談企業檔案災害預防

王樹菊

（凌源市衛生健康局，遼寧 朝陽 122500）

企業檔案災害是指對企業檔案的實體、檔案信息和企業檔案工作者造成損害，致使企業檔案損毀、信息丟失以及檔案工作者的傷亡等后果。如今危害企業檔案安全的突發災害頻發，企業需要提高檔案災害預警防范意識，提高檔案災害應對能力，最大限度地減少企業檔案一次損壞和二次損失。

一、檔案災害對企業檔案的影響

造成企業檔案災害主要有三種，一是自然災害類，西南方地區的洪水、滑坡、泥石流、地震：東部沿海地區的臺風、海嘯：在南方地區的梅雨季節時，企業檔案多會因洪水等潮濕天氣造成紙質版檔案字跡模糊并腐爛，其他載體檔案無法利用，給企業檔案造成直接或間接的損害。二是人為災害類，人為盜取檔案資料，盜取企業重要檔案信息，人為對企業檔案進行破壞、篡改、刪減等，泄露檔案信息管理系統賬號及密碼，造成了檔案信息安全隱患等。三是技術故障類，計算機病毒感染，儲存介質因壽命有限損壞，磁盤因磁性衰退而失去數據，光盤因為記錄層的信息慢慢退化而不能讀取數據信息等問題。

由于地震、臺風、洪水、人為失誤、恐怖活動、戰爭、網絡黑客等災害時有發生，給企業的檔案安全造成隱患，并且大多數企業由于自身經濟實力有限、檔案管理的基礎設施落后、檔案人員的預防意識不足，企業領導的檔案安全管理意識薄弱。在這樣的環境下，災害的發生會對企業檔案造成了嚴重的破壞。

一是對企業檔案建筑實體的損壞，檔案實體是企業保存檔案的重要物質載體，在災害來臨之時，檔案建筑是抵御災害的第一道屏障，災害容易導致企業檔案建筑物墻體開裂、傾斜、地基下降、垮塌等危害，如汶川縣地震時，北川、都江堰、汶川、綿陽等地企業檔案館庫房遭受嚴重破壞，造成大量的檔案淹沒在廢墟下，不能及時搶救。另外由于暴雨形成的洪水對檔案建筑物的破壞也不可小覷，一旦發生洪水，檔案建筑物的地基被洪水浸泡，在洪水的沖擊力下，造成建筑物倒塌，隨之檔案庫房內的檔案裝具、消防器材、除塵設備、消毒滅菌裝備、溫濕度監測設施等預防設備遭到破壞，這些災害對檔案建筑物的損失不言而喻。

二是對檔案信息及工作人員的損害，災害來臨時，以磁盤、光盤、U盤等移動設備為載體的電子檔案的生成，對計算機硬件、軟件、網絡及相關組件等具有很強的依賴性，2004年12月，印度尼西亞的海底爆發9.3級地震，并引發了海嘯，造成班達亞齊省檔案館80%的照片丟失，Ace文獻中心所有的文檔全部丟失，由于信息系統出現故障，企業防范檔案災害的能力減弱，企業檔案信息的保密性嚴重受到了威脅。由于災害的突發性，還會危及檔案工作者自身生命安全。在2010年甘肅舟曲泥石流爆發時，舟曲縣檔案局職工及親屬共1人遇難，2008年汶川縣地震時，部分檔案館的工作人員和檔案利用者在地震中不幸遇難。殘酷的現實和數據背后推動著企業應加強推進檔案災害預警機制的建設。

二、企業檔案災害預防原則

由于災害的突發性、破壞性、衍生性等特點，需要企業建立健全檔案災害預警機制，科學合理地分析監測災害，制定企業檔案災害預警機制的主要內容包括相關管理制度、組織機構建設、預警基礎設施等，這些組成部分為預警檔案災害、降低災害損失為目的，因此要求企業在建設檔案災害預警機制時要遵守一定的原則。

1.依法管理原則

遵循國家法律法規是企業檔案災害預警機制建設的首要原則，企業檔案災害預警機制的構建，應該符合我國現行法律法規的要求，必須符合國際和國家標準。如今企業檔案在經濟發展中具有舉足輕重的地位，企業的檔案管理工作如果是脫離了政策法規的實際要求，必定會給企業發展帶來威脅。

