新時(shí)期電子檔案管理在信息化建設(shè)中的運(yùn)用分析

田 蕊

（遼寧省鐵嶺市鐵嶺縣財(cái)政金融事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112000）

引言

目前，在公共衛(wèi)生事件沖擊下，各個(gè)事業(yè)單位之間的競(jìng)爭(zhēng)變得異常激烈，而要在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，就必須從機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理入手，在實(shí)踐中對(duì)機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)行管理，將電子信息化及時(shí)運(yùn)用到事業(yè)單位檔案管理中，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展規(guī)律，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)可以提高事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)事業(yè)單位的信息化管理具有建設(shè)性意義。

一、檔案信息化建設(shè)

“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”是《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)劃》）的重點(diǎn)工作，“檔案信息化強(qiáng)基工程”是其重點(diǎn)工程，充分體現(xiàn)了新時(shí)代檔案在國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略體系中的重要地位，也充分體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的必要性。《規(guī)劃》建議“加強(qiáng)不同領(lǐng)域的文件電子歸檔工作，努力在業(yè)務(wù)流程中引入文件電子歸檔要求，實(shí)現(xiàn)規(guī)劃同步，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步引入文件電子歸檔功能，確保廣泛開(kāi)展文件電子歸檔工作，有效促進(jìn)可靠來(lái)源文件的電子歸檔，制定程序規(guī)則，統(tǒng)一遵守電子格式要素”。隨著國(guó)有事業(yè)單位信息化建設(shè)的不斷深入，事業(yè)單位分別建立了科研、辦公、人事、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)和質(zhì)量等多個(gè)業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)，各信息系統(tǒng)真實(shí)完整記錄了事業(yè)單位在改革發(fā)展過(guò)程中的所有活動(dòng)，這既是事業(yè)單位寶貴的歷史記錄，也是事業(yè)單位重要的信息資源，同時(shí)也是國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略資源的重要來(lái)源。檔案信息化建設(shè)的第一個(gè)要?jiǎng)?wù)是盡快建立與新時(shí)代國(guó)有事業(yè)單位改革發(fā)展相匹配的檔案管理信息系統(tǒng)。信息化建設(shè)的前期，事業(yè)單位為檔案管理建立了單獨(dú)的信息系統(tǒng)，它管理的更多的是紙質(zhì)載體檔案數(shù)字化后所形成的檔案資料信息，并沒(méi)有形成固定的檔案資料收集、歸檔業(yè)務(wù)流程；它不能讓檔案管理信息系統(tǒng)與不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)施對(duì)接，無(wú)法完成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的直接歸檔。前期檔案管理信息系統(tǒng)的搭建大多數(shù)采用的是非模塊化設(shè)計(jì)，導(dǎo)致后期系統(tǒng)擴(kuò)展升級(jí)基本無(wú)法實(shí)現(xiàn)，需要重新建立新的檔案管理信息系統(tǒng)，這不僅造成資源的浪費(fèi)，還需要投入大量的人力、物力和資金，而且數(shù)據(jù)遷移存在較大風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息化建設(shè)的第二個(gè)要?jiǎng)?wù)是盡快建立事業(yè)單位統(tǒng)一的電子文件和電子檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。信息化建設(shè)前期事業(yè)單位陸續(xù)建立了多個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，并且分別由不同的單位建設(shè)，系統(tǒng)建成運(yùn)行后所形成的路徑、數(shù)據(jù)、電子文件等標(biāo)準(zhǔn)、格式完全不同，根本無(wú)法滿足檔案管理信息系統(tǒng)的要求，無(wú)法滿足文檔電子存檔和電子檔案管理的規(guī)范，形成了多個(gè)數(shù)據(jù)孤島。為適應(yīng)事業(yè)單位長(zhǎng)期發(fā)展的需要，應(yīng)盡快制定唯一、通用的事業(yè)單位電子文件、電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，建立事業(yè)單位級(jí)檔案資源池，將事業(yè)單位所有業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，對(duì)所有電子文件和電子檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理和利用，為事業(yè)單位后期的大數(shù)據(jù)運(yùn)用創(chuàng)造條件。檔案信息化建設(shè)的第三個(gè)要?jiǎng)?wù)是盡快完成事業(yè)單位館藏檔案的數(shù)字化工作。部分事業(yè)單位自90年代中后期開(kāi)始陸續(xù)開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，大部分事業(yè)單位都是自行組織，使用的是非專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備和人員，數(shù)字化檔案的工作質(zhì)量無(wú)法有效保證，部分前期已經(jīng)完成的數(shù)字化檔案資源在后期的使用上也存在較大的風(fēng)險(xiǎn)。新時(shí)代事業(yè)單位檔案資源缺少任何一部分，都將使事業(yè)單位檔案資源的利用價(jià)值大大降低。為有效解決這一矛盾，建議通過(guò)數(shù)字化外包方式，盡快完成庫(kù)存檔案的數(shù)字化，進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案的質(zhì)量，提高存量檔案的數(shù)字化率[1]。

