如何利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力

郭喜萍

（鐵嶺市城市發展服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

引言

隨著大數據時代的到來，數據信息的安全性和利用的高效性成了一個關鍵的問題。傳統的紙質檔案管理中，受到信息整合利用開發的限制，檔案管理的服務水平無法得到提高，檔案信息數據很難真正發揮作用，滿足社會、個人以及單位應用的需要。而信息技術與網絡的發展，則大大提高了信息數據的開發利用整合處理速度和效率，檔案的開發利用率提高，數據共享成為一種被廣泛應用的服務方式，能夠滿足社會、個人以及單位對于檔案信息的需求。

一、大數據時代檔案管理模式的變化

1.服務體系的變化

檔案管理的本質目的是能夠為社會發展提供服務，當前社會發展形勢下，對于檔案管理的多元化需求逐步提高，為滿足企業以及個人的多元化、個性化需求，需要提升檔案管理的人性化服務意識，將服務對象作為關注重點，為服務對象提供精細化服務。由于檔案管理的資料量巨大，實現個性化的服務會產生巨大的工作量，借助數據化管理模式的應用優勢，可以大幅提升檔案查詢以及調轉等工作的工作效率，大數據時代促使檔案管理服務體系發生變化。

2.安全管理工作發生變化

檔案的安全管理是檔案管理工作的重點問題，傳統檔案管理模式容易出現檔案污損或者丟失等問題，大數據時代檔案的數據信息量更加龐大，檔案的安全管理問題更是重中之重。檔案的安全管理工作需要重視檔案的保存條件、管理制度和模式、安全管理控制技術以及加密保密措施等內容，開放的網絡應用環境，使數據形式的檔案管理工作面臨更大的安全威脅，加強網絡安全問題的防范，對各種形式的檔案進行分類和分等級的保存，才能夠有效避免檔案出現檔案損壞或者非法入侵等問題，大數據時代推動檔案的安全管理工作發生變化。

二、大數據時代檔案管理模式創新的發展策略

1.重視檔案資源的安全防護

檔案資源的安全管理問題是當前社會領域關注的重點問題，檔案信息即涉及國家安全，同時也涉及公民的個人信息和隱私問題。開放的網絡環境為檔案管理工作提供便利的同時，也給檔案管理工作帶來更大的安全威脅，相關單位需要提升對于檔案安全管理問題的重視程度，對于負責存儲檔案信息的計算機系統，要設置防火墻和多重防入侵技術，以實現對于黑客病毒的入侵攔截。檔案管理單位還需要將檔案數據信息進行備份，以備檔案數據信息發生意外情況時，能夠為檔案管理工作的開展提供保障。

2.加快檔案管理工作的創新意識

大數據時代進行檔案管理工作，需要提升其創新工作理念，在創新思維意識下帶動其行為能力的提高，通過創新工作方法的融入，實現檔案管理工作的不斷發展。檔案管理工作具有社會服務性特征，從經濟發展角度而言，有效的檔案管理工作可以為社會經濟的發展提供服務保障，因而工作人員需要重視自身工作理念的創新，重視服務意識的提高，保持良好的工作態度，借助計算機網絡技術的應用，提升自身的工作質量和工作效率。

3.建立完善的檔案體系

3.1 擴大檔案信息的收集范圍。伴隨著科技的飛速發展，存儲技術不斷進步，利用大數據技術實現檔案信息化存儲的能力也有了質的提升。為此，應在保證技術的基礎上，不斷擴大檔案信息的收集范圍，確保其全面性，提高檔案的價值和利用率。歸檔資料的收集可以保留傳統文字的原貌，增加更生動的信息，比如圖片和視頻。通過將這些信息數字化，使其能夠存儲在指定的媒體中，同時在云端進行備份，從而有效地豐富了檔案的內容。

3.2 制定專業的信息采集標準。當前，傳統檔案的建立已有成熟的技術和制度，而基于大數據的檔案卻沒有明確具體的制度，因此，建立完善的相關檔案信息化管理系統十分重要。信息檔案的建立與保管需要檔案館內部各部門的協作，相互間協調不良，信息收集會出現重復、不完全現象。所以，在制定了合理的制度之后，各部門按照制度標準執行才能有效地配合信息化檔案管理部門的工作，從而大大提高檔案管理工作的效率。

