“互聯網+”時代事業單位檔案管理創新模式研究

田 蕊

（遼寧省鐵嶺市鐵嶺縣財政金融事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

“互聯網+”已逐步應用于社會各個部門，并實現了驚人的效果。而這本身就是一項復雜而艱巨的任務，特別是在管理職能部門的檔案方面。在信息化進程的加快的影響下，工作單位電子文件的有效管理已成為檔案管理者的一個關鍵問題。對此，有關人員必須采取相應的防范措施，充分利用，完善專業單位檔案管理的數字化建設，促進檔案管理工作的順利進行[1]。

一、互聯網背景下檔案管理的時代特征

1.檔案管理數據化工作復雜而且繁重

管理事業單位檔案時，由于檔案管理本身具有復雜性和工作繁重的特征，這就要求員工必須具備良好的管理能力和較高的綜合素質。過去，大多數檔案都使用紙質文件。當紙質文件轉換為計算機數據時，員工的工作量會突然增加。此外，現代歸檔資源中的數據量不斷增加，到目前為止，歸檔管理人員還無法有效地組織歸檔和數據。所有這些情況都使工作人員的工作越來越繁重。

2.檔案管理信息化需要不斷更新

在互聯網時代，檔案管理的信息管理模式不是靜態的，必須始終適應技術的時代和發展。電子檔案管理模式的實施隨著科學技術的進步出現難以突破的問題。此外，關于檔案管理的法令也不充分。我們進入網絡時代后，歸檔的執行方法要以高度的行政思維方式、法律、法規為基礎進行改善，但是目前我國沒有針對性的法令。

二、“互聯網+”時代檔案管理工作的新要求

1.完整性要求

檔案管理包括數據收集、數據整理、存儲、識別和統計應用，現在的管理非常的復雜。在“互聯網+”時代，檔案管理必須逐步轉向復雜的管理，在過渡期間，檔案管理必須逐步升級和不斷變化。隨著互聯網技術的普及，社會信息數量激增。檔案與個人就業和職務評價密切相關。基于計算機的文件管理平臺可以經濟高效地檢索文件信息，高效地存儲和組織數據信息。這項技術可以保證文件管理的完整性[2]。

2.檔案管理內容多元化

檔案管理在“互聯網+”時代的影響下，內容越來越多樣化，通過在事業單位的檔案管理中應用信息技術，檔案得到了信息和數字化的發展。這使得用于檔案管理文件的磁盤變得更加豐富。單位檔案管理信息平臺的建立大大提高了檔案管理中數據錄入、存儲和查詢的操作效率，進一步提高了檔案利用率。

三、現階段事業單位檔案管理中存在的問題

1.信息化管理水平較低，設備不齊全

信息化時代，隨著事業單位檔案管理中電子文件數量的增加，傳統的管理模式已不能適應當前的發展形勢，掃描、縮略圖等先進的網絡技術應運而生，可為檔案管理工作提供極大的幫助。但從事件的實際發展情況可以看出，事業單位檔案管理信息化的傳播程度仍然較低，管理水平較低，而信息化管理仍被視為行動中的口號。同時，在檔案建設工作中，有很多不符合要求，這種落后的管理模式無助于單位的長期發展。

2.風險性高

事業單位檔案管理信息化雖然有很多好處，但由于發展時間較短，仍然存在一些風險因素。例如，與紙張文件管理相比，信息管理會將員工檔案資料上傳到云端中，從而增加員工信息被竊取的風險，從而對國家安全和經濟產生不利影響。同時，一些事業單位缺乏管理個人檔案安全的明確政策和規則，可能會導致人員電子信息被盜，嚴重影響事業單位的正常運作。

3.信息資源的利用效率低

檔案在事業單位中的作用非常之大。雖然不可能直接轉化為物質財富，但實際上可以增加一個單位的價值，給它提供一些非常準確和有用的信息，有助于其穩定發展。此外，一些事業單位在管理檔案時更加注重檔案的收集和整理，但如果管理這些檔案，卻不知道如何使用。隨著時間的推移，檔案的使用效率將逐漸下降。

4.思想觀念、服務方式存在局限

由于我國事業單位檔案管理實踐存在諸多制約因素，傳統的管理方式和概念一直被用來指導機關事業單位管理其檔案。在現代事業單位檔案管理實踐中，沒有與互聯網時代的后臺更有效的結合，現在也沒有真正的事業單位對檔案管理的思想觀念和服務模式進行優化。從互聯網時代的背景來看，事業單位的檔案信息不能充分發揮其價值。

四、“互聯網+”時代事業單位檔案管理創新模式的策略

1.加強信息化理念的宣傳

如今，生活的每一個方面都或多或少地與互聯網相連，但如何將檔案管理與互聯網相結合還是一個新的問題。很多人以前從未接觸過這一點，認為這些概念尚未形成真正的著陸行為。事實上，許多部門并不知道電子檔案文件可以通過互聯網技術進行管理，通過軟件登記，并通過RFID技術進行精確控制。要宣傳理念，讓大家知道我們目前正在使用信息來管理員工的個人檔案，這樣每位員工都知道信息在日常工作中的重要作用。采用互聯網技術可以更好、更安全地實現文件存儲標準化，大大降低文件丟失或被篡改的可能性。這也是每個員工都希望看到的變化。傳統的個人事檔案管理跟不上時代的發展，要用現代技術來彌補現在的問題，提高檔案管理的規范性。

