大數(shù)據(jù)時代公立醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新思路研究

諾 敏

（呼倫貝爾市人民醫(yī)院，內(nèi)蒙古 呼倫貝爾 021008）

大數(shù)據(jù)是一種新“現(xiàn)代”，這一新事物已廣泛應(yīng)用于許多領(lǐng)域，主要是通過交換信息打通信息通道，將不同類別信息匯集在一起，以提高用戶友好性。醫(yī)院是以知識為基礎(chǔ)信息密集型單位，采用傳統(tǒng)臨床和管理模式已不再適合現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展，“大數(shù)據(jù)”是現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展重要基礎(chǔ)，是科學(xué)決策重要依據(jù)，是現(xiàn)代醫(yī)院管理關(guān)鍵性參考[1]。醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院以前在臨床研究、科學(xué)活動、經(jīng)濟保健等領(lǐng)域工作，以及可靠數(shù)據(jù)、大量信息和傳播信息重要來源和基礎(chǔ)。本次研究就大數(shù)據(jù)在醫(yī)院推進的工作困難點展開研究，分析大數(shù)據(jù)時代公立醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新思路。

一、大數(shù)據(jù)概念及其在公立醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中的特征

1.概念

嚴格而言大數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一定義，這是一個抽象概念，通常指數(shù)據(jù)大小或形式，可應(yīng)用于電信、金融服務(wù)等領(lǐng)域，而缺乏足夠系統(tǒng)理論。在這之中，“4V”是有代表性的定義，其指對于多樣、價值、規(guī)模及高速。因此，大數(shù)據(jù)具有以下特征：第一，真實性。大數(shù)據(jù)是通過高質(zhì)量和真實性捕獲數(shù)據(jù)集合。第二，可擴展性。這與數(shù)據(jù)的量有關(guān)，例如，人類印刷材料的數(shù)據(jù)量只能達到200PB[2]。個人電腦硬盤可包含高達TB數(shù)據(jù)量，而部分大企業(yè)數(shù)據(jù)量甚至達到EB級。第三，多樣性。這意味著大數(shù)據(jù)是多樣化的。對于現(xiàn)階段的數(shù)據(jù)類型，數(shù)據(jù)不僅是文本，而且是圖像、視頻、音頻、地理信息和大部分個性化數(shù)據(jù)。

2.大數(shù)據(jù)公立醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中的特征

在一個時代的發(fā)展背景下，公立醫(yī)院應(yīng)用為克服公立醫(yī)院文件管理缺陷提供了相關(guān)課程。然而當(dāng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在我國作為文件管理部分使用時，這項技術(shù)對文件管理影響有著更為明顯的雙面性。第一，在文件管理中使用大數(shù)據(jù)可顯著提高醫(yī)院現(xiàn)有文件管理任務(wù)容量，同時提高文件管理中現(xiàn)有數(shù)據(jù)互操作性。在大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用可顯著提高文件管理員處理文件信息效率，從而擴大現(xiàn)有診療、人才調(diào)配的數(shù)據(jù)支持；第二，大數(shù)據(jù)技術(shù)可用于文件管理任務(wù)，以最大限度地提高資源價值，促進文件使用和共享；在大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)庫應(yīng)用允許在特定區(qū)域內(nèi)進行資源交互和共享，從而提高數(shù)據(jù)使用效率，并從根本上挖掘有限文件中的應(yīng)用渠道。這促進了公立醫(yī)院檔案管理工作的進展，并為廣大患者提供了更多福音。第三，雖然大數(shù)據(jù)有助于制定傳統(tǒng)文件管理措施，但應(yīng)用這項技術(shù)可能產(chǎn)生潛在安全風(fēng)險正在增加。公立醫(yī)院文件管理中許多潛在數(shù)據(jù)泄漏為非法用戶提供了可乘之機、制造后續(xù)安全問題和阻礙技術(shù)進一步發(fā)展機會。

二、公立醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.欠缺對檔案管理的重視度

改革開放以來，我國公立醫(yī)院檔案管理已經(jīng)發(fā)展了幾十年。經(jīng)過幾十年文件管理，公立醫(yī)院真正文件管理模式隨著時間推移發(fā)生了變化[3]。然而，這正是醫(yī)院發(fā)展中文件管理理念導(dǎo)致了文件管理永久從屬地位的原因，從而削弱了項目管理本身有效性，并導(dǎo)致數(shù)據(jù)資源的嚴重浪費。

