大數據時代人事檔案管理探究

李清華

（遼寧省朝陽市凌源市人力資源和社會保障局，遼寧 凌源 122500）

社保檔案指的是社保經辦機構在為人民群眾辦理社會保險業務過程中，形成的具有不同利用價值的歷史記錄，該歷史記錄有文字材料載體、電子文檔載體、圖表和聲像載體等。目前參與社保的人員越來越多，在社保機構當中檔案的數量也在與日增多，結合大數據技術優勢，實現社保機構檔案信息化管理，能夠有效提升工作質量和工作效率。

一、社保檔案特點分析

1.數量比較多、內容比較雜

當前在社保機構當中檔案的數量非常大，并且內容比較繁雜，造成這一情況的原因有兩種。首先，我國的人口數量非常多，因此，從基本角度來說，參加社保的人口基數量就非常大，并且隨著近些年來，人們對于社保重視程度不斷地加強，還會有更多人民群眾源源不斷地加入社保行列當中，導致社保檔案數量呈現上升趨勢。其次，社保的種類比較多，例如基本的醫療保險、養老保險、失業保險、生育保險等，不同保險種類需要具備不同的佐證材料、保障申請、繳費憑證等，這也導致社保機構當中檔案數量源源不斷的增多，非常需要現代化、智能化的管理手段來幫助社保機構提升檔案管理水平。

2.社會性和動態性特點

建立社保是為了給社會公民提供更加優質的公共服務和社會保障，因此，社保機構內部的檔案管理工作具有社會性特點。每年參保人員的數量都會有所變更，既會產生新增繳費，也會產生退休、醫療和生育的費用，因此，社保檔案的管理需要具有動態性特點，隨時更新才能夠保障檔案內容更加精確合理，為人民群眾提供更加優質和全面的服務。

二、大數據時代檔案管理信息化優勢

1.更加安全和集中

社保檔案具有長久性特點，有些內容需要進行永久的保存，在傳統的保存過程中，紙質檔案很容易因為頻繁的借用和調閱而被損壞、丟失。在大數據時代結合大數據技術優勢進行信息化檔案管理，能夠有效地減少傳統紙質檔案的翻閱次數，幫助延長檔案的使用壽命和確保檔案保存完整性。信息化管理還能夠針對原來的檔案進行備份和共享，確保社保檔案的利用能夠更加安全，提升社保檔案的利用效率。信息化管理相對于傳統檔案管理來說，具有集約性管理特點，跟傳統紙質檔案的有形庫房存儲不同，信息檔案可以保存在光盤、硬盤等載體當中，不僅有效節省存儲空間，而且體積非常小，容量更大。

2.更加節約和高效

大數據時代信息化管理更加節省存儲成本，節省存儲空間，把傳統的紙質文件轉換成為數字化信息，更加方便工作人員的快速訪問，能夠有效實現無紙化辦公。在傳統紙質社保檔案管理過程中，檔案的查閱、提取和添加都處于封閉狀態，需要工作人員人工操作，由于文件內容比較煩瑣，無形中增加了工作人員的工作壓力。大數據時代信息化檔案管理從傳統的手工操作轉變成為電腦檢索，只根據系統操作提示就能夠快捷有效地完成檔案管理工作，有效提升工作效率，節約工作時間。

3.更新更加實時

傳統的紙質檔案管理過程中，從檔案信息的收集、處理加工、入戶存檔等工作程序，需要不同的工作人員協助進行完成[1]。在具體的工作操作中。由于時效問題，會造成信息過時，影響檔案材料使用的時效性。而社保檔案信息化管理能夠有效避免該問題的出現，能夠確保信息的更新更加及時有效，滿足人們對于該檔案材料的應用需求。

4.管理更加規范

文件檔案的信息化管理是把傳統的紙張信息錄入計算機當中，把紙張載體轉換成為機械設備載體，利用機械設備針對可讀文件進行閱讀、調閱、存儲等，有效杜絕了在檔案的查閱和應用過程中，可能會出現的抽取、篡改等現象，確保檔案內容的管理更加標準和規范，保障了檔案信息的真實性。在大數據時代建立社保檔案管理系統，能夠從傳統的靜態管理模式轉變成為動態化管理模式，促進我國檔案管理工作的創新發展。

