就業服務視角下的檔案管理工作研究

南明江

（凌源市勞動就業局，遼寧 凌源 122500）

我國屬于人口眾多的國家，面臨著比較嚴峻的就業問題。提升就業服務，不僅能夠幫助人民群眾提升自身收益，并且還能夠促進社會更加和諧穩定的發展。在我國勞動就業局當中檔案管理工作開展十分重要，需要站在當前社會就業形勢角度思考工作中存在的問題，認識到在勞動就業當中檔案管理工作起到的重要作用，通過不斷提升檔案管理效率和質量，來為人民群眾提供更加優質的就業服務。

一、當前我國就業形勢分析

目前，就業問題屬于全世界都面臨的共有性問題，我國本身屬于人口比較眾多的發展中國家，因此，和其他國家相比，就業問題也更加的復雜和嚴峻。近些年來勞動就業局在開展就業服務工作中，堅持以民生為本的工作理念，根據客觀實際情況要求，了解當前民生的實際需求，積極推動我國就業的創新發展，并制定出了一系列有效的就業政策，能夠提升城市人口就業率，實現現代化經濟發展和就業之間的良性互動。通過長期的發展和探索，逐漸積累了更多的發展經驗，探究出具有中國特色的就業發展路線。近些年來隨著我國改革開放政策的不斷貫徹落實，我國內部的就業規模也在不斷地拓展，形成了更加多元化特色的就業結構[1]。例如，2008年到2018年10年之間，我國城鄉就業人數就增加了7000多萬，第一產業人員比重逐漸降低，從傳統發展階段的50%降低到了37%。代表著農村勞動力逐漸向城市轉移。而第二產業和第三產業的就業人數不斷的增多，第二產業發展從傳統階段的22.5%增加到了28%；第三產業就業人數則從傳統發展階段的27.5%增加到了35%。

與此同時，我國的勞動力素質水平也在不斷地提升。據調查顯示，截至到2018年為止，我國大學生畢業總數相比于2008年超過了六倍。在全國范圍當中屬于技能型的勞動人才數量達到了3.5億，其中高技能水平人才將近1億人員。近些年來我國城鄉就業規模正在不斷地擴大，在此背景下，城鄉勞動者的收入也在逐漸地提升，相比10年前我國勞動者收入已經增長了兩倍有余，而農村地區居民的人均收入也增長到了1.5倍。國家對于人力資源開發方面十分重視，針對就業政策以及相關工作體系來說，也在不斷地更新和完善，確保我國就業結構能夠更加法制化和系統化發展，尤其是不斷提升職業能力和就業服務方面扶持力度。勞動就業局屬于社會性就業機構，承擔著針對勞動者進行職業指導、勞動資源管理、就業保障服務等職責。近些年來該機構也承擔著引導下崗職工再就業、創造有利于就業的政府體系，以及提升完善就業服務的作用。這一系列工作得以完成的背后，都離不開檔案管理工作的應用，因此，歸根到底，提升勞動就業局就業檔案管理水平，能夠有效地完善就業服務體系，促進我國就業規模的不斷增大。

二、檔案管理在勞動就業局就業服務體系中起到的重要作用

目前在工作實踐當中，由于勞動就業局忽視了勞動者檔案信息管理工作開展，缺少管理者自身意識，檔案管理水平有待提升等多方面因素的影響，因此，并沒有把就業檔案管理工作優勢和工作效用充分發揮出來，影響了我國勞動就業服務水平的提升，也阻礙了勞動就業事業的可持續發展。

