大數據時代高校學院資料室的建設與管理

娜日蘇

（內蒙古師范大學，內蒙古呼和浩特 010022）

在教育信息化與改革的背景下，高校學院資料室的管理模式與建設理念已經難以適應新時代的發展要求，無法滿足教師科研與教學的現實需求。而優化服務模式、強化服務質量，注重“信息化”與資料室建設和管理的有機結合，能夠為高校資料室的可持續發展提出全新的發展方向。特別是在大數據背景下，教育信息化已經成為資料室建設與管理的重要趨勢。只有緊抓大數據技術的應用優勢、特點及機理，才能使學院資料室建設更加科學化、信息化及人性化。

一、高校學院資料室的基本特點及作用

（一）學院資料室的基本特點

學院資料室的基本特點首先是專業性。由于高校學院資料室是以服務本學院師生為導向的，因此資料的征訂均是結合學院的科研項目、教學內容、專業設置來完成的，在文獻、藏書、選書等層面上擁有較強的前沿性與專業性，能夠切實滿足教師與學生的科研和教學需求。因此可以說學院資料室在科研工作與學生教育中擁有難以替代的價值。其次是穩定性，高校學院資料室的專業性、前沿性，決定了服務對象是學院的學生和教師，能夠通過提供便捷、優質、直接的服務，提升高校的科研水平。而由于資料室的資源與專業內容存在緊密的內在聯系，所以，在借閱人群上則相對穩定。最后是時代性。在新時代背景下，學院資料室能夠積極應用信息化技術，實現多元化的資源服務目標，使高校學生或教師可以根據自身的需求，獲取與之相對應的圖書資料。

（二）學院資料室的主要作用

學院資料室首先有補充作用。學院資料室能夠充分發揮資料室與圖書館的特點和優勢，使資料室成為特定學科的文獻集散地，成為獨特的、能夠發揮文獻供應作用的研究型資料室。而在宏觀層面上，學院資料室能夠補充并細化高校圖書館的文獻資源，提升高校文獻資源的供給能力，使高校教師、學生能夠獲得更全面、更充分的圖書資源供給服務。其次是資源集聚功能。[1]學院資料室除了收集本專業的文獻書刊外，還整合了圖書館所沒有的、本學院的科研、教學不可或缺的畢業論文、科研報告、會議論文等資料，能夠使內部資源的利用、整合、挖掘更加專業化、系統化、層次化。最后是平臺功能，學院資料室除了擁有科研資源供給功能外，還具備教學研究、教學交流、科研信息獲取等平臺功能。能夠幫助教師和學生更好地獲取科研信息、科研資源，提升高校的科研能力與教學水平。

二、高校學院資料室在建設與管理中所存在的問題

（一）學院資料室的建設問題

首先是基礎設施建設問題，資料室的物質條件與整體安排是教師或學生獲取科研資料、文獻資料的重要媒介。只有和諧、安靜、舒適、優美、整潔的閱讀環境、借閱環境，才能夠切實發揮資料室的文獻供給與科研交流功能。然而在資料室設置上，高校并沒有從物質環境建設的角度出發，沒有廣泛而細致地收集科研文獻資料，進而導致資料室建設的質量和效率相對低下。其次，技術應用問題。學院資料室雖然能夠廣泛收集科研資料、學術論文及會議論文等專業資料，但文獻供給或資源供給的形式依舊停留在傳統的圖書征訂上，信息技術的應用程度、應用效率不盡如人意，且存在數據更新、維護、管理、存儲等多方面的問題。最后是人員素養。在大數據背景下，擁有較高信息素養的管理人員能夠從文獻資源供給、收集、整合及分析等層面上，發揮資料室在學院科研、教學等層面的功能和作用。但由于高校缺乏構建學院資料室的意識，導致人員素質、專業技能及職業素養難以得到有效提升。

（二）學院資料室的管理問題

大數據主要指常規信息軟件難以在有限時間內進行處理的數據集合，擁有低價值密度、海量性及多樣性等特征。[2]因此，大數據技術能夠借助數據挖掘、數據分析等信息化技術，幫助人們更好地利用大數據資源。在該背景下，信息服務成為人們獲取、儲存、傳輸、整合及利用數據資源的抓手，并成為人們開展各類網絡活動、社交活動的重要影響因素。但在學院資料室管理的層面上，“資料室制度制定”和“服務質量提升”卻不盡如人意。其中在服務質量上，資料室的服務理念依舊是以資源供給為核心的，沒有將專業資源挖掘、科研情報收集、學術資源整合作為資料室服務的有機組成部分。而在管理制度制定上，資料室管理者依舊局限在資料室的秩序管理上，并沒有從服務的層面上，形成與之相對應的懲罰機制、責任機制及激勵機制。

