電子檔案管理在勞動保障工作中的應用研究

李清華

（遼寧省朝陽市凌源市人力資源和社會保障局，遼寧 凌源 122500）

勞動保障工作是人力資源與社會管理局單位的一項重要工作內(nèi)容。人社局單位在全面深化體制機制改革的同時，也更加重視管理理念、管理方式、方法的改革和創(chuàng)新。勞動保障檔案的電子化管理就是人社局內(nèi)部檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新的一次重要探索和嘗試，同時，電子檔案管理也順應信息時代發(fā)展的潮流和趨勢，人社局要投入必要的人力及物力資源，支持勞保檔案的電子化管理與信息化建設。電子檔案管理有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，無論是在存儲介質(zhì)上、查閱方式上都發(fā)生了翻天覆地的變化，要提升勞動保障電子檔案管理水平，就要從思想認識、制度建設、人才建設、標準建設等多個方面入手，構建完善的勞動保障電子檔案管理體系，切實提升勞保電子檔案管理的質(zhì)量和效率，為人社局各項勞動保障工作的順利開展創(chuàng)造必要的先決條件[1]。

一、勞動保障工作概述

勞動保障顧名思義，就是為廣大勞動者提供保障與幫扶措施與行為的工作總和，開展勞動保障工作的根本目的就是保障勞動者的基本權益[2]。要了解電子檔案管理在勞動保障工作中的應用，就要明確勞動保障工作的具體內(nèi)容。具體工作內(nèi)容包括：一是進行下崗失業(yè)人員的調(diào)查摸底及登記管理；二是為外來務工人員辦理相關證件，如暫住證、就業(yè)證明等；三是審核失業(yè)人員情況，按規(guī)定發(fā)放失業(yè)保險金；四是開展管理范圍內(nèi)的勞動保障情況調(diào)查，并就勞動保障情況對人社局進行匯總和上報；五是負責組織和幫助就業(yè)困難人員參加就業(yè)培訓、崗前培訓等的工作；六是指導轄區(qū)范圍內(nèi)的社區(qū)開展好社區(qū)就業(yè)服務，開發(fā)社區(qū)就業(yè)崗位；七是為勞動者提供招聘信息、就業(yè)咨詢、財務代理等的中介服務；八是協(xié)助工商管理部門、稅務管理部門、社會保障部門等行政管理機構落實有關失業(yè)人員的各項優(yōu)惠政策；九是協(xié)助社會保障部門做好退休人員管理，落實養(yǎng)老金發(fā)放，協(xié)助醫(yī)療服務機構落實退休人員的醫(yī)保問題和定點醫(yī)療服務問題。

作為一項具有公益性質(zhì)的工作，要更好地體現(xiàn)勞動保障的福利性質(zhì)，提高服務質(zhì)量和工作效率，就要強化信息支撐作用，做好檔案管理工作，對更好地開展勞動保障工作具有十分積極和重要的意義。

二、勞動保障電子檔案管理的特點

1.信息存儲介質(zhì)容量大

紙質(zhì)檔案的存儲介質(zhì)就是以紙張為載體的影印文本，而電子檔案則是借助于計算機硬盤、移動磁盤或者是光盤等的介質(zhì)來進行存儲的電子圖像文件集合。這些電子信息介質(zhì)具有非常高的信息存儲密度，同時還具備可擴展的存儲空間，就拿10G的硬盤來說，換算成字節(jié)，可容納1億字節(jié)的存儲量。如果把它換算成漢字，就相當于500多萬頁紙質(zhì)檔案的文字信息量[3]。一個小小的硬盤就相當于500多萬頁紙的紙質(zhì)檔案，可見電子檔案信息存儲介質(zhì)的容量之大，并且還節(jié)約存儲空間，便于進行信息管理。

2.信息存儲不穩(wěn)定因素增多

在生成電子檔案的過程中，需要對相關的信息資料進行數(shù)字化處理和轉化，一旦在轉化和處理的過程中出現(xiàn)問題，很容易影響檔案信息資料的完整性，并且如果存在系統(tǒng)不兼容的問題，也很容易使得存儲的內(nèi)容損壞，導致原始資料的丟失或者是泄露。同時，由于勞動保障部門電子檔案管理尚處于起步階段，對電子檔案管理的安全識別也還存在監(jiān)管不到位的情況，有可能使電子檔案中的信息內(nèi)容被修改，影響檔案信息的真實性。除此之外，對一些光盤或者是移動磁盤以及移動硬盤等的存儲有著一定的環(huán)境要求，不能夠在高溫、濕熱或者是有電磁干擾的情況下進行存儲，這些都有可能會導致檔案信息的損壞，進而增加檔案信息存儲的不穩(wěn)定性。

