文書檔案管理工作特征及能力提升的思考建議

孫 瑛

（太原市迎澤區醫療保險管理服務中心，山西 太原 030000）

一、引言

文書檔案包括業務活動、組織機構和政府工作的綜合文書、財務處理和信息質量與安全的重要會議文書、年度業務審計報告和業務產生的活動文書。文書檔案工作的管理可以提高企業競爭力，促進企業發展。客觀分析，文書檔案管理難度不低，影響的因素很多。在工作安排和調整的各個方面，在各類問題上，都要給予適當的參考和指導。在持續解決的層面上，不能造成嚴重的缺陷和遺漏。同時，要為文書檔案管理的創新發展提供充分的依據。要走可持續發展的道路，在各種先進技術的融合和相關理念的融合中保持足夠的穩定性[1]。

二、文書檔案管理工作特征

1.文書檔案管理工作較為煩瑣，分類不明確

文書檔案在企業不斷發展的過程中，能夠記錄下公司在每個不同的階段中出現的問題與決定內容。因此，文書檔案管理的主要內容是對企業不同部門不同時期的文書進行收集、整理和保存。文書檔案管理工作的量大，而且整體的工作程度是比較復雜的。傳統的文書和檔案的收集和分類方式主要是在紙上，文書和檔案中的信息由檔案管理員手寫，需要根據不同的類型進行歸類。為了方便文書檔案的檢索和借閱，通常需要根據不同的部門或文檔的性質，對文書檔案和目錄文書檔案進行分卷分類。在整個發展的過程中，對于目錄文書的分類工作是最復雜的。因此，在進行文書檔案工作的過程中，需要工作人員具有一定的耐心與經驗。在對文書檔案管理的工作人員管理的過程中，企業沒有對員工進行上崗前的工作內容培訓。因此，會出現文書檔案工作人員在實際的工作過程中，缺乏相關的工作技能，以及知識上的了解。我國的科技在不斷的發展，文書檔案管理的工作中的信息科技也在不斷的提升。但是，由于相關的工作人員缺乏相關的知識，從而出現了在文書檔案管理的過程中，工作人員不會使用信息科學技術的情況。在以后的文書檔案管理的過程中，需要對工作人員進行及時的培訓。改善過去的文書檔案管理方式，以信息技術的形式來加強管理的強度[2]。

2.文書工作質量對文書檔案管理有較大影響

辦公工作是指在行政檔案管理中執行各種任務和工作項目，包括具體的工作活動，如記錄、召回、轉移或存儲檔案等。只有不斷改進保存、識別和文書準備過程，才能繼續。完善企業文書檔案管理流程。文檔任何部分的任何錯誤都會影響整個文檔歸檔管理。文書檔案是強制性和有效的。因此，它們在發文期間具有很強的約束力，是企業全面發展的重要推動力。從文書的來源來看，文書主要包括科技文書、行政、黨建文書等，各部門文書包括信函、責任協議等紙質文書。甚至還有一些電子文書，例如照片、視頻和錄音。在企業的文書檔案管理中，需要根據不同的文書內容進行合理的管理，從而進一步地提高文書的整體影響力以及在管理過程中的效率[3]。

3.文書檔案管理工作需要領導重視

在企業的管理過程中，企業的領導在大多數的情況下，并不重視文書檔案的工作。認為文書檔案的管理工作只是一項復雜，又耗費資源的無聊工作。再加上文書檔案管理的工作人員的整體工作能力較低，檔案歸檔時限不明確并且在使用時無法通過目錄快速檢索。必要的文書大大降低了文書管理的效率，給用戶帶來了不便。一些現任管理人員的專業技術能力還沒有得到科學的提高。因此，在針對相關問題制定具體答案和針對綜合缺陷的解決方案時，沒有辦法取得良好的效果。

在自我學習發展、培訓等方面，管理人員在檔案管理工作知識方面未能從正確的角度進行學習。這種現象的發生導致檔案管理工作的推進，缺乏專業團隊的支持，來自世界各地的綜合工作方式，沒有辦法做到高度協調，而出現了無法挽回的后果。在文書管理工作中，僅對重要文書或重要業務文書進行詳細記錄歸檔，其他文書容易被忽視。這導致工作缺乏系統性和完整性，并減少了完成的工作。由于缺乏管理層的重視，項目管理層沒有進行深入的交流和分享，也沒有相關的會議討論，以及全面工作的部署。因此，要有效提高文書檔案管理質量，不斷規范文書檔案管理制度，從根本上提高文書檔案管理水平。提高文書檔案管理的真實性和安全性的有用信息。最后，要提高辦公檔案管理人員的整體素質，做好辦公檔案管理工作[4]。