三、大數據時代檔案管理服務水平提升的策略

1.創新服務方法

以前的檔案要從檔案館取回，時間浪費、效率低。大數據可以改善傳統訪問的不便性，提供在線訪問功能。使用者可以通過網絡和電腦隨時隨地進行網上訪問。管理者可根據用戶的要求對相關文件進行整理，并通過電子郵件發送給用戶，大大節省了用戶的時間，提高了工作效率?？沙掷m改進和增加檔案形式，增強檔案的利用功能。單位及個人可查閱電子圖紙及檔案，作為工作參考。

2.提高服務質量

一是保證信息存檔平臺的穩定性，確保能為用戶提供長期穩定的服務；二是保證了平臺的運行速度，保證了用戶在查閱文件時能迅速找到所需文件；確保檔案的安全性，避免信息泄露和數據丟失，確保用戶所發現的檔案的完整性、真實性和安全性。

3.大數據時代的到來使我們重新認識管理工作

大數據時代下檔案管理模式變化的研究，有利于保護各類檔案文化資源，優化檔案業務流程，挖掘檔案增值信息，加強檔案管理機構的職能建設，達到促進檔案事業發展的目的。在理清大數據相關概念的基礎上，本文對國內外相關研究文獻進行歸納和總結，了解和分析目前學術界對大數據時代下檔案管理研究的重點內容，提出本文研究的主要內容；檔案數據資源的變化主要是檔案數據的來源更廣、內容更豐富、收集方式多樣；檔案利用服務的變化主要是檔案服務對象、內容、方式和目的的變化；檔案安全保密的變化主要是檔案保管條件、應急管理、技術手段、長期保存和信息安全的變化；檔案行政管理體系的變化主要是檔案部門行政職能、業務指導、行政執法以及合作方式的變化。為科學應對大數據時代檔案管理模式的變化，尋求大數據時代檔案管理的有效路徑，需要從拓寬檔案資源的收集類別、完善檔案資源的建設主體、改變檔案資源采集方式和科學整合檔案資源來加強檔案資源聚集，建立覆蓋人民群眾的檔案數據資源體系，從加速檔案資源開放進程、創新服務理念和開拓服務途徑來創新服務內容，健全方便人民群眾的檔案利用服務體系。檔案管理工作經受了檢驗，檔案管理的目的是促進檔案事業的可持續發展，大數據時代管理模式發生了變化，保護文化資源完善流程，主要抓好檔案管理理論體系建設、數據資源體系建設、利用服務體系建設、加大安全保密職能和行政管理職能。增加數據、服務、利用的意識。拓寬檔案收集渠道。建立覆蓋人民群眾的檔案數據資源體系。

四、法律法規問題

傳統的檔案管理法規主要針對的是紙質檔案管理，現代大數據環境下追求的是檔案管理和數據資源共享。虛擬環境下涉及一些需保密的數據可靠性問題。一方面，國家現有的法規在保護檔案安全方面還不完善，大數據環境下的法律法規明顯的存在滯后性。另一方面，檔案數據信息在互聯網時代還缺乏相關的標準進行支撐，這使得檔案在大數據平臺運行過程中，存在信息孤島等問題不能得到有效解決。只有不斷完善大數據背景下隱私保護機制，尋求法律保護路徑，才能推動大數據環境良序發展，促進社會穩定。

五、數據共享和創新服務能力依靠政府的支持

我國當前治理模式正處于數據化、信息化的轉型、政府部門治理過程中開始挖掘數據價值，對公共領域產生廣泛深刻的影響，在人與人之間、任何組織之間、任何政府之間都在公共視野下，政府主體和公民主體的行為方式發生了改變。我們政府部門為了方便辦事效率，在鐵嶺政務網上，開展了便民服務，把我們部門依據《中華人民共和國檔案法》和《城建檔案管理規定》等文件以及職能、辦公地點都放在上面，方便單位和個人利用，提高辦事效率。

結語

綜上，在大數據時代背景下，需要積極創建檔案管理信息，不斷提高檔案管理效率，實現檔案管理信息共享，更好地滿足當今國家數據管理的多方面需求。但是，在構建過程中仍然存在一些問題，嚴重阻礙了檔案管理的科學發展。因此，結合實際情況，有必要建立一個數字檔案信息數據庫，發展和優化檔案管理機制，改善員工整合，不斷改革檔案的功能，在政府的干預支持下最終完善我國信息數字化和數字化的檔案管理，更好地為社會提供利用服務。