檔案管理在醫(yī)院管理工作中的重要性

宋云清

（江蘇省淮安市洪澤區(qū)人民醫(yī)院，江蘇 淮安 223100）

醫(yī)院強(qiáng)化檔案管理工作，能夠進(jìn)一步服務(wù)醫(yī)院各項(xiàng)工作。醫(yī)院在日常工作開(kāi)展過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料和數(shù)據(jù)，落實(shí)對(duì)檔案資料和相關(guān)數(shù)據(jù)的有效保管，可以為醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展提供相應(yīng)的參考數(shù)據(jù)，方便查詢(xún)。落實(shí)現(xiàn)代化檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部高效率的工作開(kāi)展形式，并且進(jìn)一步提高醫(yī)院管理工作的質(zhì)量，為醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

一、檔案管理工作的重要性

在醫(yī)院檔案管理工作中，不但要從事對(duì)文書(shū)檔案、人事檔案資料的管理，財(cái)務(wù)檔案資料的管控以及病例檔案資料的儲(chǔ)存，同時(shí)還要對(duì)相關(guān)設(shè)備檔案進(jìn)行有效的保管，此外基于各類(lèi)圖書(shū)檔案、建設(shè)檔案也需要落實(shí)相應(yīng)的管控工作。當(dāng)下醫(yī)院檔案管理工作面臨著較為繁重的事務(wù)，而有效落實(shí)檔案資料管控工作，深入開(kāi)發(fā)檔案信息資料，能夠確保醫(yī)院正常高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。例如，針對(duì)文書(shū)檔案的管理工作，其包含行政活動(dòng)文書(shū)等，客觀(guān)記載醫(yī)院在行政活動(dòng)方面的實(shí)際內(nèi)容，是醫(yī)院的信息庫(kù)，可以為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供服務(wù)，提高工作效益。

落實(shí)高效率的檔案管理工作，可以進(jìn)一步規(guī)范當(dāng)下醫(yī)務(wù)人員的道德素養(yǎng)，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部開(kāi)展高效率、高質(zhì)量的行政管理工作。例如，針對(duì)醫(yī)院設(shè)備檔案資料的管理，其包含了對(duì)應(yīng)的設(shè)備購(gòu)買(mǎi)、使用、維修、保養(yǎng)等相應(yīng)的記錄，相關(guān)資料能夠隨時(shí)反映出醫(yī)院對(duì)于設(shè)備的使用狀況，以落實(shí)針對(duì)醫(yī)院資產(chǎn)的有效評(píng)估。

總體來(lái)說(shuō)，檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中重要的工作內(nèi)容，其包含針對(duì)基礎(chǔ)檔案資料的收集、整理、使用，為醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)參考依據(jù)，并且提供相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，為當(dāng)前醫(yī)院現(xiàn)代化管理、科學(xué)化管控、解決醫(yī)患糾紛具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，醫(yī)院的檔案管理工作在醫(yī)院管理中起到了關(guān)鍵的作用。

二、檔案管理在醫(yī)院管理工作中的問(wèn)題

1．管理制度不完善，檔案利用率低

傳統(tǒng)的檔案管理在醫(yī)院長(zhǎng)期的發(fā)展中，已經(jīng)有一套完整的流程。從一開(kāi)始的收集、鑒定，到之后的整理、歸檔，以及最后的管理利用都十分的規(guī)范。但是對(duì)于現(xiàn)代檔案管理而言，因要求標(biāo)準(zhǔn)及載體的不同，紙質(zhì)檔案管理制度已無(wú)法適用。檔案管理部門(mén)如果不能及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況建立更有針對(duì)性、更加周密的現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理流程，以保障檔案的可用性、存儲(chǔ)性、理解性和真實(shí)性，將會(huì)發(fā)生存儲(chǔ)分散導(dǎo)致丟失的現(xiàn)象。

醫(yī)院檔案管理過(guò)程中檔案利用率較低的問(wèn)題，雖說(shuō)檔案管理對(duì)于醫(yī)院的整體工作來(lái)說(shuō)占比較少，但醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作采取針對(duì)性的管理方式，比如，現(xiàn)代化的科技管理模式，使得醫(yī)院內(nèi)部多個(gè)部門(mén)形成檔案管理的格局。當(dāng)然，在搜集信息和利用信息的時(shí)候，如果管理方式不夠現(xiàn)代化，會(huì)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益造成影響。不能合理利用開(kāi)發(fā)資源，會(huì)使得檔案管理流域偏低，不利于醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展[1]。