二、新時(shí)期電子檔案管理在信息化建設(shè)中的運(yùn)用分析

1．提高了檔案管理規(guī)范性

與檔案信息化電子管理模式相比，傳統(tǒng)的文件管理模式相對(duì)復(fù)雜，效率低下，需要較大的人力資源才能有效完成，這給相關(guān)單位帶來(lái)不小的壓力。此外，由于在整理過(guò)程中的操作錯(cuò)誤而導(dǎo)致的檔案管理不善的問(wèn)題，從而影響到檔案管理的質(zhì)量和水平，這是傳統(tǒng)文件管理模式的缺點(diǎn)。而電子信息化管理模式可以有效避免這類情況的發(fā)生，也能節(jié)約更多的人力資源，降低檔案管理過(guò)程的復(fù)雜性和錯(cuò)誤幾率。將錯(cuò)誤率降到最低。電子信息化管理模式為檔案管理創(chuàng)建出了一定的規(guī)范性，讓整個(gè)管理流程更加完善，更加有效；電子信息化管理模式也提升了信息資源共享效率，讓內(nèi)部工作人員調(diào)用檔案時(shí)，更加方便、快捷、準(zhǔn)確，從而有效地提高了工作效率。這也使傳統(tǒng)的手工化管理制度轉(zhuǎn)變成自動(dòng)化管理模式，將人為因素帶來(lái)的困擾降到了最低。并且電子信息化管理模式有自動(dòng)更新的功能，能夠?qū)⑿碌臄?shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)化整理、分析并及時(shí)保存，從而確保檔案信息資源的準(zhǔn)確性和相應(yīng)的質(zhì)量。

2．重視事業(yè)單位檔案信息安全工作

信息安全問(wèn)題是構(gòu)建事業(yè)單位檔案信息的關(guān)鍵問(wèn)題。包括兩個(gè)方面：一是電子文件介質(zhì)作為數(shù)字資源存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)，電子文件本身存在安全問(wèn)題；二是外部的安全威脅，這包括黑客攻擊、病毒入侵、系統(tǒng)漏洞等，所有這些都會(huì)帶來(lái)電子文件的安全挑戰(zhàn)。因此，在信息化建設(shè)過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期檢查數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，確保防火墻正常運(yùn)行；在設(shè)備升級(jí)后傳輸數(shù)據(jù)，并在多個(gè)位置及時(shí)創(chuàng)建異構(gòu)備份。實(shí)施安全評(píng)估，以避免技術(shù)漏洞造成的數(shù)據(jù)丟失。

3．建設(shè)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子歸檔

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化管理，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)歸檔進(jìn)行分類。對(duì)于一些未及時(shí)提交的重要檔案和文件，應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，通過(guò)對(duì)檔案的掃描確定檔案的類型，結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)其進(jìn)行辨別和歸類，實(shí)現(xiàn)檔案的電子歸檔。還要不斷提升檔案管理工作人員的個(gè)人素養(yǎng)，善于運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，促使檔案管理工作更加規(guī)范和科學(xué)，在工作中不斷學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)和管理手段，包括檔案的保護(hù)技術(shù)、檔案管理的理論知識(shí)，等等。同時(shí)，還要了解和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)和復(fù)印復(fù)制技術(shù)等，提高個(gè)人的綜合能力和綜合素養(yǎng)。不同工作人員之間應(yīng)該加強(qiáng)技術(shù)交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，對(duì)工作問(wèn)題進(jìn)行高效處理，優(yōu)化和提升檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