三、社保檔案管理現存問題

1.管理水平參差不齊

目前我國社保檔案管理工作存在效果參差不齊的情況，造成這一問題的主要原因是管理水平不足。一部分地區的社保局對于內部的檔案管理工作十分重視，設置了十分充足的工作人員數量，提供了足夠的資金支持，因此，該地區的社保檔案管理工作水平非常高。一部分地區由于受到客觀條件的限制，人力資源和物力資源沒有充分到位，給該地區社保檔案管理工作帶來的滯后性。例如人員已經參保，但是自己的社交檔案卻遲遲沒有更新，也無法提供有效憑證，影響了社保檔案管理工作質量。

2.社保檔案基礎設施建設不足

只有具備了足夠的硬件設施，才能夠真正提升社保檔案的管理工作水平。當前一部分地區的基層社保單位還在使用傳統的手工檔案記錄和檔案保管方式，這部分地區有些是受到客觀因素影響，有些是身處于偏遠的山區，沒有足夠的人力和物力資源支持，導致大量的大量檔案損壞丟失，嚴重影響了社保檔案的應用效率。

3.管理制度建設不完善

目前針對我國的社保業務開展，政府部門頒布了相關的法律法規，以期能夠強化社保工作開展效果。但是大部分內容都是針對社保業務開展，沒有對社保檔案管理工作的要求，再加上當前一部分，社保單位忽視了檔案管理工作的重要性，沒有投入足夠的人力、物力資源開展社保檔案管理工作，導致當前社保機構形成的管理制度不夠完善，也缺少了相配合的監督機制，對于該工作開展會產生不利影響。

4.人員素質有待提升

社保檔案管理工作目前并沒有得到應有的重視，配置的管理工作人員綜合素質較低，不具備專業的檔案管理知識和信息技術應用能力，甚至一部分地區的社保單位認為檔案管理屬于最簡單的工作，因此，會讓其他工作崗位人員兼職負責，或者是尋找年齡比較大的、學歷比較低的人來進行簡單的檔案管理，沒有把社保檔案價值充分發揮出來，影響了檔案管理的工作效率。

四、在大數據時代社保檔案管理新工作需求

1.社保檔案管理需要信息化、數字化處理

社保檔案屬于社保機構相關工作開展的重要工作內容，在大數據時代，結合現代化技術和設備進行檔案管理，是針對計算機內部存儲的數字信息進行有效的處理，充分利用數字化和網絡化技術優勢，幫助提升我國社保檔案管理工作效率和質量[2]。在大數據時代發展背景下，社保機構檔案管理。要把原有的紙質檔案信息進行數字化建設，形成信息化數字庫，通過使用有效的數字管理和網絡管理來代替傳統的人工管理。在數據系統當中想要查找社保檔案，可以直接針對個人檔案信息賬號進行檢索，快速地把需要查找的個人檔案資料全部調取出來，分析個人社保情況。因此，當前社保檔案管理工作需要信息化、數字化處理，為節省工作時間打下良好基礎。

2.檔案信息結構需要科學化建設

建立出數據化的社保檔案信息，不僅僅是只記錄在檔案文件當中的信息，還是形成更加系統化的信息數據庫，利用信息技術、網絡技術和計算機技術，結合當前社保機構實際發展水平，形成更加科學、合理的社保檔案信息結構。社保檔案的信息存儲結構一定要保證科學合理，選擇使用更加專業的數據庫來保存檔案信息，結合我國社保機構內部檔案信息特點，利用鏈狀結構、樹狀結構等不同的信息結構形式，有效存儲檔案信息。便于結合大數據分析技術，快速有效地針對有效信息進行分析和查找。

3.信息管理人才需要專業化培養

在大數據時代發展背景下，實現數字檔案的信息建設，需要具備專業的工作人員進行檔案管理。具備了專業化、信息化的檔案管理系統，需要安排具備完善的檔案管理知識和信息技術人才進行開發和維護，這樣才能夠真正確保檔案管理信息系統作用充分發揮出來，確保檔案信息的錄入和提取更加安全、準確。當前，社保檔案管理工作對于人才需求量非常大，要針對現有信息管理人才進行專業化培養，深刻了解檔案管理系統的運作情況和運作原理，能夠熟練地使用檔案管理系統，并對需要管理的檔案信息有專業級別的了解認知，根據實際工作需求來結構和整理信息內容，確保信息保存更加安全完整，檔案的調取和分析也能夠更加快速有實效。

