新形勢下干部人事檔案管理的改革策略研究

劉艷珠 潘廣艷

（1.吉林省安圖縣干部信息管理中心，吉林 安圖 133600；2.吉林省安圖縣國土資源有償使用管理中心，吉林 安圖 133600）

干部人事檔案是根據黨的政策與組織，進行干部培養、選拔、任用等所形成的一種記錄干部個人經歷，政治思想，道德作風以及履職能力，等等的部門，是貫徹黨的路線方針政策，為推進社會主義現代化建設所服務，其工作的質量直接關系到干部人事工作的質量和效益，關系到黨的干部管理方針的具體落實和社會主義現代化建設。

一、機關事業單位干部人事檔案管理概述

1.機關事業單位干部人事檔案管理的特點

第一，現實性。在調動與選拔任用干部人員的過程中，人力資源部門需要詳細地查閱檔案，了解干部人員的基本情況。因此，干部人事檔案的管理變得更加實用。第二，保密性。某些政府機關的干部人事檔案屬于機密文件。因此，管理層對人事檔案的管理也是高度保密的，需要有嚴格的保密制度來執行這項任務。第三，動態性。眾所周知，政府機關或事業單位的行政職務和工作場所以及工作條件總是在變化的，因此，檔案信息也在不斷變化。在這種情況下，政府機關和事業單位在管理執行檔案的過程中，需要實現對人事檔案的及時更新動態管理，不僅僅是管理過去固定檔案的內容，而是為政府機關或事業單位的發展提供更全面、更真實的人事檔案。

2.機關事業單位干部人事檔案管理的重要性

從整體經濟社會發展的角度看，政府機關事業單位主要發揮公共服務職能，在全面推進社會主義現代化建設中發揮著非常重要的作用[1]。據數據調查，全國公務員約800萬人，事業單位從業人員約3000萬人，分布在經濟、科技，文化、教育以及衛生等多個領域，行政主體的管理是事業單位或整個事業單位發展的主體，對福利工作的發展和和諧社會的建設發揮了重要作用。干部人事檔案對管理層和員工都非常重要，包含個人的思想，經歷，能力和業績，可以更客觀地展示干部的整體情況，也是對管理層和員工進行考核評價過程中的重要參考內容。因此，優化管理和人事檔案管理方式，集中建設專業人才隊伍，對推進政府機關事業單位人力資源管理具有重要作用。

二、新形勢下機關事業單位干部人事檔案管理存在的問題

1.干部人事檔案管理制度未完善

首先，檔案資料管理標準化程度低。部分干部對檔案資料不夠重視，因此，檔案資料在某些收費過程中比較隨意。所以他們不按規定填寫信息，也導致檔案信息不準確，在填寫“三齡”時，即填寫每個干部的出生日期，入黨時間，以及工作年齡。不一致的矛盾，涂鴉或筆跡更改等違規行為直接影響干部檔案信息的可靠性和完整性，給干部人事管理帶來隱患。此外，也極大地降低了文件組織的整體質量。目前，許多機構和機構干部在文件分類和綁定方面存在諸多問題，導致文件審核和數據檢索出現諸多問題，使檔案資源使用效率進一步惡化。檔案審核整體標準化程度低，檔案審核是檔案管理的重要內容，應避免審核出現問題，例如相關資料收集不全，審核單位未加蓋公章，等等現象。

2.干部人事檔案利用率不高

干部人事檔案管理通常“厚古薄今”，意思是很多舊資料已經存檔，新資料補充晚，缺乏內容。這反映了行政人員的個人信息和家庭管理的繁多，難以客觀且全面地反映出干部的實際情況。此外，干部人事檔案的整體利用效率較低。除了公務員，事業單位考試政審，職稱評審等外，很少參考到檔案內容，即使是行政調動或晉升，也很少使用，更有某些單位直接跳過了查閱干部檔案的過程，使得干部人事檔案沒有得到充分科學的利用[2]。

3.干部人事檔案管理信息化水平不高

由于全球檔案管理者對信息管理的興趣相對較低，管理理念相對落后，管理方式沒有隨著時代的變化進行優化和調整，政府機關或事業單位的檔案管理效率低下，無法實現信息共享。人力資源管理在干部變動過程中提供的整體檔案信息支持也非常少，檔案管理人員對干部人事檔案管理的創新和發展也不太重視。他們不熟悉當前的檔案管理要求和特定條例，并且對人事檔案的具體要求和形式了解不多。另外，整個單位對檔案管理的信息化和創新發展不夠重視。這也是干部檔案管理水平低、效率低的重要原因。

4.檔案管理人員的專業水平有待提高

管理干部人事檔案看似簡單，但實際上是一項非常專業復雜的工作。檔案管理者除了專業培訓外，還要在干部人事檔案的收集、分類、保管、使用等實踐中不斷總結，有效提高自身的職業素養。然而，大多數干部人事檔案經理不具備管理干部人事檔案的專業知識，檔案管理負責人不時變動，故未能落實推廣及指導。人事檔案管理部門很少組織系統化、專業化的檔案管理，并且適應管理和人事檔案管理難度大，嚴重影響管理水平和人事檔案管理水平。