三、文書檔案管理工作能力提升建議

1.建立健全檔案管理機制

文書和檔案的有效管理，直接影響到提高單位工作人員的工作效率。因此，單位領導要重視文書檔案管理工作，把更多的精力投入到這項工作中，建立健全文書檔案管理機制，落實文書檔案管理制度并付諸實施。通過不斷的努力，我們將提高文書和檔案管理水平。在豐富文檔檔案管理機制的過程中，首先要做的就是對原有的文檔檔案管理機制進行分析，找出其中的不足和不合理的地方。在這個過程中，可以成立專門的調查組。調研組將負責調查當前基層文書檔案管理問題，并做好工作記錄。研究工作完成后，要匯報研究成果，然后開會討論。現行文書檔案管理機制存在問題的糾正措施。在此期間，既要深入細致，又要確保新的文書檔案管理機制能夠覆蓋文書檔案管理工作的方方面面，以彌補文書檔案管理工作的不足，確保檔案管理工作可以順利完成[5]。

2.將信息技術運用在文書檔案管理工作中

傳統的文書管理方法有局限性。檔案管理人員有獨特的文書收據方式，收據的手寫記錄，以及紙質記錄文書的使用，導致文書容易降級和損壞。這使得文書的內容不可擴展，并且文書保存的時間不夠長。因此，我們需要消除這種采集和呈現方式的缺點，創新文檔和文檔的采集方式，使文檔在使用上更高效、更智能、更系統。隨著科學技術的飛速發展，信息技術在文書檔案管理領域得到廣泛應用。

在信息化環境下，文書的歸類、歸類和歸檔在計算機化的影響下將更加規范。當然，在歸檔文書時，還需要重點關注文書前處理工作和歸檔后工作。非常有利于資源共享。因此，通過計算機進行文書和文書管理，可以有效地實現文書處理和文書管理的效率，也可以提高文書管理的安全性。通過信息技術與文書檔案管理的融合，可以有效提高文書檔案管理的效率。在此期間，要求工作人員既要掌握文書檔案管理技術又要掌握信息技術，并能將兩者充分融合，實現文書管理和歸檔工作的信息化管理，信息技術的應用將得到進一步的發展。在文書存儲期間，需要先將文書檔案信息輸入計算機，然后將文書檔案按照分類進行存儲。如果稍后需要檢索文書檔案，則無須像以前一樣搜索它。只需通過電腦將文書信息輸入電腦，短時間內即可獲得文書的詳細信息。因此，要利用計算機的優勢，實現文書檔案管理的一體化，就必須將信息技術與文書檔案管理相結合。

3.提高文書檔案管理工作人員的綜合素質

單位領導在選拔檔案檔案管理人員時，要嚴格要求建立全面、多層次的評價體系，力求選拔具有檔案管理知識的專業人才，必須具備一定的管理技能，具有較高的知名度。對工作有方向感和責任感，能把自己的工作做好。在企業進行文書檔案管理的工作人員在管理的過程中，需要對檔案的管理人員進行詳細的面試以及考察，只有這樣才能進一步做好檔案管理工作。在文書檔案工作人員通過面試之后，需要對工作人員進行相應的培訓以及考試。在考核合格后，定期安排參加各類檔案管理學習培訓。在培訓的過程中，需要文書檔案的管理人員在一定的時間內拿到相關的職業資格證書。為檔案管理人員創造更多機會，不斷吸收新的專業技術知識，提高技能。加強地方檔案管理相關法律法規、檔案管理標準和用戶單位制度等研究。由檔案和檔案管理人員組成，熟悉理論知識。定期召開辦公室和檔案管理人員培訓會議，要求本單位行政和檔案管理人員參加。在培訓會上培養員工的專業技能，彌補員工的盲點。同時，培訓班定期拋出一些案例供員工分析，提高辦公檔案管理人員在工作中的專業技能。為加強培訓會議的培訓效果，需要在參加會議之后，對參加文書檔案管理會議的工作人員進行一個會議內容的考核，及時地對會議的內容進行學習和鞏固。對于考核的結果，采取不同的解決辦法。可以給予考核通過的人員一定的獎勵，對于沒有通過考核的工作人員，需要進行罰款等的措施。這樣才能有效提高辦公檔案管理人員的整體素質。

4.在文書工作中實施柔性化管理模式

柔性化管理模式是較為先進的現代管理模式，柔性化管理模式在文書檔案管理中實施，具有十分重要的意義。因此，現代文書檔案管理工作與傳統的固化管理模式有著非常大的差異性。通過柔性管理模式，讓文書檔案管理工作更具合理化及人性化，并能夠有效地激發管理對象潛能，并非單純進行制度約束和剛性管理。在現代文書檔案管理工作中，柔性管理可以有效地增強其工作的綜合管理效能。通常情況下，柔性管理涉及的措施較為多元化，可以通過文化滲透、理念培養等方式，形成一套適用的現代文書管理體系，進一步增強管理對象參與程度，讓文書工作體系更具靈活性，為后續的提檔升級奠定堅實的基礎。

結語

在本文的分析中，文書檔案管理的工作是企業發展中非常重要的一部分內容。因此，企業的領導需要進一步的意識到文書檔案管理工作的重要性，了解文化檔案工作帶來的經濟效益。在今后的發展的過程中，積極改善目前文書檔案管理的水平，不斷地促進文書檔案工作的規范化以及標準化。