信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力

徐國洪

摘要： 隨著信息時代的到來，信息時代檔案管理越來越受到人們的重視。因此，在新時期，信息時代檔案管理工作者要掌握信息技術，做好信息時代檔案的系統收集、管理、查詢、分類、整合工作，形成信息時代檔案管理鏈條，簡單有序。同時，信息時代檔案管理工作者應具備綜合素質，分析傳統信息時代檔案管理的弊端，補充管理中的不足和漏洞，創新信息時代的信息時代檔案管理，以推進本單位信息時代檔案管理改革。

關鍵詞： 信息時代;信息時代檔案管理;工作者;素質;能力

1 前言

一般文件管理非常復雜，內部容量很大。傳統的信息時代檔案管理只能依靠管理者的手工調整，管理空間有限，難以真正實現有序管理。在當下信息化模式進入各行各業的同時，信息時代檔案管理也抓住新機遇，開展網絡化管理，充分發揮信息時代檔案的價值。對此，只有提高信息時代檔案管理工作者的素質和能力，信息時代檔案管理才能在信息時代凸顯其潛在價值。

信息時代檔案工作要求細致嚴謹，工作步驟多、環節多、程序多、耗時多，致使完成任務的時間彈性比較大。信息時代檔案管理人員必須具備較強的責任心，一絲不茍的、一步步的地做好信息時代檔案工作，保持歸信息時代檔案卷的齊全完整和質量，以確保其作為歷史證據的可靠性。信息時代檔案管理人員還要具備健康的心理素質，適時調整心理狀態，有較強的自制力和自控力。要耐得住寂寞

必須具備專業理論知識隨著計算機和信息網絡技術在信息時代檔案工作中的應用和發展，對于信息時代檔案管理人員的業務知識、科學知識以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。

2 信息時代檔案管理工作者面臨的新要求和新情況

2.1 信息時代檔案管理工作者面臨的新標準和要求

就信息時代檔案管理工作的實質而言，其構成要素為三個，分別是信息時代檔案管理的目標對象、物質基礎和主體，也就是信息時代檔案資源、條件和管理者，這些都是缺一不可的。要對三個要素進行正確有效的處理，加強統一性以及一致性，才能夠為信息時代檔案管理工作的有效開展提供保障。在這些要素中，管理者有易變性的特點，和時代發展和行業形勢之間具有緊密的聯系。所以，在信息時代背景下，就需要提升管理人員的能力和素質，為信息時代檔案管理工作有效性的提升提供保障。

2.2 信息時代檔案管理工作者面臨的新情況

首先，信息技術在很多領域中都得到了廣泛的運用，在信息時代檔案管理中也得到了有效的運用，為信息時代檔案管理信息化平臺的建設提供基礎。現階段，社會發展速度較快，進而對信息時代檔案管理提出了新的要求，也就是除了發揮記錄功能之外，還要注重在社會實踐中的運用和效果的發揮。對此，要全面提升管理的有效性，進而提升管理的便利性，為信息時代檔案的查找以及利用提供便利，減少管理工作中的問題以及不足。信息化具有便捷的優勢，促進管理信息化平臺的建設，能夠通過網絡和大數據，快速地收集信息并進行整理。這也要求信息時代檔案管理人員要提升自已的技能水平，進而滿足新時代下信息時代檔案管理工作發展的需要，促進信息時代檔案管理工作的發展，提升科學性以及系統性。其次，信息技術的運用，改變了傳統的信息時代檔案管理方式和手段，雖然當前還是有紙質信息時代檔案存在，然而電子信息時代檔案才是趨勢，是將管理和信息網絡進行結合。這就要求信息時代檔案管理工作者具有綜合素質能力。再次，在信息時代檔案管理中運用信息技術，要充分發揮出技術的優勢，就需要管理人員具有較強的計算機操作水平，可以有效地運用各種信息技術。最后，信息時代檔案管理工作者還要結合大數據時代，學會升級更新等技術的操作，確保信息時代檔案資源安全，這也是信息時代檔案管理中的重要組成部分。

