試論如何完善事業單位離退休人員檔案的管理與服務工作

安志娟

（遼寧省盤錦市盤山縣就業人才和社會保險服務中心，遼寧 盤錦 124100）

引言

事業單位是我國政治、經濟、文化和其他活動的重要主體之一，事業單位的工作人員在職期間為我國新時代經濟發展貢獻了屬于自己的力量。最重要的記錄憑證就是事業單位人員的檔案，檔案上記載著工作人員對事業單位的貢獻等。隨著時間的推進，事業單位的人員達到離退休的年齡，辦理離退休手續時，檔案也需要重新進行整理、記錄、歸檔、保管。此項工作做不完整、細致的話，會對離退休人員的養老金發放、醫療保險的運用、各種待遇甚至在去世后子女繼承遺產方面等都具有巨大的影響。而當今，傳統的事業單位檔案保管工作存在制度上的漏洞，且工作以人工記錄紙質版本的檔案為主，工作方式枯燥乏味，工作技術落后，紙質版本的檔案極不方便存放又不利于工作人員的記錄工作。目前國家人口老齡化速度的加快，越來越多的事業單位工作人員達到了離退休時間，傳統的人工管理工作所需時間長且存放容易疏漏，急需要一套改革變更的事業單位離退休人員檔案的管理與服務工作的方式，消除當前工作方式對事業單位檔案管理與內部管理的不利影響。

一、事業單位離退休檔案管理與服務工作的現狀

1.管理制度存在疏漏，問題突出

目前我國在離退休人員的檔案保存中，并沒有明確制定出規章制度，導致無論是事業單位還是企業單位對于在職員工離退休后的檔案管理、記錄、儲存與查驗等工作都沒有一個詳細的管理制度進行參考。離退休人員的檔案安全缺乏保障，且管理混亂。面對當今事業單位離退休人員檔案的管理制度存在巨大疏漏，急需重新制定管理制度并施行。

2.檔案管理使用技術落后，工作量大

新時代科技與技術的發展，人們在很多方面都使用科學先進的技術進行人工工作量的縮減，科學先進的新技術同樣也可以使用到基層事業單位離退休人員檔案的管理工作中。傳統的事業單位離退休人員檔案管理所采用的工作方式是通過人工手寫的整理與記錄，將紙質版本的檔案裝盒后統一進行存放保管，當需要查借閱檔案時，再通過人工進行搜索找尋，基層事業單位退休人員檔案室隨時都要配合本機關有關部門因工作需要查閱退休人員檔案信息，工作量大，而且，紙質檔案隨著頻繁的查借閱，紙張必然受到損傷，影響檔案壽命。檔案管理混亂，制度存在漏洞、工作人員缺乏等情況長期存在，阻礙事業單位離退休人員的檔案改革工作[1]。

3.檔案工作者的責任與服務意識有待提升

檔案工作者的責任與服務意識是做好基層事業單位離退休人員檔案管理工作的重要基礎，由于部分領導的忽視，沒有對此方面進行相關培訓，導致檔案工作人員的服務意識較低。且由于使用傳統的人工手寫記錄進行工作，導致工作量巨大，人手不夠，致使記錄保管工作不細致，且由于記錄工作相對枯燥乏味，導致在面對其他人需要提取相應檔案時，工作人員的服務意識低下，令查借閱檔案的人沒有良好的體驗，不利于檔案信息利用，影響檔案事業發展。故需要對檔案工作者的責任與服務意識進行培養與提升。

4.查借閱檔案，步驟煩瑣

目前查借閱事業單位退休員工檔案的步驟煩瑣，需要到各個部門開出一系列的身份證明等，員工素質相對較低，影響檔案信息利用效果，需要調整簡化查借閱檔案的步驟，使查借閱人員無須開過多證明，只憑借身份認證等信息便可以查借閱檔案，用于辦理相關業務。此項不足需要相關領導加以重視，對查借閱檔案利用步驟的規章制度進行重新制定[2]。

二、事業單位離退休人員檔案的作用

1.退休人員檔案的管理有利于員工養老保險等事務的申報與發放

養老保險是我國一項福利政策，員工通過在工作時每月上繳一定數量的養老保險款項，與其所在的工作單位也需要每個月為員工繳納國家規定相應數額的保險款項，雙方共同交到一定數量時，可在男性員工60歲，女性員工55歲時（部分崗位遵從國家規定歲數離退休）辦理相應的離退休手續，辦理手續的流程中需要員工單位出具相對應的員工檔案。員工事業單位對員工檔案的存放與調取時間，直接影響到員工辦理離退休手續的時間。

