信息化模式在醫院檔案管理中的可行性探析

莫英子 楊 翠

（錦州市中心醫院，遼寧 錦州 121000）

檔案是信息的載體，醫院檔案記錄了醫療中所有病例文件治療、影像學資料、會診數據和操作報告等方面的內容。檔案是醫院管理關鍵依據，并對醫院長期發展產生影響。現階段，受信息化和大數據逐漸發展的影響，信息化檔案管理的重要性也逐漸顯現出來。醫院檔案囊括的面積廣、內容多，因此，需要這方面技術的輔助管理，增加工作效率[1]。為分析信息化檔案管理，本文研究信息化技術在醫院檔案管理中應用。

一、醫院檔案管理的現狀

1．缺乏完整管理體系，管理范圍劃分不合理

由總體出發醫院檔案管理面臨主要問題為制度碎片化，由于未明確檔案信息管理組織結構，行政部門檔案管理長期以來為綜合管理（例如：文書、會計、科技、影像資料等綜合歸檔管理）[2]。但是，醫療文件、病理切片和各種類型影像學檔案屬于各自檔案管理部門需要相關部門分檔管理。通過這種管理方式，在單位內延伸出了多部門管理局勢。這種量化管理模式導致各級醫院忽視了標準化和科學化管理，導致檔案管理員未遵守醫院信息管理實際程序，與檔案信息管理分離。

2．缺乏正確的管理意識和管理理念

對于大部分工作人員而言，檔案管理通常只是資料文檔記錄，并不影響醫院經濟效益。因此，大部分工作人員包括管理人員、醫生等人群，無法集中精力實施檔案管理，并忽略了檔案管理工作。醫院現階段信息管理還不能接管醫院的重要業務及責任考核中。醫院提供信息化建設還是簡單的數據錄入、查詢等，難以滿足檔案管理的相關需求[3]。這樣一來，就不清楚檔案管理的信息化對醫院發展的價值以及重要性。目前醫院檔案管理客觀上存在問題，例如，從業人員思想觀念陳舊，不能滿足醫院和社會發展要求。

3．相關人力、財力、設施投入不足

醫院檔案管理信息化推廣過程中，需要完整的計算機硬件和軟件基礎設施。然而，現階段存在醫院基礎設施配備不齊的情況[4]。在過去，檔案管理只能手動進行，幾乎不需要技術支撐。然而，在信息化時代，醫院忽視了對檔案管理者相關技術知識的培訓，這也間接地降低了信息化、數字化檔案管理模式發展的進程。數字化檔案系統是一種在線資源管理新模式，其需要高投資和高端設備來共享資源，但現階段恰巧缺乏相關人力、財力、設備的投入。

4．專業化水平低

現代化信息化不斷發展，但由于管理者忽視了自身專業能力，部分檔案管理者在檔案管理期間仍然留在計算機信息化的初始階段。因為其固定思想為：在檔案管理領域沒必要科學和標準化經驗，堅信自身能勝任工作。由于信息管理規模小、數據庫規模小以及檔案管理系統復雜性不足，可使用的相關查詢系統不夠方便快捷。現階段，檔案管理信息化需要更高專業的能力，檔案管理人員不僅要自己完成任務，而且還要遵循隨著時間推移而優化自身管理理念。然而，部分醫院檔案管理員經驗尚未形成，專業能力更新不夠快，也不具備必要專業知識。這也導致管理人員管理水平較低，影響了信息收集和檔案的正確使用。

二、信息化模式在醫院檔案管理中的可行性

1．增加硬件、資金投入

信息化檔案管理可確保所有類型信息在較長時間內的完整性。在醫院信息檔案管理的當前階段，普遍采用計算機局域網實施信息交換，使用打印機和掃描儀等硬件進行數據導出。由于電子產品更新速度更快，使用壽命更短，信息管理還需要定期審查硬件和軟件技術及設施、更新和升級，避免由于計算機故障而導致的信息管理質量下降。此外，管理人員還需進行基本操作培訓，以了解各項硬件的正確使用方法，并避免因故障而損壞硬件。在軟件和網絡環境維護中，可通過設置計算機管理員權限或設置對檔案數據訪問，來提高計算機檔案存儲安全性，預防未經授權人員就組織訪問、處理檔案數據的情況發生。

