排課流程優化與重組研究

王幼玉　林超

摘要：高校規模的不斷擴大，教學改革的不斷深化與有限教學資源的矛盾日益突出，現有的課程管理和服務無法滿足學校快速發展的需求。流程重組通過分析和改進組織過程，可以更好地實現業務目標，該文將ESIA方法應用于業務流程再造，使用ESIA中的清除、簡化、整合、自動化策略對排課流程中的問題進行優化，通過統一發布教學任務、集中排課、減少中間溝通環節等方法提升排課流程的效率和便捷性，極大地提高了師生的滿意度、提升管理質量、為高校排課流程優化提供參考。

關鍵詞：教務管理;排課;流程優化;ESIA;BPR

中圖分類號：G40-058? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）04-0133-03

Abstract： The contradiction between the continuous expansion of the scale of colleges and universities and the continuous deepening of teaching reforms and limited teaching resources has become more and more prominent. The existing curriculum management and services have been unable to meet the needs of the rapid development of schools. Process reengineering can better achieve business goals by analyzing and improving organizational processes， This article applies the ESIA method to business process reengineering， Use ESIA's strategies for elimination， simplification， integration， and automation to optimize the problems in the course scheduling process， and achieve the efficiency and convenience of the course scheduling process by uniformly issuing teaching tasks， centralized scheduling， and reducing intermediate communication links. It greatly improves the satisfaction of teachers and students， improves the quality of management， and provides a reference for optimizing the course scheduling process of colleges and universities.

Key words： educational administration; schedule; process optimization; ESIA; BPR

1 背景

近年來隨著大學規模的不斷擴大、慕課的開展以及混合式教學的推進，帶來了不斷增長的學生數、課程數量與有限的教學資源之間的矛盾，不斷增長的教學任務和教師數量短缺之間的矛盾，跨校區教學的復雜性 、排課的統一性與學生選課自主性之間的矛盾，這些都對本來就復雜的高校排課工作提出了更高的要求[1]。良好的課程編排是建立穩定教學秩序的前提，這關系到學生的學習效果、教師的教學效果以及學校的教學質量，也反映了整體教學水平，高校迫切需要優化排課方法與流程。本文借助業務流程重組理論和ESIA方法[2]，對高校排課流程進行優化研究，以達到提高師生滿意度、提升工作效率、降低管理成本、提高管理質量和教學質量服務水平的目的。

2 排課流程的現狀與分析

高校現有的排課模式一般是校院兩級排課，即先進行校級公共課編排，再進行院級專業課編排。校級排課是對全校公共課進行排課，教務處統一安排，各二級學院協助完成;院級排課由學院負責對專業課進行編排，教務處負責統籌協調[3]。校院兩級排課模式相對教務處統一排課的工作方式更靈活，排課總體效果更優，但仍存在以下難題：

1）課堂沖突太多，需要大量的手工調課。因合班上課的要求不同，各學院所建課堂人數不一致，而學校教室的大小和數量是固定的，再加上教務系統智能排課效率低下，造成課堂沖突太多，需要進行大量的手工調課，對教務管理人員的主觀能動性要求比較高。

2）流程煩瑣，溝通不便。公共課和專業課分別進行排課，然后教務處再統籌協調，流程較為煩瑣，溝通不便。

3）專業課排課難。專業課排課滯后和被動，二級學院在排專業課時常因教室被公共課占用而無法進行排課。

4）溝通協調效率低下。排課過程中，各二級學院向教務科反饋排課遇到的問題，教務處收集后，需與各個二級學院溝通協調，提出解決方案并向領導請示后，將方案反饋給二級院系。如此反復溝通協調，信息傳遞鏈條又長又廣，問題容易堆積，溝通協調效率低下;

5）開課易錯易漏。排課數據沒有做到實時共享，教務處下發教學任務給二級學院后，二級學院須再次核對并反饋問題，手工調課和教學任務的核對均涉及手工對數據的修改匯總統計等，過程煩瑣，容易出現課程開錯或漏開的現象。

6）師生滿意度不高。由于課堂沖突，有些專業課只能安排在7、8節或者晚上9、10節上課。在公共課沖突時，有些高校甚至不允許修改，以資源搶占的方式先占先得，專業課沖突又讓二級學院自己協調，協調不來就強制執行，引起教師和學生的不滿。