3.信息查閱的間接性

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，勞動保障電子檔案管理在信息查閱環(huán)節(jié)具有間接性的特點。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在經(jīng)過一系列的批準流程之后是可以進行直接的調(diào)取和閱讀的，而電子檔案由于存儲介質(zhì)的特殊性，是將檔案信息資料以數(shù)字編碼的形式保存在相應的存儲介質(zhì)上，調(diào)取和查閱者是無法進行直接的信息讀取的[4]。必須要經(jīng)過一道轉化工序，也就是利用計算機或者是其他專門的讀取設備，才可以進行有關信息、資料和文件的調(diào)取和查閱。除此之外，為了保障勞保電子檔案的安全性，還會對一些有密級要求的信息進行加密處理，需要進行解密或者是轉碼操作之后才能夠進行讀取。由此可見，電子檔案信息的查閱具有一定的間接性。

4.信息管理的依賴性

勞動保障電子檔案管理在進行信息管理和操作的過程中，具有一定的依賴性。也就是說電子檔案需要依賴相應的軟硬件設施才能夠進行相關的操作，一旦離開了計算機設備和檔案管理信息系統(tǒng)，那么就很難實現(xiàn)對電子檔案信息的識別、存儲、傳遞以及應用。隨著各類軟硬件設備的不斷優(yōu)化和升級，再加上加密技術的不斷成熟，這在改變檔案管理方式，提升檔案管理質(zhì)量和效率的同時，也使得電子檔案信息和載體之間的關系更為緊密，這種較強的依賴性在一定程度上推動了電子檔案管理的一體化建設[5]。

5.信息價值的延續(xù)性

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，勞保電子檔案其信息價值更具有延續(xù)性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，檔案中所記載的文字信息與載體之間是不可分割的整體關系，出于對一些文件資料的保護，有時會對檔案進行復印，但是復制品的信息價值是無法與原始檔案相比擬的，同時，復制品也不具有同等的法律效力。而電子檔案管理，由于其信息內(nèi)容和存儲的載體之間并不是密不可分的，不具備這種整體性，電子檔案中的信息內(nèi)容可以進行遷移，就比如從某一臺計算機遷移到另一臺計算機，或者是出于安全性的考量，對電子檔案的信息進行備份存儲。而信息遷移和信息的備份存儲都不會影響電子檔案信息的真實性和完整性，能夠更好地進行法律效力認定，因此，電子檔案中的信息價值更具備延續(xù)性，更加適合以電子檔案的形式進行長期的信息保存和管理。

三、電子檔案管理在勞動保障工作中的應用優(yōu)勢

1.提升工作效率

電子檔案管理在勞動保障工作中的應用具有十分重要的意義和價值，首先就表現(xiàn)為能夠極大地提升勞動保障工作的效率。前文有提到勞動保障工作的具體內(nèi)容，這里就不多加贅述。由于勞動保障工作涉及有關勞動者權益的各個方面，尤其是失業(yè)登記、審核認定等，這些都需要真實和完整的檔案信息來作為憑據(jù)和支撐。電子檔案管理的最大應用優(yōu)勢就在于實現(xiàn)了檔案信息資料的電子化存儲和信息化查詢，不需要進行復雜的紙質(zhì)檔案的調(diào)閱和卷宗的查詢，打破了傳統(tǒng)檔案管理時間和空間的限制，只需要在電子檔案信息系統(tǒng)中輸入關鍵詞進行查詢，就可以更為快速和精準地來獲取有關的檔案信息，從而更為及時地為相關勞動者來辦理有關的業(yè)務，為更好地保障勞動者合法權益，提供高質(zhì)量服務奠定了重要基礎。

2.提高檔案信息利用率

檔案管理并不是簡單地進行檔案信息資料的保管，更重要的是要發(fā)揮檔案信息資料的利用價值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，導致檔案信息資料的調(diào)取和查閱主要是依靠人工，并且還要經(jīng)過較為復雜的審批程序，使得檔案信息的利用率低下且精準度不高。而通過實施電子檔案管理，能夠大大提高檔案信息的利用率[6]。首先，從社會利用層面來講，在以往的勞動保障工作中，勞動者并不知道要通過何種的渠道來了解自身相關的檔案信息，而借助于互聯(lián)網(wǎng)搭建電子檔案管理信息平臺，對于一些勞動者具有知情權的檔案信息內(nèi)容可以對外進行公開查詢，從而提升了檔案信息資源的社會利用率。其次，從人社局內(nèi)部利用層面來說，借助于計算機等的設備，能夠更為快速地實現(xiàn)不同部門之間有關勞動保障檔案信息的傳遞和應用，有效地避免和解決內(nèi)部信息不對稱的情況，從而保障各項勞動權益保護工作的落實。

