論檔案數(shù)字化的未來發(fā)展前景

徐越

前言：現(xiàn)階段，我國(guó)檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)入到技術(shù)融合與應(yīng)用階段。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)陸國(guó)強(qiáng)于2020年6月召開的“區(qū)塊鏈技術(shù)視頻專題講座”中提到：“在不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)提供更為穩(wěn)定服務(wù)的基礎(chǔ)上，逐步將區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，并發(fā)揮出重要作用。而檔案的數(shù)字化建設(shè)及管理，也將呈現(xiàn)出更加安全、穩(wěn)定的態(tài)勢(shì)。”此番講話，在一定程度上為檔案的數(shù)字化發(fā)展，明確了技術(shù)方向?；诖?，本文從檔案數(shù)字化發(fā)展角度做出分析和研究，旨在為檔案數(shù)字化建設(shè)水平的提升，逐步實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理模式，奠定下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、檔案數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀

20世紀(jì)90年代初期所構(gòu)建的“三金工程”，標(biāo)志著我國(guó)正式進(jìn)入到信息化建設(shè)階段。而21世紀(jì)初期針對(duì)檔案事業(yè)所發(fā)布的《信息化綱要》與“十五”規(guī)劃，則成為新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵性節(jié)點(diǎn)。隨后，北京、天津等地在愈發(fā)成熟的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動(dòng)下，逐步開設(shè)了數(shù)字化“試點(diǎn)”，正式開啟了針對(duì)檔案信息化模式的探索。更是在而后的“十一五”規(guī)劃階段，將檔案數(shù)字化規(guī)范，正式納入到檔案法制建設(shè)規(guī)劃發(fā)展目標(biāo)之中。自此，轟轟烈烈的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作在全國(guó)范圍內(nèi)展開。

“十二五”時(shí)期，檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)入到數(shù)字檔案館建設(shè)階段。此時(shí)，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化被歸為檔案利用體系建設(shè)范疇之內(nèi)，強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)字化副本的提取與利用，并積極推進(jìn)檔案數(shù)字化安全建設(shè)工作。以數(shù)字化方式對(duì)檔案原件加以保護(hù)，成為該階段檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的重要內(nèi)容。而此階段的檔案數(shù)字化建設(shè)，也為進(jìn)入新常態(tài)模式的“十三五”規(guī)劃，指引出更為明確的檔案管理現(xiàn)代化方向。

時(shí)至今日，檔案的數(shù)字化建設(shè)已卓有成效，在不同歷史時(shí)期所達(dá)成的建設(shè)成果與政策導(dǎo)向也呈現(xiàn)出穩(wěn)步推進(jìn)的狀態(tài)。

二、檔案數(shù)字化面臨的困境與挑戰(zhàn)

（一）法律問題

若要真正提高數(shù)字化檔案的法律效力，需要一個(gè)非常漫長(zhǎng)的過程?，F(xiàn)階段，雖然我國(guó)數(shù)字化檔案法律法規(guī)尚未完善，但可通過國(guó)外發(fā)展經(jīng)驗(yàn)和自身優(yōu)勢(shì)加以彌補(bǔ)。

首先，法律效力。法律效力體現(xiàn)了檔案的真實(shí)性與原始記錄性，其所展現(xiàn)出的憑證價(jià)值優(yōu)勢(shì)并非其他材料所能夠替代。而隨著我國(guó)檔案數(shù)字化程度的不斷加深，越來越多的數(shù)字化副本應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)及領(lǐng)域。這也使其數(shù)字化檔案憑證的法律效力未能做到同步保障。傳統(tǒng)形式下，紙質(zhì)檔案所具有的存儲(chǔ)問題顯而易見，而數(shù)字化檔案在將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成圖像及電子文檔后，仍會(huì)因外界干擾問題而導(dǎo)致其真實(shí)性與完整性失去保障。在數(shù)字化檔案副本成幾何倍增長(zhǎng)的今天，具有針對(duì)性的法律效力文件尚未得到完善，但在2019年10月所提審的《檔案法》（修訂草案）中，對(duì)于檔案數(shù)字化政策法規(guī)的構(gòu)建與完善，也給予了極大的促進(jìn)和推動(dòng)。