3 信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力

3.1 堅定的政治素養是首要的關鍵素質

信息時代檔案管理看似簡單，但實際上要求高標準。它需要信息時代檔案工作者的責任感和社會服務意識。然而，這些責任和服務意識很難評估，均在很大程度上取決于信息時代檔案管理員的意識。在單位中，信息時代檔案管理員可以訪問單位的核心數據，而一旦這些內容被泄露和出售，將產生不可預測的影響。由于缺乏政治素養和法律觀念，信息時代檔案管理工作者的保密、安全維護、驗收和檢查意識自然會降低。所以從根本上說，信息時代檔案管理是存在泄露信息漏洞的。尤其是在信息代背景下，在信息時代檔案信息處理方面，信息時代檔案平臺還建立了共享模式，信息泄露危險性加大。信息時代檔案管理工作者一旦失去對單位的忠誠和正確的政治認知，不僅信息時代檔案信息更新緩慢，而且更容易產生內部問題——信息泄露，使單位的活動不可持續。此外，當收集的信息時代檔案存在欺詐行為，或者收集的文件被隨意篡改，那么相應的信息時代檔案管理工作就毫無意義? [1]。基于此，信息時代檔案管理工作者需首先具備堅定的政治素養。

3.2 良好的道德素養是必備的基本素質

信息時代檔案管理人員應在信息化模式下形成職業化。目前，一些信息時代檔案工作者存在量入為出的心態，或者根據以往的經驗，老一輩可以照搬，但不能積極創新，使信息時代檔案工作停留在原來的模式，問題逐漸積累，無法消化。高素質的信息時代檔案工作者應具備信息理論。首先，在接觸本單位相關數據和信息時，不應流言蜚語，而應保持沉默，客觀審核數據，做好數據歸檔工作，需要具備一定的信息處理能力，尤其是紙質、電子版的交叉處理的能力。它應規定數據的哪些部分需要在兩個不同的方向上進行保留，哪些部分的數據只能以電子方式存儲，哪些部分的數據不適合在計算機中存儲。信息時代檔案人員應具有信息敏感性，能夠結合單位活動和對人員的了解，進行審查和改進數據，能夠在短時間內實現多部門聯動，建立數據庫。

3.3 敏銳的信息素養是時代要求的必備能力

信息時代檔案人員應具備信息收集、信息篩選和信息評價的能力，能夠獨立、系統地收集信息，能夠在幾秒鐘內自由區分信息的類型和完整性，進行總結和統計，能夠從多個客觀角度審視信息時代檔案工作，而不是建立一個只限于自身主觀思維的信息系統，畢竟信息時代檔案管理工作還是要方便單位或企業獲取和使用信息，使信息在時限內發揮應有的價值。同時，信息時代檔案人員應挖掘信息時代檔案信息中蘊含的潛力，根據現有單位活動收集相關數據，供領導決策參考，跟蹤信息時代檔案數據產生的效益，評估數據的價值? [2]。

3.4 扎實的職業素養是核心的能力與素質

目前，各單位的信息時代檔案管理仍處于邊緣地位，但這種職業又離不開企業。信息時代檔案工作和信息時代檔案工作者容易被邊緣化，只有扎實的工作技能和良好的工作意識，才能做好這份信息時代檔案工作。信息時代檔案工作比較枯燥，需要細心和耐心。同時，員工應該能夠承受這些枯燥，并具有不屈不撓的精神。信息時代檔案崗位需要專人維護和操作。在信息化模式下，信息時代檔案工作者不僅要被動地處理自己的工作，還要積極地開展歸檔、資料整理、編目、鑒定、著錄、信息時代檔案保護等活動，建立信息時代檔案數據庫，熟悉網絡信息時代檔案工作流程。目前，為了逐步加快信息時代檔案工作的信息化進程，信息時代檔案信息功能正在逐步完善。員工應與時俱進，不斷與同行交流經驗，結合中國相應的政策和標準進行階段性創新? [3]。

