數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)

史 婧

（云南省昆明醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院，云南 昆明 650000）

引言

我們都知道，檔案管理工作是我國(guó)每一所高校教育管理中必不可缺的一項(xiàng)工作內(nèi)容，在過(guò)去的幾年時(shí)間里，高校已經(jīng)掌握了比較豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，也逐漸形成了配套的工作機(jī)制，這為數(shù)字化時(shí)代進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作提供了必要的基礎(chǔ)。在當(dāng)前的大背景下，高校要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和利用，將以往傳統(tǒng)的檔案管理變得更加便捷、更信息化，從而提升檔案管理的整體水平。在以往的檔案管理工作中普遍存在著這樣那樣的問(wèn)題，比如管理的手段極其落后、管理的效率比較低、難以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展以及服務(wù)體驗(yàn)差等等。因此，為了擺脫傳統(tǒng)檔案管理的弊端，筆者立足于高校的實(shí)際情況，在本文對(duì)數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了分析與探討，希望可以為其他高校的檔案管理工作提供相應(yīng)的借鑒和參考[1]。

一、數(shù)字化時(shí)代推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義分析

1.有利于順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求

高校的檔案信息化建設(shè)其實(shí)就是把現(xiàn)代化的管理軟件當(dāng)作是一個(gè)重要的依托，同時(shí)，還要借助最先進(jìn)的科技手段，從而對(duì)檔案中各方面的資源展開(kāi)有序的整理，這樣一來(lái)就可以讓檔案管理變得更加系統(tǒng)化、現(xiàn)代化。尤其是在近幾年，數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展非常迅速，而要想保障高校日常教育和管理各方面工作的有效開(kāi)展，就必須加強(qiáng)對(duì)檔案的信息化建設(shè)，不僅僅要改革傳統(tǒng)的檔案管理方法和模式，還要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變檔案管理的載體，這是因?yàn)橐酝鶎?duì)檔案的人工整理和操作已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，在一定程度上還抑制了高校檔案管理水平的進(jìn)一步提升。所以說(shuō)，數(shù)字化時(shí)代推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前的大勢(shì)所趨，有利于順應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的總體需求。

2.是逐步優(yōu)化高校檔案管理模式的必經(jīng)之路

高校檔案管理的改革最重要的一點(diǎn)就是將以往的紙質(zhì)檔案逐步變成數(shù)字化檔案。在當(dāng)前的高校校園里面正在如火如荼地推廣數(shù)字化，這樣一來(lái)就實(shí)現(xiàn)了在檔案管理中運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)軟件，將檔案中的文件歸檔之后，可以把與之有關(guān)的材料都上傳至對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，并讓專門(mén)的管理人員來(lái)對(duì)這些網(wǎng)絡(luò)上的檔案文件展開(kāi)一系列的檢查、驗(yàn)收以及整理工作。總之，高校檔案的信息化管理擺脫了以往人工操作的局限性，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案文件的全程化、系統(tǒng)化的控制與管理，它是逐步優(yōu)化高校檔案管理模式的必經(jīng)之路[2]。

3.是實(shí)現(xiàn)檔案資源充分共享的基本條件

如果能夠充分地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，那么高校檔案的信息化建設(shè)就可以更加完善，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的程度，從而有利于對(duì)檔案中的信息資源展開(kāi)科學(xué)化與系統(tǒng)化的管理。在建設(shè)信息化檔案的過(guò)程中，我們可以對(duì)相關(guān)文件展開(kāi)快速、便捷的查找，甚至不用親自到檔案室，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查找和搜索想要的檔案資料，這樣一來(lái)就可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。除了高校之外，社會(huì)上的各行各業(yè)都加大了對(duì)檔案的信息化建設(shè)，旨在最大限度發(fā)揮資源共享的特點(diǎn)，從而滿足更多人的需求。

二、數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)需要遵循的四個(gè)原則

1.可行性原則

一般而言，我們?cè)趯?duì)傳統(tǒng)的檔案資源進(jìn)行改革時(shí)，應(yīng)該立足于具體的情況，充分考慮數(shù)字化檔案館建設(shè)過(guò)程中可能會(huì)用到的人力、財(cái)力以及物力等各方面的投入，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步探討一個(gè)最優(yōu)的方案，從而對(duì)檔案管理展開(kāi)數(shù)字化、信息化的建設(shè)。需要注意的是，高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)全面、深入分析檔案資源情況的重視，必須準(zhǔn)確地掌握檔案數(shù)據(jù)庫(kù)所擁有的資源，這樣做的目的是為了提高檔案內(nèi)容的完善性和系統(tǒng)性，才能為數(shù)字化的經(jīng)費(fèi)提供最大的保障。由此可見(jiàn)，我們?cè)谶M(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中必須遵循可行性的原則[3]。

2.科學(xué)性原則

在推動(dòng)檔案管理信息化的實(shí)際過(guò)程中，如果可以把所有信息資源數(shù)字化，那么就會(huì)促進(jìn)對(duì)相關(guān)文化資源的繼承和管理。但目前對(duì)檔案資源的鑒定工作還處于比較落后的狀態(tài)，這在一定程度上會(huì)造成高校檔案管理室出現(xiàn)大量未經(jīng)鑒定的檔案，或者是在鑒定之后沒(méi)有及時(shí)的銷毀。如果想要把這些檔案全部數(shù)字化管理，就會(huì)讓管理和維護(hù)的工作量變得更大、更復(fù)雜，從而會(huì)造成對(duì)資金的浪費(fèi)。因此，管理人員必須從具體情況出發(fā)，首先要做的是對(duì)檔案管理室的全部檔案資料進(jìn)行全面、深入的篩選，從而進(jìn)一步明確信息化的范圍，對(duì)于具有明顯特色的檔案優(yōu)先進(jìn)行信息化的處理。