2.專業(yè)管理人才的不足

人才不足的問題在三四個城市公立醫(yī)院尤其明顯，在這些城市公立醫(yī)院總?cè)丝谠跈n案管理方面各不相同。同時，公立醫(yī)院的檔案管理工作被認為是非一線部門，檔案管理部門在醫(yī)院發(fā)展內(nèi)的可分享資源及福利較少，減少了專業(yè)檔案管理崗位對醫(yī)院員工的吸引力，影響了該部門的創(chuàng)新。

3.相關(guān)資源利用率缺失

由于公立醫(yī)院固有的檔案管理理念，部分公立醫(yī)院的檔案管理仍然處于統(tǒng)一的管理狀態(tài)，忽視了檔案本身的科學(xué)指導(dǎo)，影響了檔案在實踐中的應(yīng)用，文件管理的價值降低，這項任務(wù)的增長受到阻礙。

三、大數(shù)據(jù)時代公立醫(yī)院檔案管理工作的新思路

1.增加相關(guān)人員對醫(yī)院檔案管理工作的重視度

公立醫(yī)院檔案管理工作一直是執(zhí)行后續(xù)存儲操作的重要保證。因此，大數(shù)據(jù)的時代背景下促進公立醫(yī)院的文件管理，應(yīng)從工作領(lǐng)域和管理人員中獲得更多的員工，以便更積極地參與檔案管理工作。醫(yī)院員工中多存在“重治療、輕管理”的思想，在實際工作應(yīng)加強對于醫(yī)院檔案管理工作的重視度，以提高檔案管理工作的質(zhì)量。

2.制定新型醫(yī)院檔案管理模式

與大數(shù)據(jù)時代相關(guān)，傳統(tǒng)公立醫(yī)院檔案管理的轉(zhuǎn)型是公立醫(yī)院未來的必由之路。例如，管理人員現(xiàn)在可將醫(yī)院逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾矸桨?，以便通過數(shù)據(jù)優(yōu)化舊歸檔的數(shù)字化內(nèi)容。這使管理員能夠更好地管理這些文件的內(nèi)容，并在文件管理過程中逐步實現(xiàn)其可跟蹤目標，以確保文件數(shù)據(jù)的準確性和真實性。

3.建立相關(guān)管理團隊

管理團隊的專業(yè)性對公立醫(yī)院實際文件管理任務(wù)的有效性有重大影響。因此，在未來的文件管理過程中，管理者還應(yīng)專注于微調(diào)自身的文件管理任務(wù)，以便通過培訓(xùn)現(xiàn)有人才和選擇外部人才來提高文件管理團隊的能力。管理員可通過定期讓文件管理人員參與實踐、宣講活動來增加對大數(shù)據(jù)技術(shù)的理解，改進大數(shù)據(jù)時代的管理及做法等，逐步加深對大數(shù)據(jù)技術(shù)的理解，更好地將該技術(shù)應(yīng)用到實際的文件管理任務(wù)中，實現(xiàn)更好的文件管理。

4.挖掘檔案管理蘊藏自身價值

對于公立醫(yī)院的檔案管理而言，更多地使用檔案通常較為關(guān)鍵。因此，在實際的文件管理中，管理者還應(yīng)關(guān)注文件的價值，以便后續(xù)使用者根據(jù)需要更輕松、更高效地應(yīng)用數(shù)據(jù)，以便在此期間實現(xiàn)文件管理[4]。例如，在這一部分中，管理者應(yīng)該轉(zhuǎn)變原來封閉的管理模式，將傳統(tǒng)的封閉存儲思想轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放的、面向服務(wù)的方向，讓更多的人可使用文件數(shù)據(jù)，促進未來醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

5.構(gòu)建現(xiàn)代檔案管理工作平臺

在大數(shù)據(jù)時代，為了改善文件管理，管理者還應(yīng)該適應(yīng)公立醫(yī)院日益增長的需求，開發(fā)專用的信息管理平臺，可連接數(shù)據(jù)、文件等，最大限度地增加與文件管理相關(guān)的不必要任務(wù)，減少文件管理人員檔案的數(shù)量。例如，管理者應(yīng)建立集中數(shù)據(jù)管理平臺，該平臺應(yīng)與醫(yī)院的文件管理需求結(jié)合使用，并應(yīng)從一開始就邀請參與者根據(jù)各自的文件注冊標準記錄，以確保以下文件管理和應(yīng)用程序。用于管理的文件內(nèi)容應(yīng)劃分為不同的領(lǐng)域和科室，科室績效產(chǎn)生的數(shù)據(jù)每月記錄、匯總并上傳至文件管理部門。這提高了以下文件管理任務(wù)的效率，并優(yōu)化了精度。