2．檔案管理員綜合素質(zhì)低

目前，檔案管理向電子信息化發(fā)展，存在的檔案管理問(wèn)題之一是管理人員的綜合素質(zhì)較低。電子檔案在管理方面相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因?yàn)楣芾黼娮訖n案需要掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)等專(zhuān)業(yè)技能。如果檔案管理人員無(wú)法對(duì)電子檔案進(jìn)行管理、更新自身的工作理念，并學(xué)習(xí)更多的檔案管理技能，就將無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化的檔案管理要求。這對(duì)于醫(yī)院檔案的歸檔以及后續(xù)的管理工作都會(huì)產(chǎn)生很大的影響。所以如何提升檔案管理人員的個(gè)人工作素質(zhì)，也是檔案管理工作需要著重解決的問(wèn)題。

對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，缺少醫(yī)院檔案的管理意識(shí)，特別是管理人員對(duì)于電子檔案管理的功能作用還無(wú)法充分認(rèn)識(shí)。考慮到一些已熟悉傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的管理人員來(lái)說(shuō)，他們無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)轉(zhuǎn)變管理觀(guān)念，將管理工作走向現(xiàn)代化。把更多精力依舊放在紙質(zhì)檔案的歸檔工作，反而會(huì)疏忽了電子檔案文件的收集。在檔案管理人員對(duì)于電子檔案認(rèn)識(shí)不充分的情況下，將有可能造成檔案文件收集不完整、不齊全、不規(guī)范，甚至造成在檔案收集過(guò)程中出現(xiàn)重復(fù)收集的資源浪費(fèi)現(xiàn)象。

3．醫(yī)院對(duì)檔案硬件投入不足

醫(yī)院檔案管理工作，需要在硬件方面提供相應(yīng)的支撐。然而，當(dāng)下醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作硬件設(shè)施的投入相對(duì)較少，具體原因是檔案管理工作無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生相應(yīng)的效益，因此，未受到相關(guān)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的注重。例如，當(dāng)下許多醫(yī)院的檔案管理室空間狹小且陰暗潮濕，甚至部分檔案室連基本的通風(fēng)換氣設(shè)備都不能滿(mǎn)足相應(yīng)的使用要求，且存在一定的消防安全隱患[2]。

醫(yī)院檔案管理工作中沒(méi)有融合現(xiàn)代化的管理手段，當(dāng)前許多醫(yī)院在對(duì)檔案管理的工作中仍然采取傳統(tǒng)檢索的方法，而未有效地利用當(dāng)前的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以至于醫(yī)院檔案信息量較小且傳遞速度較慢、效率低下。很難適應(yīng)當(dāng)下檔案管理工作的需求，從而影響了醫(yī)院信息化相關(guān)建設(shè)工作的有效開(kāi)展。

三、檔案管理在醫(yī)院管理中的應(yīng)用價(jià)值

1．提高醫(yī)院檔案基礎(chǔ)性管理

醫(yī)院的檔案管理工作首先是要得到領(lǐng)導(dǎo)的全面重視，才能夠確保相關(guān)工作能夠得到有效的落實(shí)和完善。要從上至下形成一體化的檔案管理工作局面，需要對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)層同各科室、各部門(mén)管理員做好有效的工作協(xié)調(diào)和溝通，共同完善檔案管理工作相關(guān)工作細(xì)項(xiàng)。此外，還需要醫(yī)院落實(shí)完善對(duì)檔案制度建設(shè)的工作，制定高效率、科學(xué)化的檔案管理體系，明確對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度，落實(shí)檔案管理工作的責(zé)任制，同時(shí)，將檔案管理工作結(jié)合考評(píng)工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工在思想上、行為上對(duì)檔案管理工作的重視。

檔案管理的基礎(chǔ)性管理主要是充分發(fā)揮檔案管理的應(yīng)用價(jià)值，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案基礎(chǔ)性建設(shè)工作。醫(yī)院的檔案管理每天需要進(jìn)行檔案信息的收集和整理，最主要的工作就是進(jìn)行檢索、研究、分析，健全檔案管理機(jī)制，完善檔案管理模式。針對(duì)檔案管理存在的問(wèn)題及時(shí)更新管理方式，達(dá)到現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的相關(guān)要求。因此，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)一定要引起高度重視，完善基礎(chǔ)建設(shè)管理工作。