隨著災害頻發、社會風險增加，企業越來越重視檔案安全工作，為提高檔案災害預防、緊急防范災害和解決企業檔案工作中的突發災害，在《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》明確了在檔案突發事件工作中應貫徹“統一領導、分級負責、及時反應、果斷決策、合作互助”的原則。楊冬權局長在檔案館防災工作計劃中明確表達了要進一步提高企業檔案工作人員對防災減災工作的高度重視，培養員工的防災減災工作意識，提高工作人員的防災減災能力。企業在修建檔案館時要嚴格遵循檔案館建設設計規范和檔案館建設標準，慎重考慮檔案館的總體建筑布局，科學選擇建筑地理位置，避免地勢低洼地區，遠離易燃易爆場所，保障檔案庫房排水通暢，庫房建筑物抗震強度不低于7級。做好檔案建筑物防火、防盜、防潮、防塵、防有害氣體等要求。明確規定建筑規模和水平，做到建筑堅固穩定、設施完善、經濟適用，滿足企業檔案的收集、整理、保管、利用等工作。對于企業電子檔案的管理應遵循《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔于管理》等管理規范。保障企業電子檔案管理的科學性、規范性，在遵守相關法規政策的前提下，因地制宜地制定本企業的檔案預警工作制度。保障企業檔案工作的穩定發展。

2.以人為本原則

在《中華人民共和國突發公共事件應對法》中，強烈指出了保護好人民群眾的人身權、財產權等。維護社會穩定發展的秩序，最大能力的減輕災害事件造成的破壞。

企業檔案災害預警機制建設工作也應該堅持“以人為本”的文化理念，以員工自身發展為中心，使員工自我價值的實現，與企業的發展目標相接軌，尊重員工，理解員工，為他們提供發展平臺。因此將“以人為本”的原則貫穿于整個檔案災害預警機制的建設過程中。在災害發生時，企業檔案工作的重點放在減少災害對人的傷害，堅守“天地萬物、唯人為貴”的管理理念，把人的生命放在首要位置，因此，在企業檔案災害預警機制的構建中必須彰顯“以人為本”的原則，把人的生命財產安全放在首位，在突發災害時，竭盡全力保護檔案工作人員的人身安全。

3.有備無患原則

企業檔案災害預警機制建設是企業應對災害的“殺手锏”，在建立檔案災害預警機制時，要堅持“有備無患”的原則。一方面，企業檔案部門要樹立危機意識，居安思危，提高企業“預防為主、防治結合”的思想觀念，高度重視企業檔案安全工作。另一方面，檔案部門要主動采取防范措施，積極應對災害，在日常工作中收集有關災害的信息，掌握災害的發展規律，預測未來發生的可能性。提前采取措施。將企業檔案災害排除在萌芽狀態。將災害造成的損失降到最低的效果。為企業的檔案工作撐起保護傘。真正做到有備無患。

4.針對性和主動性原則

企業防災要根據本地域特點有針對性進行，譬如，在西南、華北地區等地震帶上要建立地震災害預警機制：在沿海地區建立臺風、洪澇、暴雨災害預警機制：在東北、內蒙古、青藏等地建立雪災預警機制。但是在制定某一方面的預警機制時，企業應該與其他突發衍生災害考慮進來，防范二次災害的發生，預警機制的建設要與實際情況接軌，便于實際操作，為檔案部門有效應對災害，推動企業檔案工作穩定發展。

企業檔案災害預警機制的構建很大程度上取決于檔案工作人員是否具有災害預警意識，是否有科學合理的檔案災害預警防范計劃與措施，檔案員工是否能及時發現災害，積極有效地排除災害。可見提高檔案員工災害預警意識是保障企業檔案安全的關鍵因素，企業把檔案災害防范和檔案安全工作培訓納入日常工作。強調檔案災害預警意識的重要性，培養員工的災害意識，加大員工的職業能力培訓力度，積極主動地預防災害。

三、企業檔案災害預防策略

1.健全企業檔案災害預警機制法規制度

企業檔案災害預警法規制度建設是企業檔案工作建設的墊腳石。國家檔案局曾在2008年發布了《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》，明確表述了在突發事件時，如何有序地應對災害，搶救檔案。在美國制定的《圖書檔案防災計劃概述》及國際檔案理事會頒布了《檔案館災害預防指南》等法規制度的基礎上，企業可以根據自身發展情況，吸收國內外先進的制度標準，科學合理地制定防災計劃及預警制度，加強行業之間的交流，形成具有行業特色的預警制度，如《某某公司檔案館災害預警制度》《某某公司檔案災害防災計劃》等。例如：明確事故隱患區，比如火災易發區，洪澇易發區等，隨時配備應急設備設施；分配檔案員工的管理區域，隨時進行巡視檢查，了解庫房周邊環境，為企業檔案災害預警發揮作用。

