談電子檔案對疾控檔案管理發展的推動作用

郭翠月

（湖北省枝江市疾病預防控制中心，湖北 宜昌 443200）

檔案資源管理對疾控中心的各項工作發揮著重要的參考價值，能夠有效地提升檔案資源的使用效率和利用價值，而怎樣更好地管理檔案資源成為現代檔案管理工作中的重點問題。隨著科學技術的不斷發展，我國邁進了信息化時代，傳統的紙質辦公方式逐漸被線上辦公替代，越來越多的單位開始利用計算機來進行資料的收集與整理，充分地發揮出計算機的數據處理能力，傳輸能力以及儲存能力，很大程度上提高了檔案管理的效率和質量。因此，加強電子檔案管理的建設工作，可以實現檔案管理工作的創新，還可以有效地推動檔案管理工作的開展。

一、疾控中心檔案管理工作的現狀以及存在的問題

1.檔案管理觀念缺乏創新

疾控檔案資料為疾控中心的各項研究工作提供基礎條件，所以疾控中心的各項研究工作需要參考疾控檔案資料。但是目前，我國疾控檔案管理工作中還存在著許多的不足，主要的限制原因是受傳統管觀念的影響，許多檔案管理人員缺乏對于檔案管理重要作用的認知，沒有樹立正確的檔案管理意識，對于檔案管理工作的內容認知不清晰，重視程度不夠。檔案管理由于長時間沒有進行規劃性地整理和收集，呈現出復雜混亂的特點。另外，檔案管理人員缺乏專業性，缺少檔案管理技能和經驗，不能科學合理地運用計算機技術進行檔案管理，影響管理工作的高效性和完整性，同時也會影響疾控中心的各項研究工作[1]。

2.檔案資料質量達不到標準

疾控中心以往的檔案管理都是采用紙質材料，工作量較大，內容也具有分散性，不整潔且紙張規格不統一，管理質量一直得不到有效的提升，需要花費大量的人力資源進行檔案管理工作，這種方式嚴重限制了管理效率的提升，同時資料無規劃地存儲，無法發揮檔案資料的使用價值。除此之外，紙質資料長時間存儲，會發生腐爛、破損、泛黃的現象，縮短了檔案使用壽命，給后續的查閱工作帶來困難。

二、疾控中心加強電子檔案管理建設工作的重要性

1.提高疾病檔案資料保存的便捷性

疾控中心收集的檔案主要是包括各種傳染病疾病、慢性非傳染病、計劃免疫、衛生檢驗等各類公共衛生的檔案信息，能夠為疾病預防和控制工作提供寶貴的參考價值。因此，需要完善檔案資料的保存，紙質資料會隨著時間發霉變質，并且在保存的過程中，避免不了使用現象，導致檔案資料的破損或丟失，影響疾控中心工作人員的研究，縮短檔案資料的使用年限。過去的檔案管理工作，都是由工作人員進行收集和整理的，在整理的過程中，避免不了會出現各種錯漏，給日后的檔案查詢工作留下隱患。同時，紙質資料的增加，對于儲存空間的要求也逐漸提高，需要投入許多的人力和物力對檔案資料進行管理。而電子檔案管理的建設可以通過計算機對檔案資料進行收集和管理，將各種資料內容保存在電腦硬盤中，并通過信息化的記錄和計算，有效地防止信息的差錯，節約儲存空間，在對檔案進行查閱時，直接利用計算機系統，提高查詢工作的便捷性，很大程度上防止資料的破損和丟失，保證檔案資料的完整性。并且，通過信息技術對檔案資料進行收集和整理，可以減少檔案管理工作人員的工作量，提高工作效率。

2.降低檔案管理的風險和成本

加強電子檔案管理建設工作，通過計算機技術對檔案管理進行收集，整理和查閱，提高了檔案管理的安全性和便捷性，避免數據資料的丟失和損壞，減少了紙張的應用，節約環保，降低成本，減少對檔案管理的投入。

三、加強疾控中心電子檔案管理建設工作的相關措施

1.創新檔案管理理念

疾控中心要加強電子檔案管理建設，首先就要創新檔案管理的觀念，摒棄傳統觀念，深刻認識到加強檔案管理工作的重要意義，不斷地提升檔案管理水平。同時，要結合實際情況，完善檔案管理制度，明確檔案管理的具體方法。同時，要加強對于檔案管理人員的培訓工作，學習先進的檔案管理手段，溝通和交流檔案管理的經驗，提高檔案管理人員的職業素質和專業水平，加大力度建設電子檔案，保證檔案資料的完整性和有效性[2]。

2.加強檔案管理的信息反饋

在實施電子檔案建設工作中，需要高度重視檔案資料的使用率，并對檔案資料管理工作的開展情況以及成果進行驗收和總結，這樣才能發現管理工作中存在的問題，并針對問題采取有效措施解決。首先，檔案管理人員要對檔案資料的查詢使用做好記錄工作，并統計使用后的積極效果。其次，檔案資料使用人員可以對使用感受進行總結，并對于電子檔案管理工作提出意見和建議，促使管理人員改善管理工作中存在的問題，提高檔案管理水平。

3.加強構建信息化管理系統

在電子檔案管理工作中，應逐漸加大軟硬件設施的投資力度，構建完善的信息化系統，針對一些重要的檔案資料，要進行備份處理，同時，要加強自動化辦公建設工作，使信息傳輸共享真正發揮作用，充分利用疾控檔案資料，并且挖掘檔案管理資料的潛在價值，為疾控中心的研究工作提供準確有效的參考信息。

結語

總的來說，疾控檔案資料的管理對于我國疾控中心的研究工作發揮著重要的作用，可以為疾控研究中心提供重要的研究價值。因此，疾控中心要創新管理觀念，加強信息化建設，加強電子檔案管理的建設力度，提高檔案管理的水平和效率，推動我國疾控檔案管理工作更好地發展。