作為職工，我們需做好檔案管理及文件收發(fā)工作，對(duì)醫(yī)院下發(fā)的文件做到及時(shí)編號(hào)、下發(fā)、歸檔，對(duì)上級(jí)來(lái)文及時(shí)登記、交由主要領(lǐng)導(dǎo)審簽后，及時(shí)送至相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽閱處理并進(jìn)行適時(shí)跟蹤和歸檔。在2020年，筆者共接收上級(jí)文件3000余份，處理上級(jí)文件2000余件，醫(yī)院印發(fā)文件200余件。

2．培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員

檔案管理人員需要具備較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院需要引入專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)管理團(tuán)隊(duì)年輕化、專(zhuān)業(yè)化的發(fā)展趨勢(shì)。此外，還需要加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)力度，及時(shí)更新其現(xiàn)有的知識(shí)體系，提高其檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平，特別是要加強(qiáng)相關(guān)人員計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施操控技能的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)當(dāng)前檔案管理工作信息化、電子化的技能需求。

在現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的進(jìn)程中，培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才，是未來(lái)發(fā)展的一大方向，也是未來(lái)醫(yī)院發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)的一大要點(diǎn)，為了使醫(yī)院檔案管理工作順利開(kāi)展、檔案資料可以開(kāi)發(fā)利用，需要醫(yī)院注重人才培養(yǎng)，注重人才的綜合素養(yǎng)鍛煉，定期開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)工作。特別是當(dāng)今管理模式已經(jīng)開(kāi)始朝著互聯(lián)網(wǎng)方向去發(fā)展，建立屬于醫(yī)院自己內(nèi)部的信息化管理方式，確保專(zhuān)業(yè)人才能夠?qū)ΤＲ?jiàn)的管理軟件熟悉，并且可以熟練掌握運(yùn)用。

要嚴(yán)格履行崗位職責(zé)，努力做好本職工作，熟練掌握本崗位工作的要求和技巧，以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度迎接每一次工作任務(wù)，嚴(yán)格做到按時(shí)按量完成材料存檔和文字的錄入、校對(duì)、復(fù)印等工作，保證打印材料準(zhǔn)確、整潔、清晰，符合材料的規(guī)格。從來(lái)不馬虎對(duì)待每一份材料，不拖欠每一次工作任務(wù)。在我們工作中，堅(jiān)持為單位節(jié)約文印耗材，對(duì)文檔室的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備和其他物品，嚴(yán)格管理，保證文印工作順利進(jìn)行，學(xué)習(xí)這些設(shè)備的簡(jiǎn)單保養(yǎng)與維護(hù)。

3．完善檔案軟件和硬件設(shè)施

從醫(yī)院的角度來(lái)說(shuō)，也需要投入大量的資金，建設(shè)現(xiàn)代化的管理方式，提供相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施設(shè)備。檔案管理工作需要確保基礎(chǔ)的硬件設(shè)備得到完善。因此，醫(yī)院需要對(duì)現(xiàn)有檔案室不達(dá)標(biāo)的、陳舊的設(shè)備及時(shí)更換處理，同時(shí)積極打造現(xiàn)階段信息化的檔案管理工作體系，加大對(duì)基礎(chǔ)信息化設(shè)備的投入力度，盡可能改善當(dāng)前檔案室的工作管理環(huán)境，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

醫(yī)院落實(shí)相應(yīng)的檔案資料管理工作還需要具備較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，科室及時(shí)地對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行歸檔處理，便于后續(xù)的查閱。相關(guān)文檔資料要實(shí)現(xiàn)及時(shí)上交歸檔管理，使檔案庫(kù)的資料管理健全。醫(yī)院檔案管理人員經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化的檔案資料管理學(xué)習(xí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，在檔案的管理、收集、歸檔各項(xiàng)工作中提高自己專(zhuān)業(yè)能力。醫(yī)院針對(duì)檔案資料的有效開(kāi)發(fā)利用還需要得到進(jìn)一步的提升，從而避免醫(yī)院各類(lèi)信息的資源浪費(fèi)。

結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，醫(yī)院管理工作中的檔案管理工作是重中之重，檔案管理能夠使得醫(yī)院管理水平得到有效提升，同時(shí)促進(jìn)醫(yī)療行業(yè)的整體發(fā)展。為了適應(yīng)現(xiàn)代化的改革與發(fā)展，對(duì)于檔案管理提出了更高的要求，明確了檔案管理的重要性及應(yīng)用價(jià)值。推動(dòng)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，也需要做好檔案管理的各項(xiàng)保障工作，完善檔案的硬件、軟件設(shè)施，提高專(zhuān)業(yè)人員的素養(yǎng)，提高檔案管理的基礎(chǔ)性建設(shè)工作。