新時(shí)代民政局檔案管理工作質(zhì)量提升分析

楊彩燕

（鄆城縣民政局，山東 菏澤 274700）

一、新時(shí)代民政局檔案管理工作分析

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)處于全新的時(shí)代中，人們懂得利用全新技術(shù)提高工作效率，例如許多單位減少了紙質(zhì)文件的使用，用計(jì)算機(jī)中的文檔處理工作，方便了信息的傳播，促進(jìn)了工作方式的革新。在新時(shí)代背景下民政局應(yīng)認(rèn)識(shí)到信息發(fā)展對(duì)工作質(zhì)量的影響，分析新時(shí)代給檔案管理工作過(guò)帶來(lái)了哪些發(fā)展機(jī)遇。民政局檔案管理的工作量較大，加上工作制度比較嚴(yán)格，會(huì)導(dǎo)致許多管理人員覺(jué)得工作內(nèi)容枯燥，導(dǎo)致工作人員更新較快，不利于檔案工作效率的提高。而且檔案管理需要端正的工作態(tài)度，保證管理工作的精細(xì)化、規(guī)范化和準(zhǔn)確化，這就需要管理人員根據(jù)新時(shí)代的特點(diǎn)提升民政局檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理為民政局的發(fā)展提供了依據(jù)，提升民政局檔案管理的工作質(zhì)量能帶動(dòng)其他部門管理工作的開(kāi)展，對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行客觀、理性的判斷，還能增強(qiáng)人民群眾對(duì)民政局的信任，為民政局未來(lái)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

二、新時(shí)代民政局檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理意識(shí)薄弱

許多工作人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值，在工作中認(rèn)為只要保存好檔案信息即可，忽視了對(duì)檔案的管理和運(yùn)用。加上檔案管理不是民政局的重點(diǎn)工作，無(wú)法直接為單位帶來(lái)效益，導(dǎo)致管理人員產(chǎn)生了應(yīng)付的態(tài)度，覺(jué)得自己只需要保管好檔案別出現(xiàn)遺失、損壞的問(wèn)題就行，這導(dǎo)致人們普遍忽視檔案管理工作，缺乏檔案管理的意識(shí)。

2.缺乏先進(jìn)管理手段

民政局是市政府主管社會(huì)行政事務(wù)的職能部門，不僅要關(guān)注到社會(huì)基層建設(shè)，還要做好社會(huì)規(guī)劃，保證人民的最低生活質(zhì)量，承擔(dān)著很大的社會(huì)責(zé)任，隨著社會(huì)的發(fā)展民政局的職權(quán)范圍也逐漸擴(kuò)大，檔案管理的任務(wù)也越來(lái)越繁重，如果仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理手段會(huì)影響管理質(zhì)量，還無(wú)法保障檔案的準(zhǔn)確性和完整性，因此需要采納全新的管理方式進(jìn)行民政局檔案管理改革。但大部分民政部門缺乏先進(jìn)信息技術(shù)的運(yùn)用能力，尤其是在建設(shè)電子檔案的過(guò)程中使用的方法也比較機(jī)械，沒(méi)有形成靈活高效的管理體系，阻礙了檔案管理質(zhì)量的提升[1]。

3.管理人員素質(zhì)較低

目前，民政局許多管理人員的管理能力、專業(yè)素養(yǎng)都比較低，直接影響了檔案管理工作的水平，一方面是因?yàn)椴糠止芾砣藛T沒(méi)有嚴(yán)格按照檔案管理的制度，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸納，導(dǎo)致檔案信息存在不準(zhǔn)確、不真實(shí)的問(wèn)題。另一方面管理人員缺乏管理創(chuàng)新的意識(shí)能力，無(wú)法有效運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行管理工作，需要民政局加大對(duì)人才培養(yǎng)的投入，建立起專業(yè)化的隊(duì)伍進(jìn)行檔案管理工作。

4.沒(méi)能充分利用檔案

為了適應(yīng)新時(shí)代背景下管理工作的要求，民政局也進(jìn)行了一定程度的工作創(chuàng)新，確保檔案管理能跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。但他們忽視了檔案信息的利用，缺乏主動(dòng)服務(wù)、管理的意識(shí)，很難滿足民眾在檔案管理上的服務(wù)需求。而且許多檔案的年限久遠(yuǎn)，資料信息也比較雜亂，管理人員沒(méi)有分類建立信息資源庫(kù)，無(wú)法根據(jù)需求快速準(zhǔn)確地搜索檔案信息，導(dǎo)致檔案信息資源利用率較低。

