機關事業單位檔案管理信息化建設存在的問題和有效解決

李春茹

（法庫縣社會事務服務與行政執法中心（公證處、法律援助中心），遼寧 沈陽 110400）

機關事業單位所管理的檔案包括人事檔案以及項目檔案等，體現出數量多、內容重要的特點。信息技術在機關事業單位的檔案管理過程中作用獨特，能夠為檔案管理工作的開展創造更好的條件，促進檔案管理的順利進行，為各項工作提供方便的服務，加快檔案資料的查詢速度，并簡化檔案管理工作的流程，進而發揮出機關事業單位檔案管理的重要價值。但是從當前來看，在機關事業單位檔案管理信息化建設工作中存在的不足之處仍然比較多，導致檔案管理的效能始終難以得到最大化的體現，因此需要結合實際情況來對其中的問題提出合理的解決措施，加大管理力度，希望可以提高機關事業單位檔案管理信息化建設 水平。

一、機關事業單位檔案管理信息化模式的優勢分析

1.檔案信息查詢以及檢索的過程更加方便

檔案信息化管理系統在對檔案進行歸檔管理時，可以自己編制檢索的工具，如果要查閱一些特定檔案，只需要輸入檔案的關鍵詞以及分類，采取模糊查詢方式或者精準查詢方式，就可以達到查詢的要求，獲取檔案的結果，為工作人員帶來方便。這種方式可以明顯減少工作人員的工作量，緩解工作人員的壓力，達到資源共享的要求和目標，并提高檔案資料查詢的實際水平。管理資料時只需要一次錄入數據，就可以實現多次的循環使用，使檔案資料信息數據的獲取速度進一步加快，也保證了檔案信息資料搜索的準確性。但是傳統的檔案管理檢索方式在對檔案進行查閱的過程中，則需要經歷一個相對更加繁瑣的程序，才能夠查閱到具體的檔案信息內容，這種方式下，工作人員負擔的工作量相對更大，檔案的分類過程也極其復雜，甚至有一些檔案會丟失，造成檔案保管不理想的問題。

2.檔案管理信息化模式開放性更高

傳統的檔案管理形勢下，檔案的開放度極低，所有的檔案在保管的過程中，最終的目的都是為了發揮檔案的價值，使其在一定條件下得到順利的使用。而通過信息化的手段對檔案資料進行管理時，檔案的使用者并不需要在到檔案管理部門查詢檔案，直接通過網絡方式就可以快速找到自己所需要的檔案資料。這種方式很有效地節省了檔案資料查詢者的等待時間，同時，也節省了人力資源，也使檔案的利用率得到了明顯的提高。

3.檔案管理信息化模式中資源共享更加順利

傳統的檔案管理工作難以實現信息的共享要求，同時，檔案管理也不能完全復制。在信息的共享過程中，往往需要相關部門對信息進行調閱以及查詢，了解檔案實際情況。檔案信息化管理已經使檔案管理的資源共享更加快捷和方便，基于現代互聯網的信息網絡服務平臺，各個部門掌握其他部門以及單位的工作重點內容，了解各項動態化信息，使檔案資源得到及時的共享，也可以使各個部門相互之間交流經驗。和傳統的檔案管理方式相比較，現代信息化檔案管理的資源共享過程中更具有便利性，這種便利性顯著提高了機關事業單位的檔案資料應用率[1]。

4.檔案管理信息化模式中檔案的存儲會更加安全

傳統的檔案是一種紙質的文檔，這種紙質的文檔在存儲的過程中很容易受到所處環境的影響。比如反復查閱這些紙質檔案導致紙質材料本身的性質產生變化，以及同時存在的火災隱患，這就需要在紙質檔案的儲存過程中對儲存環境進行嚴格化管理。傳統的紙質檔案管理過程中，后續使用檔案會消耗大量的時間資源以及人力資源成本，在紙質檔案丟失之后無法復原，還會消耗大量的資料保管經費。相比較之下，信息化的檔案管理模式在各種信息數據的處理過程中更加簡單和方便，同時，信息數據的使用也更加靈活。通過隨時錄入信息和增減信息節省信息的存儲空間，能夠防止由于環境方面的問題導致檔案存儲工作受到影響。另外，通過信息化的方式來避免信息失竊或者泄露，也可以通過先進的信息存儲系統來提高信息的存儲容量，真正意義上保證信息化檔案存儲的安全性。

二、機關事業單位檔案管理信息化建設的必要性

1.機關事業單位信息化檔案管理是大數據時代下的必然選擇

如今信息化的時代為人們的生活提供了更多的方便，也對信息化的檔案資料提出了更加嚴格的要求，檔案管理工作也需要適應社會發展的實際需求。在檔案管理方面，要融入信息化技術，使檔案檢索和存儲過程更加快速，存儲和查找的準確性更高，為工作人員開展正確、有效的檔案管理工作提供更好的便利條件，使檔案資料的獲取擁有更多的選擇以及途徑，這也是當前大數據時代下的必然 選擇[2]。

