“文件連續(xù)體理論”在企業(yè)檔案工作中的應(yīng)用

李恕

一、文件連續(xù)體理論在企業(yè)管理系統(tǒng)中的體現(xiàn)

目前企業(yè)內(nèi)較為常見的檔案管理系統(tǒng)主要是針對文件歸檔后檔案的儲(chǔ)存、查找、利用來設(shè)計(jì)的，屬于獨(dú)立的文件歸檔后檔案管理系統(tǒng)。而文件連續(xù)體理論認(rèn)為文件的運(yùn)動(dòng)是一個(gè)連續(xù)的過程，雖然文件的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)是固定的，但從文件形成的背景來看，文件始終處于生成的過程中。文件連續(xù)體理論概念中模糊了文件與檔案的界限，強(qiáng)調(diào)“文件——檔案”的全程連續(xù)管理，企業(yè)使用單一的檔案管理系統(tǒng)雖然可以有效管理歸檔后檔案，但無法對歸檔前文件也一并進(jìn)行統(tǒng)一管理，企業(yè)想依照文件連續(xù)體理論做到文件全程管控，需要將原先獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)辦公系統(tǒng)配合使用，讓檔案管理人員介入到企業(yè)辦公系統(tǒng)文件流轉(zhuǎn)過程中去，企業(yè)運(yùn)營過程中產(chǎn)生的各種文件在檔案管理人員的監(jiān)督下先在企業(yè)辦公系統(tǒng)中生成，再與檔案管理系統(tǒng)銜接，也就是運(yùn)用“企業(yè)辦公系統(tǒng)（歸檔前）+檔案管理系統(tǒng)（歸檔后）”的檔案全程管理模式，這樣才能做到對企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的所有文件進(jìn)行全方位的有效管控。

歸檔前企業(yè)辦公系統(tǒng)經(jīng)歷了由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)向協(xié)同管理系統(tǒng)的更替，原本的以“OA”為主的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是比較傳統(tǒng)的辦公工具，主要專注于紙質(zhì)文件電子化，是將線下辦公轉(zhuǎn)成線上數(shù)字化辦公的系統(tǒng)，并不能體現(xiàn)文件連續(xù)體理論連貫統(tǒng)一的管理要求，雖今仍被一些中小型企業(yè)使用但未來會(huì)逐漸被協(xié)同管理系統(tǒng)所取代。目前使用較多的協(xié)同管理系統(tǒng)是對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的改良，打破了傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的信息孤島模式，企業(yè)可以利用協(xié)同管理系統(tǒng)連接CRM、ERP 等其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，將企業(yè)運(yùn)營各個(gè)管理模塊有效協(xié)同起來。協(xié)同管理系統(tǒng)的核心是部門企業(yè)之間的交流、協(xié)作辦公，在企業(yè)運(yùn)營過程檔案管理工作實(shí)際中，使用協(xié)同管理系統(tǒng)相對更能處理好文件連續(xù)體理論指導(dǎo)下的檔案連貫統(tǒng)一管理，如寬帶公司在運(yùn)營過程中對歸檔前文件進(jìn)行管理所使用的系統(tǒng)就選擇了可以跨地域?qū)徟⒖鐓^(qū)域分支機(jī)構(gòu)協(xié)作、批量交付、異地管理的協(xié)同管理系統(tǒng)中的“致遠(yuǎn)”協(xié)同管理系統(tǒng)，并借助此系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)模塊的共享、管理痕跡可視、過程信息可追溯的企業(yè)歸檔前文件管理目標(biāo) ，很大程度上提高了企業(yè)歸檔前文件的監(jiān)管效率。

歸檔后企業(yè)檔案管理系統(tǒng)有很多可以選擇，在安全性、開發(fā)工具、售后、價(jià)格等方面進(jìn)行綜合考慮，并不一定要追求功能復(fù)雜多樣，應(yīng)結(jié)合企業(yè)檔案工作實(shí)際選擇合適的檔案管理系統(tǒng)。在經(jīng)濟(jì)實(shí)用的基礎(chǔ)上還需要注意是否可以與企業(yè)辦公系統(tǒng)兼容，保證文件管理的連續(xù)性、是否可以做到數(shù)據(jù)共享，統(tǒng)一于一個(gè)業(yè)務(wù)流程中。如果市面上成型的檔案管理系統(tǒng)無法滿足企業(yè)檔案工作實(shí)際需要，還可以與科研機(jī)構(gòu)合作，在信息安全得到保障的前提下有針對性地開發(fā)專門的企業(yè)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)。

二、文件連續(xù)體理論在具體工作流程中的體現(xiàn)

運(yùn)轉(zhuǎn)流程清晰明確對于企業(yè)檔案管理工作來說十分重要，這就要求檔案管理者要在合適的節(jié)點(diǎn)介入到歸檔前文件流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)中去，確保文件流轉(zhuǎn)的有序、高效、符合規(guī)范，并在歸檔后對檔案進(jìn)行合理的分類整理保管并提供利用。

