Excel在辦公應用中的技巧探究

王 宇

（清華附中，北京 100084）

Office軟件作為各個行業日常辦公的常用工具，利用該工具可以有效地提高工作效率和工作質量，Excel表格作為office軟件中的重要構成部分之一，其功能非常強大，可以用其制作電子表格，而后輸入函數、公式以及數據等信息，實現高效計算、高效管理與高效分析，生成更加直觀且專業的圖表。但是，在Excel的實際應用中，依然存在著一些不為人知的使用技巧，而熟練地掌握這些技巧，則可以達到事半功倍的工作效果和工作效率。

1.Excel的相關概述

1.1 Excel的簡介

Excel是微軟公司研發的一種功能多樣的電子表格程序，該程序常被應用于辦公領域。Excel在實際應用中，具有非常重要的作用，工作人員利用Excel進行工作時，可以快速穿件工作表，而后在表格中輸入相關的內容，利用軟件自身具有的功能，對數據信息進行分類，從而提高數據管理的效果，同時，Excel表格也可以對數據進行實時化的跟蹤，實現對數據的實時計算與分析并通過多種形式完成對數據的表達。

1.2 軟件介紹

在Excel界面中，主要包括了菜單欄、標題欄、工具欄、工作區、工具按鈕、滾條框和狀態欄等，應用Excel時，用戶需要自行建立工作薄，工作薄由一張或者多張工作組成，同時，一個工作薄內也可以多個工作表進行數據管理。而工作表則是Excel收集數據以及儲存數據的基礎性文檔，再利用工作表對所需數據進行相關的計算、修改。利用Excel軟件也可以制作圖表，通過圖表的形式更加突出地表現出所需要表達的信息。

2.Excel在辦公中的應用技巧

2.1 工作區的功能分析

在使用Excel辦公軟件進行工作時，有時需要同時使用多個表格同時進行操作，在這種時候，需要將統計數據從一個工作表格中轉移到另一個工作表格中，或者是在同一個工作薄中完成所有操作，有時還需要從一個工作薄中調取出相應的數據，以此將數據進行匯總處理。Excel的保存功能就是對正在使用的工作表和工作簿進行記錄，并將其存入指定的工作區內工作人員在進行辦公時，只需要將工作區的文件打開即可。建立工作區文件時，應該先點擊Excel的“文件”按鈕，然后點擊“保存”按鈕，接下來就是辦公人員對文件進行命名，工作人員只需要記住文件的保存路徑即可，當下次需要時就可直接打開。

2.2 窗口凍結功能

工作人員使用Excel進行辦公時，如果瀏覽的工作表格較多，導致標題欄的相關內容無法全部顯示出來，工作人員使用時需要將鼠標滑動至標題信息欄，而后在表格中查找對應的信息，這樣從操作就會浪費工作人員的工作時間并造成浪費。因此，在新版Excel表格中，微軟公司在其中增加了窗口凍結功能，工作人員可以使用該功能凍結暫時不用的窗口，從而為工作人員開展查詢工作提供便利。具體的凍結窗口操作步驟如下：單擊選中的單元格-窗口按鈕-已被凍結的窗口按鈕，這樣就可以完成窗口凍結的指令，使標題欄中的內容可以清晰地顯示出來，從而有效地提高辦公效率（如圖1）。

2.3 剪貼板功能

工作人員在使用Excel進行辦公時，復制和粘貼功能是兩種常用的功能（如圖2）。這樣一來，由于其他操作的影響，就會造成復制的信息消失，導致粘貼操作也無法實現，需要再次進行粘貼操作才可以復制表格，為了能夠提高辦公效率，避免重復性操作，Excel同樣也具備剪貼板功能，用戶是在實際使用過程中，也可以使用剪貼板保存已經復制好的信息，這樣就可以有效避免重復操作，并提高工作人員的工作效率。

圖2 剪貼板功能

2.4 查找數據與替換數據

如果數據表的數據量非常大，可以按ctrl+A，選中所有數據，然后按下ctrl+F，輸入要查找的內容，Excel會將與搜索相關的內容顯示標記出來，如果需要替換數據，點擊替換，輸入需要替換的文字即可，對于需要批量處理的數據是非常實用的。