3.節(jié)約檔案管理成本

在進行勞動保障檔案管理信息化建設的過程中，可能在前期需要投入必要的資金以及人力、物力資源來進行有關軟硬件設備的購入和信息平臺的搭建，但是從長期來看能夠有效地節(jié)約人社局檔案管理的成本。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，由于紙質(zhì)檔案非常容易受到人為破壞和自然侵害，需要定期地對紙質(zhì)檔案進行保養(yǎng)和復印，并且配置相應的防塵除潮設備。隨著檔案信息資料的增多，有可能還需要進行檔案室的擴建，或者是委托第三方專門的檔案管理機構來進行存儲，這些都需要消耗大量的資金成本。但是基于互聯(lián)網(wǎng)的電子檔案管理，只需要進行有關系統(tǒng)的建設和維護即可，因此，可以為人社局單位節(jié)省大量的人力及物力資源。

四、勞動保障工作中電子檔案管理存在的問題

1.缺乏對電子檔案管理的重要性認知

人社局勞動保障工作中對電子檔案的應用還存在一定的問題和不足。首先就表現(xiàn)為缺乏對電子檔案管理重要性的認知。由于勞動保障工作比較復雜而煩瑣，其涉及的工作內(nèi)容較多，范圍較廣，在開展勞動保障工作的過程中，一直存在重業(yè)務而輕管理的現(xiàn)象[7]。這就使得負責勞動保障工作的人員不能認識到檔案管理的重要性，并且一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法，使得勞動保障檔案的信息化建設滯后，不能很好地實現(xiàn)對檔案信息資源的開發(fā)和利用，進而影響了勞動保障工作的有效開展。

2.缺乏統(tǒng)一完善的勞保檔案管理標準

在進行勞動保障電子檔案管理的過程中，雖然有不少地區(qū)的人社局已經(jīng)開辟了勞動保障電子檔案管理領域，也應用了檔案電子化管理的模式和方法，但是卻存在缺乏統(tǒng)一完善的勞保檔案管理標準的問題。地區(qū)與地區(qū)之間存在差異性和不均衡性，全國上下缺乏一套統(tǒng)一的管理標準和管理規(guī)范，導致當前勞動保障領域電子檔案管理比較混亂，具體就體現(xiàn)為電子檔案信息的收集范圍不明確，歸檔原則不一致，后續(xù)的查詢調(diào)取程序不規(guī)范等等，這就在一定程度上影響了勞動保障電子檔案的質(zhì)量。

3.缺乏專業(yè)的電子檔案管理人才隊伍支撐

在深入推進勞動保障檔案電子化管理的過程中，還不可忽視人才的支撐作用。但是就當前勞保電子檔案管理的現(xiàn)狀來看，在專業(yè)人才隊伍建設方面存在相應的薄弱環(huán)節(jié)，檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)有待提升。在人社局單位內(nèi)部，從事勞保檔案管理的人員大多是辦公室管理人員，往往一人身兼多職，無法專注地從事檔案管理。再加上電子檔案管理對工作人員又提出了信息技術上的新要求，不少檔案工作人員無法適應和勝任當前的電子檔案管理工作，阻礙了電子化、信息化時代下勞動保障工作的發(fā)展。

五、電子檔案管理在勞動保障工作中應用的優(yōu)化策略

1.從思想上加強對電子檔案管理工作的認識

電子檔案管理在勞動保障工作中的應用是信息時代發(fā)展的必然趨勢，也是新時期人社局勞動保障工作管理改革的必然要求。要充分地發(fā)揮檔案管理的重要信息支撐作用，就要率先從思想上加強對電子檔案管理工作的認識，轉變檔案管理工作理念，以思想指揮行動，深入推進勞保檔案電子化及信息化進程[8]。首先，要求各級勞保部門要積極探索和嘗試勞保檔案的電子化管理模式，加大宣傳力度，尤其是針對基層勞保部門，人社局要派專門的工作組和宣傳組對檔案數(shù)字化管理加以指導。其次，要充分彰顯勞動保障檔案電子化管理的重要性，還要求人社局要加大資金投入，購置相應的掃描儀等設備，逐步地完成對紙質(zhì)檔案的電子化掃描和信息錄入，并且建立專門的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的增量處理。