3.安全性原則

在數(shù)字化的時(shí)代中，高校的檔案信息管理不再是以往由人工處理和操作，而是需要在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳播、查閱和利用，這就從側(cè)面說(shuō)明會(huì)出現(xiàn)一些信息泄露等問(wèn)題，所以對(duì)檔案的保密工作有著較大的難度。因此，高校需要針對(duì)檔案中所包含的信息資源進(jìn)行一系列安全性的工作，這就需要遵循安全性的原則，做好防泄、防丟、防系統(tǒng)遭受破壞這幾個(gè)方面的工作，并運(yùn)用科學(xué)、有效、并且安全的技術(shù)手段，比如可以通過(guò)數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份或者是制作相應(yīng)的光盤(pán)等多種途徑，來(lái)保證檔案資源的安全性[4]。

4.用戶至上的原則

一切檔案信息的管理工作和活動(dòng)都是為了滿足用戶的總體需求，可以說(shuō)這些工作都是以人的出發(fā)點(diǎn)來(lái)開(kāi)展的，最終目的就是可以為社會(huì)、為各種各樣的人群提供更好的服務(wù)。所以，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須充分根據(jù)用戶的實(shí)際需求，從他們的角度出發(fā)，并對(duì)用戶利用檔案的需求和真實(shí)心理展開(kāi)客觀、深入的分析，進(jìn)一步明確檔案資源信息化建設(shè)中的優(yōu)先處理內(nèi)容，從而更好地為用戶提供服務(wù)，滿足他們的基礎(chǔ)需求。這就說(shuō)明需要遵循用戶至上的原則。

三、數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

1.適當(dāng)?shù)卦黾咏?jīng)費(fèi)投入，進(jìn)一步完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

作為高校，必須要設(shè)立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，同時(shí)，還要增添一些圖文影像的掃描設(shè)備，而這些設(shè)備的建設(shè)需要對(duì)檔案管理適當(dāng)?shù)卦黾咏?jīng)費(fèi)方面的投入，除了上述這些，還可以增添數(shù)碼攝像機(jī)等其他的一些系統(tǒng)軟件設(shè)施，這樣才能為檔案的信息化管理提供必備軟件基礎(chǔ)，從而才能更好地開(kāi)展檔案信息管理。需要了解的是，這些檔案管理軟件必須要具備多種服務(wù)功能，具體來(lái)說(shuō)，這些功能必須包含以下幾點(diǎn)，如收集、存儲(chǔ)、歸檔、整理、編目、檢索等等，與此同時(shí)，必須能夠主動(dòng)適應(yīng)多種操作系統(tǒng)的順利運(yùn)行，當(dāng)然還要有具有安全的控制能力和交換數(shù)據(jù)的能力。所以，必須通過(guò)增加投入來(lái)增加信息管理系統(tǒng)的軟件和硬件設(shè)施，這樣才能進(jìn)一步優(yōu)化高校的檔案信息化管理水平[5]。

2.加強(qiáng)檔案網(wǎng)站的建立，積極開(kāi)展館藏檔案數(shù)字化工作

推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要基礎(chǔ)，就是館藏檔案數(shù)字化，這在一定程度上會(huì)對(duì)檔案信息資源整體的共享程度和利用性起著非常直接的影響。所以，館藏檔案數(shù)字化這項(xiàng)工作非常重要，而且其中的工作內(nèi)容比較豐富，對(duì)于技術(shù)的要求也很高，必須增加人、物、財(cái)?shù)雀鞣矫娴耐度肱c保障，同時(shí)，還要運(yùn)用先進(jìn)的、科學(xué)的信息技術(shù)手段，對(duì)其中的紙質(zhì)、磁帶以及照片等多種類型的檔案進(jìn)行數(shù)字化梳理，最終形成一份可以共享的電子檔案將它們存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，進(jìn)一步增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)[6]。

3.加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化體系的建設(shè)

檔案收集、整理、歸檔、利用的科學(xué)與技術(shù)性都需要標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理作支持。而電子文件形成后，需要集中保管，并建立一個(gè)實(shí)用性強(qiáng)、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲(chǔ)、交換格式標(biāo)準(zhǔn)，保證校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)之間檔案信息存儲(chǔ)、交換的順利進(jìn)行，這是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)工程[7]。

4.有針對(duì)性地培養(yǎng)檔案管理工作復(fù)合型人才

檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理需要一大批具有高素質(zhì)的人才，為適應(yīng)信息化的需要，檔案管理部門(mén)要培養(yǎng)既懂信息技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。可以采取多種方式加強(qiáng)對(duì)在職檔案人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的教育和培訓(xùn)，優(yōu)化他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高他們的業(yè)務(wù)水平。引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，并對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)。通過(guò)培養(yǎng)人才優(yōu)化檔案隊(duì)伍整體結(jié)構(gòu)[8]。

綜上所述，通過(guò)本文的分析可以得知，在現(xiàn)代的數(shù)字化背景下對(duì)高校的檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)是一項(xiàng)非常緊迫的事情，我們必須對(duì)此高度重視，讓檔案管理由以往傳統(tǒng)的方式向信息化的方向進(jìn)行有效轉(zhuǎn)變。高校必須結(jié)合自身的管理現(xiàn)狀，汲取傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)管理的優(yōu)勢(shì)，并融入信息化管理。一方面是為了彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理中的不足，促進(jìn)檔案管理水平的整體提升。另一方面是為了更好地為學(xué)生提供服務(wù)，讓檔案信息管理變得更加便利、更加高效、更加系統(tǒng)化，最終促進(jìn)檔案管理整體工作水平的提升。