4 提高人事信息時代檔案管理人員素質的途徑

4.1 不斷加強思想作風和工作作風建設

思想修養是信息時代檔案工作的第一要素。既要精通信息業務，又要清正廉潔，有公平感，注重理論與實踐的結合，根據本單位信息時代檔案管理的特點，對信息時代檔案管理進行分析。信息時代檔案管理不應局限于崗位，而應了解本單位的業務模式和本單位財務人員的業務狀況，明確本單位未來發展的指標和方向，然后通過綜合數據為本單位提供具體依據。在企業內部開展文化建設，獎勵信息時代檔案人員，鼓勵信息時代檔案人員主動創新? [4]。

4.2 繼續加強學習、培訓和教育

對于信息時代檔案管理，可以建立一個評估系統，在學習和培訓后進行評估。要從黨的針尖出發，研究黨的政策制度，落實信息時代檔案信息工作干部培訓機制，構建內部勞動競爭模式，相互追趕，學習先進技術。我們可以將國家信息時代檔案局的信息展示和信息論壇結合起來，開展互聯網智能信息時代檔案成果學習，逐步從信息時代檔案的碎片化模式轉變為集成化模式，盡可能在信息時代檔案平臺上實現完整的集成交互，減少信息操作的重復性。在學習過程中，通過階段分數和績效分數進行相關績效評估。我們應該在內部為信息時代檔案管理員提供學習空間，并擴大外部交流機會? [5]。

4.3 更新服務理念，增強創新意識

信息時代檔案不僅僅是一項保存工作，信息時代檔案也不僅僅是一個保存空間。合理利用信息時代檔案，充分發揮信息時代檔案應有的價值，樹立主動服務意識，結合歷史信息時代檔案管理中存在的問題和漏洞進行補充，制定管理流程和參考方法，積極向部門傳遞重要文件，并注意建立信息管理的安全保密制度。應設計文件訪問和使用權。借助信息管理平臺，實現信息時代檔案部門的聯動，及時為部門活動傳遞配套信息時代檔案內容。

5 結語

在信息化模式下，信息時代檔案管理逐步取代傳統的管理模式，實現了全面、科學、智能的管理模式。由于信息時代檔案管理工作的復雜性和瑣碎性，在工作中應充分結合傳統管理和信息管理，不應過分依賴單獨的管理形式。信息時代檔案管理人員應具有較強的政治意識、道德素質和信息素養。通過本單位提供的學習條件和網絡學習空間，不斷學習精神和專業知識。了解時代對信息時代檔案管理的要求，能夠圍繞單位、企業信息時代檔案管理的重點進行創造性思考。

參考文獻

[1]? 郝昕.信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J].建筑工程技術與設計，2018（9）：3267.

[2] 張俠.信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J].青年與社會，2019（9）：342.

[3] 李君彥.淺談信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J].中國管理信息化，2019（4）：117.

[4] 朱祥.信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J].企業家天地下半月版，2018（5）：145-146.

[5] 蘇麗華，田濱海.淺談新時期信息時代檔案管理人員的素質培養[J].哈爾濱職業技術學院學報，2018（2）：113-114.

[6] 試論企業文書檔案管理存在的問題及解決策略[J]. 杜俊英.辦公室業務.2020（23）

[7] 淺談機關文書檔案管理的信息化建設[J]. 陳實.四川勞動保障.2020（11）

[8] 醫院文書檔案信息化管理模式的構建研究[J]. 劉倩伊.中小企業管理與科技（上旬刊）.2021（01）

[9] 信息化背景下醫院文書檔案管理流程優化研究[J]. 鄭梅.城建檔案.2020（12）

[10]? 信息化時代辦公室文書檔案管理工作改革和創新[J]. 張靜.蘭臺世界.2020（S2）