醫院檔案管理工作的優化思考

李 雪

（龍井市中醫醫院，吉林 龍井 133400）

引言

檔案管理工作是醫院管理體系中不可缺失的一個環節，并且在內部管理中所發揮的作用也尤為關鍵[1]。醫院檔案管理工作不但能夠為醫院管理層決策過程中提供參考依據，而且在一定情況下還推動決策的貫徹落實[2]。但從當前我國國內醫院檔案管理工作展開情況出發，尚且還存在一部分的醫院檔案管理工作尚未展開或者效果不理想的情況。究其原因是多樣的，但是多種言語的共同影響下也造成醫院檔案管理工作不能實現預期的管理效果。所以怎樣解決當前醫院在檔案管理工作優化過程中所存在的問題，是醫院管理層應該思考的。

一、目前醫院檔案管理工作中所存在的問題

1．醫院的檔案管理工作意識不強

當前盡管檔案信息化程度有所提升，但是大多數醫院的醫院檔案管理工作意識還比較薄弱，并且醫院檔案整理技術還比較差[3]。究其原因，是因為醫院對檔案管理工作比較忽視，并且對其沒有具體且清晰的認知，管理意識尚且還停留在之前比較淺層次的認知上。同時還對醫院檔案管理工作缺少嚴肅認真的工作態度。特別是在面對醫院內部權責不清楚的情況時，此種情況極其容易導致醫院檔案資料出現破損或者遺失等不良事件的發生，從而導致對醫院檔案不能開展集中管理工作，為此不能充分發揮醫院檔案的真實價值。除此之外，在我國大部分地區其醫療信息化程度比較低，并且還沒實施先進的科技信息技術對醫院的檔案資料展開整理歸納工作，反而是使用守舊的方式來管理，為此存在一定的不足之處，從而導致醫院檔案不能及時發揮其價值。

2．醫院的檔案管理工作方式落后

在我國有大多數醫院其醫院檔案管理工作形式比較落實，并沒有使用先進的管理模式來引進國外先進的科技技術，只是單一實施傳統的檔案保持管理模式。但是此種管理模式很容易導致醫院檔案管理處于缺位狀況，從而進一步導致醫院檔案不能真正及時服務于現代臨床醫學以及治療過程中。隨著互聯與科技技術的不斷普及與進步，為醫院檔案管理工作方式的改善帶來了新的可能性。所以醫院應該主動利用現代先進科學的醫院檔案管理方式，而不是一味地保守、使用傳統落實的管理方式。同時還應該主動積極創新發展，并且在新的醫院檔案管理根據自身具體的發展特點，從而衍生出擁有自身特點的新型醫院檔案管理工作方式。從我國醫院檔案管理工作方式出發，大部分的醫院檔案管理工作方式并沒有有效利用現代系統管理方式或者先進的互聯網終端科技技術，從而導致比較容易出現醫院檔案資料遺失、系統錯誤等各種問題，進而對醫院檔案管理的存儲工作以及管理工作帶來一定程度上的不利影響[4]。倘若實施比較落后守舊的醫院檔案管理工作，系統則極易會出現資料破損或者遺失等問題，便會對醫院發展帶來不可估量的損失，同時還會為醫院日后的運轉產生較大的隱患問題，還不能及時有效地符合患者的具體需求，從而導致對醫院的整體運轉造成不良影響的同時，還會增加醫院的運行成本。

3．醫院檔案管理存在比較大的安全風險性

醫院的檔案信息其涉及患者自身基本資料，并且還包括醫院研究以及科學項目具有專業性的結果。所以在醫院檔案管理過程中，應該重視檔案資料的安全性管理工作。與此同時，在這個大數據化發展時代中，應該提高信息之間的交流溝通，盡管有利于展開檔案信息的存檔工作，但其中也富含了多方面信息的安全問題。在大部分實施實物檔案管理工作模式的醫院中，均為采取比較安全的儲存方式。除此之外，醫院檔案中存檔信息的重要問題之一便是醫院儲存以及進出的不安全性。這也導致醫院檔案管理比較容易受外界入侵的不利影響下，出現更加嚴重的信息安全問題，從而醫院檔案管理的工作效率便比較低。同時檔案管理所存在的問題不能得到很好的解決，嚴重的話可能會導致醫院檔案發生遺失或者凌亂的情況，為醫院造成較大的損傷以及使醫院運行效率有明顯的下降，并且在一定程度上提高了醫院人力、物力的運行成本，進一步對醫療工作的開展帶來不良影響。