2.5 數據輸入功能

工作人員將數據錄入表格后，可以利用標注功能記錄其他信息，這樣一來，可以直接利用軟件所帶的功能對信息進行歸類和整理。與此同時，工作人員也可以使用相關的功能設置強制輸入對表格信息進行標注，信息輸入者只能添加這一選項后，才可以完成表格的制作，進而使去，信息輸入者的操作更加規范。

2.6 自動美化表格樣式

在處理數據的時候為了方便查閱，一般都會給表格增加樣式，Excel中選中我們需要美化的數據，然后按下ctrl+T鍵，就可以使表格樣式自動美化。

2.7 自動篩選

一般情況下，工作人員需要對數據表格中的信息進行篩選，如果單純地依靠人工方式進行篩選，則會浪費大量的工作時間，而利用Excel表格具有的篩選功能則可以實現自動篩選。比如，可以將篩選條件設置為三天以上，那么就可以準確地篩選出工作人員需要的相關信息，具體的操作功能步驟如下：明確篩選數據的范圍-確定范圍后-單擊數據-數據篩選-自動篩選，而后每一個標題欄都會出現一個選擇按鈕，再點擊選擇按鈕就可以將篩選條件全部顯示出來，而工作人員所需的篩選條件就可以自動進行篩選，在完成篩選后，黑色按鈕變成藍色。值得注意的是，在進行篩選時，軟件具備自定義篩選功能，利用自定義篩選功能，可以使用問號符或米號符進行模糊篩選。完成篩選后，可以將篩選結果粘貼到表格的指定區域內。

2.8 標題行打印

打印表格中的內容時，如果表格相對比較大，在完成一頁的打印后，無法將全部內容在一張紙上進行打印時，系統就會將標題欄的打印忽略，工作人員在翻閱紙質版打印文件時，需要進行前后分頁才可以對照標題欄，這樣一來就會影響到工作人員的工作效率，增加其翻閱文檔的時間。在這種情況下，可以利用標題行打印的方法解決這一問題，具體操作方法如下：頁面設置-工作表，如果需要打印標題，則點擊頂端標題行右邊的按鈕，從而手動開啟這一功能，就可以將標題行打印在一張紙張上。

2.9 分頁視圖

打印表格時時常會出現表格內容行業過多或打印內容過多的情況，導致一張紙上無法全面地顯示出表格信息，工作人員僅需要調整邊距、調整字符，使表格內容可以在一張紙張上顯示出來，這種操作不僅會影響到工作效率，浪費工作時間，而且也會影響到打印的結果。所以，應該采用Excel表格中的分頁視圖功能解決這一問題，工作人員可以先點擊視圖，而后點擊分頁視圖，這樣就可以顯示出整個表格的分頁視圖，同時也可以將分頁的頁碼顯示出來，而后使用鼠標可以直接調節表格的大小，就可以完整地將表格打印出來。

3.Excel表格的實際應用

3.1 表格處理

Excel具有強大的處理表格的功能，利用該功能，不僅可以對數據進行準確計算，同時也可以對相關數據進行分析與管理，相比使用word軟件，Excel表格軟件的操作更為簡便，例如，工作人員在制作表格以后，如果需要對表格的內容進行調整和修改，而利用Excel軟件的強大功能，工作人員可以不對表格的高度和寬度進行調整，軟件則會自動化地根據工作人員的操作動態自行調整寬度和高度。

圖3 計算功能

3.2 計算功能

計算功能也是Excel表格的強大功能之一，在Excel表格中提供了大量的計算公式，利用這些計算公式可以將復雜的問題簡單化，比如學校在為學生做成績表時，教師將學生的姓名輸入到A列中，而后將各個科目的科名輸入到B、C等行列中，在最后一個行列中輸入學生的總成績，這樣就可以利用公式算出學生的總成績和平均分，從而有效地節省教師的工作時間，提高教師的工作效率（如圖3）。