城鄉居民社會養老保險檔案管理策略探究

駱 麗

（云南省廣南縣城鄉居民社會養老保險局，云南 廣南 663300）

一、城鄉居民社會養老保險檔案管理現狀

根據當前對城鄉居民社會養老保險參保人員的系統性調查和反饋，可以發現當前保險檔案管理具體現狀，在工作當中仍然存在大量較為薄弱的管理環節，部分管理方案較為陳舊以及部分管理人員個人專業素質水準較低，因此，對于檔案的管理缺乏準確性和規范性。在這種環境之下也使得答案管理的歸檔效率大打折扣，由于當前網絡信息技術的高速發展，部分管理人員年齡較大無法準確地掌握當前的新興技術。因此，部分經濟欠發達地區檔案管理人員無法使用電子化的系統進行檔案管理，所以每次在檔案整理和使用過程中都需要消耗大量的人力，人工的檔案管理往往會存在部分的疏忽，無法滿足調動檔案的準確性和效率。這種情況之，也會使得政府管理部門的業務效率下降，從而在服務方面大打折扣。城鄉居民社會養老保險檔案管理的最終目標就是實現檔案的規范化快速化管理，幫助管理人員快速解決參保人的各種問題，及時發現參保人檔案存在的疏漏，保證檔案管理的準確性，使得社會養老保險落到實處發揮真正的作用[1]。

二、城鄉居民社會養老保險檔案管理中存在的問題

1．檔案室無法滿足現有檔案存放需要

我國目前城鄉居民養老保險檔案還是以紙質檔案為主，目前參保人員呈逐年上升趨勢，部分檔案管理部門檔案時由于建成時代較早已經無法適應當前社會的發展和人民的需求了。目前部分檔案管理部門對于檔案的存儲一般采用的是多部門多場地的方式，這樣也使得工作人員無法對檔案進行及時的整理和歸納，也無法及時地調取檔案中的具體信息。在這種情況之下，不僅會導致檔案管理質量的下降，還會在查詢和工作過程中造成不必要的困難。

2．現有單位經費無法支撐檔案管理需求

由于當前養老保險各種業務所存在的檔案較多，因此，在檔案的分類和整理方面，都需要投入較高的資金。目前經濟較為發達的地區，已經可以進行系統性的整合并落實電子檔案，提高規范化標準化管理，而在經濟條件欠發達地區只能進行分期分批管理。若是也需要落實電子檔案則需要投入較高的資金，部分村鎮檔案管理部門無法設置專業的管理設備，這也是當前檔案管理中的重要問題之一。

3．檔案管理人員專業知識不足

根據調研顯示部分鄉鎮檔案管理機構管理人員并非完全采用專職人員的工作模式，而是部分內容由兼職人員進行完成，這也使得管理人員較為混雜，無法系統性地學習檔案管理專業知識，在檔案管理的過程中就會存在一定的不穩定因素。由于兼職人員和專職人員相互結合，管理人員自身專業水準不統一，文化水平差距較為明顯，這也使得實際工作的效率大打折扣，當前欠發達地區對于管理專業素養培養工作的開展進展緩慢，從而導致檔案管理工作無法達到更高的質量和更高的效率。

三、城鄉居民社會養老保險檔案管理策略

1．確保保障措施到位

做好對同級人民政府的匯報，明確建立城市民生檔案工作的必要性，力爭獲得政府部門的大力支持從而使得經費得以保證。有效地調整檔案工作人員配置，并落實國家歸檔管理工作專項經費等。對于保險檔案的管理需要引起本單位主要領導的注意，將國家檔案管理工作和其他業務工作置于同樣重要的地位，并確保檔案管理工作的質量，強化工作實施力度，以保證國家檔案管理工作措施的落實到位。

2．加強團隊培訓，確保專業技能得到提升

歸檔管理是一個政策性、高度要求的管理，要求檔案保管崗位人員必須具備較高的思想政治素養和較好的職業道德修養，并且喜歡歸檔保管管理工作、較強的社會責任心和在檔案管理方面的管理經驗。所以，在做好檔案管理工作人員隊伍培養方面，一是在政府內部組織機構中建立專業的檔案保管部門，落實檔案管理工作人員制度，這也是政府檔案管理的重要基石。二是積極參加由省、市、縣級政府檔案保管機關舉辦的檔案知識培訓講座，和由業務主管機關舉辦的社會保險檔案管理培訓班等。三要做好基層的城鄉居民社會保險工作人員檔案培養工作。

3．加強制度建設，確保工作規范

根據新時期對黨領導干部的新要求，始終秉承著全心全意為人民服務的工作理念，逐步健全了單位檔案接收、管理、維護、保密、出借、人事服務等工作更新機制，嚴格檔案管理工作過程，做到對城鄉人民養老保險檔案制度化、規范化、標準化的管理，有效保存和運用檔案，更好地為參與的主體服務。