1.利用就業檔案管理信息網，實現一體化管理

現階段我國勞動就業局在開展就業檔案管理工作當中，需要加強更先進的互聯網技術和信息技術的聯系，形成統一和完善的就業檔案管理信息網站，能夠有效地把就業檔案的實用性價值充分發揮出來。勞動就業局要在日常工作當中加入就業信息的管理工作，收集和匯總更多的社會求職者信息，并構建出完善的檔案數據庫，為不同求職者在查詢信息的時候提供便利服務。收集的信息包含有求職者的基本信息、求職情況、自身具備的技能等。在檔案管理當中融合信息技術應用，能夠借助于數據庫技術應用來確保勞動就業活動的順利開展。信息技術應用還能夠針對求職者進行更加系統和明確的分類。勞動就業局在針對求職者進行分類時，可以為求職者提供更加有針對性的職業信息，并針對求職者開展有效的技能培訓，確保能夠在較短的時間內。根據求職者的實際情況，提供更加科學和準確的職業建議，幫助社會失業者能夠重新走入工作崗位當中。管理人員需要在數據庫當中，詳細記錄求職者的各項基本信息和求職意向，這樣才能夠有效地為對方提供合適的工作崗位信息，幫助就業人員明確未來的發展方向。

傳統的紙質檔案管理過程中，由于紙質檔案比較厚重，并且容易損壞和丟失，保存起來占地面積非常大，因此，給管理工作人員帶來了較大的工作壓力。當前勞動就業局可以利用網絡技術優勢，把傳統的紙質檔案整理之后，錄入到計算機當中，實現網絡化就業檔案信息傳輸，消除信息孤島情況的出現，加強勞動就業局內部檔案信息的共享和交流，優化檔案查詢、統計和管理過程中的時間消耗，還可以通過利用信息化的檔案系統實現相關文件的公告，例如就業現行規劃以及勞動行為監察等，為勞動者提供更加完善的就業服務。勞動就業局要把不同工作部門之間具備的信息資源充分利用起來，和管理人員進行溝通交流，形成三級信息化管理機制，這三級分別是勞動者、政府和市場三個級別，通過三個級別進行完善的監督和檢查，能夠有效提升基礎性工作質量，強化檔案管理水平。為勞動者定期發布相關信息，對后期的就業決策制定提供有力依據。

2.完善就業服務模式

勞動就業局可以借助于當前多樣化的網絡渠道，針對現行的勞動政策進行有效宣傳，例如宣傳畫、版面和制作公告等，為社會中所有的求職人員傳達目前勞動就業相關政策，例如安全監督政策、勞動仲裁、勞動法普及、勞動者權益、職業規劃等，加強勞動人民對于自身合法權益如何保障的認知，也能夠幫助社會失業者快速找到新的工作[2]。勞動就業局要收集更多的求職者檔案信息，優先解決工作崗位數量少、沒有工作保障、崗位競爭比較激烈的問題。要呼吁上級部門能夠給予更多的扶持和幫助，這樣才能夠真正解決求職者面臨的實際問題。勞動就業局要詳細完成檔案信息的分類，按照求職人員目前適合的工作崗位、所在地區、求職意向等進行科學合理的數據分類，并針對性尋找有效的解決方案。勞動就業局可以根據崗位需求來形成系統化培訓，根據社會崗位要求以及人員的能力需求，靈活性地調整培訓內容，切實保障失業人員順利進入工作崗位。隨著我國現代化經濟的不斷創新發展，現代化人才交流渠道、交流層次正在不斷的增多，高級教師和科技人才數量也在不斷地增加，因此，勞動就業局內部的就業檔案也要積極更新，完善自身就業服務模式，針對新人才加強應用，真正做到人盡其才。

3.促進下崗職工檔案管理的社會化

目前已經有越來越多的企業和機構認識到檔案管理工作開展的重要性，在以往只有企業參與到職工檔案管理當中，目前社會中已經有專門的機構，負責完成檔案管理工作，這也讓下崗職工的檔案管理變得更加社會化。在后期的發展過程中，勞動就業局需要進一步針對下崗職工加強檔案管理，充分發揮出檔案在職工再就業的過程中起到的作用。例如需要及時收繳長期滯留在原單位當中的僵尸類檔案，并針對此類檔案進行妥善管理。政府相關部門還需要加強投入檔案管理工作的開展，采用政策扶持以及資金投入的方式，確保我國下崗職工檔案不會被損壞和丟失，保障個人檔案的價值能夠正常發揮。讓檔案真正為社會發展服務，為下崗職工再就業提供服務。一部分下崗職工檔案管理，還涉及企業工會，而企業內部工會的存在目標，就是為了維護好企業員工的根本利益，因此，在解決下崗職工檔案管理問題的同時，也需要不斷加強勞動就業局和我國企業部門之間的聯系，通過二者互相交流溝通，搭建出互動橋梁，深入挖掘企業檔案內部深層次的就業信息，結合現代化企業對于求職人員的能力要求，為下崗職工及時提供相符合的職工檔案，確保下崗職工能夠快速地找到工作，提升下崗職工就業幾率。