歸檔前，在協(xié)同管理系統(tǒng)工作流程實(shí)際操作中寬帶公司按照檔案類別不同進(jìn)行有區(qū)別的運(yùn)轉(zhuǎn)流程。公司檔案類別主要分為文書檔案、采購招標(biāo)檔案、經(jīng)濟(jì)合同檔案、工程建設(shè)檔案、照片音像檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案。其中照片音像檔案及實(shí)物檔案是要求隨時(shí)歸檔，所以沒有歸檔前文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程，采購招標(biāo)檔案及工程建設(shè)檔案以項(xiàng)目進(jìn)展為標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后歸檔。其余類別檔案則都需要經(jīng)過歸檔前文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程，各部門檔案的歸檔前管理可以在檔案部門監(jiān)督下由各部門自行在管理系統(tǒng)中進(jìn)行操作，不同類別流程有所區(qū)別但關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)是統(tǒng)一的。

如經(jīng)濟(jì)合同檔案形成前需要由需求部門發(fā)起，提出立項(xiàng)審批申請，寫明詳細(xì)立項(xiàng)理由，再由承辦部門、相關(guān)部門、綜合管理部、財(cái)務(wù)部、副總經(jīng)理、總經(jīng)理進(jìn)行線上立項(xiàng)審批，通過后再進(jìn)行正式審批。審批同樣需要由需求部門線上發(fā)起，在審批中需要附上之前的立項(xiàng)審批結(jié)果以及附上按照相關(guān)要求乙方需要提供的材料。在審批發(fā)起時(shí)需要依照相關(guān)模板說明承辦人、合約期限、公司總部對口部門等信息，在這個(gè)步驟所使用的模板根據(jù)文件類別不同而有所區(qū)別。審批發(fā)起后在協(xié)同管理系統(tǒng)中就會(huì)建立一個(gè)半公開的待辦事項(xiàng)，依次由對應(yīng)業(yè)務(wù)部主任、公司副總經(jīng)理、綜合管理部主任、財(cái)務(wù)部主任審核通過，再由公司副總經(jīng)理確認(rèn)同意財(cái)務(wù)部意見，由公司總經(jīng)理審核通過后業(yè)務(wù)部主任進(jìn)行接收反饋，最后由公司總部對口部門審核。整個(gè)審核過程都在系統(tǒng)上完成，各環(huán)節(jié)審批意見在最后會(huì)進(jìn)行一個(gè)匯總并由需求部門形成終版合同（可編輯word格式）上傳系統(tǒng)，由綜合部檔案管理人員將電子版終版文件下載并進(jìn)行格式修正、添加水印、信息預(yù)錄，再次上傳（PDF格式），需求部門再次接收并打印出紙質(zhì)材料加蓋公章、與甲方進(jìn)行蓋章簽字，將蓋章簽字后法律上生效的合同再次上傳系統(tǒng)。公司不同類別檔案歸檔前都專門安排一位以上的檔案管理人員進(jìn)行跟蹤監(jiān)管、初步統(tǒng)計(jì)、匯總。能夠做到提前對文稿中的用詞給出修改意見以達(dá)到在檔案歸檔時(shí)統(tǒng)一格式。以上運(yùn)轉(zhuǎn)流程在管理系統(tǒng)中可以隨時(shí)調(diào)取存留的文件審批記錄，真正做到了文件連續(xù)體理論中對傳統(tǒng)文件管控的擴(kuò)展，檔案管理人員介入檔案形成過程，做文件管理系統(tǒng)的“設(shè)計(jì)師”、文件標(biāo)準(zhǔn)的“制定人”，從檔案保管者向過程監(jiān)管者過渡。

歸檔后則需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案分別整理保存，其中紙質(zhì)檔案由需求部門人工遞交對應(yīng)類別的檔案管理人員，電子文件是對應(yīng)檔案管理人員直接在協(xié)同管理系統(tǒng)中下載。雖然歸檔前所使用的協(xié)同管理系統(tǒng)也有保存電子檔案的功能，但協(xié)同管理系統(tǒng)更側(cè)重于便捷高效的工作流轉(zhuǎn)，對于文檔管理的功能不如專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，所以為了達(dá)到文件連續(xù)體理論連貫統(tǒng)一管理的需要，應(yīng)定期從協(xié)同管理系統(tǒng)中將文件轉(zhuǎn)移到合適的檔案管理系統(tǒng)。在這個(gè)步驟公司采取的辦法是由檔案管理人員對需要長期保存的文件進(jìn)行接收，同時(shí)接收電子與紙質(zhì)文件，在這之前各類檔案管理人員會(huì)根據(jù)待辦事項(xiàng)將需要接收的檔案編號(hào)、承辦部門、合作方名稱、檔案名稱等基本信息整理填入?yún)R總表格方便統(tǒng)計(jì)，檔案管理人員對歸檔前文件按照來源部門進(jìn)行初步分類并將時(shí)間等信息填寫在電子文件名稱位置，每年3月份進(jìn)行一次對前一年接收的文件的統(tǒng)計(jì)，對照預(yù)錄信息確認(rèn)不存在協(xié)同管理系統(tǒng)中有記錄但是紙質(zhì)檔案沒有接收的情況，確認(rèn)完畢后于4月份將前一年的紙質(zhì)版與電子版文件全部打包發(fā)送給綜合的檔案管理人員。綜合檔案管理人員接收后將紙質(zhì)文件歸類、蓋章、裝盒、貼簽、放入檔案室后還需將電子文件歸類按要求上傳檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行后續(xù)管理。公司總部及分公司均為獨(dú)立全宗，需要分別組織歸檔、編號(hào)、排列、保管。如有利用需求，可填寫《檔案查借登記表》并采用直接查閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、電子檔案復(fù)印件。寬帶公司檔案管理人員工作主要分為兩類，一是負(fù)責(zé)歸檔后檔案管理，二是參與歸檔前文件流轉(zhuǎn)過程管理。這樣既能減少歸檔中繁瑣的步驟，又能最大可能地保證檔案完整性、真實(shí)性。

