論如何加強公立醫院突發公共衛生事件檔案管理關鍵要素探究＊

鐘群興

（江門市第二人民醫院，廣東 江門 529000）

一、醫院突發公共衛生事件檔案的作用意義

醫院突發公共衛生事件檔案主要指的是醫院在長期發展和經營管理過程中預防、應對、抵抗、處置和解決各類突發事件過程中所形成的具有保存價值的資料信息和歷史記錄，是醫院管理工作的重要內容，加強這方面檔案的管理對于醫院的健康發展有著重要的影響[1]。主要體現在以下幾方面：第一，可以作為醫院未來解決和處理突發事件的重要參考和依據，從這些檔案資料文件當中可以全面地了解以往醫院在解決和處理突發事件過程中采取了一些措施和取得的成效，從中把握突發公共衛生事件檔案的特點，并不斷地總結經驗和教訓，提高后續預防、應對、抵抗、處置和解決各類突發事件的能力水平。第二，這是公立醫院檔案管理的重要內容，維護和保障醫院檔案信息的安全完整性，則要求做好相關檔案管理工作。第三，需要進一步的創新和優化醫院檔案管理的模式和方式，以便為未來醫院防控工作的實施，以及獲取和查閱、借鑒和利用相關檔案資料信息提供支撐和保障。

二、公立醫院突發公共衛生事件檔案管理的性質和特點

第一，突發性。這是醫院突發公共衛生事件檔案最突發的一個特點，一定程度上增加了檔案資料信息收集和整理的難度，一般都沒有給檔案管理人員留出足夠的收集檔案資料的時間，容易出現檔案資料信息不全面、不系統等問題。而且，很多情況下在新的問題和事件發生的時候，以往采用的檔案資料收集、整理、存儲、歸檔和利用的模式和方法可能出現不合理、不完全適用的情況，檔案管理的體制機制等也可能需要重新改進和優化完善，嚴重影響了檔案管理的效率與檔案資料信息的安全性。第二，復雜性。醫院突發公共衛生事件檔案所涉及的內容比較多，管理起來也比較的復雜，如在預防、應對、抵抗、處置和解決各類突發事件過程中所形成的監測報告、應對預案和解決對策等，且檔案資料的存儲類型和載體也比較多，如照片、聲像、紙質檔案、數據資料和電子文件等。此外，在檔案管理中除了要做好檔案資料的收集、整理工作，還需要采取科學的手段，提高檔案資料的共享和利用效率，這給檔案資料管理提出了更高的要求。第三，專業性。突發公共衛生事件檔案管理工作是一項專業性比較強的工作，要求由專業化的人員全面負責做好檔案資料的記錄反映工作，收集和整理歸檔的檔案信息要能夠從專業化的角度去系統、準確地反映突發公共衛生事件的類型、內容以及采取的解決和處置的方案和措施、程序等，真實記錄全過程的內容，并分類進行管理，建立防治救治公共衛生事件防控專題檔案。第四，利用范圍的規定性。因為這些檔案資料信息當中包含的有很多機密性的文件資料，在利用這些檔案的過程中我國的相關法律規范對不同利用者的利用范圍、級別等有比較明確的規定，未經允許不能輕易地披露，這對于檔案安全管理、保密和利用等提出了更高的要求。

三、加強公立醫院突發公共衛生事件檔案管理關鍵要素

1.夯實檔案管理基礎

加強公立醫院突發公共衛生事件檔案管理，首先需要確保各項基礎性工作的規范有序性和高效性，認真地做好檔案資料信息的收集、管理、規范和利用等環節的工作，以提高檔案管理的整體水平和效率[2]。一是，做好檔案收集工作。在檔案管理中需要轉變以往在突發衛生事件發生之后被動管理的模式和方式，要與醫院的發展與管理等同步進行，堅持做到積極主動參與檔案管理、同步跟進、深度介入，檔案管理人員需要全程參與預防、應對、抵抗、處置和解決各類突發事件，以便全面真實地記錄事項和相關的資料信息，確保檔案資料的真實性、及時性、客觀性和完整性。這方面檔案管理是一項系統性、復雜性的工作，要求相關人員規范化的收集紙質檔案、電子文件材料、數字化媒體檔案資料等，并做好這些檔案資料的規范化管理和存儲工作。此外，要實施追蹤收集，隨時收集、更新和完善檔案資料信息，并針對不同檔案的特性和特定等，針對性地采取檔案收集的方法，確保各項方法的靈活性和有效性，以有效規避檔案資料漏錯事項和問題。二是，做好檔案保管工作。具體實施中強調檔案管理人員強化安全防范意識，高度重視保密管理和檔案安全管理方面的工作，如設置關門的檔案資料柜，并最好庫房的防災、防潮、防盜等工作，針對電子檔案和數字化檔案則需要科學的設置權限和防火墻，并做好檔案資料的備份管理工作，必要的情況下還可以實施異地備份，以有效地規避檔案信息失密、丟失、泄露等造成的影響和損失。還需要對所有的檔案資料信息進行分類歸檔管理，對重點檔案、珍貴檔案實施追蹤管理和監督控制，確保檔案資料的存儲、獲取、利用等規范有序。此外，檔案管理工作需要嚴格依照國家的標準和規定進行，并在規定的時間內做好檔案的移交等工作，盡可能地規范檔案管理工作，降低檔案保管過程中的一系列問題和偏差。

