尋訪、常態工作橫向掃描等內容。兩長的深度工作時間基本用于需要專注投入精力的內容，如深入一線聚焦班級工作，撰寫審閱各項文案材料，思考審視全園各項工作等。高效時間做關鍵性任務，低谷時間做非關鍵性任務，精力、時間與工作內容的合理匹配，讓時間有節奏，讓工作更高效。

高效做事，有效利用時間

時間的合理分配，是高效時間管理的基礎，如何高效做事，才是高效時間管理的關鍵。但現實生活中，影響我們高效工作的因素很多，如自身的拖延、外物的干擾、多頭緒的工作等等，都在影響著我們的效率。那么，如何改變現狀，提高工作的實效？工作中，我采取了以下方法，收到了好的效果。

借用外力，讓自己快速進入工作狀態

在我們每個人身上，或多或少都存在一些拖延的現象，尤其是面對高難度工作的時候，拖延的現象更為嚴重，如計劃好要撰寫報告，可由于遲遲不能動筆，時間就這樣一分一秒地過去了。因此，為了改掉拖延的習慣，我采取借助外力的方式。

首先，利用觸發器，使自己快速進入工作狀態。我的觸發器就是經典的時間管理番茄鐘，番茄鐘以25分鐘為一個工作單元，每按下一次番茄鐘，就啟動一次25分鐘倒計時。我把紅紅的番茄鐘放在辦公桌最顯眼的地方，每次看到番茄鐘時間的快速流逝，都能快速調整自己，進入到專注的工作狀態。

其次，環境的營造。制作熊猴PK卡，讓住在心里的兩只動物，即理智的熊去戰勝頑皮的猴。小熊每次戰勝小猴都在小熊位置上標記一個紅五星，看著小熊身邊滿滿的紅五星，自身也是成就滿滿。同時，根據五星數量，還可以分階段給自己一個大大的獎勵，從而克服拖延的毛病。

凈化環境，保證持續而專注的工作

首先，凈化自身環境，提高工作的投入度。隨著現代信息技術的不斷迭代，我們忽然發現，自己已經悄悄地被手機綁架了，工作群越來越多，用微信傳達布置工作的頻率也越來越高，單位的、上級的、屬地的、園所內部的，哪一個漏看都可能會錯過重要的通知。但頻繁地翻看手機，尤其在深度工作的時候，會對專注工作造成很大的影響。為了改變這種現狀，我采用鬧鈴提示法，由原來的聽到短信就看，改為一小時一看。同時和干部們約定，如遇需要即刻回復的事情，務必打電話，不可以用微信通知。對于上級的緊急通知，我還和幾個要好的園長姐妹商定，緊急通知轉發到我們建立的會議通知群中，如果沒有回復收到，務必致電提醒。手機的有效管理，大大提高了工作的專注度。

其次，制訂時間管理制度，凈化工作環境。工作中我們還發現，影響我們工作效率的另一重殺手是工作節奏經常被打亂。尤其在深度工作的時候，最怕的就是時間都被大家撕碎，一會兒有干部找你商議工作，一會兒有會計找你簽字，一會兒有老師找你反映情況。總之，你管理的人越多，打亂你節奏的事情就越多，剛剛有的思路，被一次又一次打斷，嚴重影響工作效率。鑒于此，我們在園所內部建立了時間管理制度，時間管理制度明確標注了非重要、不緊急的事件，要在固定的議事時間商議。群眾找我議事要在規定的“四短”時間里，干部找老師反饋工作要在老師非帶班時間里。但時間管理制度同時標注，特殊情況、重要又緊急的事情必須隨時匯報。時間管理制度的出臺，讓職工感受到對彼此的尊重，避免了輕易打亂對方工作節奏的現象，更重要的是保障大家有更多的深度工作時間。

外包大腦，為減負后的大腦增效

每個人的精力都是有限的，儲存在大腦里的事情越多，心里的感覺就越是疲憊。哪怕事情再小，再好做，但是一旦被裝在心里，就多少會讓人有些焦慮，焦慮又會抑制大腦創造力的發揮，影響工作效率的提升。那么如何解決呢？我認為最好的辦法就是外包大腦，即在手機備忘錄里建一個待處理收件籃，在碎片化時間里采取批處理的方式快速收集任務，需要交給別人的工作，當天批處理轉交，需要自己處理的工作，在第二天計劃時間，先打開收件籃，合理安排進當天計劃或本周計劃中。努力做到用外腦記事情，用大腦做事情。

培養習慣，學會節約時間

在詳實記錄兩周工作軌跡后，我發現有許多時間黑洞隱匿在自己不好的習慣中，有時為尋找一個物品花費很多時間，本來已經掌握的操作流程與方法，由于沒記住操作方法，出現反復學習或請教的現象。低效重復做事，浪費了寶貴的時間。因此，好的習慣養成，是高效時間管理的保障。

養成好的生活習慣

第一步，清理辦公桌，讓環境變得整潔有序。辦公桌上，只放當日材料，即按照當日工作清單及工作的先后順序，依次放好待辦的材料。第二步，清理電腦桌面，只留幾個必要的常用軟件，將文檔材料按照類別放在不同的區間，并編制好目錄，便于查閱。第三步，整理文件柜，將所有的材料分類編碼，并固定存放地點，以便隨時查找和翻閱，并做到用后物歸原處，從而有效節約時間。

形成好的工作習慣

知識不斷更新迭代，養成好的工作習慣，能大大減少自己的無效工作時間。接觸一個新事物，需要有一個學習和熟練的過程，要將學到的新技能整理成標準操作流程（簡稱SOP），養成及時記錄的好習慣。如當第一次嘗試運用企業微信召開視頻會后，我立刻將操作的每一步記錄下來，這樣在第二次使用時，即使一時忘記，也可以立刻打開整理的SOP，對照操作步驟立刻使用起來，避免了想不起來重復學習的現象。SOP的有效利用，給大腦減負，留出更多精力去做創造性工作，而非程序性工作。

建立團隊議事制度

每周一次的班子會議事，是幼兒園管理工作中的重要內容，但每次開會商議事情，一開就是兩三個小時，班子開完，部門再開……一周開會就占去了很多時間。我們發現，會議之所以冗長，主要因為針對一件事，要討論很長時間，而且中途彼此打斷，大家都著急表達自己的觀點。為了提高會議的效率，我們制訂了有針對性的議事制度，大大縮短了會議時間，也提高了議事的效率。主要有三方面改變：一是提前將會議議題發給各參會人員，讓大家做好發言準備;二是明確每個人的發言時限，提高在規定時間內將自己的觀點表達清楚的能力;三是開會時使用發言棒，只有手持發言棒的人才可以表達觀點，觀點表達完后，將發言棒傳給下一個人，其他人在沒有拿到發言棒期間，要認真傾聽，做到不打斷、不評判、不插話。待全部發言結束后，將所有觀點整理出來，再進行篩選，最終留下大家都認同的內容。議事制度的出臺，縮短了會議時間，使會議更加高效。

總之，通過兩年的不斷探索，通過合理分配時間、有效利用時間、巧妙節約時間，我的工作越來越高效，工作中也有了更充裕的時間靜思與精進。我也成為了時間的主宰者，擺脫低品質勤奮，真正做到忙而不亂。