4．對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理

隨著電子信息技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人工檔案管理模式無(wú)法滿足所有方面的需要。進(jìn)一步提高公共機(jī)構(gòu)檔案管理的效率，應(yīng)充分借助電子信息化的管理技術(shù)，使事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化。首先，相關(guān)管理工作人員要借助專業(yè)的電子信息化管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)便利的管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高效率的事業(yè)單位檔案查詢等相關(guān)服務(wù)，以及通過(guò)系統(tǒng)互聯(lián)共享的功能實(shí)現(xiàn)相關(guān)事業(yè)單位檔案的共享功能，從而給事業(yè)單位帶來(lái)更大的便利。其次，管理部門應(yīng)當(dāng)加快檔案管理的信息化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)更加高效的管理。最后，加強(qiáng)對(duì)檔案管理流程的改進(jìn)和優(yōu)化，為事業(yè)單位提供高質(zhì)量、流暢化的檔案查詢服務(wù)。

5．加強(qiáng)前端控制，重視文件收集

電子文件主要由各業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子文件格式多樣，數(shù)量龐大，因此，基于“全員參與”的管理思想，必須加強(qiáng)電子文件前端控制，尤其是每項(xiàng)具體業(yè)務(wù)工作中形成的文件，應(yīng)當(dāng)注重此類文件的收集。事業(yè)單位應(yīng)提前制定電子文件歸檔范圍，對(duì)收集文件的完整性進(jìn)行審核，并及時(shí)督促相關(guān)業(yè)務(wù)部門將電子文件進(jìn)行歸檔。在收集過(guò)程中，檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)指導(dǎo)，及時(shí)深入到事業(yè)單位各生產(chǎn)部門，指導(dǎo)接收、整理和存儲(chǔ)大量收到的電子文檔的工作，保護(hù)電子文檔的原始信息。通過(guò)使用技術(shù)處理并將電子存檔文檔替換為只讀文檔，確保電子文檔的準(zhǔn)確性，使其與紙質(zhì)文檔一樣有效用。

6．檔案的收集和整理工作的提升

在電子檔案管理工作中，關(guān)于檔案的收集和整理工作十分關(guān)鍵，傳統(tǒng)工作的開(kāi)展受到技術(shù)原因的限制，很多紙質(zhì)版的檔案對(duì)空間和時(shí)間的要求很高，工作限制因素很多。在信息時(shí)代背景下，電子檔案管理提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，特別是在檔案的收集和整理工作環(huán)節(jié)發(fā)揮了重要的作用，使整個(gè)工作的系統(tǒng)性和邏輯性得到明顯的提升，也為后續(xù)的檔案查閱提供了便捷。很多檔案都是由許多卷宗構(gòu)成的，一些比較久遠(yuǎn)的檔案沒(méi)有固定的編號(hào)，所以會(huì)導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)混亂，為了滿足標(biāo)準(zhǔn)化電子檔案管理的要求，應(yīng)該不斷完善檔案分類管理工作體系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類和管理，使整個(gè)檔案管理工作具有持續(xù)性。同時(shí)，建立電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行完善，它在提高電子檔案管理和質(zhì)量方面發(fā)揮著重要作用。此外，需要將檔案管理納入標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估系統(tǒng)，不斷完善安全管理系統(tǒng)、歸檔系統(tǒng)和電子檔案查閱系統(tǒng)，避免工作失誤和錯(cuò)誤的行為發(fā)生。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理要合理使用電子信息技術(shù)，努力實(shí)施良好的電子信息平臺(tái)，使事業(yè)單位檔案管理水平明顯提高，使電子信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理有機(jī)結(jié)合，可以促進(jìn)事業(yè)單位的良性發(fā)展，以滿足事業(yè)單位檔案管理的需要。總之，在事業(yè)單位檔案管理中使用現(xiàn)代信息技術(shù)，不僅可以提高事業(yè)單位的工作效率，還可以減輕事業(yè)單位的工作負(fù)擔(dān)，優(yōu)化所有事業(yè)單位的檔案管理，提高所有事業(yè)單位檔案的機(jī)密性。電子信息化技術(shù)使得整個(gè)檔案管理工作從采集、錄入、整理、上傳、歸檔入庫(kù)等全生命周期的管理都有機(jī)地統(tǒng)一起來(lái)。在有條不紊地管理事業(yè)單位的檔案后，事業(yè)單位的工作人員對(duì)檔案的借還申請(qǐng)、借還登記、提醒事項(xiàng)和其他工作更加滿意。使得檔案的作用能夠充分發(fā)揮出來(lái)，高效地協(xié)助工作人員開(kāi)展工作。真正做到事業(yè)單位檔案管理的信息化，將高質(zhì)量的檔案信息呈現(xiàn)給每一位工作人員，為事業(yè)單位的生產(chǎn)、管理、發(fā)展作出積極的貢獻(xiàn)。