高職院校基建檔案管理存在的問題及對策研究

黃麗萍

摘 要：本文通過對高職院校基建檔案的特點進行詳細的闡述，結合當前管理過程中出現的不足之處，探討科學的解決問題對策，推動基建檔案工作效果的優化，為基建項目建設和后期運行維護的高效開展提供有效支持，為教學工作的順利開展提供基礎支持。

關鍵詞：高職院校;基建檔案;管理;問題;對策

基建檔案是基建項目建設和運行維護的關鍵憑證，對院校教科研活動的正常推進具有關鍵作用。高職院校作為技能人才培養的主要渠道，對基礎建設的要求較高，需要相關的專業設施對相關教學和技能實踐活動提供支持。檔案資料作為相關項目高效運行的關鍵憑證，對學校運轉提供有效的數據依據。

一、高職院校基建檔案的特點

基建檔案資料是對基礎建設推進過程中形成的相關數據信息實現全面的收集和整理，形成專業的資料形式，為相關活動的高效推進提供有效的數據依據。基建檔案管理具有較強的專業性，需要對項目設計、施工、使用和維護中的相關技術數據和文件資料進行精確的管理，從而實現標準的憑證效果。高職院校的基建檔案管理工作中具有較強的特殊性，基建項目需要與教科研工作進行高效結合，使基建項目能夠充分體現專業教育效果，需要管理部門能夠充分結合教學實際，進行相關資料信息的全面收集。

二、高職院校基建檔案管理存在的問題

1.對基建檔案管理工作缺乏有效的重視

學校管理機構對基建檔案缺乏有效的重視，并不能充分了解到檔案管理的重要作用，缺乏相應的支持和投入，使得相關的資料數據得不到全面的收集和科學的分析，無法形成準確的數據分析結果，不能對相關決策的制定和推進形成有效的參考效果。同時，基建檔案管理涉及到學校管理運行和基建項目推進的各個環節，需要相關職能部門嚴格遵守相關的檔案管理規范，對檔案資料進行及時的收集整理。由于學校整體對基建檔案的重視程度較低，使得各個檔案管理環節不能得到有效的支持，檔案收集和整理過程較為混亂，嚴重影響資料的真實安全。隨著教育改革的深入推進，傳統的以紙質載體為主的資料呈現形式已經不能適應學校運轉的需求，特別是相關設計、施工技術的快速發展，傳統的管理模式面臨嚴峻的挑戰，較為落后的管理思路已經不能保持較好的管理效果，需要檔案管理部門能夠充分結合學校基建活動的實際情況，積極引進先進的管理思想和技術手段，提升基建檔案管理水平。

2.基建檔案管理制度不夠完善

基建檔案管理對基建項目的設計和施工具有較強的參考作用，為基建管理的高效開展提供有效的支持，但是其涉及到項目建設和使用維護的各個環節，需要進行針對性的標準制定，以保證相關工作能夠符合項目建設運行的實際需求。在當前的管理活動中，具體的工作流程無法得到有效的規范，不能形成針對性的工作標準，現有的檔案管理制度不能結合實際的基建工作需求進行科學的調整，不能形成較好的管理效果。同時缺乏有效的監管機制，無法做到對管理流程的全面監管，使得管理過程中存在的問題不能得到及時發現和解決，不能保證相關活動能夠按照制度規章進行執行。

3.基建檔案的利用率

基建檔案在基建工程的建設和項目管理過程中起到有效的參考作用，能夠作為施工和管理工作開展的重要指導依據，對檔案的高效使用能夠為相關基建決策提供有效支持。而當前的基建檔案的利用率較低，在相關基建決策的制定項目推進階段，不能對基建檔案的重要性形成有效的認識，使得基建檔案的效用得不到有效的發揮，造成相關基礎投入的提升。管理部門缺乏有效的主動意識和職能，不能為需求者進行高質量的服務活動，只能進行簡單的查詢和調用，無法充分實現相關要求。檔案存儲管理相對混亂，大量的紙質資料極大提升了管理難度，不利于管理效果的提升，無法對相關資料進行準確的定位和維護，制約使用效率的提升。