2.機關事業單位檔案管理信息化是促進傳統檔案管理模式轉型升級的有效方式

我國進入了快速發展的階段，但是機關事業單位的檔案信息化水平相對來說仍然比較低，為了更好地解決當前的問題，滿足機關事業單位提出的各項需求，需要重視現代化檔案管理工作，采取更加科學、合理的方式，保障檔案資源的使用順利，提高整體管理水平。在檔案管理的工作中，需要各個部門都可以轉變傳統、落后的思想觀念，加快建設以及管理進度，認真推進數字化的檔案管理工作的進程，最終達到信息化檔案管理的目標。

3.機關事業單位信息化檔案管理能夠滿足檔案使用者的需求

人民群眾日益增長的需求和當前社會資源不平衡之間的矛盾已經越來越明顯，在信息化時代檔案管理流程以及模式更需要體現出信息化效果。不管是公共服務機構還是社會群體，對于建設信息化檔案的要求已經越來越高，因此，需要加快檔案信息化建設以及管理的進程，使檔案資料的社會價值得到充分的體現以及發揮，為相關工作的開展提供方便[3]。

三、機關事業單位檔案管理信息化建設存在的問題分析

近些年來信息技術的快速發展，已經促進了機關事業單位的進步，他們開始重視信息化的建設工作，但是通過相關的研究和了解，仍然發現在不同的機關事業單位中存在的差異性是比較明顯的，信息化建設的水平也各不相同，導致信息化建設工作受到了較大的影響，主要是包括以下幾個方面的問題。

1.機關事業單位專業檔案管理人才不足

機關事業單位的檔案管理工作具有重要性，相關管理工作要安排專業的管理人員來承擔責任，但是由于缺乏技術方面的培訓，導致機關事業單位檔案管理工作人員的信息化技術水平嚴重不足?；谖覈陌l展情況，在機關事業單位的檔案管理中，要安排經驗豐富的員工，并在高素質專業人才的帶領下，使機關事業單位的信息化建設發揮實際作用，這是當前信息化檔案管理工作中重要的工作 內容[4]。

2.機關事業單位檔案管理的規范性不足

機關事業單位的信息化檔案建設管理需要基于統一的標準來執行相應的管理內容，但是實際中相關的標準并不完全統一，管理也不是十分規范。即便我國已經出臺了一些法律制度體系來對相關的工作進行明確，但是在實際工作中，卻并沒有嚴格按照法律方面的標準，也缺乏有針對性的信息化檔案管理制度體系。除此之外，機關事業單位的檔案管理軟件缺乏統一的標準，沒有形成具體流程，導致整體管理系統無法實現有效的應用[5]。

3.機關事業單位對于檔案管理的信息化建設缺乏重視

紙質檔案管理方式向電子檔案管理方式轉變的過程是時代發展的趨勢，但是在檔案信息化建設的過程中，很多檔案管理部門并沒有認識到信息化建設工作的重要性，或者對檔案信息化建設存在一定的誤解，認為檔案信息化建設比較隨意，甚至可有可無。實際上，檔案管理工作會在一定程度上影響到黨和國家發展的過程中留下了怎樣的財富，但是當前很多部門的檔案管理工作人員自身并不專業，在檔案管理的工作中存在眾多的不足之處，配備的專業人員數量不足，人員的工作任務繁重，對于檔案管理工作又沒有產生正確的認知，認為檔案管理工作僅僅是資料的保存以及使用工作，只需要將檔案進行適當的保存即可。工作人員在實際工作過程中懈怠并且不認真，這就會導致機關事業單位的檔案信息化建設進度緩慢，難以發揮應有的價值。另外，傳統的檔案資料在借閱的過程中，要求借閱者手工填寫借閱登記表，并安排檔案管理工作人員將其進行核對之后，再調取相對應的檔案，完成檔案的借閱。整個借閱工作中消耗的時間比較長，流程比較復雜，同時，工作的效果也無法得到保障，甚至會導致一些紙質檔案資料的磨損，嚴重影響到紙質檔案管理狀態[6]。

4.機關事業單位檔案管理信息化建設資金不足

檔案管理信息化建設是一項復雜的工作，在這個過程中必然離不開資金方面的支持，因此，在檔案信息化建設工作中，必然要加大硬件方面的投入，實現規范化的管理。當前信息技術的更新換代對于軟硬件設施提出了更多的要求，同時，信息安全防護系統的構建往往需要消耗大量的資金，但是在很多部門中，對于檔案管理工作本身缺乏重視，建設資金又不足，無法發揮信息化檔案建設的作用，直接導致信息化檔案建設管理的發展速度極為緩慢。

