文書檔案管理中存在的問題與解決路徑研究

楊 翠 莫英子

（錦州市中心醫(yī)院，遼寧 錦州 121000）

引言

醫(yī)院辦公室最常見、最基本的工作之一就是文書檔案管理。文書檔案管理這一過程包括文件的收集、整理、立卷、歸檔、使用和銷毀等環(huán)節(jié)在內(nèi)的有序銜接行為和過程。受我國醫(yī)改的全面深化推進(jìn)，醫(yī)院發(fā)展在一定程度上得到了加速。管理持續(xù)改進(jìn)的要求在整個(gè)醫(yī)院體系內(nèi)不斷提高[1]。文書檔案管理是一項(xiàng)對(duì)技術(shù)能力及業(yè)務(wù)性有著較高要求的服務(wù)型工作。在醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展過程中，其詳細(xì)記載了醫(yī)院發(fā)展過程，從而對(duì)醫(yī)院工作的改善進(jìn)行記錄，并指引其發(fā)展方向，提高了醫(yī)院的存在性和導(dǎo)向性，文書檔案管理有著重要推動(dòng)意義。其也是醫(yī)院歷史基礎(chǔ)的重要考察依據(jù)，所以在醫(yī)改發(fā)展的今天有必要提高醫(yī)院文檔管理能力，以確保醫(yī)院文書檔案價(jià)值得到充分實(shí)現(xiàn)，為醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供詳細(xì)的指導(dǎo)[2]。本次研究通過闡述醫(yī)院文書檔案管理的典型特征，隨后簡要介紹了醫(yī)院文書檔案管理的改進(jìn)措施。

一、文書檔案管理在新時(shí)期呈現(xiàn)出的新特點(diǎn)及作用

1.文書檔案管理有兩個(gè)基本特征

第一是信息收集和保留；第二是其載體有著多樣性的特征。近年來在醫(yī)院工作、醫(yī)療保健和科研工作中，醫(yī)院大部分工作時(shí)間均被占用。但檔案文書管理在醫(yī)院管理未引起重視。醫(yī)院文書檔案管理有著工作支持不足、缺乏財(cái)政投資、缺乏信息化投入、設(shè)備不健全等問題。從人才角度出發(fā)，現(xiàn)階段醫(yī)院非常致力于引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)人員，但對(duì)于文書檔案管理方面缺乏人才引進(jìn)力度。在部分醫(yī)院，未設(shè)立文書檔案管理部門，導(dǎo)致文書檔案管理效率低下，這部分因素嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院文書檔案管理的發(fā)展。在信息化階段，尤其在大數(shù)據(jù)發(fā)展的當(dāng)下，醫(yī)院文書檔案管理在為管理者提供重要決策依據(jù)方面只能變得越來越清晰。然而由于文書檔案管理方面長期停滯，其不再與醫(yī)院新階段進(jìn)展相適應(yīng)。

2.文書工作在文書檔案中起到的作用

文件收集包括登記申請(qǐng)和運(yùn)輸處理、獲取加速、文件收集處理以及文件制作。制定法律文書過程設(shè)計(jì)應(yīng)確保有效審查法律文書工作全部內(nèi)容，對(duì)文件集合進(jìn)行了總結(jié)。應(yīng)將庫存安全管理、研究搜索制作、表格統(tǒng)計(jì)作為文件工作的基礎(chǔ)。文件資料在檔案室清理后要定期歸檔。文書檔案是一種工具，對(duì)有關(guān)單位活動(dòng)具有保護(hù)使用價(jià)值。影響文書質(zhì)量也是文件順利運(yùn)行的重要因素包括文件編制格式、書籍透明度、材料質(zhì)量等。

二、文書檔案工作問題

1.文書檔案管理缺乏基礎(chǔ)

