信息集成化視角下的高校檔案管理路徑探析

杜蔚明

（武漢工程大學(xué)，湖北 武漢 430205）

高校的檔案較為復(fù)雜，其格式、內(nèi)容、體系等都存在較大的差距，想要將這些檔案有條理地整理到一起，是一項(xiàng)非常龐大的工作。所以，一直以來(lái)高校檔案管理工作都呈現(xiàn)出了管理效率低下，檔案難以得到有效利用等現(xiàn)象。信息集成化的出現(xiàn)，則能夠使復(fù)雜的檔案有條理的存儲(chǔ)到不同的模塊，這無(wú)疑能夠極大程度提升檔案管理效率。故此，在對(duì)高校檔案進(jìn)行管理時(shí)，高校就應(yīng)該積極采用信息集成技術(shù)。

一、信息集成化視角下高校檔案管理中存在的問(wèn)題

1.缺乏集成化觀念

檔案管理是高校非常重要的組成部分，能夠?yàn)槠渌块T的工作提供支撐。故此，檔案管理部門就應(yīng)該與其他各個(gè)部門做好溝通工作，并根據(jù)其他部門的需求，對(duì)檔案進(jìn)行歸類以及管理。然而，當(dāng)前部分高校的檔案管理工作卻缺乏集成化觀念，即檔案管理部門并未從檔案使用者的角度對(duì)檔案進(jìn)行管理。這就導(dǎo)致檔案管理失去了其本來(lái)的價(jià)值，難以為其他部門服務(wù)，提升其他部門的工作效率[1]。

2.檔案存在同步問(wèn)題

網(wǎng)絡(luò)檔案并不是憑空捏造的，而是由實(shí)物檔案轉(zhuǎn)化而來(lái)的。檔案管理部門無(wú)法自己去搜集檔案，他們只能將不同部門所提供的檔案進(jìn)行整理、電子化。然而，當(dāng)前的檔案管理中卻存在信息不同步的現(xiàn)象，其主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。其一，各個(gè)部門移交實(shí)物檔案不及時(shí)，導(dǎo)致檔案管理部門的檔案不完善；其二，受人手、設(shè)備等因素的影響，檔案部門收到實(shí)物檔案后，并未將其及時(shí)轉(zhuǎn)化為電子檔案。這就導(dǎo)致高校的電子檔案存在信息不完善、不準(zhǔn)確等現(xiàn)象，直接影響其他部門的使用。

3.數(shù)字化應(yīng)用不足

雖然將信息集成化運(yùn)用于檔案管理中，已經(jīng)成了時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，但是部分高校的數(shù)字化還存在嚴(yán)重不足。其主要原因?yàn)楦咝５幕A(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，以及檔案管理人員能力有限。基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字化應(yīng)用的根本保障，沒(méi)有信息設(shè)備作為根基，那么管理人員就無(wú)法將實(shí)物檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，此外基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，也會(huì)導(dǎo)致信息導(dǎo)出困難、錄入的信息會(huì)出現(xiàn)缺失等現(xiàn)象。檔案管理人員的能力，會(huì)直接影響檔案數(shù)字化建設(shè)水平。高校的檔案管理部門由來(lái)已久，部分管理人員雖然管理經(jīng)驗(yàn)豐富，但是對(duì)數(shù)字化并不了解，這就導(dǎo)致他們不知道應(yīng)該將數(shù)字化應(yīng)用于檔案管理中，直接使得高校檔案數(shù)字化推進(jìn)困難。

二、信息集成化視角下的高校檔案管理新路徑

1.更新管理理念，實(shí)現(xiàn)信息集成化

想要改革原有的檔案管理模式，讓系統(tǒng)化、集成化等管理思維運(yùn)用到高校檔案管理中，那么高校的領(lǐng)導(dǎo)就需要更新管理理念，做好宏觀調(diào)控，只有這樣，各個(gè)部門才會(huì)及時(shí)將所收錄的檔案，提供給檔案部門進(jìn)行管理，而檔案部門所管理的檔案也能更加完善。此外，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，檔案部門也需要認(rèn)識(shí)到部門的服務(wù)功能，并以檔案使用者的需求為導(dǎo)向，規(guī)劃?rùn)n案管理的方式和內(nèi)容。只有這樣，高校的檔案管理才能更具有目的性與針對(duì)性，從而更好地為檔案使用者服務(wù)。當(dāng)然，隨著高校生源的不斷變化，高校檔案管理的服務(wù)方向以及內(nèi)容也在不斷變化，為此，檔案管理人員，就需要及時(shí)做好決策，對(duì)檔案管理進(jìn)行整改，以使其與高校的教學(xué)管理等工作的發(fā)展方向一致[2]。

2.加強(qiáng)部門溝通，實(shí)現(xiàn)信息同步化

檔案部門是為其他各個(gè)職能部門服務(wù)的，其所構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，也主要是供其他部門查閱資料的。當(dāng)前，部分高校的檔案管理部門與其他部門卻存在數(shù)據(jù)格式與標(biāo)準(zhǔn)體系存在差異性等問(wèn)題，這就使得檔案管理部門與其他部門所用的管理系統(tǒng)無(wú)法兼容，從而直接導(dǎo)致檔案無(wú)法得到有效應(yīng)用。為此，檔案管理人員就應(yīng)該從系統(tǒng)兼容的角度出發(fā)，通過(guò)不斷提升的自身技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門的數(shù)據(jù)格式與標(biāo)準(zhǔn)體系的統(tǒng)一，如此，方能使檔案使用者更好地使用檔案信息。此外，在實(shí)際檔案管理中，檔案管理人員也需要不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)，如神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)等，如此，檔案管理人員才能構(gòu)建新型的網(wǎng)絡(luò)管理模式，使傳統(tǒng)檔案與虛擬檔案整合到一起，以使網(wǎng)絡(luò)管理與時(shí)代發(fā)展的步伐相一致，從而提升資源共享效率，為高校的未來(lái)發(fā)展提升有力支撐。

3.完善基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化

一直以來(lái)檔案管理在高校都是一項(xiàng)無(wú)關(guān)緊要的工作，故此，檔案的價(jià)值無(wú)法體現(xiàn)，而檔案管理人員也存在技術(shù)不足等問(wèn)題。在信息集成化視角下對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革，首先，高校需要為檔案管理部門招聘具備信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等的新型人才，以為信息集成化的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。其次，高校也需要注重完善基礎(chǔ)設(shè)施。俗話說(shuō)，工欲善其事，必先利其器，只有為檔案管理部門配備先進(jìn)的設(shè)備，實(shí)物檔案才能被工作人員轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，從而促使檔案管理健康發(fā)展下去。最后，檔案管理人員就需要完善檔案部門的服務(wù)功能，在系統(tǒng)中添加檢索、搜索檔案的目的等選項(xiàng)，如此，檔案使用者就能快速找到自己所需要的檔案，從而高質(zhì)量完成所負(fù)責(zé)的工作。此外，在新時(shí)期，檔案管理部門也不能局限發(fā)展的步伐，而是應(yīng)該對(duì)其職能進(jìn)行擴(kuò)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)高校檔案管理工作進(jìn)行改革，是高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，為此，高校就需要立足信息集成化視角下，積極分析高校檔案管理存在的問(wèn)題，并據(jù)此從更新管理理念、加強(qiáng)部門溝通以及完善基礎(chǔ)設(shè)施等方面進(jìn)行教學(xué)改革。如此，高校檔案管理工作才能真正實(shí)現(xiàn)信息集成化，從而更好地為檔案使用者服務(wù)，提升高校人才培養(yǎng)水平。