其次，權(quán)屬問題。針對(duì)數(shù)字化檔案的著作權(quán)與隱私權(quán)，雖然在《著作權(quán)法》

中已經(jīng)做出了明確的規(guī)定，如實(shí)事匯編、公務(wù)文書等不受版權(quán)法保護(hù)。然而，檔案館中所存儲(chǔ)或藏有的其他類別作品，如各類技術(shù)圖紙等仍需受到有效的權(quán)屬保護(hù)。同時(shí)，一些需要捐贈(zèng)或購買的檔案，權(quán)屬問題仍是數(shù)字化檔案館亟待解決的問題。

（二）技術(shù)應(yīng)用問題

加大技術(shù)投入。檔案數(shù)字化管理是以信息技術(shù)為支撐的，要保證檔案數(shù)字化管理的工作質(zhì)量和效率。必須要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的科技投入，通過不斷引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來保證檔案管理的工作質(zhì)量。例如，需要引進(jìn)國(guó)際上先進(jìn)的防火墻技術(shù)和保密技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全保護(hù)。還需要適時(shí)更新檔案管理的硬件和軟件，防止因?yàn)榧夹g(shù)設(shè)備過于落后而給不法分子以可乘之機(jī)。檔案數(shù)字化存在的另一發(fā)展問題，便是技術(shù)問題。其中最為主要的技術(shù)問題來自于安全與標(biāo)準(zhǔn)兩方面。一方面，檔案數(shù)字化或數(shù)字檔案信息所關(guān)乎的安全問題，涵蓋信息真實(shí)性完整性，以及信息的長(zhǎng)期可讀性。由于各類數(shù)字化信息充斥于網(wǎng)絡(luò)之中，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的安全隱患或安全威脅眾多。當(dāng)電子檔案與載體分離開來，則其信息便會(huì)出現(xiàn)受到肆意篡改而失真的情況。在此基礎(chǔ)上還伴隨著各類軟硬件的升級(jí)與存儲(chǔ)設(shè)備的更迭使用等情況，也均會(huì)導(dǎo)致電子檔案信息在轉(zhuǎn)存或提取多次后，出現(xiàn)讀取威脅問題。另一方面，我國(guó)現(xiàn)有的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《單子文件歸檔管理規(guī)范》等多側(cè)重于檔案數(shù)字化技術(shù)層面的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案數(shù)字化的管理規(guī)范卻較少提到。

三、檔案數(shù)字化未來發(fā)展對(duì)策

（一）持續(xù)推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)

針對(duì)檔案數(shù)字化發(fā)展中所存在的法律效力及權(quán)屬等問題，應(yīng)在健全檔案管理體制機(jī)制的前提下，形成完善的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并從普法與執(zhí)法角度加以強(qiáng)化。從檔案管理體制機(jī)制方面：對(duì)檔案法中與相關(guān)工作機(jī)制與管理體制的內(nèi)容加以完善，提升各檔案部門指導(dǎo)與統(tǒng)籌標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案局與檔案館之間的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)同發(fā)展，以此促進(jìn)各基層黨建機(jī)構(gòu)在管理與工作方面能力的增強(qiáng)。在此基礎(chǔ)上，依照檔案館數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定出科學(xué)的規(guī)劃與布局，逐步從館內(nèi)部門到區(qū)域、行業(yè)，形成聯(lián)合性的協(xié)同模式，從檔案法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)方面：一方面，進(jìn)一步完善全新修訂《檔案法》的立改廢釋工作，明晰法制法規(guī)與行政規(guī)范;另一方面，組織各行業(yè)存于到檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定與修訂工作之中，實(shí)現(xiàn)檔案的國(guó)際化通用標(biāo)準(zhǔn)。從普法與執(zhí)法方面：可對(duì)檔案法律法規(guī)作用機(jī)制加以完善，優(yōu)先在檔案局與各地區(qū)檔案館中，實(shí)行針對(duì)檔案數(shù)字化的行政管理責(zé)任明晰，對(duì)“放管服”改革力度進(jìn)一步加大，并全面推進(jìn)檔案數(shù)字化發(fā)展階段的行政執(zhí)法方式與執(zhí)法記錄，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案行政職權(quán)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)與水平。與此同時(shí)，國(guó)家檔案局與各地區(qū)檔案館之間，應(yīng)構(gòu)建起聯(lián)合執(zhí)法協(xié)調(diào)工作機(jī)制，在不斷進(jìn)行普法宣傳的同時(shí)，強(qiáng)化檔案管理干部法治意識(shí)與觀念，以此提升檔案數(shù)字化未來發(fā)展的普法水平及執(zhí)法水平。