五、大數據時代人社局檔案管理有效措施

1.完善檔案管理制度

想要提升管理工作質量，首先需要具備規范化和標準化的檔案管理目標。針對當前人社局檔案管理工作存在的問題，重點針對現有的檔案管理制度進行優化和完善，從檔案管理工作制度入手，提升制度內容的科學性和合理性特點[4]。人社局要對檔案管理工作開展加強重視，設置專門負責檔案管理的工作機構，形成完善和健全的工作制度，明確在檔案管理工作小組當中，每一位工作成員的工作職責和工作內容，要求在工作中需要積極主動地接受上級相關部門和領導的監督檢查。要把檔案管理制度的要求貫徹落實到每一個工作實處，并配合進行檔案管理工作考核，根據考核工作得到的結論實施獎勵和懲罰，不斷激發工作人員的工作積極性，引導管理小組能夠主動參與到檔案管理工作中，例如組卷和歸檔等工作，嚴格貫徹落實管理工作要求，幫助人社局檔案創造出更多的價值。

2.加強專業化檔案管理人才隊伍建設

目前，人社部門檔案管理的工作量正在不斷地增多，對于專業的人力資源需求量越來越大。為了能夠滿足檔案管理工作需求，需要加強專業工作團隊的建設，在人力資源管理中投入更大的成本，打造出專業化、高質量、素質強的檔案管理工作團隊。在團隊當中要配置本科及以上的工作人員，專門負責完成檔案管理工作，組織負責進行檔案管理的工作人員學習中華人民共和國檔案法、干部人員檔案工作條例等有關與檔案管理的法律法規，強化工作團隊的業務素質水平和檔案管理工作能力。針對在崗的管理人員進行業務能力培訓，強化檔案工作人員的信息化管理水平，能夠有效地利用互聯網技術和大數據技術提升檔案管理工作效率，在工作崗位當中創造出更大的價值。檔案管理人員需要在工作中始終保持終身學習的態度，不斷進行自我能力提升，積極主動參與到檔案管理工作當中，充分發揮出社保檔案資源的價值，不僅能夠幫助檔案管理人員自己實現自我價值，也能夠促進人社局的可持續發展。

3.加強硬件設施投入力度

人社局面臨的檔案管理工作量越來越多，檔案的利用需求也逐漸增大，因此，對于工作人員的工作效率和工作能力要求非常高[5]。為了能夠有效地應對人社局檔案管理工作需求，需要加強硬件設施的投入。例如某地區的人社局逐漸加大了硬件設施投入力度，明確的劃分出檔案，信息化管理庫房、辦公區域和接待區域，確保檔案管理是內部格局更加科學合理。除此之外，還相應地建立了80平方米的標準化檔案庫房，為接下來檔案的信息化管理工作，開展提供了良好的工作環境和檔案保存條件。在該庫房當中配置了10列專門的檔案密集架，以及相應的硬件設施，例如掃描儀器、滅火器和中央空調等，全面輔助檔案管理工作的開展，為檔案管理工作保質保量完成提供有效的保障，幫助人社局檔案創造了更多的價值，有效提升檔案管理質量。

4.加強檔案數據庫建設

在大數據時代發展背景下，為人社局檔案管理工作提供信息管理技術支持，加強人社局檔案管理信息化建設，能夠有效地提升檔案管理水平，把檔案資源價值充分應用起來[6]。當前已經有越來越多的機關單位開始針對內部的檔案進行信息化管理，得到了非常良好的檔案管理效果，有效提升了該工作開展質量和開展效率。某地區人社局針對檔案管理進行信息化建設，完善了單位內部的基礎設施配置，提供了平板掃描儀器、數字化檔案存儲系統、數字化檔案管理服務器、數字化檔案處理終端等，為接下來檔案的信息化收集、錄入、管理、調取等提供了數據支持。

