檔案管理信息平臺的深化與應用

王 璐

（鐵嶺市醫療保障事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

引言

隨著我國信息技術的發展，檔案管理事業迎來了新的發展機遇，實現了管理的信息化及數字化，解決了傳統檔案管理中難以克服的問題。因此，建立檔案管理信息平臺成為現實問題，深化與應用檔案信息管理平臺勢必成為推動管理事業發展的一大趨勢。

一、檔案管理信息平臺深化和應用的現狀

現階段，我國許多單位及部門十分重視檔案管理工作，結合信息技術不斷推動檔案管理事業的發展，逐漸實現檔案管理的信息化及數字化，并以先進的信息技術為支持，構建檔案管理信息平臺，進一步提高檔案管理工作的質量及效率。結合相關的調查數據顯示，盡管我國檔案管理事業取得了不小的進步，但在深化應用信息平臺方面，還存在部分值得重視的問題，具體如下。

第一，目前，檔案管理信息平臺的構建得到了有效的落實，各大單位基本實現了檔案管理的現代化，但存在部門紙質檔案信息，無法有效地錄入到信息管理平臺中，不能得到很好的管理及使用。對于部分紙質信息不能錄入信息平臺這一問題，導致平臺信息的不完整，影響后續階段的信息管理及使用。

第二，在構建檔案管理信息平臺時，由于單位之間的信息數據沒有共享，使得相關數據不能得到有效整合，獨立的信息將會影響單位檔案管理工作的質量。

第三，檔案信息管理軟件的不同類型及技術水平，也會影響各部門的檔案管理質量。不同部門由于使用的管理軟件不同，進而使得檔案管理水平產生一定的差異，影響的單位整體檔案管理效率。此外，單位檔案管理軟件的技術條件也會影響檔案管理工作的質量，對管理信息平臺的深化與應用造成一定程度的阻礙。

第四，結合許多單位現有的檔案管理制度來看，需要進行制度的優化調整。傳統的檔案管理制度顯然已經不能滿足現階段檔案管理信息化的需求，無法與檔案機構的調整變動相適應。因此，完善檔案管理制度，使其能夠符合檔案管理的現實需要。

不難發現，我國現階段檔案管理工作還需要進行完善，并且要重視檔案管理信息平臺的深化，不斷推進檔案管理事業的發展。

二、深化與應用信息平臺的幾點思考

1.已有檔案信息的信息化

文件模型的引進，將檔案管理的核心轉移至文件的生成及管理上，對于深化檔案信息管理平臺具有重要的作用。工作人員要做好每個環節的管理工作，特別在檔案文件的壽命周期上，也要全面細致地進行管理。要實現管理工作的內在要求，單位可以從以下幾個方面入手。首先，確保管理軟件能夠滿足現代化檔案管理的工作需求，可以對管理軟件進行引進或者改造。其次，要完善檔案文件的銜接工作，使其成為一個整體，有利于檔案平臺之間的對接工作，方便管理以及檔案文件的獲取，也能在一定程度上提高檔案文件查詢的便捷性，充分發揮檔案管理信息平臺的效能。最后，在進行檔案文件的管理工作時，單位內的檔案管理部門要明確管理的具體范圍、職責等，形成有效的分工，權責明晰，實現檔案文件的綜合管理[2]。

2.樹立新型檔案管理理念

進行檔案管理工作時，管理理念對于工作質量的提高十分重要。由于檔案管理結合了信息技術，打破了傳統紙質檔案管理的桎梏，需要一套現代化的管理理念，以適應檔案管理的現實需要。單位可以將檔案當成一種資源，管理工作的重心可以由文件的管理轉變到檔案信息的管理，結合現代化的信息技術，提高檔案的收集整理等工作質量。因此，檔案管理信息平臺需要具備以下幾點功能。第一，檔案資源的全面完整。由于工作人員的主觀因素，對待不同檔案的態度存在一定程度的差別，部分檔案沒有受到工作人員的重視，而這些檔案正是檔案實現全面完整性的必要因素，具有其特殊的價值信息，需要對其進行收集整理，實現單位檔案資源的共享。第二，補充檔案管理技術。例如豐富收藏、推送等服務。檔案的推送服務可以提高檔案服務質量，讓民眾能夠有針對性地獲取需要的檔案資料。檔案的收藏服務即將同種類別、相同主題的檔案整理到一個文件中，方面后續工作的開展。還有其他的檔案服務，方便民眾查詢檔案，以便能夠查詢所需要的檔案資料。第三，實現檔案管理的智能化。檔案管理信息平臺的構建，可以實現檔案管理的智能化，在收集整理檔案資料后，信息平臺進行檔案的分析處理，不斷豐富檔案內容以滿足民眾需要。

3.紙質檔案的轉變

將單位內部的紙質檔案進行數字化處理，就需要用到各種掃描設備將其轉化，通過信息技術進行檔案的處理、錄入以及歸檔等步驟，實現檔案文件的轉換，最終將紙質的文檔轉變成方便民眾查詢瀏覽的一系列數據。由此可見，在優化檔案管理體系時，構建信息平臺能夠有效提高檔案管理的質量以及相應的服務。同時信息平臺的應用帶來許多方面的優勢，不僅能夠提高檔案管理的質量及效率，也能提升相應的服務質量，需要人們引起重視。

4.深化應用檔案管理信息平臺的發展趨勢

結合當前的信息技術以及檔案管理事業發展的環境，檔案管理部門要結合自身的實際情況，深化檔案管理數字化改革，并且更新檔案管理理念順應改革的需要。同時也要精細化權限分層，形成分級控制的管理模式，提高檔案管理的效率及準確性。深化檔案管理信息平臺，以現代化信息技術為前提，檔案管理為工作核心，建設綜合性的管理系統，在今后的管理工作中實現更加智能化、精確化的控制，從檔案的收集整理，再到歸檔等環節都能得到有效的控制，實現高效統一的管理。此外，也要重視檔案數據信息的共享，不斷豐富信息平臺的資源及功能，促進我國檔案管理事業的發展。

結語

目前，我國各大單位內部的檔案管理信息平臺的構建工作得到有效的落實，并且信息平臺的深化與應用工作也取得一定的成績。根據檔案管理信息平臺未來一段時間里的發展趨勢來看，信息平臺的深化工作還有著廣闊的發展空間，需要各單位各部門協調配合，結合更加先進的信息技術及措施，為檔案管理信息平臺的發展提供強大的動力，為我國檔案管理事業作出貢獻。