2.實施標準化的檔案管理

公立醫院突發公共衛生事件檔案管理工作的開展和實施需要有效地服務于未來公共衛生事件防控工作的開展，根據現實工作的需要，設立健全的防治救治公共衛生事件防控專題，并實現突發衛生事件專題檔案的綜合利用，方便檔案資料信息的查閱、借鑒和利用。這要求檔案管理人員科學地創新檔案管理的方式，實施標準化的檔案管理。首先，需要對公共衛生檔案管理進行整體謀劃，構建完善的檔案資料管理體系，明確檔案收集范圍及歸檔要求，并有效地提升檔案管理人員的綜合素質和整體能力水平。其次，要重視加強頂層設計，醫院內部需要進一步地夯實突發衛生事件檔案管理的基礎，優化和完善內部職能部門的設置，并積極引導其他相關單位和部分配合檔案管理工作的開展和實施，通過構建協同管理機制、健全溝通和交流機制等，提高檔案管理的整體質量水平。加強頂層設計，還強調做好預防和防范工作，對收集到的突發公共衛生事件檔案進行系統化的分析，從中了解和獲取醫院在解決和處理突發事件過程中采取的策略、方案和措施，把握突發公共衛生事件檔案的特點，總結經驗和教訓，以作為醫院未來解決和處理突發事件的重要參考和依據，提高后續預防、應對、抵抗、處置和解決各類突發事件的能力水平。在檔案管理工作中還需要從專業化的角度去系統、準確地反映突發公共衛生事件的類型、內容、方案、措施、程序等，如物資后勤隊、醫療隊、工作組、援建隊、接收社會捐贈和志愿者等組織中形成的珍貴資料，全方位了解和展示醫院的戰“疫”全過程，并分類進行管理，建立防治救治公共衛生事件防控專題檔案。最后，在檔案管理工作中需要做到分級、分層、分流管理突發衛生事件檔案資料信息，并將其與重大疾病醫療保險和救助、綜合應急機構工作、監測工作的開展和實施等有效結合起來。

3.發揮重視對檔案的開發和利用

加強突發公共衛生事件檔案管理還需要有效地提高檔案資源信息開發和利用的水平，進一步拓寬檔案的利用渠道和途徑。在信息化時代背景下，醫院突發公共衛生事件檔案管理工作的開展和實施還需要強化信息化、數字化建設，依托現代信息技術和工具，構建一個更加系統完善的檔案資料管理系統，實現這些資料信息的及時收集、分類管理、快速歸檔、統一集中管理和綜合化利用，方便檔案資料信息的查閱、借鑒和利用。信息技術和計算機網絡技術的科學運用，極大地提高了檔案信息開發利用的水平，進而更好地服務于社會和突發衛生事件的防范和預警等。具體工作的開展和實施需要在檔案管理工作中保障檔案信息安全，做好保密工作以及符合國家利用范圍及相關規定的基礎上，主動地放寬服務對象和范圍，進一步拓寬檔案資料信息查閱、借鑒和利用的途徑和形式，方便不同類型、層次檔案信息需求者獲取和咨詢相關服務。加強檔案的開發和利用，對典型先進事跡等進行深挖，對催人淚下的“請戰書”進行及時匯總及宣傳報道，起到鼓舞士氣，發揮檔案資政的引路人作用。公立醫院在宣傳效應中，還可以通過電視廣播、網站、微信公眾號等渠道進行宣教和推廣，尤其對先鋒隊宣講團、事跡報告會、火線入黨、領導關懷等內容及時報道宣傳，留下翔實可靠的影響檔案和文字檔案資料，推動和鼓舞全院醫護人員投入其中。

結語

綜上所述，檔案管理是醫院管理工作的重要內容，突發公共衛生事件檔案是重要組成部分，需要加大這方面的重視程度和投入力度，有效提高檔案管理和開發利用的水平，更好地為社會和大眾服務。突發公共衛生事件檔案管理工作具有突發性、復雜性、專業性等特點，要求將其作為一項常態化的工作推進和實施，構建系統完善的檔案管理體系，實施標準化、信息化的管理，從而提高檔案管理和利用水平。此外，在管理工作中還需要創新檔案管理的理念和模式，采取適合的舉措拓寬檔案資料信息查閱、借鑒和利用的途徑和形式，確保突發公共衛生事件檔案管理取得更理想的效果，功能和價值作用得以最大化發揮和體現。