三、勞動就業局檔案管理現存問題

這對于勞動就業局來說，檔案管理屬于十分重要的內容，但是目前還存在一部分客觀因素影響了該工作開展質量，具體問題如下。

1.投入力度不足

上文中提到我國人口數量眾多，因此，就業服務局檔案管理數量比較多、內容比較繁雜，給工作人員帶來了較大的工作壓力[3]。相關部門領導缺少了足夠的信息化工作意識，阻礙了檔案管理信息化建設工作的開展，因此，導致檔案管理工作效率一直無法得到有效提升。想要實現檔案管理信息化建設，需要消耗大量的人力、物力和財力，但是目前勞動就業局當中，缺少了足夠的資金投入，減緩了檔案管理工作信息化建設速度，很多項目由于后續費用沒有到位而無法繼續進行，影響了信息化檔案管理工作的開展。

2.工作體系不完善

在勞動就業局當中保存的檔案資料大部分都屬于就業檔案類型，此類檔案包含有較多的信息數據，而且其中的時間跨度也非常大，很容易受到客觀因素的影響，導致數據信息出現錯誤[4]。不夠準確的數據信息也會影響檔案價值的發揮，在一定程度上影響了檔案管理工作的開展。據分析可知上述問題出現的主要原因是缺少了健全和完善的工作體系，因此，需要根據當前我國社會形勢發展需求，積極完善勞動就業局內部檔案管理體系。

3.缺少創新管理人才

統觀目前勞動就業局檔案管理工作開展情況可知，缺少創新檔案管理人才才是導致問題出現的主要原因。在檔案管理工作中，缺少了既懂得檔案管理技術、也了解信息化技術的綜合性人才。現具備的工作人員無法熟練地操作檔案管理信息系統，影響了檔案管理工作效率和質量，也不利于后期就業服務工作的開展。因此，加強綜合性人才培養十分重要。

四、就業服務視角下檔案管理優化措施

當前我國社會主義經濟建設正在逐漸開展，我國政府部門針對就業市場發展狀況和發展環境，完善了政府部門就業責任體系，針對社會失業人員進行有效的就業指導，提供更加完善的就業服務。但是想要真正為國家社會主義經濟建設作出貢獻，我們還需要付出更多的努力。

1.形成規范化的勞動就業檔案管理意識

根據現階段就業勞動局就業檔案管理工作現狀，想要讓檔案管理更加標準和規范，需要從管理層入手，針對檔案管理工作要加強重視，具備更加規范化和標準化的檔案管理意識，才能夠有效實現檔案管理工作創新[5]。就業檔案管理工作開始需要根據管理工作根本性需求，構建出更加科學合理的管理工作制度，培養現有工作人員具備工作責任感，提升工作積極性。要形成更加有效的檔案管理制度和檔案統計方法，引導檔案管理工作逐漸向制度化方向發展。要求負責該工作的人員針對每一個檔案管理環節都要加強控制，詳細檢查檔案管理工作的每一個環節，確保工作開展更加準確和完整，符合勞動就業檔案管理規范化要求。就業勞動局可以積極引進新的檔案管理設備和管理技術，為促進檔案管理工作創新打下良好基礎。例如結合現代化信息技術、網絡技術和大數據技術應用，可以第一時間共享社會失業人員的詳細資料，把信息技術的復制性功能，充分發揮出來，相關工作人員的電子檔案經多次的復制和使用，有效減少了信息數據受到的損傷，通過信息資源共享來幫助失業人員找到合適的工作崗位。

