基于國家博物館綜合工作平臺系統(tǒng)建設(shè)談管理信息化工作的開展

路明

（中國國家博物館，北京 10006）

0 引言

信息化技術(shù)的高速發(fā)展給國內(nèi)外各行業(yè)帶來了前所未有的變革，給筆者感受最為突出的變化是單位里有些部門已經(jīng)把以前人工的業(yè)務(wù)管理模式通過定制化的軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了線上的、自動化的方式轉(zhuǎn)化，給工作帶來了便捷和效率的提升，這種變化是值得肯定的，也是發(fā)展趨勢。信息化深入的同時由于之前軟件系統(tǒng)建設(shè)是粗曠的、擴(kuò)張式的發(fā)展模式，軟件系統(tǒng)工作內(nèi)容相對獨(dú)立，不能充分照顧到各部門、各業(yè)務(wù)間深度融合、貫通式的發(fā)展需求，縱向管理、橫向各業(yè)務(wù)、各部門三者之間缺乏業(yè)務(wù)互動、信息共享和協(xié)作功能，形成了“信息孤島”，這是信息化建設(shè)過程中的階段性困局[1]。自2018年開始，“智慧國博”整體建設(shè)項(xiàng)目提上日程，其中為打通“信息壁壘”，有效開展管理信息化建設(shè)，在2019年11月開展以綜合性協(xié)同辦公、系統(tǒng)集成為目標(biāo)的“國家博物館綜合工作平臺”系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)工作，筆者作為該項(xiàng)目的主要實(shí)施人，參與了該項(xiàng)目建設(shè)全過程。本文結(jié)合自己的工作實(shí)踐談?wù)劵趪也┪镳^綜合工作平臺系統(tǒng)的管理信息化工作的開展。

1 綜合工作平臺系統(tǒng)

1.1 開發(fā)背景

國家博物館是世界上建筑面積最大的博物館，館內(nèi)包括35個部門，主要分為綜合協(xié)調(diào)、核心業(yè)務(wù)、運(yùn)維保障三大類型，工作中涉及到的業(yè)務(wù)非常廣泛。為提高工作效率、節(jié)約辦公成本，有些部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)工作建立了各自的應(yīng)用系統(tǒng)，主要分為行政管理、業(yè)務(wù)管理、運(yùn)維保障管理三類系統(tǒng)。這些系統(tǒng)具有相對獨(dú)立、功能簡單、容易維護(hù)等特點(diǎn)，在實(shí)際運(yùn)用中對于規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提高工作效率起到了積極作用。隨著國博業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)展和調(diào)整，各部門、各業(yè)務(wù)間交流與協(xié)作更為頻繁，業(yè)務(wù)融合、貫通成為趨勢[2]。各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享、流程協(xié)作成為主流需求，業(yè)務(wù)相對獨(dú)立的軟件系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足目前的工作需要。打破“信息孤島”，利用原有的系統(tǒng)資源建立集行政辦公與綜合業(yè)務(wù)于一體的、各部門間、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間橫向互聯(lián)的協(xié)同管理系統(tǒng)成為迫切需求，“國家博物館綜合工作平臺”的概念由此產(chǎn)生。

1.2 建設(shè)現(xiàn)狀

國家博物館于2019年11月啟動綜合工作平臺系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目，前期經(jīng)需求調(diào)研確定具有迫切需求的11個部門開展工作，利用現(xiàn)有系統(tǒng)資源為基礎(chǔ)，結(jié)合新建系統(tǒng)的形式建立綜合辦公門戶，既要充分保證各部門的實(shí)際業(yè)務(wù)管理需求，又要考慮平臺門戶的整體性。經(jīng)歷近一年時間的設(shè)計(jì)實(shí)施工作，由于疫情關(guān)系，國家博物館綜合工作平臺于2020年10月上線試運(yùn)行。平臺采用B/S模式、支持多瀏覽器、支持Windows及Linux系統(tǒng)、采用五層架構(gòu)設(shè)計(jì)、支持移動辦公、采用國博云部署、審批流程定制化配置達(dá)到自由協(xié)同辦公的效果[3]。初步實(shí)現(xiàn)了各系統(tǒng)間界面集成、流程集成、數(shù)據(jù)集成和應(yīng)用集成，集行政辦公和綜合業(yè)務(wù)于一體的，各部門間、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間橫向互聯(lián)的協(xié)同管理體系，達(dá)到安全可靠、可管理、可擴(kuò)展、開放式的質(zhì)量目標(biāo)。

2 管理信息化工作

2.1 承擔(dān)的工作任務(wù)

管理信息化工作主要是為綜合管理部門和運(yùn)維保障部門提供信息化支撐，承擔(dān)行政管理、資產(chǎn)財(cái)物、運(yùn)維保障類部門的信息化建設(shè)任務(wù)，服務(wù)于“智慧國博”整體項(xiàng)目建設(shè)。