三、新時(shí)代民政局檔案管理工作質(zhì)量提升策略

1.重視管理工作，形成創(chuàng)新意識(shí)

在新時(shí)期提升民政局檔案管理的工作質(zhì)量，需要先改變工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)民政局整體對(duì)管理工作的重視。因此，民政局領(lǐng)導(dǎo)需要帶頭加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的關(guān)注，認(rèn)識(shí)到檔案管理不僅僅是整理信息，還為單位發(fā)展提供了依據(jù)。在新時(shí)代下信息技術(shù)的發(fā)展沖擊了傳統(tǒng)管理模式，檔案管理人員必須要有創(chuàng)新意識(shí)，主動(dòng)研究全新的檔案管理模式，認(rèn)識(shí)到檔案管理不是基礎(chǔ)的管理工作，融入工作人員不同的專業(yè)特長(zhǎng)進(jìn)行創(chuàng)新，如用計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)建立電子系統(tǒng)，推動(dòng)自動(dòng)化工作模式的發(fā)展，結(jié)合語(yǔ)言學(xué)、管理學(xué)、信息學(xué)等專業(yè)知識(shí)將檔案資源分類，建立起符合民政局工作特點(diǎn)的管理模式。另外，想要提高人們檔案管理的意識(shí)，還要加大對(duì)檔案管理的宣傳，可以在民政局宣傳欄里張貼一些有關(guān)檔案管理的重大成就，如用圖畫(huà)方式介紹我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，講述科技檔案、歷史檔案為國(guó)家科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的作用，還可以在民政局的報(bào)刊中宣傳檔案管理，改變?nèi)藗儗?duì)檔案管理漠不關(guān)心的態(tài)度，趁機(jī)讓人們認(rèn)識(shí)到更多的有關(guān)檔案管理的知識(shí)，突出檔案管理對(duì)民政局服務(wù)工作的積極作用。

2.建立電子系統(tǒng)，規(guī)范管理方法

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)為人們的生活、學(xué)習(xí)、工作提供了更加便利的方式，民政局想要提高檔案管理工作的質(zhì)量可以從信息技術(shù)入手，建立起電子化、信息化的管理方式，加快工作人員輸入信息、管理信息、運(yùn)用信息的效率，減少重復(fù)、不必要的工作。在建立電子化系統(tǒng)的過(guò)程中，需要管理人員先學(xué)習(xí)信息化工作方法，如何建立網(wǎng)上的資源信息庫(kù)和檔案管理網(wǎng)站，如何在網(wǎng)上收集檔案信息等，還要規(guī)范電子管理工作的內(nèi)容，電子檔案大多是直接在網(wǎng)上上傳或下載，在上傳后管理人員應(yīng)及時(shí)歸檔或修改。而且電子化系統(tǒng)會(huì)改變檔案管理的服務(wù)內(nèi)容，為了讓人們能及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取檔案信息，需要在檔案網(wǎng)站上建立搜索專題，教授人們?nèi)绾卫镁W(wǎng)站查詢或上傳信息，在網(wǎng)上回答人們有關(guān)檔案管理的問(wèn)題，促進(jìn)各單位、部門網(wǎng)絡(luò)資源的共享。另外，電子化管理需要專門的設(shè)備和軟件，因此民政局要加大在檔案管理工作上的投入。例如在硬件建設(shè)上要建設(shè)專門的檔案辦公室，選擇封閉、安全的場(chǎng)所保存紙質(zhì)檔案。還要購(gòu)入計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等信息設(shè)備配合電子化檔案系統(tǒng)的使用，做好日常的維護(hù)、維修工作。在軟件建設(shè)上需要統(tǒng)一檔案的儲(chǔ)存、管理方式，建立安全的系統(tǒng)軟件來(lái)保障檔案資源的利用和共享。