2．優化健全檔案信息化管理機制

檔案信息管理目的是簡化數據操作過程及快速流通。醫院信息化管理必然需要建立相關機制實施支撐。通過跨部門、跨單位協調和共享數據來高效管理檔案信息，以提高辦公室效率和信息技術應用。建立健全信息管理機制，首先將部門、科室之間關系轉變，解決分散工作環境，轉變為共享。建立新型、集中、開放和統一的辦公結構，各部門科室可實現共享檔案和自由傳輸檔案，并改進信息檔案信息[5]。建立檔案數據機構，負責對所有主要部門共享檔案數據進行分類，并建立檢索和衍生功能，以系統、組織地整合檔案數據管理，提高其他科室檔案管理效率，提高醫院整體效率。完善機制建設需要投資，傳統的管理機制運作取決于各領域工作人員報告和整理工作，對資金需求較低，信息化管理機制要求管理實踐向信息化技術和智能轉變，醫院需要雇用專業人員和管理人才來實現這一目標。

3．增加工作人員信息化技術水平

醫院檔案管理人員除了具備基本醫療專業知識外，還必須培養其信息化技術技能。使其能夠使用軟件應用程序和硬件設備管理數據檔案，以檢索、驗證、分類、推斷和捕獲檔案信息。因此，在招聘過程中對其計算機技能提出基本要求，以確保管理團隊中整體信息技術水平。提供資金相關技術培訓課程，讓工作人員在不同知識和實際技能階段，以本身電腦技術為基礎，接受訓練。醫院的培訓課程提高了檔案管理員對相關管理軟件熟悉程度。同時，優化了其對掃描儀、打印機和復印機等硬件設備處理的熟悉程度，以提高組織和導出檔案數據效率。對個人績效進行計算機技能評估，以提高工作人員專注度和學習自主性；基于工作人員信息管理有效性，建立了明確的獎懲制度，對由于計算機技術低而影響其部門工作進展的工作人員進行批評或懲罰。通過以不同方式督促其接受技能培訓，提高信息技術管理團隊的整體水平[6]。

4．加強對數字化檔案信息的利用

數字化是當前社會發展的重要趨勢，文件管理在信息和數字化進一步發展中應該變得越來越重要。為了提高數字文件信息使用率，首先，應更新文件信息管理傳統概念。醫院檔案管理比較陳舊，數字化正在成為一種持續趨勢[7]。因此，醫院資源管理背景下管理理念需要不斷更新。對于某些人來說，文件數據管理是及時改進的先決條件，使文件信息管理員能夠了解文件信息資源重要性，以及改革文件信息資源管理和改變傳統、復雜管理模式重要性。其次，必須在檔案管理背景下積極推進基礎設施建設。整合數字文件信息需要共同努力，這是一種基本基礎架構安全，可進一步改進文件信息管理。在底層網絡基礎設施建設中，首先加強聯網，同時整合醫院數字文件信息，建立相對獨立的檔案網絡，與當前辦公網絡和業務網絡有效隔離，在交換數據時采取了嚴格的安全措施，以確保歸檔中信息范圍廣泛。此外，應相應地配置和優化硬件網絡容量和醫院軟件。由于空間內容規模巨大，在創建數字文件時必須相應地配置歸檔存儲。處理大量空間信息打印機等設備應在優化基礎設施時改進軟件設計，選擇穩定、安全和可靠的操作系統，以滿足不同信息和數據管理要求，選擇正確的掃描軟件和圖像處理軟件，以便高效地處理文件信息[8]。

5．加強檔案管理隊伍建設，增強全員檔案管理意識

為了促進醫院全面發展，需要對醫院各個領域的人員進行系統培訓，這不僅包括臨床醫生，還包括檔案管理員。檔案管理人員只有經驗豐富才能搜索到以前的數據并將技術集成到文件中。由于大多數醫院檔案管理人員不熟悉文件管理，因此，無法高效地完成文件處理、記錄和匯總。但是現代技術無法與文件管理任務相結合。加強檔案管理團隊，將新技術、新知識融入檔案管理，不斷與高層單位溝通，有效地將其獲得知識應用于醫院文件管理，從而提高文件管理效率。提高全院檔案管理意識不應忽視檔案管理系統的問題，因為醫院各個科室所收集的數據是由各個科室的工作人員提供，只有提高所有工作人員文件管理意識，才能確保收集數據準確無誤[9]。

結語

檔案管理模式改革是在現代化過程中發展起來的可管理性產物，增加了檔案價值。在當今社會，檔案管理模式變化主要表現為紙質檔案管理模式向信息化檔案管理模式轉變。隨著醫院檔案管理方式改變，應進一步明確和發展醫院檔案管理方式，提高醫院檔案管理質量。經信息化科學技術的運用能夠優化醫院辦公模式，增加醫院服務水平及綜合實力。