5.機關事業單位檔案管理信息化存在安全隱患

檔案資料是重要的信息資源，通過資源的共享建立形成獨特的信息管理體系，讓使用檔案信息資料的人們減少在檔案使用中消耗的時間，這會為使用者提供極大的便利條件，但是當前我們在享受便利服務的同時，也會存在眾多的安全隱患問題。比如檔案信息化建設是一種基于互聯網作為基礎的體系，如果遭遇到了黑客攻擊，或者是存在系統故障，就會導致信息很容易被泄露，尤其是一些硬件基礎設施以及軟件系統的建設工作，和當前信息化的安全需求難以充分融合，使用的各種設備比較陳舊落后，這就要求檔案信息安全技術得到進一步的完善和規范[7]。

四、機關事業單位檔案管理信息化建設問題的有效解決方式

1.構建更加完善的機關事業單位檔案信息化管理體系

機關事業單位中對檔案管理模式進行信息化建設要應用各種現代化互聯網技術以及信息技術，使相關技術在檔案管理的過程中體現出相應的效果，與此同時，要認識到在機關事業單位檔案管理過程中，通過提高信息化水平，能夠減少檔案管理的成本，緩解人員的工作壓力，并且提高檔案管理水平[8]。通過完善信息化檔案管理體系，構建形成更加健全的檔案管理模式，讓相關工作的開展更加順利，得到更好的成果，通過這樣的信息化管理體系的實踐來轉變傳統的被動式管理方式。比如信息化檔案管理人員將更新檔案之后將信息上傳到網絡中，通過網絡系統中的消息提醒功能，來讓內部的員工收到相關通知，正確瀏覽各種信息資料。通過信息化檔案管理工作，應用信息化數據庫，使紙質資料的需求得到減少，防止產生紙質資源的浪費問題，為機關事業單位相關工作的順利開展創造了良好的條件。

2.推進機關事業單位檔案信息化管理的發展進程

傳統的檔案管理工作中，紙質檔案是極其常見的檔案資料，但是當前互聯網技術的產生以及應用，已經使紙質檔案資料的應用體現出了極大的局限性，紙質資料在存放的過程中，會受到環境方面的重大影響，另外，紙質檔案在破壞之后也極難復原。因此，在機關事業單位的發展過程中，檔案管理更要體現現代化，要提高整體工作的信息化水平，就要求檔案管理工作嚴格遵守相關的規章制度體系，積極推行并落實檔案管理的信息化建設，尤其是針對檔案管理工作中檔案資料的收集、整理及錄入等環節進行嚴格的把關，根據檔案信息管理系統來完成信息資料的錄入以及登記。比如推進事業單位的信息化檔案管理工作時，管理人員要根據計算機技術來建立企業檔案搜索引擎，在引擎中只需要輸入一些關鍵詞就可以及時查找到檔案的相關信息內容。通過檔案登記以及搜索工作的順利完成，節省檔案查找的時間，快速找到指定的檔案，還能夠在單位內部構建形成信息化管理系統，發揮相應的價值，完成檔案的快速上傳、存儲以及查找等工作，為相關工作提供便利條件。

3.要培養更高水平的機關事業單位檔案信息化管理人才

首先是要為機關事業單位檔案管理工作人員創造一個良好的培養氛圍，使工作人員在工作的過程中具有正確的信息化檔案管理思想意識，具有更高的綜合素質能力，掌握現代化的技術，更好地開展檔案管理工作。其次是要求檔案管理工作人員在工作中主動地學習一些專業的業務知識，不斷提高自身的工作技能，使工作人員精通檔案知識，還要了解現代信息化技術的使用。除此之外，還要聘請一些專家來為檔案管理工作人員培訓檔案的收集、整理和歸檔知識，提高檔案管理工作人員的專業性，努力構建一支更高素質水平的檔案管理隊伍，促進機關事業單位檔案信息化建設以及管理工作的順利開展。

4.要在機關事業單位的檔案管理信息化建設中投入更多的資金

檔案管理信息化建設本身就是復雜的工作，需要軟硬件基礎來為其提供必要的支持，并且要加大人才培養的力度。這些問題都需要依靠資金基礎來提供保障。但是實際中，由于資金的缺乏，導致檔案管理信息化進程受到了影響。如果要解決這個問題，就需要各級政府積極地完善檔案工作的投入體系，將檔案事業的信息化發展環節所需要使用的經費劃歸到一個合理的范圍，通過保障專項資金使機關事業單位的檔案管理信息化建設工作得以順利開展。要積極引進先進的軟件，對落后的數字化設備更新換代，并且采取安全、保密處理措施，才能夠不斷地提高機關事業單位檔案管理信息化建設水平。

結語

總而言之，機關事業單位的檔案信息化管理工作本身是一項重要的工作內容，對于社會的發展會產生重要的作用。本文對此進行分析，探討能夠顯著提高機關事業單位檔案管理信息化建設水平的有效解決方式，希望可以為相關工作的順利開展創造良好的條件。