新形勢(shì)下做好檔案移交進(jìn)館工作的探討

宋明皎

（濟(jì)南市平陰縣檔案館，山東 平陰 250400）

一、檔案接收進(jìn)館的重要性

依法移交檔案是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的一項(xiàng)重要職責(zé)和義務(wù)。做好這項(xiàng)工作，對(duì)于檔案資源建設(shè)，確保檔案的完整與安全，促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，有十分重要的意義。積極穩(wěn)妥地做好這項(xiàng)工作，可以豐富檔案館館藏，集中整合重要的檔案信息資源，增強(qiáng)檔案工作圍繞中心服務(wù)大局的整體優(yōu)勢(shì)。

二、檔案接收進(jìn)館的現(xiàn)實(shí)意義

很多檔案室檔案保管場(chǎng)所、設(shè)備有限，人員、經(jīng)費(fèi)不足，隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)量越來(lái)越龐大，檔案室已無(wú)法達(dá)到檔案安全保管的“十防”要求。很多檔案室檔案信息化能力不夠，檔案查閱利用不便，不能很好地發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值。各單位保存的檔案是國(guó)家檔案資源不可分割的一部分，其最終歸屬是國(guó)家綜合檔案館。

隨著檔案館新館搬遷入住，檔案庫(kù)房面積不斷擴(kuò)大，檔案保管設(shè)施設(shè)備得以改善，功能布局更加合理，綜合檔案館檔案安全保管的能力進(jìn)一步加強(qiáng)。檔案資源的集中保管，方便提供利用，便利民生，更加凸顯檔案價(jià)值。

三、檔案接收進(jìn)館存在的問(wèn)題

1.各單位對(duì)檔案移交的認(rèn)識(shí)不足

通過(guò)對(duì)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的走訪，發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理、檔案移交工作的重視度普遍不高。在他們看來(lái)，檔案工作僅僅是一項(xiàng)輔助性質(zhì)的工作，實(shí)踐性?xún)r(jià)值較小，經(jīng)常處在說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要的尷尬境地。在單位中，如果一項(xiàng)工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，那么這項(xiàng)工作很難得到發(fā)展。

2.檔案員缺乏必要的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

由于客觀條件的限制，各單位檔案管理人員并非專(zhuān)業(yè)學(xué)科出身，不能充分掌握檔案管理的相關(guān)信息。同時(shí)，檔案員普遍為兼職人員，他們長(zhǎng)期從事兼職活動(dòng)，很難在檔案專(zhuān)業(yè)有所長(zhǎng)。另外，由于人員的流動(dòng)速度快，檔案員經(jīng)常出現(xiàn)人員變動(dòng)，加之工作交接不到位，導(dǎo)致工作無(wú)法延續(xù)，給檔案工作的開(kāi)展帶來(lái)的很大的影響。

3.檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低

通過(guò)對(duì)各單位的走訪發(fā)現(xiàn)，各檔案室的檔案質(zhì)量參差不齊，有一些完全不能達(dá)到進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)。雖然平陰縣檔案館每年都開(kāi)展集中立卷工作，但是各單位在工作的落實(shí)上還是有差距的，導(dǎo)致了檔案的標(biāo)準(zhǔn)化程度普遍較低。

4.檔案信息化水平較低

新形勢(shì)下，檔案移交進(jìn)館需要進(jìn)行數(shù)字化處理工作，但是由于各立檔單位的經(jīng)費(fèi)、人力、物力等客觀因素的影響，檔案室存放的檔案并沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化處理工作，或者只是進(jìn)行了簡(jiǎn)單的掃描工作，未形成符合要求的數(shù)字化成果，這給檔案接收進(jìn)館帶來(lái)了很大的難題。

四、推進(jìn)檔案移交進(jìn)館的具體方法

1.納入考核，提高認(rèn)識(shí)

檔案部門(mén)可以將檔案工作納入對(duì)各單位規(guī)范化建設(shè)考核的體系中，以年終考核作為指揮棒，增強(qiáng)各部門(mén)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，可以制定責(zé)任狀、明白紙的類(lèi)似形式，明確告知各單位檔案工作應(yīng)該抓什么、怎么抓，進(jìn)一步壓實(shí)壓緊責(zé)任，全面提高檔案意識(shí)。