三、加強干部人事檔案管理的有效措施

1.提高檔案意識

為提高行政檔案管理效率，開創行政檔案管理新局面，必須強化檔案管理責任意識，認識依法履行行政檔案管理任務的重要性。監督審查的作用是嚴格執行代理人檔案管理制度，實現代理人檔案管理的規范化、綜合化、系統化，干部人事檔案的價值在于反映管理的基本情況，反映人才的相關信息，為干部的發展提供堅實的基礎。對于新時代的干部檔案管理工作，需要加大宣傳力度，定期進行干部檔案審查，以確保干部人事檔案的真實性和包容性。它不僅反映了干部的實際績效，也反映了干部成長和發展的方方面面[3]。

2.加強前期管理

干部人事檔案管理要樹立精細化理念，注重科學管理工作，塑造全面的干部人事檔案管理工作流程。一是通過加強干部人事檔案的動態管理，提高干部人事檔案管理的時效性，實現干部人事檔案管理的多元化，為干部人事檔案管理提供堅實的基礎。二要完善干部人事檔案信息分類，解決干部人事檔案信息不全問題，及時完善干部人事檔案管理制度，全面加強冗余管控工作，解決干部人事檔案問題解決應從源頭管理。三是完善干部人事檔案管理監督機制，對干部人事檔案進行審查，及時總結人事檔案管理中存在的主要問題。

3.更新技術設備

現代干部人事檔案管理需要構建完善的人事檔案管理軟件系統，才能發揮先進技術的作用。要加強安全防范管理體系建設，重視建立執行人事檔案管理局域網，加強執行檔案數據信息備份，有效防范干部人事檔案數據信息泄露的風險。

4.開發服務平臺

新時代，干部人事檔案應體現務實價值觀，構建管理與服務并重，各方面廣泛完善的干部人事檔案管理平臺。一是著力加快干部人事檔案管理信息化建設，充分挖掘和利用各類數據信息，在綜合管理平臺上為各環節提供人事檔案服務。優化以下干部人事檔案的訪問權限設置：在提升干部人事檔案服務便利性的同時，有效改善干部人事檔案管理封閉性。二是完善干部人事檔案的信息共享功能，維護干部資料信息更新的統一性，建立數據信息化、精準化的干部人事檔案信息管理機制。

5.完善人事檔案管理制度

在當今時代，對干部人事檔案管理的專業政策和操作要求非常高，如果設備的文件管理系統出現故障，那么整個監控系統將會出現問題，更會對文件管理的運行造成一定的影響，因此，評估篩選工作中存在問題的各種虛假舉報，將會直接影響到干部人事檔案的整體質量，檔案評估的難度也會隨之增加，并直接影響人力資源的相關管理工作。因此，應著力優化干部人事的檔案管理制度，建立較為完善的審查報告體系，提高責任監督的高質量和有效性。

檔案管理者要重視資料審核，根據干部檔案管理的具體要求，設計明確的審核標準，確定具體的重點識別點，從整體上保證檔案運作的科學性和嚴謹性。在進行識別和歸檔時，需要明確重點。例如，評估側重于干部檔案內容的連續性和一致性，如晉升職位和教育背景。傳統的考核內容往往是不充分的，必須要對干部人事檔案中的簡歷、個人問題報告、考察、考等等10類數據進行核對，及時發現紀律方面的缺陷，對工資、出國（境）等保值材料和其他可供參考的材料及時彌補遺漏。如果出現檔案范圍之外的材料，將對其進行清理和適當處理，對于填寫有誤、手續不完整的材料及時退回，并將文件進行補充、更改和完善。

6.提高干部人事檔案的利用率

第一，需要通過向原始檔案添加一些真實信息來豐富干部人事檔案，例如家庭狀態、收入概況、近期表現、個人專業知識等。底第二，建立檔案管理和運用機制，增加執行人事檔案的影響力，在執行人員任免、晉升上崗、職務晉升等工作中充分參照執行人事檔案。第三，還要創新檔案管理工作方式，搭建檔案信息平臺，加強檔案管理隊伍建設，提高檔案利用水平，加強教育吸納人才，提高綜合素質，并確保能夠勝任干部人事檔案的管理工作。第三，為了滿足組織和人事部門的需要，也滿足廣大群眾的實際需求，有必要建立檔案管理服務體系，擴大檔案管理的適用范圍。

結語

隨著社會發展的需要，政府機關和事業單位必須提高其領導水平，不斷創新干部人事檔案管理水平。首先，要認真對待檔案管理，優化制度和工作標準，用最新的技術和方法來優化檔案管理水平。其次，組織相關培訓活動，提高管理人員的業務素質。此外，工作人員自身也應密切注意歸檔材料的可靠性和正確性。最后，基于新的檔案管理理念的使用，使用最新的技術管理檔案，最大限度地提高整體檔案管理效率。