基于黨校文書檔案管理的演變及優化措施探討

徐曉玲

（中共農安縣委黨校，吉林 農安 130200）

在黨校運行當中，將形成大量的檔案，不僅數量多，且類型復雜，相互檔案間也具有較強的聯系性，通常包括有黨群、行政、教學等檔案類型，對于黨校發展具有十分重要的作用。在實際工作開展當中，則需要能夠對該項工作引起重視，充分認識到檔案管理的演變發展，在明確工作方向的情況下做好優化，保證檔案管理效果。

一、黨校檔案管理演變

1.文書檔案

在企業單位、行政機關與社會組織運行當中，一切文件、文書資料信息都成為檔案。在單位運行當中，做好對于文書檔案的管理可以說是一項重點工作內容，包括有對于檔案的收集、整理、總結與歸檔等等，需要能夠按照原則做好分類處理，以此為其他部門工作的開展提供依據[1]。

2.管理特征

在文書檔案管理當中，具有多樣與復雜的特點。這是因為對于不同檔案信息來說，都是文書檔案管理當中的重點，需要能夠將相關事項的發生原因、過程、對象與結果等以文字的方式記錄，形成文檔類檔案，應用載體做好信息的記錄。之后，對實物與紙張進行分類整理，在檔案室當中統一存放。在黨校當中，將形成較多的信息與資料，且在工作當中資料的種類、數量不斷增多，也因此對實際管理工作的開展帶來了難度。對于該項工作來說，需要安排專門的人員負責，也對于工作人員的管理技術與綜合素質提出了較高的要求。

3. 演變方向

對于文書檔案來說，具有豐富多樣的載體，尤其是在黨校當中，更是將涉及多方面的內容，包括有人事、財務與業務等等。在現今信息技術快速發展的情況下，對于黨校的文書檔案管理也具有了新的要求，較多的辦公軟件也能夠應用在此當中，使得文書檔案管理逐漸向著多樣化的方向發展。辦公軟件、檔案管理系統的存在都為文書檔案管理工作的開展帶來了新的可能。

二、管理存在問題

1.缺少資金投入

受到以往檔案管理影響，認為在保管文書檔案時，主要保證其存放即可，并不認為其在黨校運行當中能夠帶來較大的效益，因此，使該項工作缺少資金投入與關注度。這部分情況的存在，則使得檔案管理在工作制度、基礎設備方面都存在不完善、不到位情況，在面對檔案時，單純是對文件的整理與保存，沒有充分地發揮相關檔案的價值，也將因此制約了檔案工作的正常開展。

2.工作不協調

在以往黨校檔案管理工作當中，檔案管理與文秘工作之間具有一定的交叉的情況，且部分黨校存在將兩者重疊的問題。該部分情況的存在，則使得檔案管理存在雜亂無章的情況，缺少科學性以及規范性。同時，在黨校檔案管理當中，也并非是單個部門就可以完成的，而需要不同部門能夠積極進行配合，在緊密聯系的情況下提升檔案管理效果。而在實際工作當中，各部門并沒有對檔案管理這項工作形成充分的重視，并因此對檔案管理效率以及資料完整性產生了影響。

3.信息化不足

在信息技術快速發展的過程當中，文書檔案管理也需要能夠向著信息化方向發展。近年來，已經有黨校對該項工作引起了重視，并逐漸實現了檔案的信息化處理。但在具體實施的過程當中，在前進步伐方面還存在不足，暴露出了較多的問題。其中，信息化水平較低可以說是存在的一項普遍問題，對于大部分黨校來說，目前還是在傳統模式下應用技術，而對于新技術基礎上形成的電子檔案來說，在管理上則存在不到位的情況，在自動化水平方面存在不足。同時，文書檔案受到其材質的限制，使其在保管一定時間后即會發生損壞，需要能夠對其進行電子備份，但部分黨校在該方面也存在不足，缺少對于重要檔案的電子備份處理，對檔案管理乃至黨校運行都埋下了一定的隱患。

4.缺少系統備案

在現今部分黨校檔案管理當中，在系統性方面存在較大的缺陷。首先，是檔案管理人員在專業性方面存在不足，僅僅要求檔案信息的完整性，其工作目的也很簡單，即是通過年度的上級檢查，并沒有對文件檔案的價值引起充分的重視。其次，部分黨校對于形成的科研檔案、高價值教學檔案缺少應用的重視，僅僅對紅頭文件重點關注，而對于其余高價值檔案則缺少應有的關注。在現今黨校不斷發展、對于教學科研內容具有較高要求的情況下，也使得黨校科研、教學檔案在此當中暴露出了較多的問題，這同檔案缺少系統性歸檔具有直接的聯系。且人員在穩定性方面也存在不足，可能因人員流動導致檔案損失的情況。

5.缺少專業人才

在新的技術背景下，對于黨校文書檔案管理這項工作也具有了新的要求，在實際工作開展當中，人才的作用性十分關鍵。而在實際檔案管理過程當中，很多管理人員都是半路出家，在工作之前沒有與檔案管理這項工作接觸過，更不是專業出身，大部分都是在負責該項工作后才具有一定的了解。對于該種情況來說，雖然在傳統工作模式下可以基本滿足檔案管理需求，但是在現階段檔案管理逐漸向著智能化、信息化方向發展的情況下，這部分管理人員無論是在檔案管理操作流程、基礎原理還是管理水平方面都存在無法滿足要求的情況，也使得人員專業水平成了限制檔案管理效果的關鍵性因素。