4.信息化水平不足

隨著信息技術在高職院校管理運行中的高效應用，使得大量的數字化信息數據隨之出現，檔案管理部門需要對數字化檔案進行全面的收集和處理。基建項目規模和技術水平的不斷增大，使得以人工收集、整理為主的檔案管理模式已經不能滿足基建項目的實際需求，需要對管理模式進行數字化的轉變。但是當前的基建檔案管理工作信息化程度相對較低，相關基礎設施和網絡建設相對落后，使得相關管理工作不能借助信息設備進行執行。而網絡通信體系的架設存在不足，使得數字化的資料數據不能實現高速的傳輸和共享，不能保證檔案管理的時效性。在實際的管理工作中，仍然存在大量的紙質資料，需要進行有效的管理和維護，提升管理成本，在數字化載體轉變過程中缺乏相應的設備和技術支持，不能實現資料數據的數字形式呈現。

5.工作人員專業素養的缺失

基建檔案管理工作的內容較為繁瑣，涉及到基建項目建設、管理和教學工作的各個環節，需要使基建檔案能夠充分滿足教科研工作的實際需求。這就需要工作人員具有全面的知識能力，需要對建筑技能和相關學科的實際教學情況進行全面的了解，做到對資料信息的及時復核和科學管理。在當前的管理活動中，工作人員的技術水平還相對不足，不能有效掌握相關的知識，無法推動工作的高效開展。工作人員不具備相應的信息技術能力，嚴重制約著信息化管理模式的實現。

三、高職院校基建檔案管理問題的解決對策

1.加強對基建檔案管理的重視

學校要提升對基建檔案的關注，提供相應的支持和投入，實現相關工作的高效開展。管理部門要積極轉變傳統的管理思路，正確理解檔案管理的積極效果，提升對資料數據的研究力度，深入挖掘資料價值，積極引進先進管理思想和技術，提升管理水平。管理部門要提升服務意識，推動檔案利用效率的提升，積極掌握學校發展形勢和基建項目的實際情況，深入到建設管理一線，與管理施工人員進行積極的溝通交流，準確掌握項目進度和使用情況，形成科學的反饋，提升檔案工作效果，為相關決策的制定和教科研活動的開展提供有效的數據依據。新時期，在大數據背景下，進行基建檔案管理應當實現信息化建設，這要求檔案管理人員樹立科學的信息化理念，制定科學的檔案信息化管理方法，認識到檔案信息化管理對于高職院校發展的重要性，認識到信息化的優勢，樹立正確的檔案信息化管理理念。高職院校要認識到對檔案管理進行檔案信息化管理的重要性，積極引進先進的技術和軟件提高檔案信息化管理水平。在運行檔案管理時，要注意調查市場上的需求發展，對高職院校的基建檔案資料和管理情況進行分析，降低風險發生率;重視對職工信息化意識的培養，能夠認可開展的檔案信息化管理方法和措施，能夠配合相關工作的開展。尤其是檔案管理人員，要樹立信息化工作意識，強化對檔案信息化管理技能的把控。

2.完善基建檔案管理機制

管理部門要充分結合建設項目的實際進展和學校運行需求，實現對管理機制的科學完善，對各個管理環節進行科學的規范，對資料數據的收集、整理、存儲、利用環節制定相應的標準，保證相關管理活動能夠嚴格按照政策制度的規范進行高效執行。要落實責任機制，明確權責劃分，針對具體的管理崗位，制定完善的工作制度，對管理活動進行科學的規范，保證管理制度的高效落實。健全監管機制，對工作中出現的情況進行深入分析，找到現狀根源，對管理制度進行針對性的完善。項目建設是基建項目的重要環節，檔案工作要充分結合項目管理要求，將項目建設資料收集整理寫入合同，對項目相關的數據資料進行全面收集和科學分析，并對項目管理環節進行科學規范，保證檔案工作對項目建設管理的高效落實，推動管理體系的高效建設。高職院校要建立以檔案室為中心，以分管領導和專兼職檔案員為骨架的檔案管理體系。要調動管理人員的積極性，轉變檔案管理意識，提升崗位責任意識，讓管理人員充分認識到檔案管理的重要性和價值，從而可以主動創新檔案管理模式，搭建專業化的檔案管理組織，加強對檔案資料收集的重視程度。同時，可以考慮檔案資料的多樣化特征，思考新的檔案管理模式。管理人員還需要進一步優化檔案管理結構和流程，關注檔案信息的動態變化，以滿足各個部門的需求，進一步提升檔案資料的利用率。另外，高職院校還要保證有完善的基建檔案資料，檔案人員需要將對傳統紙質的基建檔案進行轉化，轉化為數字檔案形式，將其中存在的大量有價值的數據信息進行相關性研究，對于其中價值較高、類型多樣的基建檔案，轉化為結構化數據庫形式，然后進行聚合、分類、分析和處理，檢索數據之間的相關性，將混雜的檔案信息變為“活的信息”，實現檔案信息的高效整合、分析應用和資源共享。