2.2 我館實(shí)際情況

國家博物館管理信息化工作涉及行政審批、資產(chǎn)財(cái)務(wù)、人力資源、黨建、科研工作、新聞傳播、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)管理、設(shè)備管理、安全保衛(wèi)、后勤等相關(guān)工作，業(yè)務(wù)面很廣、種類很多。在日常工作中，各部門與各業(yè)務(wù)間是通過館內(nèi)各級“縱向?qū)徟焙透鞑块T、各業(yè)務(wù)“橫向協(xié)作”的方式進(jìn)行的，其中“縱向?qū)徟笨梢酝ㄟ^無紙化辦公系統(tǒng)（OA）提供支撐，但是“橫向協(xié)作”是通過紙質(zhì)單據(jù)（工作聯(lián)系單）逐級簽字確認(rèn)的方式辦理的，在這個辦理過程中有的部門依靠以前自己部門擁有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以提供線上支持，有的部門因?yàn)闆]有軟件系統(tǒng)只能走紙質(zhì)單據(jù)，尤其是一個辦理流程涉及到幾個部門或業(yè)務(wù)時，往往一個辦理流程下來需要線上、線下的反復(fù)辦理才能完成。甚至有些審批流程的關(guān)鍵人員由于不在現(xiàn)場，無法簽字辦理的情況屢有發(fā)生。如何打通縱向的行政審批與橫向的各部門、各業(yè)務(wù)間協(xié)作的通道，使各類管理工作上下聯(lián)動、左右聯(lián)通、協(xié)調(diào)穩(wěn)步進(jìn)行、突破辦公地點(diǎn)和時間的限制是本文重點(diǎn)討論的內(nèi)容[4-5]。

3 問題分析與設(shè)計(jì)

管理信息化工作現(xiàn)階段的工作任務(wù)是為解決以前行政審批與各部門、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間橫向互聯(lián)、協(xié)同辦公的難題，達(dá)到數(shù)據(jù)充分共享、不受辦公地點(diǎn)時間甚至人員限制的效果。以綜合工作平臺系統(tǒng)為例，它針對突出問題做出了相應(yīng)的分析與設(shè)計(jì)。

3.1 統(tǒng)一人員、統(tǒng)一認(rèn)證

（1）對于要實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)集成的綜合工作平臺系統(tǒng)而言，統(tǒng)一人員是第一步。我館具有權(quán)威性的人員信息和組織架構(gòu)信息來源是人力資源管理系統(tǒng)，人員主要分為在編人員、編外人員兩個部分。綜合工作臺與人力資源管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接后，人員信息和組織架構(gòu)信息均來自該系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時數(shù)據(jù)同步更新。（2）我館采用物理鑰匙（USB Key）作為證書載體，用戶插入鑰匙后綜合工作平臺將讀取并確認(rèn)用戶合法性，并與統(tǒng)一人員管理系統(tǒng)確認(rèn)當(dāng)前用戶權(quán)限后提供單點(diǎn)登錄入口，同時發(fā)送臨時令牌，此后每一次從門戶發(fā)起的單點(diǎn)登錄或數(shù)據(jù)請求都將重新驗(yàn)證合法性[6]。

3.2 統(tǒng)一門戶、單點(diǎn)登錄

為了實(shí)現(xiàn)多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，同時為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供單點(diǎn)登錄入口、身份認(rèn)證機(jī)制、消息待辦的集中展現(xiàn)，以及通知公告、會議、郵件、新聞?wù)故尽?nèi)參資料展示等功能，綜合工作平臺采用了統(tǒng)一門戶的方式。單點(diǎn)登錄SSO采用CAS架構(gòu)，從用戶機(jī)數(shù)據(jù)請求開始到CAS客戶端重定向到CAS服務(wù)端驗(yàn)證用戶證書，驗(yàn)證通過后發(fā)放ticket令牌到CAS客戶端，CAS客戶端與服務(wù)端完成驗(yàn)證并取得用戶名返回客戶端，同時允許用戶機(jī)訪問頁面服務(wù)。

3.3 應(yīng)用系統(tǒng)集成

綜合工作平臺對于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成模式采用門戶Portal的模式，以portlet的形式展現(xiàn)。平臺服務(wù)層提供接口與分布的或異構(gòu)的系統(tǒng)資源進(jìn)行接入，以portlet形式展現(xiàn)在門戶頁面中。這樣在平臺門戶頁面中對各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)以相同的形式進(jìn)行展現(xiàn)，形成統(tǒng)一的資源視圖[7]。

3.4 統(tǒng)一風(fēng)格

對于以門戶中portlet形式展現(xiàn)的各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)頁面而言，形成統(tǒng)一的頁面風(fēng)格，給用戶統(tǒng)一的風(fēng)格體驗(yàn)。