有了現代化信息技術的應用，能夠讓更多的檔案管理工作開展更加高效和便利，為人社局檔案管理提供了便捷的服務，減少了人員投入，節約了成本消耗。同時，信息化管理還能夠減少由于人力因素造成的工作誤差，避免了檔案信息的不確定性，有效保障了檔案信息的質量和利用價值。結合現代化信息技術應用構建出完善的檔案數據庫，能夠支持檔案數據的存儲和管理，打破了傳統檔案管理中時間和空間的限制，有效提升了資源的利用效率，為檔案的使用者提供了便利條件，針對檔案信息進行最大化的開發和利用。人社局可以根據自身的人事業務系統以及檔案管理電子臺賬來進行檔案管理工作，優化傳統檔案業務開展模式，快速適應在大數據時代發展背景下的檔案管理工作開展需求，不斷地提升檔案管理水平和服務效率，推動社保局內部檔案管理信息化建設腳步不斷前進。

5.形成更加規范的信息化檔案管理流程

具備更加規范和標準的信息化檔案管理工作流程，從一開始的電子檔案傳輸、保存，再到電子檔案的調閱和應用，每一步都要嚴格按照管理工作流程進行，能夠有效保障工作開展質量[7]。首先需要形成全局統一的檔案管理工作模式，為接下來檔案管理業務提供統一的指導，形成標準化、統一化的檔案管理服務中心，負責針對檔案資源進行統一管理。針對當前人社局內部檔案進行統一標準對好分類、裝訂、上架、保存。利用信息技術來實現檔案的信息化管理，針對檔案內容進行電子化掃描，確保電子檔案能夠和業務系統完美對接，優化當前檔案業務信息化處理模式，從一開始的保管檔案為主轉變成為以檔案系統管理為主，徹底轉變傳統手工管理模式。要針對不同數據提供不同的收集方式，例如某地區人社局在建設檔案資源庫的時候，把財務的業務系統當中需要進行歸檔的業務數據，通過使用標準的數據接口，把數據傳輸到檔案管理平臺當中，完成數據收集。文書和財務檔案則通過數據管道工具來針對數據進行批量導入。針對目前使用的紙質檔案，在完成數字化加工之后，也要批量化進行導入。一部分增量檔案可以根據情況，采用手工錄入的方式進行收集。

檔案管理要從檔案業務的基礎性管理工作入手，為使用者提供檔案接收、掃描、管理、編目整理、檢索查詢、借閱、鑒定、統計分析、打印輸出、信息訂閱等服務功能，能夠滿足一系列檔案信息化管理要求。針對實體檔案存放也要從庫存基礎管理入手，為使用者提供庫房定義、檔案上架、移架、出庫、入庫、瀏覽、條碼管理、智能監控等服務。要打破傳統檔案管理思維，形成一體化信息聯動體系，把檔案價值充分發揮出來，可以拓展檔案查詢、業務統計、檔案借閱等業務應用，滿足更多的檔案應用需求。人社部門內部檔案類型非常多，下級機構的眾多用戶都需要通過廣域網接入到系統當中進行檔案的調取和查詢，業務有一定的時效性要求，確保系統在使用過程中運行更加穩定，操作更加簡單。

6.保證檔案信息的真實性和安全性

工作人員需要秉持認真負責、嚴謹的工作態度，確保人社局檔案資料信息能夠更加的真實和安全[8]。要提前針對檔案信息做好備份，并定期進行檔案信息的核對。要購買和定制安全系數高、防御能力強的安全保護軟件，能夠有效減少系統受到網絡病毒攻擊的概率，確保檔案信息能夠真正安全、準確。

結語

綜上所述，實現機構內部檔案管理的數字化建設，是未來檔案管理工作發展的必經之路，能夠有效創新傳統檔案管理模式、存儲模式和應用模式。面對大數據時代發展，人社局檔案管理也面對新的機遇和挑戰，因此，需要積極結合當前時代發展背景，利用信息技術優勢，完善檔案管理系統，形成數字化、標準化的檔案管理工作流程，打造出素質高、能力強的檔案管理工作團隊，有效促使人社局檔案管理工作的網絡化發展。