新時代科研單位人事檔案信息化管理探析

孫 佳

（武漢市土地利用和城市空間規劃研究中心，湖北 武漢 430014）

進入新時代以后，各行各業紛紛推進信息化建設，使得信息技術得到廣泛深入的應用，效果顯著。檔案管理工作是科研單位日常管理的重要組成部分，人事檔案管理作為檔案工作的關鍵內容，需要運用信息技術提高效率與質量，確保適應新時代發展需要。

一、新時代科研單位人事檔案的價值

針對科研單位人事檔案而言，其價值存在于：一方面，人事檔案是科研單位選拔人才、匹配人員與崗位的重要依據。隨著新時期事業單位改革的不斷深入，越來越重視引進優秀的人才，更關注人員發展，人事檔案不僅可以讓人員清晰地認識自我，還有助于單位選拔合適的人才、提供恰當的崗位。鑒于此，人事檔案記錄更需要活化這些數據信息，有必要通過信息化管理提高人事檔案信息利用率。另一方面，人事檔案是科研單位考核人員、調整職級的依據。科研單位在新時代越來越重視引入多元主體考核、使用多種績效考核工具，人事檔案是考核人員績效的重要依據之一。所以人事檔案信息應是動態更新的，有必要基于信息化管理提高對人員職業規劃與成長的關注度，在科研單位管理中實現人事檔案信息的價值[1]。

二、新時代科研單位人事檔案信息化管理的強化措施

1.建立完善的制度，奠定信息化基礎

科研單位實施人事檔案信息化管理，首先要做的就是根據新《檔案法》的規定建立起完善的、切實可行的信息化管理制度。同時在執行制度的過程中結合信息化建設實際調整完善管理制度，確保人事檔案信息化管理不斷趨于制度化、規范化[2]。一是在制定信息化管理制度時要遵循科學性、可行性的基本原則，特別是對于人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等各環節形成具有針對性的運行機制[3]；二是在信息化管理環節嚴格依據既定制度、流程做好各項工作，按照標準進行人事檔案信息的歸類、鑒別，落實查閱和調取等工作；三是每一次查閱、調取人事檔案信息都要有記錄和監督，形成完善的查閱制度，確保人事檔案信息完整、真實。

2.提高保密意識，加大安全管理力度

除了構建可靠的制度基礎，推進人事檔案信息化建設還需要有效的安全保密管理的支撐，減少甚至消除安全隱患。一是針對極易發生的信息泄露、數據丟失等問題，作為檔案人員要提高保密意識，加強安全管理，用信息技術科學處理人事檔案數據，實現分層加密、合理備份，降低安全風險[4]；二是要完善人事檔案管理軟硬件設施，讓辦公室和檔案閱覽室、檔案庫房相互分離，在保存電子人事檔案時配備專用防護設備，落實防潮、防腐蝕、防輻射等工作，提供可靠的檔案信息安全保證；三是在檔案系統客戶端設置管理員和用戶的不同權限[5]，在確保檔案信息安全的同時，杜絕偽造、篡改，保護好人員隱私信息安全，使人事檔案始終處于安全完整的狀態；四是加大人事檔案信息的傳輸與共享力度，從收集、保管、利用三大環節著手，充分整合人事檔案信息資源，依托信息化建設支撐人事檔案信息的互動、共享，滿足新時代人事檔案信息化管理要求，最大限度發揮科研單位人事檔案的價值，推動科研單位管理信息化建設。

3.加強教育培訓，提高人員綜合素質

人事檔案信息化管理是一項專業性、系統性的工作，并非只是檔案部門或者人事部門的任務，而是與單位全體人員息息相關。隨著信息化建設的不斷開展，引入的信息化技術也會日益增多，對于檔案從業人員的要求也將越來越高[6]。一方面，需要單位采取教育培訓方式提升檔案人員的業務能力與綜合素質，增強服務意識，保障人事檔案信息化管理的快速有序推進。另一方面，要吸引更多專業信息化人才進入檔案部門，同時，加強對檔案人員的培養，使其豐富專業知識儲備。此外，加強檔案人員的考核，對不滿足信息化管理要求的人員要開展針對性的培訓，如果依舊不合格，應及時調離或者解聘；定期舉辦檔案信息化管理講座，大力宣傳信息化建設的必要性、迫切性，介紹管理的方法、技巧等，提升科研單位人員的檔案信息化管理思維和素質；重點培養優秀人才，定期進修，鼓勵他們多使用現有軟件技術、信息化和互聯網技術，完善檔案信息管理系統，加快人事檔案信息化管理進程。

結語

從紙質人事檔案到信息化人事檔案的轉變，讓人們體驗到容易保存和利用的信息化管理方式的技術優勢，科研單位檔案人員通過以上措施切實提高人事檔案信息化管理水平，使人事檔案發揮更大價值，推動科研單位檔案事業在新時代取得新突破。今后要繼續在改革和創新上大膽探索，進一步提高人事檔案信息化管理理念，不斷積累信息化管理的方法和經驗，推動科研單位人事檔案信息化工作的有序發展。