2.事業單位離退休人員檔案的管理方便于人員關系的查找與調動

檔案是證明員工身份的重要憑證之一。在員工離退休后辦理離退休手續、醫療保險申報、單位為離退休人員的福利發放等都需要檔案的相關證明。而且在相關單位遇到某些問題需要查找或調動離退休人員的檔案時，有序的檔案管理可以迅速查到該離退休人員的檔案存放處，并進行檔案調取，混亂的檔案管理導致檔案調取困難甚至可能丟失員工的檔案，不僅耽誤所需辦理事件的進展，重新記錄并整理員工的檔案也需要大量的時間并產生巨大的工作量[3]。

3.事業單位離退休人員檔案的管理關乎到離退休人員晚年待遇保障

事業單位離退休人員的檔案中記載著該人員在此事業單位一生的工作情況與單位調動情況，到該員工離退休后，相對應的檔案室便接收其檔案，并保管起來，在需要的時候為退休人員提供相關證明，方便退休人員利用。使退休人員晚年生活得以保障。

三、完善事業單位離退休人員檔案管理的方法與措施

1.及時做好事業單位離退休人員檔案的記錄歸檔與保管

事業單位的相關領導應加強對事業單位離退休人員檔案管理工作人員的監督與指導，并派遣相關工作人員對已經存放的檔案進行梳理與查找，補充之前因為管理混亂導致暫未記錄的離退休人員的檔案，方便日后利用者進行查借閱，規范管理檔案方式[4]。

2.利用現代化電子信息技術，搭建事業單位退休人員的線上檔案平臺

現代化技術的發展與更新，使得電子信息化技術代替了以往紙質方式的存儲。傳統的檔案都是以紙質方式進行記錄，需要大量的人工進行操作，極為浪費人力和時間，且存放條件要求極高，如存放地點潮濕等條件惡劣，會導致損傷已經存放的檔案，極為不便。故可以采用現代化電子信息技術，搭建事業單位退休人員的線上檔案平臺。管理檔案的工作人員經過培訓，可以將已經存儲的事業單位退休員工的信息儲存到網上的退休人員檔案記錄平臺中，方便隨時調取檔案。搭建事業單位退休人員的線上檔案平臺也利于各單位間人員信息檔案的調動，解除了一系列煩瑣的步驟[5]。

3.加強培養事業單位離退休人員檔案管理工作者的能力與服務態度

事業單位離退休人員檔案的管理是一份枯燥煩瑣的工作，需要工作人員在面對重復問題時態度積極，同時，由于未來會搭建事業單位退休人員的線上檔案平臺，需要對檔案管理人員進行培養與教學，指導工作人員學會在網上平臺中錄入目前事業單位中所存放的退休人員的檔案信息。事業單位離退休人員檔案管理人員是這份工作的執行者，相關部門領導需要加強重視，加強檔案管理人員的崗前培訓，提高其綜合素質，才能逐漸適應新時代的變化[6]。

4.簡化查借閱檔案的步驟，降低工作量

目前我國事業單位在調取離退休人員的檔案時，普遍存在步驟煩瑣等問題。所以需要事業單位相關部門領導進行開會討論，重新制定調取檔案的規章制度，簡化查借閱檔案的步驟，為辦理者減少查借閱檔案所需的時間和精力，如調取檔案的人員是本人，可直接持身份證明、填寫查閱登記表調取檔案，無須開其他證明。借閱檔案需退休前本單位人事部門人員填寫借閱登記表。具體規章制度需要進行討論決定。這樣的做法同樣也降低了檔案工作人員的工作量，使其精力可以更多地放在學習檔案管理能力，上傳錄入網上檔案信息等工作中[7]。

結語

事業單位的工作是我國建設經濟發展中不可缺少的一份力量，當部分事業單位的員工因年齡原因需要辦理退休手續時，事業單位的相關工作者也需要為其記錄儲存相關檔案。而我國目前在事業單位離退休人員的檔案管理工作中存在疏漏，需要調整與改動。所以相關部門需要重新制定調取檔案的相關規章制度，積極利用電子信息技術搭建網上事業單位退休人員的線上檔案平臺，及時做好事業單位離退休人員檔案的記錄與補充，加強培養事業單位離退休人員檔案管理工作者的能力與服務態度，深化擴張現行檔案管理體系與管理模式，促進檔案工作社會化管理。未來，各事業單位必須轉變觀念，提升意識，加強投入，完善基層事業單位退休人員檔案保管利用制度，將離退休人員的檔案管理工作做好、做實，強化事業單位管理，推進實現事業單位可持續發展。