2.加強組織領導和人才隊伍建設

首先，組建企業檔案災害預警領導小組，把檔案災害預警工作列入部門工作日程，認真落實檔案災害預警工作，強化日常管理，做到權責分明，措施到位。實行檔案災害預警績效考核制度與責任制度。制定明確的考核標準，與此同時，加強企業檔案部門與其他部門機構的協調合作，打破檔案部門管理的狹隘，進一步減少檔案災害的發生，確保企業檔案安全。

企業檔案工作一線的工作人員的素質是企業檔案災害預警機制建設的關鍵因素。企業要提高檔案工作人員的專業素養，招聘具有檔案學專業能力的高校畢業生和具有檔案管理經驗能力的綜合性人才。企業可以和高校合作，為檔案學專業的學生提供實習機會，從而為企業選拔出高素質的檔案工作人才。加快畢業生融入企業檔案災害預警工作中。

為企業檔案災害預警組織人才隊伍提供預警教育和技能培訓，開展災害預警模擬演練。企業可以聘請高校檔案專業教師進行培訓授課，對員工進行預警思想教育，培訓其發現災害、處置災害的能力。在企業人才隊伍建設過程中企業要制定良好的、科學合理的教育培訓計劃，結合本企業檔案工作特色需求，使企業檔案工作人員能夠熟練掌握檔案工作程序、遵守工作制度和運用相關操作方法，能夠在檔案管理和提供利用過程中，具有靈活較強的檔案安全保障意識，這樣便能從企業內部杜絕危害檔案安全的人為風險。企業應該不斷學習、積累經驗，從而掌握災害的預警方法，提高企業檔案工作人員的預警能力。

3.完善企業檔案災害預警機制基礎設施建設

企業必須預先制定防災的預警措施，配備各種預警防災設施設備顯得尤其關鍵。但是目前很多企業受到經濟或檔案安全意識方面的限制，缺少檔案災害預警設施設備，企業不能達到預警災害，防范災害的條件，合理配備檔案災害預警設施設備是做好企業檔案災害預警工作的基本要求。首先是配備防災設備，如煙霧報警器、滅火裝置等消防設備，做好防雷保護措施；其次是配備檔案除濕設備，尤其是冷凍干燥機、消毒殺蟲設備、其外還應有除塵器、消毒柜、加濕機、空氣凈化器等，防紫外線窗簾可以避免光照使紙質檔案老化，防止減短檔案壽命；再次是儲備足夠的檔案裝具和檔案用品，選用合格的檔案密集架，保障柜架的牢固耐用，各類檔案盒規格、樣式和質量應符合GB/T9705、GB/111822、DA/T22和GB/T11821的要求；最后是配備檔案修復、利用的數碼相機、攝影機、復印機、閱讀機、掃描機等，及時有效地對檔案進行修復或備份，提高檔案的安全性。

4.加強企業檔案災害超前管理

完善企業檔案災害預警，是企業檔案災害預警機制建設的根本保障，隨著企業檔案安全管理的深化，企業需要強化檔案的管理制度，做到防災減災，以有效地保障企業檔案安全。首先實行企業檔案異地異質保管，采用科學有效的防范方式，把重要的檔案進行多份備份，異地異質備份，保障檔案資源的完整安全。檔案異地備份可以分為近程異地備份和遠程異地備份，近程異地備份，這樣避免了同一種災害的損壞，但是管理和利用成本偏高。檔案的異質備份可以采用復制、縮微、數字化手段，利用檔案的不同載體優勢，采用異質備份，提供異質的備份材料，防范災害的破壞。其次落實檔案災害排查，對救災設備、服務器、檔案柜架等設施設備進行定期檢修，排除設施損壞造成的檔案破損，對員工進行預警意識培訓和災害防范演練，并且要防范企業內部員工潛在的信息泄密行為，從自然因素、設施設備、技術原因、人為危害等多方面、全視角地排查企業檔案安全風險。維護企業檔案的安全，還有要創建企業檔案安全預警機制。在對企業檔案安全進行全方位風險評估的基礎上，制定符合企業特色的預警措施和管理方案，當出現檔案安全問題時，企業有實力地進行組織機構、預警技術、物質支持等等方面的防災能力，使企業發生檔案災害時能夠有機可尋，減輕災害對于企業檔案產生的破壞。最后，通過災情信息溝通。加強與水文、氣象、地震、等政府機構的聯系，在政府機關的監測情況下，及時了解到自然災害發生的范圍、危害程度等相關信息，避免錯過企業檔案災害預警和救災的時機，通過與公安、武警、消防等專業救援隊伍的日常聯系，建立專門的聯網救災機制，當企業發現災害險情時，立即報警，實施聯合防災，最大限度減少檔案災害損失。