2.提前部署，制定計(jì)劃

對(duì)各機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行一次全面走訪，了解各立檔單位的檔案工作情況，并對(duì)立檔單位的館藏情況進(jìn)行摸排，確保欲接收檔案與館藏檔案實(shí)現(xiàn)有效銜接。秉承“規(guī)劃先行”理念，制定檔案接收工作計(jì)劃，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的要求，明確指出列入接收范圍內(nèi)的單位在向檔案館移交紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本。

3.組織培訓(xùn)，明確標(biāo)準(zhǔn)

為了提升檔案移交工作的質(zhì)量和效率，亟須提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能水平。一方面，檔案管理部門(mén)要制定明確的進(jìn)館要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，制作操作性強(qiáng)、符合實(shí)際的檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)組織培訓(xùn)會(huì)、研討會(huì)、學(xué)術(shù)講座等形式，將進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)講清講透，使檔案工作人員能夠真正掌握并應(yīng)用于實(shí)際工作中。針對(duì)檔案數(shù)字化處理工作專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)量大的突出特點(diǎn)，各立檔單位可以采用購(gòu)買(mǎi)社會(huì)服務(wù)等方式將數(shù)字化處理工作進(jìn)行外包，選擇有資質(zhì)、專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)的外包公司進(jìn)行合作，提出要求、全程配合，確保檔案數(shù)字化工作順利完成。

4.跟上指導(dǎo)，全程服務(wù)

檔案移交進(jìn)館具有工作周期長(zhǎng)、任務(wù)量重的特點(diǎn)，因此，檔案部門(mén)工作人員要發(fā)揮自身業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)，多走訪、多調(diào)研，實(shí)地查看各立檔單位實(shí)體檔案和檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量，對(duì)不合理、不規(guī)范的地方及時(shí)提出整改意見(jiàn)。并積極總結(jié)歸納發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)出現(xiàn)的共性問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)提醒，并提出合理性建議，切實(shí)推進(jìn)檔案整理進(jìn)度。

5.嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，強(qiáng)化驗(yàn)收

一方面，要加強(qiáng)人力物力，對(duì)紙質(zhì)檔案逐卷、逐件進(jìn)行鑒定檢查，對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，確保檔案質(zhì)量符合要求，檔案不空號(hào)、不重號(hào)，目錄與實(shí)體檔案一一對(duì)應(yīng)；另一方面，針對(duì)檔案數(shù)字化成果，要對(duì)進(jìn)館的電子數(shù)據(jù)逐條進(jìn)行審核，加強(qiáng)對(duì)檔案圖像、檔案目錄的驗(yàn)收，對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性反復(fù)校驗(yàn)，確保無(wú)誤。另外，對(duì)全宗卷進(jìn)行核查，包括全宗指南、組織沿革、大事記、檔案開(kāi)放控制說(shuō)明等進(jìn)行逐項(xiàng)驗(yàn)收，不符合質(zhì)量要求的必須整改到位。

6.有序推進(jìn)，按期移交

由于各立檔單位的檔案數(shù)量狀況和質(zhì)量情況都有所不同，檔案人員的時(shí)間安排也有所差異，檔案部門(mén)要合理安排進(jìn)館時(shí)間，保質(zhì)保量地完成檔案移交進(jìn)館工作。可以通過(guò)召開(kāi)調(diào)動(dòng)會(huì)等形式，對(duì)各立檔單位進(jìn)行調(diào)度。

總而言之，隨著社會(huì)的進(jìn)步和信息化的發(fā)展，檔案移交工作已成為各級(jí)檔案部門(mén)面臨的一項(xiàng)重要工作。從目前的情況看，檔案移交工作仍然存在很多問(wèn)題亟需我們解決，但是，通過(guò)研究與探討，這些問(wèn)題都將會(huì)被逐個(gè)擊破，檔案移交工作將會(huì)取得更好的成果。