（二）先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的融入與應(yīng)用

現(xiàn)階段，檔案數(shù)字化發(fā)展所面臨的技術(shù)問題，涉及到數(shù)字化加工中所生成的質(zhì)量問題，以及數(shù)字化安全問題。其中，針對(duì)數(shù)字化加工所生成的質(zhì)量問題，需進(jìn)行檔案數(shù)字化各工作環(huán)節(jié)上的質(zhì)量控制。首先，優(yōu)化加工流程。檔案數(shù)字化具有其特殊性，在檔案種類、數(shù)量等方面千差萬別，針對(duì)不同的檔案形式，所選用的加工方式應(yīng)做好優(yōu)化方案予以實(shí)施。如針對(duì)面積較大的圖紙檔案時(shí)，需應(yīng)用專業(yè)化的工程類圖紙掃描儀;又如，針對(duì)珍貴的歷史檔案，應(yīng)對(duì)其考證與修復(fù)后方可實(shí)施掃描工作等。其次，提升加工質(zhì)量。在確保各項(xiàng)數(shù)字化檔案加工標(biāo)準(zhǔn)的情況下，努力提升加工團(tuán)隊(duì)成員綜合素質(zhì)水平，使數(shù)字化加工意識(shí)符合數(shù)字化加工水平。同時(shí)，做到全流程規(guī)范操作、完整記錄、安全保密等。而在數(shù)字化安全問題方面，應(yīng)進(jìn)一步提升檔案數(shù)字化的技術(shù)質(zhì)量水平。尤其在數(shù)字化安全方面，所應(yīng)用的技術(shù)形式也將愈加完善。2022年6月，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)陸國(guó)強(qiáng)指出將區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于檔案數(shù)字化加工與管理之中。將區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于檔案數(shù)字化或數(shù)字檔案管理活動(dòng)中，將會(huì)發(fā)揮其不可篡改的特性，使檔案信息的真實(shí)性得以提升。例如，區(qū)塊鏈中各個(gè)區(qū)塊之間都由哈希值進(jìn)行緊密關(guān)聯(lián)，若隨意改動(dòng)某一區(qū)塊，則與之相連的前、后區(qū)塊的狀態(tài)均會(huì)發(fā)生改變。將其應(yīng)用于檔案管理環(huán)節(jié)，將確保檔案信息真實(shí)可信，并具有可追溯性。同時(shí)，區(qū)塊鏈網(wǎng)絡(luò)會(huì)將各個(gè)連接終端定義為節(jié)點(diǎn)，且各個(gè)節(jié)點(diǎn)會(huì)由檔案管理部門加以認(rèn)證，這便確保了區(qū)塊鏈各節(jié)點(diǎn)的可信度。具有可信度的節(jié)點(diǎn)在獲取到使用權(quán)限后，便可進(jìn)行檔案信息的調(diào)取、查閱。

結(jié)語：綜上所述，檔案數(shù)字化未來發(fā)展的基礎(chǔ)，是復(fù)合型人才在檔案管理中的有效輸出，也是檔案管理體制機(jī)制愈發(fā)標(biāo)準(zhǔn)與完善背景下，人們檔案數(shù)字化觀念與意識(shí)的有效提升。與此同時(shí)，全新科學(xué)技術(shù)在檔案數(shù)字化模式中的應(yīng)用程度不斷加深，也將成為檔案數(shù)字化模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)據(jù)化模式，強(qiáng)化檔案數(shù)字化未來發(fā)展的必然趨勢(shì)。