判斷醫(yī)院文書檔案基礎(chǔ)是否扎實(shí)需要從兩個(gè)方面出發(fā)。一方面，為制度及組織保障。現(xiàn)階段大部分醫(yī)院為建立一個(gè)專門文書檔案管理科，也設(shè)立專業(yè)的辦公室及文書檔案管理員，文書檔案管理全部依附于辦公室，導(dǎo)致其工作基礎(chǔ)差。對(duì)于專業(yè)要求極高的文書檔案而言，上述管理模式欠缺財(cái)力、設(shè)施、人力投入，從而無法發(fā)揮文書檔案管理的重要作用。另一方面，為人才保障。醫(yī)院文書檔案管理不是簡單的辦公室工作，其對(duì)專業(yè)知識(shí)要求極高，需要熟悉文書檔案管理領(lǐng)域相關(guān)知識(shí)和法律、辦公能力要求較高，并要求人員具有一定協(xié)調(diào)溝通能力[3]。然而，由于現(xiàn)階段大部分醫(yī)院的文書檔案管理人員年齡較大，具有計(jì)算機(jī)操作水平低下，且專業(yè)知識(shí)不足、技術(shù)訣竅不足和創(chuàng)新意識(shí)不足等缺點(diǎn)。

2.硬件設(shè)備落后

大部分醫(yī)院均選擇使用不符合要求硬件設(shè)備來對(duì)文書檔案進(jìn)行管理。然而，大部分文書檔案管理方法均停留在傳統(tǒng)方法管理中，未引進(jìn)先進(jìn)的信息管理應(yīng)用程序，這意味著歸檔檔案不再滿足工作要求，并導(dǎo)致重大損失。

3.缺乏醫(yī)院文書檔案管理意識(shí)

由于對(duì)大部分醫(yī)院未意識(shí)到文書檔案管理的重要性，大部分醫(yī)院工作人員甚至部門負(fù)責(zé)人均認(rèn)為對(duì)文書檔案工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為醫(yī)院考核的內(nèi)容主要是經(jīng)濟(jì)，文書檔案工作與醫(yī)院考核意義無關(guān)，所以將大部分財(cái)力及人力均放在了發(fā)展較高醫(yī)療水平上。嚴(yán)重者認(rèn)為醫(yī)院應(yīng)該降低文書檔案管理效率。由于部分錯(cuò)誤觀念，員工在文書檔案管理上消極怠工，也有部分員工因?yàn)椴徽J(rèn)同醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀而提出了建議。此外，醫(yī)院文書檔案管理成本投入有限，因?yàn)獒t(yī)院文書檔案管理需要人員、設(shè)備和資金。文書檔案管理不到位不僅對(duì)降低成本產(chǎn)生不利影響，而且對(duì)醫(yī)院正常醫(yī)療、科教活動(dòng)開展也有一定影響。

三、文書檔案管理路徑研究

1.穩(wěn)定的管理系統(tǒng)以優(yōu)化歸檔

醫(yī)院辦公室是各類文件中心區(qū)域，承擔(dān)著文件發(fā)送和傳遞的主要責(zé)任。各個(gè)業(yè)務(wù)部門是文件的重要組成部分，除辦公室傳送文件外，業(yè)務(wù)部門是文件材料診療的地方。為此，醫(yī)院各科室需要與辦公室更緊密的合作，防止數(shù)據(jù)丟失、遺漏等。建立健全文書檔案管理制度，制定文書檔案登記標(biāo)準(zhǔn)，指定專人負(fù)責(zé)文件編制工作，優(yōu)化登記活動(dòng)，確保程序完全成熟，避免數(shù)據(jù)丟失和殘存[4]。此外，要加強(qiáng)監(jiān)管，定期復(fù)查、清查，確保收到文件不丟失。

2.辦公自動(dòng)化管理實(shí)施

為避免檔案信息歸檔延誤，醫(yī)院應(yīng)盡早制定建立完整檔案時(shí)間表，將檔案目錄存放在計(jì)算機(jī)中，利用信息化進(jìn)行檔案管理，優(yōu)化檔案管理。計(jì)算機(jī)為文件傳輸和開發(fā)提供了一個(gè)安全防火墻。此外，還應(yīng)注意將傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)槎涡畔⒐芾恚浞掷糜?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加工文獻(xiàn)，建立多種數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理穩(wěn)定健康發(fā)展。