三、文件連續(xù)體理論實(shí)際運(yùn)用中存在的問題及改進(jìn)方向

1.檔案管理人員介入文件形成過程時(shí)機(jī)選擇問題

文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)了文件生成、保管與利用應(yīng)該一體化管理的理念，要求檔案管理人員有效介入到檔案的生成過程。寬帶公司檔案生成流程中可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員確實(shí)有介入到文件生成過程中去，但第一次介入的時(shí)機(jī)是在需求部門完成立項(xiàng)審批并且上傳文本之后，檔案管理人員再對文本用詞及格式進(jìn)行二次修改。雖然修改后會(huì)在word文檔中體現(xiàn)修改痕跡，但需求部門已經(jīng)默認(rèn)了檔案人員負(fù)責(zé)文本修改工作，往往是直接將檔案人員修改后的版本拿來用，下一次提交文本時(shí)依然存在類似問題，這就導(dǎo)致基本上每一份文本檔案管理人員都需要做重復(fù)性的工作。如果能從一開始就對全公司的各項(xiàng)文件定下格式、用詞等方面的規(guī)定，要求需求部門按照規(guī)定來上傳文本，檔案人員則只需要負(fù)責(zé)審閱，偶爾進(jìn)行修改即可。這樣可以省下許多時(shí)間成本。

2.檔案交接細(xì)節(jié)問題

全程管理作為文件連續(xù)體理論中國化后衍生出的新理念，在全程管理過程中應(yīng)注意各個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)檔案交接的細(xì)節(jié)問題。寬帶公司檔案在各部門之間交接過程多是線上完成。但是在同一部門的交接環(huán)節(jié)有一些問題存在，因?yàn)楣居袑ｉT對接各類檔案的管理人員，各部門的檔案都由其進(jìn)行收集匯總，但專門負(fù)責(zé)接收分類別檔案的管理人員不負(fù)責(zé)最后綜合歸檔，歸檔以及歸檔后提供利用則由同一部門的其它員工負(fù)責(zé)，這就存在部門內(nèi)檔案交接的情況，而這種類型的大批量檔案轉(zhuǎn)移沒有留下工作痕跡，往往是分類別檔案管理人員將該類別一年的檔案統(tǒng)計(jì)好壓縮后直接通過系統(tǒng)聊天框傳給負(fù)責(zé)歸檔的同事，有工作痕跡丟失的風(fēng)險(xiǎn)，對于公司整個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理來說是一個(gè)小漏洞。建議通過有保存記錄功能的郵箱等的形式傳遞。

3.協(xié)同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接問題

為了實(shí)現(xiàn)文檔管理連貫統(tǒng)一的目標(biāo)，文件與檔案工作人員需要更廣泛的建立聯(lián)系。目前寬帶公司的檔案管理中檔案管理人員已經(jīng)可以介入到文件生成過程，但是兩個(gè)系統(tǒng)各自為政的局面仍然存在，通過協(xié)同管理系統(tǒng)導(dǎo)出電子文件，或者對紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，再錄入檔案管理系統(tǒng)，這種操作方式加大了檔案人員的工作量，因此需要考慮兩個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)對接。在保證紙質(zhì)文件與電子文件對應(yīng)的前提下使檔案管理人員參與度再次提高，對文檔一體化管理更規(guī)范。對接問題目前主要在技術(shù)及對接措施兩方面，協(xié)同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸屬不同的系統(tǒng)開發(fā)公司，二者對接需要在三方介入的前提下完成。在兩個(gè)系統(tǒng)之間搭建一個(gè)可以相互兼容的數(shù)據(jù)接口，使兩個(gè)系統(tǒng)構(gòu)成一個(gè)整體。此外，在對接過程中需要注意信息安全方面、售后維修方面及企業(yè)文化方面的維護(hù)，為不同單位分配不同的查詢制度權(quán)限，防止商業(yè)秘密泄露。這樣做到簡化流程，更高效的利用文件連續(xù)體理念來管理檔案。

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作者單位：遼寧大學(xué)