業務流程再造用于改善其內部功能，通過分析和改進組織過程，可以更好地實現業務目標，通過對現有的排課流程的重組優化，可以有效解決現有排課模式存在的難題。

3 業務流程再造方法

美國著名學者Michael Hammer最早于90年代提出了業務流程再造（Business Process Reengineering，BPR）的基本思想，BPR是提高企業核心競爭力的現代企業管理方法。其目標是通過重新設計組織的業務流程來最大化這些流程的增值內容，最小化其他方面，從而實現性能提升[4]。

BPR框架（Business Process Reengineering Framework，BPRF）包含六個階段的流程模式（圖1）：構想、啟動、診斷、重新設計、實施重新設計的流程及推出重新設計的流程[5]。

1） 構想階段：這一階段的目標是確定組織的流程重組需求，并為流程重組建立組織準備，組織調查現有的業務流程策略，并審查業務流程以獲取目標改進的機會。

2） 啟動階段：在這一階段，將確定當前組織狀況與理想狀況之間的差異，并將其轉化為改進戰略計劃的頂級目標，并根據目標和估計成本形成業務案例。

3） 診斷階段：這一階段的目標是對組織的核心流程進行建模和分析，通過業務模型對探索過程優劣勢進行分析，并用于需求的描述。

4） 重新設計階段： 這一階段的目標是設計與評估。

5） 實施重新設計流程階段：這一階段是通過試點研究、測量系統和過程管理來產生和測試執行計劃的詳細信息。

6） 推出重新設計的流程階段： 這一階段是對新的流程實施，采用變更管理技術 將任務轉移到新的職責和角色。

當前主流的業務流程再造有兩種：系統改革法和重新設計法，系統改革法是基于現有流程，通過消除現有業務過程的浪費、簡化、集成和自動化來完成重新設計，其代表性的方法有ESIA法、DMAIC模型法和ECRS法[6]。重新設計方法是基于從流程獲得的結果，采用積極進取的策略，從頭開始進行革命性的流程重設計，代表性的方法有五步法和RAIDE法。兩種方法的選擇取決于企業的具體情況和外部環境，一般而言當外部環境相對穩定，企業更傾向于采用系統的改革方法，著眼于短期流程的改善，當外部環境不穩定，企業傾向于采取重新設計法，著眼于長期發展而進行大幅度的變革。在大多數情況下更適合采用系統改革法。目前較常用的系統改革法有ESIA法、標桿法[7]、DMAIC模型法[8]、ECRS法[9]和SDCA[10]法。

ESIA方法主要應用于企業能系統地改善現有的流程，提高客戶滿意度，它是基于對現有流程的分析和理解提供所需的輸出，創建出新的流程， 其基本內容可以概括為四個部分：消除、簡化、集成和自動化（如表1）。

針對高校排課業務流程，服務群體穩定，教學活動要求穩定，排課業務優化應在保證穩定運行的前提下進行，在業務流程運行過程中應盡量減少業務中的增值過程，不斷調整核心增值過程，ESIA是實現這一目標的最實用方法，因此本文采用ESIA法進行排課業務流程的優化。

4 排課流程的優化設計

本文以高校排課業務流程為例，介紹了流程優化和再造的方法及優化后的效果評價。

4.1 原有業務流程

采用BPMN標準來進行業務流程描述如圖2所示，從下圖可以看出業務過程多余且煩瑣，過程邏輯過于復雜，需要進行大量的手工調整，極大地影響了服務效率和服務質量。

4.2 業務流程優化

4.2.1 清除

采用ESIA移除教務處向教務處領導反復請示的環節、教務處與二級學院教務人員交叉溝通環節，改由教務處與二級學院教務人員集中排課，及時溝通解決問題，提高了工作效率。

4.2.2 簡化

采用ESIA簡化公共課和專業課各自排課環節，讓教務科與二級學院教務人員集中一起排課，共同協商如何建立課堂，教務處統一建立課堂，專業課根據建立的課堂排課。這樣既減少了公共課組之間的教室沖突，也減少了公共課組與二級學院的班級課程沖突，使教室資源得到充分利用，提高了工作效率，減少了教師和學生的不滿。