3.提高文書檔案管理質(zhì)量

建立科學(xué)檔案管理制度和健全檔案管理規(guī)章制度，是檔案管理重要前提。加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程優(yōu)化和指導(dǎo)性文件管理，充分規(guī)范醫(yī)院工作，全面獲取和管理重要文件和資料。醫(yī)院文書檔案管理是一項(xiàng)重要工作，包括醫(yī)院所有檔案記錄都工作人員調(diào)配，檔案管理員質(zhì)量要求也相應(yīng)提高，而且要做到耐心和高度負(fù)責(zé)。讓所有員工都能各司其職，增加檔案管理人員敬業(yè)精神[5]。為在管理決策基礎(chǔ)上論證信息資源服務(wù)化管理，負(fù)責(zé)檔案管理人員為健康、研發(fā)等提供重要信息，使醫(yī)院在經(jīng)濟(jì)和精神上兩手抓。

4.做好文書工作與檔案工作的銜接

檔案前身是文件，文件質(zhì)量差對(duì)文件管理進(jìn)一步發(fā)展影響巨大，只有處理好文件，才能為文件管理進(jìn)一步發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。尤其是醫(yī)院通過各種教育和培訓(xùn)措施了解到文件在文獻(xiàn)工作中重要性[6]。紙張尺寸、格式、文件等要做到標(biāo)準(zhǔn)化，避免不必要的細(xì)節(jié)錯(cuò)誤。不斷加強(qiáng)對(duì)員工持續(xù)培訓(xùn)，以盡可能為員工提供更廣泛的學(xué)習(xí)和發(fā)展平臺(tái)，例如，通過輪換、進(jìn)修、內(nèi)部培訓(xùn)等，來說明檔案管理的重要性。為了確保文件管理任務(wù)準(zhǔn)確性和合理性，必須嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行管理措施，并提高文件管理員的責(zé)任意識(shí)。還必須確保文件管理任務(wù)是中心任務(wù)，并認(rèn)識(shí)到文件管理的重要性。執(zhí)行文件管理任務(wù)時(shí)，為了提高管理人員保密性，未經(jīng)授權(quán)不得向外部或外部組織披露內(nèi)部文件數(shù)據(jù)[7]。

5.提高文書檔案管理人員綜合素質(zhì)

文書檔案管理中應(yīng)采用有效、科學(xué)和可比較的辦法并形成制度，使紙面文件的管理工作實(shí)現(xiàn)相互促進(jìn)、合作和協(xié)助。連續(xù)文件管理是大部分基本業(yè)務(wù)和監(jiān)管系統(tǒng)基礎(chǔ)，需要管理人員不斷學(xué)習(xí)、交流，以保證持續(xù)發(fā)展。因此，提高檔案管理人員整體素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案管理領(lǐng)域科技化最重要措施之一。文件管理員需要擴(kuò)展其在文件數(shù)據(jù)收集、清理、歸檔等領(lǐng)域知識(shí)和技能，以便在實(shí)踐中不斷提高工作質(zhì)量[8-9]。此外，文件管理員需要定期接受培訓(xùn)，其專業(yè)知識(shí)需要不斷更新和完善，其業(yè)務(wù)知識(shí)需要提高，文檔管理需要標(biāo)準(zhǔn)化。

結(jié)語

醫(yī)院文書檔案管理工作是一項(xiàng)結(jié)合服務(wù)、技術(shù)、業(yè)務(wù)為一體的工作，需要全面完善檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行文件管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案完整性，進(jìn)一步保障檔案開發(fā)利用，發(fā)揮文書檔案管理潛力。中國科學(xué)進(jìn)一步發(fā)展，落后管理方式已不足以滿足相關(guān)領(lǐng)域新社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)和需要，需要我國檔案管理不斷進(jìn)步。傳統(tǒng)管理主要是一種手動(dòng)方法，標(biāo)準(zhǔn)化和錯(cuò)誤率無法得到保證，信息電子技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展可提高儀器程序標(biāo)準(zhǔn)化，降低錯(cuò)誤率。為了做到這一點(diǎn)，文書檔案管理中信息化管理是必不可少的，這樣文書檔案管理工作才能更加專業(yè)，才能更好地服務(wù)于醫(yī)院醫(yī)療工作。