6.建立醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)安全體系

信息共享和數(shù)據(jù)共享是大數(shù)據(jù)背景下的產(chǎn)物，但與建立醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)安全體系并不矛盾。通過在大數(shù)據(jù)環(huán)境中保持開放、全面通信與合作，文件信息安全是重要問題。醫(yī)院檔案資源包含大量個人信息，個人數(shù)據(jù)保護是開發(fā)患者數(shù)據(jù)的必要前提。在機構(gòu)和技術(shù)層面，應(yīng)加強醫(yī)院信息安全投資和發(fā)展[5]。首先，改進醫(yī)院文件安全培訓(xùn)，為患者創(chuàng)造安全隱私感。同時，必須為醫(yī)院信息供應(yīng)部門相關(guān)負責(zé)人開展信息安全培訓(xùn)。一方面，醫(yī)院檔案管理人員必須提高檔案安全意識；另一方面，負責(zé)文件數(shù)據(jù)安全由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)。同時有必要為醫(yī)院建立數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)，確保遵守規(guī)則，以避免出現(xiàn)無法解釋的緊急情況。第三，應(yīng)通過技術(shù)手段將數(shù)據(jù)減少到最低限度，以確保對醫(yī)院使用數(shù)據(jù)控制，并對數(shù)據(jù)資源使用電子授權(quán)程序。文件管理員必須不斷更新和升級安全系統(tǒng)，以有效保護文件信息管理免受黑客和病毒攻擊。第四，在設(shè)計過程中應(yīng)充分接管現(xiàn)有信息安全基礎(chǔ)設(shè)施，以避免浪費，如防火墻、病毒防護等，可以直接集成到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中當(dāng)前使用信息安全系統(tǒng)中。

四、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作決策支持

1.醫(yī)院檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)到位

領(lǐng)導(dǎo)力至關(guān)重要，醫(yī)院管理人員需要發(fā)揮自身作用，認識到文件管理中大數(shù)據(jù)可更好的工作，并改變頭腦中以前管理概念，協(xié)助主管經(jīng)理在實際文件管理中有效使用大數(shù)據(jù)，并持續(xù)改進文件管理。只有當(dāng)醫(yī)院部門認真對待時，醫(yī)院才會有強大數(shù)據(jù)管理和信息處理支持。負責(zé)檔案管理醫(yī)院科室副科長應(yīng)親自領(lǐng)導(dǎo)檔案管理委員會，尤其注意增加利益相關(guān)者支持，進一步開發(fā)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，確保醫(yī)院檔案管理順利進行。

2.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)經(jīng)費到位

醫(yī)院檔案的管理尤其是醫(yī)院大數(shù)據(jù)檔案管理，是智能化的，需要大量的經(jīng)費投入，但實際中經(jīng)費投入不夠，醫(yī)院的管理通常未得到重視。為改善醫(yī)院的工作條件和大數(shù)據(jù)背景下的信息結(jié)構(gòu)，應(yīng)在有財政資源支持的情況下在醫(yī)院的年度預(yù)算中開始工作，并將資金用于醫(yī)院的文件管理和信息建設(shè)，購置辦公室、檔案、數(shù)據(jù)庫等醫(yī)院文件管理所需的硬件組件。

結(jié)語

為實現(xiàn)檔案信息與醫(yī)院大數(shù)據(jù)整合，應(yīng)完善醫(yī)院組織體系，重新設(shè)計檔案管理模式，加強檔案管理數(shù)字化和信息化，加大數(shù)字檔案投資力度，提高檔案管理員業(yè)務(wù)水平[6]。根據(jù)檔案法要求，加強醫(yī)院檔案管理，建立統(tǒng)一、全面檔案管理體系，提高檔案管理員專業(yè)素質(zhì)，能夠改變當(dāng)前分散、混亂檔案工作落后狀況，為檔案工作與醫(yī)院信息平臺整合創(chuàng)造條件。