4.2.3 整合

采用ESIA對公共課排課和專業課排課環節進行整合，教務科統一協調公共課組和二級學院集中排課，在教室資源沖突、班級沖突時及時進行溝通，統一調課，提高了工作效率。

4.2.4 自動化

通過ESIA自動化方法，教務處可以直接利用教務管理系統中的教學任務統計匯總功能，下發教學任務書，避免重復溝通，做到資源共享，充分利用教室空閑資源，利用教務管理平臺預先設置的條件和智能排課算法進行自動排課，預先設置條件主要包括：排課條件、排課時間、排課大類、排課順序、排課類別、教師特殊時間、教室特殊時間、同一教師一天排課不超過六節、同一班同一門課兩次授課時間至少間隔一天，下午體育課后不排其他課程等，然后再進入手工調優。

優化后的流程如圖3所示，通過優化清除了多余的環節，集中排課節省了溝通成本，提高溝通效率，減少溝通時間，提高了工作效率，減輕了教務排課人員的工作壓力，提高了師生的滿意度。

4.3 排課流程優化效果評價

為了更客觀地比較流程優化的效果，我們對教務人員、普通教師和學生進行問卷調查，將問卷結果數據作為基礎研究數據，從排課耗時、管理質量、滿意度三個維度進行調查，其所占權重比例分別為排課耗時30%，管理質量30%，滿意度40%，其中排課耗時和管理質量只對教務管理人員進行調查，滿意度對教務人員、教師、學生進行調查。對排課耗時節省情況、管理質量提升情況、滿意度進行評價分別為非常滿意（10）、滿意（8）、一般（6）、較差（2）。收回有效問卷450份，包含教務人員50份，普通師生410份。問卷調查結果中，排課耗時節省情況，非常滿意40票，滿意10票，一般0票，較差0票;管理質量提升方面，非常滿意35票，滿意14票，一般1票，較差0票;滿意度評價方面，非常滿意406票，滿意41票，一般3票，較差0票。經過統計分析得出排課耗時節省情況評價得分為9.6，管理質量提升情況評價得分為9.36，滿意度評價得分為9.791，總體評價得分為9.604分。

統計分析表明，排課流程的優化與再造不僅減少時間浪費，而且消除多余的環節，整體業務效率和服務質量得到了很大的提高，在業務上線后添加用戶反饋和評價界面用以接收意見和建議，進而對業務流程持續的優化，使其更加精簡高效。

5 結束語

排課是落實教學任務的具體措施，關系到高校教學運行穩定與教學質量的提高，本文對高校的排課業務流程現狀進行分析，利用ESIA對業務流程進行優化，在保證排課業務穩定運行的基礎上進行業務流程的重組，實現局部突破的同時又注意整體推進，改進管理工作流程，提高管理效率。

通過業務流程優化與再造，我校當前排課業務難題得到了有效地解決。排課業務管理成本、管理水平、管理效率、服務品質得到明顯改善，推動了高校排課業務管理規范化，減輕了教務管理人員的工作壓力，進而有更多的時間提升自身的綜合素質，更好地服務于教學。流程優化是一個持續深化的動態過程，只有不斷加強流程的科學化管理與信息化管理，才能切實提升師生滿意度，提高高校管理服務水平。

參考文獻：

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[6] Onggo B S S，Proudlove N C，DAmbrogio S A，et al.A BPMN extension to support discrete-event simulation for healthcare applications：an explicit representation of queues，attributes and data-driven decision points[J].Journal of the Operational Research Society，2018，69（5）：788-802.

[7] Alexandrache （Hrimiuc） Olivia Bianca.How to Use Benchmarking in Small and Medium-Sized Businesses[J].Ovidius University Annals，Economic Sciences Series，2011，XI（2）：18-21.

[8] 段偉文.創新方法應用能力等級規范培養與實踐[M].北京：中國廣播影視出版社，2016：173-180.

[9] 西村克己.我的第一本邏輯思考入門[M].趙海濤，譯.廣州：廣東人民出版社，2019：86-90.

[10] 李慶遠.做最好的生產主管3[M].廣州：廣東旅游出版社，2015.

【通聯編輯：謝媛媛】