2.構建一個完善的信息數據庫，提高信息資源的利用效率

各事業單位檔案管理部門要深入了解“互聯網+”時代，真正將互聯網融入檔案管理，為檔案信息管理提供更好的平臺。不斷加強軟硬件設計，整合各類信息資源，進而構建相對完善的組織結構。事業單位檔案管理創新時，可以建立數據庫，隨著時間的推移和變化，必須相應地更新數據庫，以最大限度地實現檔案管理信息的更新。同時，也應該堅持適應當地情況的基本原則，在電腦中錄入紙質檔案資料，管理者也應該合理分類，然后建立適當的服務窗口，方便與有關人員查看。

3.構建檔案信息體系，實現信息共享

在“互聯網+”時代，各事業單位需要建立有效的檔案管理信息系統，以促進檔案管理的可持續發展，從而確保各事業單位有效開發和利用檔案資源信息，確保單位間的充分溝通和有效共享。各組織可以將機構的檔案信息資源數據庫與各自實體聯系起來，從而促進了檔案信息資源的高度交流。這不僅有助于有效減輕檔案管理人員的工作量，而且有助于控制檔案管理的實際運營成本，從而全面提高檔案管理的效率。

4.打造數據中心，加強動態監控

在數據和檔案管理方面，員工需要準確的信息，跟上時代步伐，積極地將數據集成到數據中心中，并創建良好的數據應用平臺。建立數據中心后，可以使用該中心處理政府數據和信息，提高工作效率，降低檔案管理成本，確保檔案和信息的安全檔案管理人員必須是數據中心的人才，并合理提高其工作能力，以確保數據價值的創造。

5.加強檔案信息安全管理工作

事業單位在網絡技術的不斷發展的背景下，充分利用云計算技術不僅可以幫助檔案管理人員有效地增強檔案管理功能，而且可以避免單位內部信息的丟失，從而導致在實施往來時出現潛在的安全威脅。檔案管理人員還應能夠使用云計算軟件設置一些適當的權限，并采取措施加強檔案數據信息的機密性。事業單位檔案管理人員應進一步完善網絡安全管理的總體思路。為有效防止犯罪分子利用網絡工具從內部檔案中竊取信息，檔案管理部門應安裝具有安全屏障功能的防火墻，定期檢查內部網絡的安全漏洞，消除所有潛在安全隱患，不斷確保內部檔案數據的安全，盡一切努力防止檔案數據泄漏。

6.事業單位檔案管理工作的思維轉變

在“互聯網+”的背景下，檔案管理必須積極改變工作思路，在思想發展中進行實踐創新。作為檔案管理人員，需要不斷構思檔案信息化的思路，了解如何利用計算機網絡技術有效地創建電子檔案，科學地整理每個檔案的信息，將其輸入檔案管理平臺，最終構建健康的信息檔案數據庫。有效歸檔可實現政府事業單位檔案信息的統一管理，有效減輕檔案管理人員的負擔，并通過為各部門提供背景數據進一步便利檔案信息的提取。伴隨著互聯網的發展，檔案工作的舊思維必須轉變為互聯網服務的思想，科學地利用合適的網絡技術，提高檔案信息檢索的總體準確性和效率。同時，需要不斷分析歸檔數據的相關信息，充分利用數據的潛在價值，全面提高歸檔資源的利用效率。檔案管理部門還應定期組織員工參加在線培訓，使員工掌握更多網絡技術，有效地向網絡用戶提供高質量的服務內容。簡而言之，檔案管理人員應意識到協作思維，加強各部門之間的溝通與合作，按照其他部門的信息反饋提供準確的在線檔案信息，并幫助各部門開展一切實際工作，以便能夠及時傳遞和充分應用有關這些檔案的信息。

7.完善檔案信息反饋系統

檔案信息反饋是收集檔案信息資源開發、利用和分配的成果，然后調整和控制信息資源的新發展，提高發展工作的科學性。具體來說，可以在檔案開發人員和用戶之間通過互聯網建立一個通信平臺，使檔案開發人員能夠及時了解用戶的信息需求，使檔案的匯編和開發更具有針對性，并為建立檔案用戶數據的機制提供現實的基礎。所謂按需搜索系統，是指根據該部門以前的內部搜索偏好和習慣而定制的搜索處理系統。通過記錄審核的持續時間和檔案的次數，可以找到用戶在使用和搜索方面的喜好，并根據每個用戶的實際需要建立一個專門的信息存儲庫來實現個性化服務。

結語

隨著對事業單位檔案管理進行有效研究的新階段的發展，重點應放在繼續改進互聯網技術和檔案安全管理的結合上面，以便有效地提高事業單位檔案管理的效率。作為一個檔案管理的工作人員，必須不斷提高工作意識，深化工作實踐，為事業單位順利發展檔案管理奠定良好的基礎。