三、管理優化措施

1.提升管理意識

保持良好的檔案管理意識可以說是工作開展的基礎，對此，則可以從以下方面開展工作：第一，領導層需要能夠首先引起重視，通過會議、培訓等方式做好思想傳達，使黨校全體人員都能夠對檔案管理這項工作的重要性形成充分的認識。第二，要以多種方式對文書檔案管理這項工作進行宣傳，包括有視頻播放、條幅以及自媒體平臺等等。第三，要做好檔案利用價值的開發，保證檔案在具體應用當中，能夠為黨校科學研究、教學活動的開展作出貢獻。同時，需要能夠對黨校目前檔案管理工作情況進行全面的摸底，由領導定期開展檢查，做好檔案管理的監督工作。同時，要聘請專業管理人員做好講解與指導，定期組織黨校檔案管理人員、普通工作人員開展檔案管理技能、知識競賽等等，通過多種活動方式的應用切實提升檔案管理意識。

2.依規開展管理

在檔案管理工作開展當中，管理制度是保證工作開展效果的基本條件，也是實現檔案管理標準化、制度化的基礎，是對檔案管理工作進行落實的關鍵。黨校在具體運行當中，需要充分結合實際制定、完善相關制度。具體來說，可以由相關部門做好檔案光盤的統一采購與應用，保證電子文檔與光盤格式具有統一的特點，按照國家標準開展工作。在具體工作當中，需要能夠做好記錄、存管以及取檔制度的把握，保證檔案管理工作具有有序的特點。對于具有較高價值的文書資料，需要能夠做好電子與紙質檔案的雙重備份，做好保存工作。在此當中，也需要能夠嚴格遵循國家文書管理相關要求開展工作，保證工作的合法性以及標準性。

3.強化技術應用

在以往黨校文書檔案管理當中，因重視程度不足、資金投入不足，使得檔案管理在基礎條件方面存在不足的情況，并因此對檔案管理效果產生了較大影響。對于該種情況，則需要能夠在原有的基礎上加大資金投入，積極做好相關設備的更新優化處理。如可以對電子檔案存儲空間進行擴大，劃分好存收類型，以此做好檔案資源的豐富處理。尤其是在現階段檔案管理向著信息化方向發展的情況下，更是需要能夠做好電子檔案數據庫的建立，通過網絡信息技術的應用保證檔案管理工作具有便利的特點。可以說，黨校文書檔案管理的目的，即是為黨校相關工作的開展提供更好的服務，需要能夠始終服務于黨校的科學研究與教學任務。在此當中，也需要能夠充分認識到黨校檔案管理特殊性的存在，在信息技術應用的同時，也需要能夠做好安全技術的應用，在保證檔案管理智能化、信息化、安全化的情況下為黨校工作開展提供保障。

4.培養專業人才

在現今檔案管理工作不斷系統化、信息化發展的情況下，對于專業人才也具有了較高的要求。可以說，管理人員是文書檔案管理當中的重要主體，其工作質量、效率將直接影響到工作開展效果。對此，則需要高校能夠對人才建設方面工作引起重視，從以下方面做好把握：第一，可以聘請專業檔案管理人員梳理黨校管理系統，對相關管理人員做好系統性培訓。第二，要招聘專項人才，與大學相關專業開展合作，做好檔案管理人才的吸納。第三，要以對內協調崗位基礎，以社會招聘的方式做好人才問題解決。在此基礎上，也需要能夠強化對現有檔案管理人員的培訓教育，使其在專業性方面具有更好的表現。

5.做好工作銜接

對于檔案管理這項工作來說，與很多工作間具有聯系。其中，文書則可以說是檔案工作開展的前提，對于這兩項工作來說，雖然具有差別，但是在內容上卻具有十分密切的聯系，文書工作的質量、效率也將直接關系到檔案管理質量。作為文書工作人員，在實際文書整理時既需要能夠對后續檔案工作的開展進行充分的考慮，而在檔案人員開展工作時，也需要能夠重點檢查文件的質量，強化檔案與文書兩項工作之間的銜接，做好資料立卷工作，較好地實現文書檔案管理一體化，在保證文書檔案管理具有規范、高效特征的情況下，實現其整體管理水平的有效提升。

結語

在黨校工作開展當中，文書檔案是寶貴的資源，不僅是對黨校系列工作開展的詳細記錄，同時，也是黨校不斷提升工作管理水平，實現自身健康快速發展的基礎與依據。在現階段黨校檔案管理工作不斷發展的情況下，也使得文書檔案管理具有了新的特質。在該情況下，則需要能夠對文書檔案管理這項工作引起充分的重視，積極采取措施做好方式方法的優化，積極把握以往工作當中存在的問題與不足，以針對性方式做好處理，在切實提升文書檔案管理水平的情況下充分發揮教學檔案價值，為黨校的更好發展打下重要的基礎。