3.5 審批流程集成

（1）在綜合工作平臺上線之前，我館審批流程主要以自上而下的“縱向?qū)徟睘橹鳎捎镁€上模式。對于各部門間“橫向協(xié)作”大多采用線下紙質(zhì)審批形式。自2008年起至綜合工作平臺上線前“縱向?qū)徟钡奈募愋椭挥腥N，其它文件類型均采用線下紙質(zhì)形式辦理，平臺上線后審批文件類型達(dá)到了九種，且均以線上模式運(yùn)行。平臺上線后對各部門“橫向協(xié)作”審批也采用線上審批模式。由于以前各部門業(yè)務(wù)協(xié)作過程中積攢的各類型審批單據(jù)種類、數(shù)量過于龐大，平臺對館內(nèi)各部門采取了大量的調(diào)研重新梳理、重新設(shè)計(jì)審批流程的辦法，對流程重復(fù)的情況進(jìn)行了合并、對復(fù)雜的流程進(jìn)行了簡化、對需要整合的流程進(jìn)行了整合。所有審批流程都集中在審批管理模塊中，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理和配置。

（2）對于已經(jīng)集成到平臺門戶中的各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的審批流程，綜合工作平臺采用在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中填寫審批單據(jù)，然后以接口的形式推送到綜合工作平臺中進(jìn)行審批，審批結(jié)束后將審批狀態(tài)推送回各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的審批流程在綜合工作平臺內(nèi)管理，而審批結(jié)果在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中呈現(xiàn)的形式[8]。

3.6 待辦、消息集成

綜合工作平臺將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中建立的審批待辦信息集中在綜合工作平臺門戶頁面中分類顯示，在平臺門戶中點(diǎn)擊待辦信息后可在綜合工作平臺中完成審批過程，并將審批狀態(tài)推送回業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

3.7 部門協(xié)作

綜合工作平臺將包括行政審批、資產(chǎn)財(cái)務(wù)、人力資源、黨建、科研工作、新聞傳播、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)管理、設(shè)備管理、安全保衛(wèi)、后勤工作中涉及行政審批的環(huán)節(jié)進(jìn)行了重點(diǎn)調(diào)研，各部門對于部門間協(xié)作的主要模式以紙質(zhì)的“工作聯(lián)系單”為主，通過部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行協(xié)作。由于以前各部門業(yè)務(wù)協(xié)作過程中積攢的各類型工作聯(lián)系單種類、數(shù)量過于龐大，平臺進(jìn)行了重新梳理、重新設(shè)計(jì)審批流程的辦法，對重復(fù)的流程進(jìn)行了合并、對復(fù)雜的流程進(jìn)行了簡化、對需要整合的流程進(jìn)行了整合。平臺將線下紙質(zhì)的“工作聯(lián)系單”協(xié)作模式實(shí)現(xiàn)了線上填報審批模式[9]。

3.8 數(shù)據(jù)共享

平臺利用協(xié)同業(yè)務(wù)運(yùn)作，在保障信息安全的情況下與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、平臺、通訊通道、終端設(shè)備整合起來，實(shí)現(xiàn)各級跨層次的、跨地區(qū)的交流共享和利用，建立資料管理的共享機(jī)制，保證數(shù)據(jù)的互通互聯(lián)，為割裂的業(yè)務(wù)提供完整、統(tǒng)一和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。系統(tǒng)根據(jù)分配相應(yīng)的權(quán)限可以查詢和調(diào)用系統(tǒng)中的相應(yīng)信息“為我所用”，避免重復(fù)的錄入，提高資源利用率[10]。

3.9 移動辦公與即時通訊

綜合工作平臺移動辦公是基于APP的方式實(shí)現(xiàn)的非涉密功能，在保證安全的情況下獨(dú)立部署移動服務(wù)。是為解決日益增長的突破時間、地點(diǎn)的辦公需求安排的，其目的是為提高辦公效率。目前平臺將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的公文審批、待辦處理、通知公告、公共服務(wù)、部門協(xié)作、即時通訊等功能放在移動端，是一個微縮版的綜合工作平臺[11-12]。

3.10 使用環(huán)境及國產(chǎn)化

為響應(yīng)國家號召考慮國產(chǎn)化環(huán)境，綜合工作平臺項(xiàng)目建設(shè)支持國產(chǎn)中標(biāo)、銀河操作系統(tǒng)，支持國產(chǎn)達(dá)夢、神通數(shù)據(jù)庫，支持金蝶等中間件，支持曙光、長城、浪潮、聯(lián)想硬件架構(gòu)，支持兆心、龍芯、飛騰處理器等。

4 結(jié)語

目前，國家博物館綜合工作平臺已完成一期開發(fā)任務(wù)上線運(yùn)行，通過綜合工作平臺系統(tǒng)建設(shè)確實(shí)為管理信息化工作提供了一條很好的途徑。館內(nèi)各部門、各業(yè)務(wù)間實(shí)現(xiàn)管理信息化依然需要做大量的工作，每一個問題都需要根據(jù)館內(nèi)實(shí)際情況去解決。