3.完善管理制度，增強(qiáng)工作責(zé)任

民政局檔案管理制度時(shí)根據(jù)我國(guó)的《檔案法》《檔案工作細(xì)則》《檔案工作條例》等建立的，但新時(shí)代下檔案管理事業(yè)有了很大的變革，如果民政局還運(yùn)用傳統(tǒng)的管理制度無(wú)法適應(yīng)相關(guān)工作的開(kāi)展，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提高。因此，民政局要不斷完善檔案管理制度。檔案管理制度包括很多方面，首先，民政局應(yīng)明確工作人員在檔案管理工作中的職責(zé)，如要求他們貫徹學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、政策、理論知識(shí)和職業(yè)技能；熟悉民政局檔案管理工作內(nèi)容，指導(dǎo)民政局單位的工作規(guī)章；了解電子化檔案管理的分類方法、歸檔方法，掌握不同形式檔案信息的收集、整理方法，保證民政局檔案管理向現(xiàn)代化、規(guī)范化發(fā)展。其次，雖然建立了電子化檔案系統(tǒng)，但也要妥善保管紙質(zhì)檔案，需要建立起檔案保管制度，如檔案的擺放順序，進(jìn)入檔案室的要求等，還要保證管理人員根據(jù)季節(jié)、環(huán)境的變化及時(shí)保養(yǎng)紙質(zhì)檔案，定期清點(diǎn)、檢查檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)破損、霉變問(wèn)題。另外，為了增強(qiáng)管理人員的工作責(zé)任感可以建立檔案管理獎(jiǎng)懲制度，如果檔案管理工作的完整性在98%以上、準(zhǔn)確率在100%應(yīng)適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)工作人員，但如果出現(xiàn)檔案丟失、偽造或其他的工作失誤，應(yīng)根據(jù)規(guī)章制度給予處分，嚴(yán)重的還要追究刑事責(zé)任，這樣才能端正檔案員的管理態(tài)度，促使他們?cè)诠ぷ髦兄鲃?dòng)提升自己能力、完善工作內(nèi)容。

4.提升管理能力，保證工作質(zhì)量

檔案管理工作的質(zhì)量直接與管理人員的素質(zhì)相關(guān)，民政局要重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作方法和規(guī)范的工作制度，保證他們?cè)谌蘸蟮墓ぷ髦心莒`活解決各種管理問(wèn)題。檔案管理是一門專業(yè)的管理工作，需要工作者有良好的職業(yè)精神和細(xì)心的工作態(tài)度，能嚴(yán)格根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行管理工作，懂得操作現(xiàn)代信息技術(shù)，主動(dòng)學(xué)習(xí)心得管理技巧和方法，因此民政局可以采用新型的培訓(xùn)形式，為管理人員提供不同的培訓(xùn)課程，讓他們根據(jù)自己的工作需求學(xué)習(xí)，改變被動(dòng)的培訓(xùn)方式。在選擇培訓(xùn)課程時(shí)考慮到管理人員的需求，不僅是專業(yè)知識(shí)、技能的培訓(xùn)，更重要的是進(jìn)行道德素養(yǎng)的培訓(xùn)，如培訓(xùn)管理人員如何增強(qiáng)自身的創(chuàng)新能力、協(xié)作能力，在提升他們專業(yè)素養(yǎng)的過(guò)程中適應(yīng)新時(shí)代背景下的檔案管理工作。同時(shí)，還要完善民政局的招聘制度，公開(kāi)透明地招聘檔案管理方面的人才，才能保證民政局檔案管理工作的質(zhì)量。

5.提高資源利用，加強(qiáng)檔案管理

檔案資源的利用代表了民政局檔案管理的效果，提高檔案資源的利用率不僅能推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展，還能反饋出管理問(wèn)題。為了提高民政局檔案資源的利用率，檔案管理人員必須深入了解自己的工作職能，檔案的內(nèi)容，檔案與檔案間的聯(lián)系，檔案資源的價(jià)值等，尤其是珍貴檔案要充分掌握，避免在查閱檔案時(shí)出現(xiàn)盲目、雜亂的問(wèn)題。利用檔案資源是民政局的重要服務(wù)工作，需要管理人員加強(qiáng)檔案編研，有些利用者在查閱檔案資源時(shí)不僅要利用檔案原件，還需要相關(guān)的檔案資料，為了能提供完善的服務(wù)，管理人員需要加工檔案資源，為利用者提供專業(yè)的建議。如可以在電子化系統(tǒng)上開(kāi)發(fā)檔案資源利用實(shí)例專題，讓人們了解該如何正確使用檔案資源，使得民政局檔案管理越來(lái)越規(guī)范，給檔案管理工作帶來(lái)全新的發(fā)展動(dòng)力，保證檔案資源在民政局服務(wù)工作中發(fā)揮出自身價(jià)值[2]。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是民政局的基礎(chǔ)工作，在新時(shí)代下提升民政局檔案管理工作質(zhì)量是工作人員亟需解決的問(wèn)題，尤其是在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，民政局應(yīng)正確分析檔案管理中的問(wèn)題，采取科學(xué)有效的方式端正工作人員對(duì)檔案管理的態(tài)度，運(yùn)用電子化的管理系統(tǒng)和方法，逐漸完善檔案管理制度，幫助管理者提升檔案管理的能力和檔案資源的利用率，以此來(lái)提升民政局檔案管理工作的質(zhì)量。