4．加強設備設施投資建設，確保檔案安全管理

為了推動檔案事業的順利發展，首先要積極爭取國家資金投入，增加檔案事業基本建設投資以提高檔案保護條件。再是增加檔案室的基本配置標準消防器材和火災報警系統，并安裝了滅菌機、除濕機、室內空氣凈化器等設備；檔案管理部門還需要根據當地的具體狀況，安裝了計算機、專業掃描儀、高架掃描儀、復印機、打印機等設施配備。

5．做好信息化建設，實現了電子歸檔管理工作的順利開展

提升城鄉居民養老保險電子檔案體系，是推動“互聯網+人”工作的必然需求。人社部大力推動了社會保險業務的“不開會”業務、清理合格證等一系列惠民舉措。事項、承諾制度和人類社會服務“快車道”行動，突出了加強信息化建設的重要性和電子記錄。繼續嚴格規范審核紙質信息，因為紙質文檔是檢驗傳統文本信息內容真實性的基本依據。要把傳統紙質文檔正確地轉化為電子信息，在數字化時代確保了紙質文檔的完整性和準確度的前提條件。做好信息化工程建設。做好全國城鄉居民養老保險綜合服務信息系統和全國電子檔案信息系統的銜接和融合，逐步完成全部電子檔案的網上歸檔工作。做好電子檔案宣傳，進一步轉變風險防范模式，利用信息系統對接管理，在各個環節設置風險警示信息。落實電子檔案管理應用，電子檔案的使用方式應和個性化服務措施相結合，利用檔案信息電子化管理系統加強大數據對接管理，進而提升人類社會公共服務水平[2]。

6．改善社會保障檔案管理環境

在人口老齡化和城市一體化發展的大背景下，中國城鄉人民社會養老保險檔案管理涵蓋的信息資源有了進一步擴大的態勢，而傳統的檔案管理方式已經無法適應廣大人民群眾的實際需要的數據材料數量。有關主管部門必須要完善歸檔保管的基礎設施建設，以擴大檔案庫容量，并定時對過期文檔加以整理，并進行存檔，既要保障全國城鎮居民和社會養老保險檔案信息系統的暢通。還必須完善檔案管理的基礎設施建設，以提高存儲庫容量定時整理過期文檔并進行存檔，從而使檔案信息更加安全。政府有關部門要全面檢察機關檔案管理工作的實際情況。對基礎設施較薄弱的地方管理單位，要加大資金投入設立綜合檔案管理室，全面完善城鄉居民社會養老保險檔案保障。

7．科學的社保檔案分類管理

對全國城鄉居民社會養老保險檔案信息系統進行分類管理，是縮短其使用流程、增加便捷的有效手段。一是檔案管理機關要根據各地實際，制訂有針對性的檔案管理工作標準，并根據有關法規要求，對城鄉人民在日常生活工作中的社會養老保險檔案信息加以歸集，確保檔案管理工作能夠得到系統的支持。二是城市居民個人的社會養老保險檔案管理人員，也要充分考慮社會養老保險檔案管理的差異，積極與參保人溝通，及時了解居民對社會保險政策的需求，從而提高辦案效率。城市居民個人社會生活養老保險檔案管理。社會保險檔案管理工作要根據本地的經濟社會發展狀況開展，并根據地方財政部門制定的優惠政策做好檔案分類，以保證檔案管理工作質量。

8．檔案管理標準統一

但資金短缺一直是影響全國城鄉居民在社會保障檔案管理機關開展工作的主要原因之一，無法為紙質檔案信息創造安全的存儲環境，嚴重影響了檔案管理的安全性。各地人民政府應當著力于建設功能相對完善的檔案管理室，并采用全國統一的社會保障檔案管理規范，通過網絡進行全國社保信息系統的全面共享，或者委托具備專門資格的網絡工程師建立符合地方要求，且由上級機構統一負責管理的信息系統。為切實保障參保人員的社會保障權益，應在統一標準的基礎上完善日常工作流程，為檔案管理質量提供支撐。

9．結合現代科技，開展社會保障檔案工作

隨著5G時代的普及與廣泛應用，各類現代信息技術在城鄉居民社會及養老保險企業檔案管理中的運用也日漸豐富。政府工作人員要提高綜合素養，定時地在社保平臺進行個人信息記錄，提高個人信息的搜索與共享等功能，以增強檔案信息管理的便利性與保密性。同樣，政府在注重信息化運用的過程中，也不可忽略對紙質社保文檔的管理，以建立電子文檔和紙質歸檔之間的合理聯系，為電子歸檔提供了參照依據。

結語

逐步完善城鄉人民社員的基本養老保險檔案工作規范性、國家標準、信息化管理工作，是人社部門利民便民的必經之路，也是人社機關積極踐行對參保人“記錄一生、服務一生、保障一生”的諾言。基于中國當前人口老齡化情況嚴重的大背景下，社會基本養老保險一直受到中國人的高度重視。政府部門將通過提升社會基本養老保險檔案制度管理效能，推動中國經濟與社會和諧發展，為廣大城鄉居民的正當權益提供更有效保護，并有效化解國人在利用社會基本養老保險時出現的問題，進一步貫徹政府以人為本的基本原則，為國人提供更加優良的公共服務。