三、大數據下學院資料室建設與管理策略

高校學院資料室擁有資源補充、供給及服務等功能，能夠為高校學生和教師的科研、教學工作提供保障和條件。而在大數據背景下，高校學院資料室應深化對大數據技術的認識和理解，明確大數據技術的本質和機理，并從環境建設和制度建設等層面提升學院資料室的服務質量與管理效率。然而在結合現代市場營銷學理念的基礎上，筆者認為學院資料室要想得到更快、更好、更健康的發展，必須將“市場需求”的理念作為學院資料室建設和管理的抓手，將其有機地融入到大數據技術的應用過程中，使大數據技術發揮出應有的功能和作用。

（一）學院資料室建設

首先要明確學院資料室建設“理念”“目標”及“內容”。即以服務教師、學生的科研活動、教學活動為導向，構建多層次、多元化的資料室服務體系、管理機制及建設模式。其次是環境建設，學院資料室的環境建設應劃分為兩個層面，其一是硬件環境建設。即高校必須確保資料室擁有必要的整體安排和物質條件，必須擁有和諧、安靜、舒適、優美、整潔的閱讀、學習及交流環境。在資料室建設中，應設置電子閱覽室、雜志閱覽室、圖書閱覽室、文獻閱覽室及學術交流室等功能區域，并明確不同功能區域的建設目標、內容及標準。[3]如雜志閱覽室必須包含國內外最前沿的學術期刊。其二是軟件環境建設，即網絡環境。高校應加大財力、物力及人力的投入，完善學院資料室的網絡水平，必須構建科學、完善的網絡管理系統，借助知網、萬方、維普等學術網站，將電子資源完整地呈現在教師和學生面前。此外，還需要將大數據技術有機地融入到信息管理平臺中，使大數據技術發揮出真正的文獻檢索、推薦及整合功能。再次是學術平臺建設。文獻室擁有較強的學術交流功能，可以為教師、學生提供學生交流的平臺。因此資料室應發揮自身的媒介功能，將相同研究方向的、不同院校的教師，有機地整合在一起。而這便需要大數據技術的數據挖掘與數據分析功能。在大數據技術的支持下，不同院校的教師，能夠在網絡交流中相互溝通學術經驗、學術成果及研究方法，獲得學術上的提升和成長，使資料室成為高校學術交流的重要平臺和媒介。最后，加強人員培訓與管理，高校應在明確大數據技術的優勢及內涵的前提下，注重資料室管理員的培訓力度，不僅要提高管理者的信息化素養和能力，還要培養其網絡維護、數據更新及數據挖掘的技巧，使其更加充分、更加有效地利用大數據技術。

（二）學院資料室管理

首先，制定科學的規章制度。在制度制定上，應明確文獻服務的主體內容及基本方向，以科研服務、教學服務為抓手，確定資料室規章制度的制定類型及層次。并依次構建出“文獻資源收集與評價制度”“學院資料室管理制度”“人員培訓制度”及“網絡資源更新、維護制度”等制度。譬如在文獻資源收集制度上，必須明確責任人的責任與義務，確定文獻資源收集的標準，確保學院文獻的前沿性、合規性及標準性。[4]既要廣泛收集相關領域的文獻資料，又要檢索出優質的、具有實踐價值的文獻資料。此外，還需構建相應的激勵機制、懲罰機制、數據安全機制等制度，提升資料室管理制度的完整性。其次，構建網絡服務管理體系。資料室管理者應借助大數據技術，提升資料室的服務質量，使資料室發揮出應有的資源供給功能。譬如利用大數據技術分析用戶的文獻檢索習慣、方向，并將相關的文獻資料及時地推薦給用戶。而在此過程中，也可構建網絡交流平臺，利用大數據及時將相關領域的教師或學生有效地整合在一起，以此通過學生和教師間的學術交流，提升文獻資料的供給能力。而這便要求文獻室管理者做好文獻資源的分類、歸納及整理工作，明確不同文獻資源所涉及的研究成果及實踐價值。

在大數據時代，學院資料室還存在建設與管理層面上的問題，需要高校借助大數據技術，提升資料室的實效性與有效性。積極應用大數據技術，完善網絡管理平臺的服務功能；借助制度制定的方式，增強資源挖掘、收集、整理的質量；通過資源服務的形式，凸顯資料室“學術交流”的價值。但無論采用哪種方式或方法，學院資料室必須將學院教師和學生的現實需求，作為資料室建設與管理的抓手，唯有如此，才能使資料室得到更好的發展。