“三化”加強企業培訓機構檔案管理

檔案是企業重要的知識資產，檔案管理工作是企業一項重要的基礎性工作。國網江蘇省電力有限公司管理培訓中心（簡稱管培中心）承擔著為國網江蘇電力培養人才、提升能力素質的重要職責，在檔案管理方面有著不同于供電企業的特殊性。為開發與利用檔案、提升培訓工作成效，管培中心堅持“三化”，加強教育培訓專項檔案管理。

“全員化”夯實檔案管理工作基礎

受傳統工作習慣、工作方式影響，管培中心存在“重業務，輕檔案”的現象，往往是辦了培訓、忘了檔案，未做到檔案與業務工作同部署，使得重要檔案滯留在各個業務部門，不能及時歸檔。

為使檔案歸檔意識全員化，管培中心加強檔案的組織領導，成立檔案管理工作委員會，單位領導班子成員擔任負責人，通過定期召開檔案工作專題會議的方式宣傳檔案的重要性，部署檔案重點工作任務，使企業牢固樹立“所有職能部門、支撐實施機構、培訓一線班組均產生檔案”的檔案“全員化”意識，提升企業落實落地執行各項檔案管理工作的決策部署，營造部門、班組、員工人人管檔、建檔、存檔、歸檔的良好氛圍。

“流程化”提升檔案日常管理水平

為使教育培訓專項檔案管理水平得以提升，管培中心加強檔案管理組織體系建設，建立以專職檔案管理員為主，各部門兼職檔案員為輔的組織管理體系，按照部門業務范圍，明確劃定“責任田”，工作責任具體化，發布7個大類32項歸檔目錄，加強培訓實施部門、培訓管理部門和檔案歸口部門三方協同，構建“培訓實施-檔案整理-移交歸檔”一體化管理。同時，針對培訓班流程長、環節多、區域分散等特點，重點加強培訓班全過程材料整理歸檔工作，執行培訓班主任負責制，實施月移交、季整理、年歸檔工作機制，確保培訓重要資料及時整理歸檔，保障檔案資料的開發與利用。

“為保證檔案管理重點工作任務得以貫徹落實，管培中心建立了檔案績效考核評價機制，通過績效考核評價的“指揮棒”作用，引導和督促各部門按期開展檔案歸檔工作。”管培中心辦公室負責人介紹。

“制度化”提高檔案風險防控能力

當前，隨著巡察監督和專項審計工作不斷深化，教育培訓領域范圍內的問題多發，對企業經營管理提出了嚴峻挑戰。規范的教育培訓專項檔案有助于追溯問題，從源頭上防范風險。

管培中心按照“有培訓必有檔案，培訓規模要與檔案規模相對應”的工作要求，花大力氣治理當前辦班辦培、研究開發過程中忽略檔案管理的行為，嚴格要求電子版檔案材料具備可讀性且經過檢測，同時規范管控除協同辦公平臺以外的“各類合同、專業會議、工作報告、工作總結、科研、課題、照片、錄音、錄像”等各類賬外文件資料的歸檔工作，做到“一事一檔、事事有檔”。在簽訂咨詢、研發等合同協議時，管培中心強化檔案管理責任追溯制度建設，設立專門附加條款，明確有關方面移交檔案的標準和責任。全面提升檔案風險防控能力。■