3.加強管理信息化建設

大數據背景下，直接對基建檔案進行單純的庫藏已無法滿足基建檔案建設和管理的需求，也難以滿足各部門對基建檔案資料的不同需求，所以要強化基建檔案的信息化管理。基于此，基建檔案部門要積極利用先進的基建檔案管理技術，如聲像技術、數據庫技術、網絡技術等建立基建檔案數據庫、基建檔案管理系統、基建檔案檢索系統，對基建檔案進行處理，形成不同范圍、不同層次、不同區域的基建檔案資料，然后經過細化分類、組織、整合等操作，逐漸落實信息化管理，將對基建檔案的管理從面向基建檔案實體管理轉變為數字化信息資源管理，大大提高基建檔案利用率，實現基建檔案信息的增值。大數據的真正價值在于數據分析，如果只收藏數據不注重進行分析，只是對數據進行初步檢索和簡單統計處理，就無法體現出數據的價值，也就無法將之轉化成有用的數字化成果。因此，高職院校要注重實用數據挖掘分析技術，對基建檔案的巨量原始資料進行分類整理、綜合挖掘、深度整合和數據分析，發現其中隱藏的價值內容，找出數據間的潛在聯系，解除高職院校發展存在的信息孤島問題，促進高職院校內部信息的傳遞和共享，展現基建檔案數據的價值。比如，對用戶信息進行數據挖掘，可以提取出用戶的具體查閱信息，然后據此預測出用戶的需求，針對其需求提供有針對性、有層次的個性化服務。

4.提升基建檔案利用率

檔案管理部門要轉變傳統的檔案利用思想，提升服務意識和水平，積極利用先進技術優勢，對檔案資料進行深入的分析，準確提取其中的價值信息，形成全面的數字化數據庫，通過網絡途徑實現對檔案資料的遠程使用。同時，對檢索機制進行科學完善，為檔案使用者提供有效的便利，結合其實際需求進行相關資料的準確定位，提升服務質量。要加強對基建檔案的分析和整理，結合學校發展戰略，為基建建設和管理決策提供有效的支持，充分發揮基建檔案效用，為基建項目的推進提供科學參考。檔案資料的高效運用對基建項目的高效推進起到積極作用，為相關建設和管理活動提供可靠的依據，需要檔案部門要轉變傳統的利用思路，對利用環節進行科學優化，要合理利用技術手段，結合信息化管理系統的建設，優化檔案利用功能模塊，使相關項目建設職能部門能夠通過系統的訪問實現對資料數據的遠程調用，為基建項目建設管理提供有效支持。檢索機制的優化是提升檔案利用效率的重要基礎，管理部門要充分結合學校管理活動和基建項目建設的實際情況，對檢索機制進行針對性調整，對相關基建檔案進行深入分析，準確提取其中的關鍵內容，對檢索關鍵詞進行優化，并結合檔案查閱人員的實際情況進行關鍵詞的準確推薦，為檔案查閱活動的高效開展提供有效的便利。

5.加強檔案管理隊伍建設

檔案管理部門要積極引進優秀檔案管理人才和信息技術人才，推動管理效果的提升，強化管理隊伍戰斗力。加強對管理人才的培養力度，推動復合型人才的養成，優化培訓機制，結合管理活動中存在的具體問題，進行針對性的培訓計劃，并對信息技術知識水平進行相應的培訓，提升管理人員的技能水平。要轉變傳統的培訓方式，利用信息技術手段，建設培訓教育平臺，使管理人員能夠通過網絡途徑實現培訓活動的高效參與，推動培訓效果的提升。要加強對管理人員的思想教育，提升管理人員的思想意識，對其思想行為進行科學引導和規范，使其能夠充分認識到自身崗位工作價值，將學校文化建設進行科學融入，激發管理人員的工作熱情。要結合學校實際，有效提升管理人員的福利待遇。完善考評機制，對管理人員的工作能力和思想態度進行公正評價，建立完善的職位晉升通道，完善激勵政策的設置，提升管理人員的工作積極性和責任心，提升檔案管理隊伍戰斗力。

四、結語

基建檔案管理是高職院校管理的關鍵環節，對教科研工作的高效開展提供有效保障。檔案管理部門要積極轉變傳統管理思想，提升服務意識，科學利用信息技術優勢，建設完善的信息化管理系統，對管理流程進行高效整合，實現對管理制度的科學優化，實現對管理活動的科學規范，保證管理制度的高效落實，推動管理水平的提升。

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（作者單位：廣西衛生職業技術學院）