2.以檔案為基礎提供更多的就業機會

勞動就業局在開展檔案管理工作中，可以收集社會各個企業檔案以及就業服務中心提供的相關檔案，把這些檔案匯總之后直接上報給上級部門，反映當前社會中就業人員、失業人員的實際就業情況，獲取更多就業支持，也能夠為社會的下崗職工提供更多的協保名額，幫助更多的失業人員提供就業機會。通過收集和匯總更多實際就業檔案，還能夠幫助解決更多的企業人才缺口問題，滿足老百姓就業需求，確保社會就業更加平衡穩定發展[6]。例如企業針對就業者收集更多的人事資料，然后通過詳細的人員類別分析之后，實現就業分類。或者是利用檔案信息資源，詳細了解下崗人員和失業人員的生活情況，并形成更加有針對性的扶貧和幫困工作計劃。需要把專業檔案充分利用起來，通過有效的仲裁公平、公正地處理不同的就業問題。就業勞動局要定期收集大量的檔案信息，向政府部門提供有效的就業檔案和失業檔案數據，便于政府部門制定出合理的就業指導，加強就業人員技能培訓的針對性，為更多的失業人員提供就業機會。勞動就業局在針對城市內部事業單位、行政單位和企業單位開展勞動就業檔案管理的同時，也需要加強農村地區的檔案管理工作。整合目前我國農村地區存在的大量農民工勞動就業檔案，形成更加完善的農村勞動力資源檔案，明確農村勞動力的輸出數據，結合現代化信息技術來建設農村勞動資源信息庫，實現勞動力信息的集中管理。

3.完善勞動就業的檔案管理機制

想要提升檔案管理工作質量，勞動就業局需要根據自身管理，形成完善的檔案管理機制[7]。首先需要在部門內部制定出相應的管理責任機制。責任機制的制定需要符合單位內部檔案管理需求和檔案管理特征。在勞動就業檔案管理的實際開展過程中，上級領導需要明確每一個員工負責的具體工作任務，并配合形成工作監督小組，針對檔案管理開展有效的監督，按照政府部門提出的相關政策法規要求作為嚴格的工作標準制度，確保就業勞動局的管理工作更加標準和規范。要根據社會勞動人員的實際就業需求，實施不同形式的人事檔案管理工作。要注重提升檔案管理流動性，把有限的人力、物力資源放在流動性比較大、內容比較煩瑣的檔案管理工作當中，明確每一位就業檔案管理工作人員的工作職責和工作義務，有效提升該工作開展效率。就業勞動局檔案管理工作機制的制定，不僅要可操作性強，更要符合便捷實用的要求。另外，制度一定要全員適用，不僅讓員工能夠嚴格遵守管理工作制度要求，領導的言行舉止也需要在制度規范當中，這樣才能夠真正發揮出勞動力檔案管理制度的意義。可以說檔案管理工作部門既是制定出嚴格規章制度的主管部門，同時，也是該規章制度貫徹落實的執行部門。在執行過程中要確保制度的權威性，不能因人而異、區別對待，這樣才能夠真正提升就業檔案管理水平。

4.加強檔案信息化管理

應用當前網絡信息技術優勢，能夠有效提升管理工作開展質量和效率。利用現代化信息技術構建出勞動就業檔案管理平臺，設置出檔案管理和保存數據庫，把海量檔案進行分類管理，按照已經就業、失業下崗和未就業的檔案進行有效的分類，確保分類更加科學有序，為后期人力資源檔案的歸檔工作打下良好基礎[8]。就業勞動局需要把信息化檔案管理工作的作用充分發揮出來，實現工作信息、勞動就業的一體化管理，幫助社會群眾解決就業問題。要針對現有的工作人員加強信息化管理技術培訓，更新檔案管理人員的服務理念，學會利用現代化設備和先進的管理手段完成檔案管理工作，為就業服務工作的開展提供重要保障。

結語

綜上所述，就業問題和社會每一位勞動者的自身利益都有十分密切的關系，也對當前我國社會是否能夠和諧穩定的發展產生直接影響。因此，我國需要加強對勞動就業管理工作開展的重視，并把勞動就業局檔案管理工作效用充分發揮出來，形成更加科學合理、標準規范的就業信息檔案管理平臺，為更多企業內部的人才流動、下崗職工再就業提供就業便利，不斷提升我國的就業率。