2.健全和完善勞保電子檔案管理制度

要做好勞保電子檔案管理，提升檔案管理的質(zhì)量和效率，還要加快健全和完善勞保電子檔案管理的各項規(guī)章制度。俗話說沒有規(guī)矩不成方圓，在進行勞保檔案管理的過程中，必須要根據(jù)新時期電子檔案管理的新特點，在內(nèi)部建立完善的電子檔案管理制度體系，以適應信息時代電子檔案管理的需求。首先是要建立電子檔案歸檔制度，明確電子檔案的整理歸檔流程，統(tǒng)一電子檔案的格式、大小及傳輸路徑。其次是建立電子檔案崗位責任制度，以明確的崗位管理責任來確保電子文件信息能夠及時的歸檔，夯實檔案信息電子化的根基。一旦出現(xiàn)電子文件丟失或者是泄露的問題，要進行嚴肅的責任追究。再次是建立電子檔案協(xié)作管理制度，由于勞動保障工作那有效開展需要多部門之間的協(xié)同合作，在部門溝通和交流的過程中各部門都要加強自身的檔案管理意識，第一時間進行檔案的接收和信息的更新以及上傳等等，確保電子檔案的真實性、準確性和完整性。最后是要建立電子檔案安全管理制度，構建電子檔案安全防護網(wǎng)絡體系，實現(xiàn)在線的安全監(jiān)測，做好電子檔案信息備份工作，定期對電子檔案信息完整性進行檢查，確保檔案信息的安全性。

3.細化勞保電子檔案管理標準

在進行勞動保障電子檔案管理的過程中，要使其不斷朝著專業(yè)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，就要進一步細化勞保電子檔案管理的標準。首先，要根據(jù)勞動保障檔案的類型，借助于大數(shù)據(jù)技術來進行歸類整理，必要時建立子數(shù)據(jù)庫，方便進行信息的調(diào)取和查閱。其次是要明確電子檔案的立卷原則，要按照電子文件的形成時間或者是形成規(guī)律，建立有內(nèi)在聯(lián)系的電子文檔，方便進行檢索和查找。再次是明確電子文件資料的收集范圍，避免信息過度冗余。最后就是要根據(jù)電子檔案的內(nèi)容以及密級限制來劃定不同的保存期限和存儲區(qū)域，從而實現(xiàn)差異化管理，確保信息資源的有效利用。

4.搭建統(tǒng)一的勞保檔案管理信息系統(tǒng)

在進行勞動保障電子檔案管理的過程中，必須要強化頂層設計，也就是要搭建全國性的、統(tǒng)一的勞動保障檔案管理信息系統(tǒng)及數(shù)據(jù)平臺。各地人社局根據(jù)自己的需求上報人力資源和社會保障部，由人力資源和社會保障部來統(tǒng)籌建立統(tǒng)一的管理信息系統(tǒng)，可以參考電子政務平臺來搭建專門的勞動保障電子檔案管理平臺，強化技術支撐和數(shù)據(jù)監(jiān)管。同時，在統(tǒng)一的系統(tǒng)支撐下，能夠建立全國聯(lián)網(wǎng)的在線查詢端口，設置統(tǒng)一的勞動保障檔案號，與勞動者個人的社保賬號、身份證號統(tǒng)一起來，方便實現(xiàn)跨地區(qū)的檔案調(diào)取和管理，及時更新勞動者的信息，為更好地保護勞動者的合法權益奠定了重要基礎。

5.強化高素質(zhì)專業(yè)人才隊伍建設

電子檔案管理在勞動保障工作中的有效應用，離不開高素質(zhì)專業(yè)人才隊伍的支撐。要求各地人社局單位，要加強對電子檔案管理人才的引進和培養(yǎng)，優(yōu)化內(nèi)部的檔案管理組織結構，切實提升電子檔案管理的質(zhì)量和水平。首先，要設立專門的勞動保障電子檔案管理組織，與傳統(tǒng)的行政管理與辦公室管理分離開來，凸顯檔案管理的專業(yè)性。其次，要明確電子檔案管理的崗位職責和崗位要求，實行公開招聘和競聘上崗，做好工作人員的崗前培訓以及在崗培訓等各項工作，提升電子檔案管理的勝任力。最后，要重視復合型人才培養(yǎng)，電子檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理能力和知識，還要具備高度的信息素養(yǎng)，能夠熟練地進行計算機操作，具備一定的數(shù)字化管理能力，從而更好地適應信息時代勞保檔案電子化管理的需求。

結語

綜上所述，電子檔案管理在勞動保障工作中的應用能夠提升勞動保障工作效率，確保勞動保障工作的有效開展。要進一步提升勞保檔案信息化管理的質(zhì)量，還要進一步深化思想認知，是做好頂層設計，完善標準體系，重視人才培養(yǎng)，把勞動保障電子檔案管理這項復雜的系統(tǒng)性工程做大、做好，爭取為廣大勞動者提供更好的保障服務。