二、優化目前醫院檔案管理工作所存在的問題對策

1．強化醫院的檔案管理制度

隨著現代科技技術的不斷發展進步，醫院管理層以廣泛且深刻認識到醫院檔案管理工作中的重要性與必要性。就醫院發展而言，為了強化醫院檔案管理工作第一步便是應該強化醫院檔案管理相關制度[5]。一個良好合理的管理知識可以為工作的實施奠定堅實的基礎，在醫院檔案管理制度的建立健全過程中，應該廣泛聽取各個群體的建議和意見，做到權責分明與職權統一的根本原則，從而有利于將碎片化的管理方式緊緊地凝固在一起，形成一個統一堅實的力量源泉，進一步為醫院檔案管理工作添磚添瓦，有利于為醫院運行提供豐富的后備儲備資源。同時醫院還應該提高對其工作的重視力度，使醫院各領導層以及各個部門形成一個普遍的共識，從而共同促進醫院檔案管理工作的創新發展，才可以從根本上增加醫院的運行效率，并降低運行成本，有利于給予大眾更加優質的服務，提高醫院整體的工作水平[6]。

2．改革創新醫院檔案管理工作方式

在科技發展潮流不斷深化的今天，互聯網科學技術也被廣泛使用在各個領域之中，所以醫院檔案管理工作更應積極引進互聯網科技技術來改革創新性發展醫院檔案管理方式，而不是單一實施傳統的紙質化檔案管理工作模式，互聯網技術下的醫院檔案管理工作方式可以最大限度地有效防止檔案出現丟失以及破損的情況發生，有利于使醫院檔案朝著系統化的方向發展。此種管理方式一方面有效地節約了在尋找醫院檔案過程中所需要的人力、物力成本；另一方面，還可以有效利用數字化及時來完善檔案管理技術，從而更好地促進醫院信息規范化與一體化發展[7]。同時在實施數字一體化發展過程中，還應該重點關注對醫院檔案的分類管理以及合理規范發展。這是因為醫院的檔案內容非常豐富并且所發揮的作用也不大一致，為此在對其進行數字化檔案管理時，應該對其開展篩選與分辨工作。在實施數字化醫院檔案管理工作時不能單一關注速度方面，而忽視質量，因為這不符合醫院檔案管理工作的實際要求，同時也不能適應于臨床醫學的發展進步[8-9]。

3．檔案數字化以保持檔案安全性

當前應該對醫院檔案管理工作人員實施數字化培訓。在開展檔案數字化管理過程中得知保密問題根本是因為人存在意識問題。為此只有問題被理解后才可以進一步做好保密工作。檔案數字化與保密有著緊密關聯性，為了增加檔案安全意識以及保密意識，便需要強化醫院檔案管理工作人員的技能技巧，并且還應該保障其清楚掌握保密性以及基礎的保密知識。在實施檔案數字化管理過程中，應該堅持移交手續并且詳細查看文件，從而避免文件的丟失以及出現錯誤情況。應該徹底處理已經實現檔案數字化的資料。此外，還應該強化對數字檔案的保護工作，定期對其開展檢查工作并且嚴格劃分保密性與非保密性的數字檔案。同時，還應該結合適宜的醫院檔案系統做好數字檔案的備份工作，完善電子文件的歸檔與管理機制[10-12]。

結語

總而言之，檔案管理工作是醫院內部管理工作不可缺少的環節之一，并且對醫院管理體系以及管理工作方式均有著比較大的影響。通過改善當前我國醫院檔案管理工作制度，可以更好地保護大眾的生命與健康的權利。伴隨著互聯網科技技術的不斷進步與成熟，醫院檔案信息化以及醫院檔案信息數字化的發展進程也隨之改變，有利于更好地普及使用數字化檔案，從而進一步推動醫院檔案可以真正有效發揮自身價值與作用。同時利用互聯網技術對醫院檔案進行歸納與總結工作，將不同的檔案合理分類，最大限度發揮醫院檔案管理工作的作用，并且及時對其進行管理與更新，從而實現醫院檔案管理規范化、合理化以及一體化發展，有利于增加醫院運行效率以及保護大眾生命健康安全。為此具有推廣使用的價值與意義。