歷史文化檔案整理的信息化建設

王國瑋

（青州文化發展研究中心，山東 青州 262500）

一、歷史文化檔案的重要性

1.歷史文化檔案在歷史研究中有著重要的地位

在過去很長的一段時期內，進行歷史研究的學者雖然也認識到了歷史文化檔案的價值，但是在實際利用的過程中，用到歷史文化檔案原件的時候比較少，實際利用實錄會比較多。究其原因，是因為在過去，對于歷史文化檔案的保存工作不夠重視，導致歷史文化檔案并沒有很好的保存下來，尤其是針對一些地方性的歷史文化檔案，更是很難得到良好的保存。在歷史上，地方性的歷史文化所有權屬于私人，當地方的官員離任時，就會把檔案資料帶走，以便應付后期的相關考核，因此，如果有保存完整的歷史文化檔案，對于學者們研究歷史能夠發揮出極大的作用。

2.歷史文化檔案具有真實性和客觀性

歷史文化檔案是在歷史上的實踐活動留下的記錄，在其中保存著真實的歷史事實，具有極強的真實性和客觀性，是研究歷史的重要依據。人類社會的不斷發展和進步，以及人類文明的延續，對客觀規律的認識和運用必不可少。而客觀規律的掌握并不是一朝一夕就能完成的事情，而是需要一個長期的過程，隨著歷史的推進，人類文明也獲得了極大的發展，歷史文化檔案能夠把客觀規律真實的記錄下來，為人們的觀察和研究歷史現象提供可靠的依據。我國的歷史源遠流長，因此，也留下了大量的歷史文化檔案，而這些歷史文化之所以能夠時代流傳，正是因為其價值，歷史文化檔案是人類文化遺產的重要組成部分。

3.歷史文化檔案是物質文明建設的重要載體

歷史文化檔案中記載了豐富的歷史知識和歷史信息，能夠有力促進生產力的發展。通過對于歷史文化檔案的合理利用，能夠學習到歷史先輩們的成果，并實現科學技術的創新。并且從一定角度來說，歷史文化檔案本身也屬于無形資產，是歷史的寶貴財富，并且歷史文化檔案作為無形資產的重要載體，能夠真實體現歷史的真實面貌。尤其我國的發展歷史非常悠久，形成了各種各樣的原始記錄，也積累了數量龐大的歷史文化檔案，通過研究這些歷史文化檔案，能夠找到人類活動中的因果關系和相關規律，這對于未來的建設具有重要的借鑒意義。

二、歷史文化檔案整理的信息化建設原則

1.優化歷史文化檔案管理方式

由于歷史上對于歷史文化檔案管理工作不夠重視，加上現階段的歷史文化檔案管理現狀，在實際開展工作時，歷史文化檔案并沒有統一的整理標準，各種種類的歷史文化檔案都混雜在一起，對于同樣的歷史文化檔案，經過不同人員的處理，也不同程度地出現一些遺失或者文件格式不同的情況。另外，在歷史文化檔案進行管理、借閱和利用等流程中，也沒有制定統一的標準，這也就導致了在人工管理的過程中，很容易受到人為因素的影響，如果還沿用傳統的方式，則很難達到保護歷史文化檔案的目的，也無法形成統一的標準。因此，在歷史文化檔案的信息化建設過程中，首先應當遵循一定的標準與規范，這樣才能推進歷史文化檔案管理工作的信息化。如果沒有統一的標準和規范，那么信息化建設也很難推進。通過把歷史文化檔案按照統一的標準和規范進行信息化建設，能夠提升歷史文化檔案的管理水平，并且推動歷史文化檔案管理工作的創新。

2.重視統籌與規劃，突出重點

對于歷史文化檔案管理工作來說，進行信息化的建設并不是一朝一夕就能完成的任務，而是一項系統的工程，需要長期的實踐去實現。在進行信息化建設的過程中，應當對于信息化建設的總體系統、信息化技術、管理措施等一系列的有關內容進行研究，從而推動歷史文化檔案整理信息化建設順利有序地進行，并且通過統籌規劃，結合在信息化建設中出現的實際問題和具體情況，進行深入的分析和研究，明確歷史文化檔案整理信息化建設的重點和難點，找到進行信息化建設的突破口，從而采取更加有效的措施進行信息化建設，推動信息化建設的進程。通過對于歷史文化檔案進行統籌規劃，能夠實現順利有序的信息化建設。

三、歷史文化檔案信息化建設的策略

1.改變傳統的觀念，提高重視程度

想要提升歷史文化檔案的信息化建設水平，實現信息化管理，首先需要相關的領導及工作人員真正提高重視程度，尤其是對于領導來說，其對于歷史文化檔案的重視程度直接影響著歷史文化檔案信息化建設的進程，只有領導提升了重視程度，相對的歷史文化檔案管理人員才會更加重視，這樣歷史文化檔案的信息化建設才能得到有效的促進。領導對于歷史文化檔案管理工作重視起來，并制定具體的標準和規范，這樣能夠幫助不同部門的工作人員明確自己的責任，從而通過團結協作，推動歷史文化檔案信息化建設的發展。另外，領導對于歷史文化檔案管理工作重視起來，相關人員的管理意識也會不斷提升，會把歷史文化檔案的信息化建設作為自身的重要工作內容，同樣也可以推動各個部門的工作人員開展合作，對于在信息化建設中發現的問題及時加以解決，從而有效推動信息化建設的進程。

2.加強信息化建設的基礎設施建設和人才建設

在對于歷史文化檔案進行信息化建設的時候，首先，需要進行基礎設施的建設，基礎設施不僅包括硬件，也包括軟件的建設。硬件設施包括計算機、掃描儀、打印機等，這些都是信息化建設必需的硬件設施，想要提升信息化建設的水平，需要加強信息化建設的基礎設施建設，并且對于軟件進行建設與優化，從而提升歷史文化檔案管理的信息化水平，加強新時代的歷史文化檔案管理。其次，人才也是進行信息化建設的必要條件，通過進行人才隊伍的建設，能夠提升歷史文化檔案管理隊伍的綜合素質和專業技能，由于歷史文化檔案具有其獨特的價值，因此，要求工作人員不僅要有極強的綜合素質和專業技能水平，也需要有足夠的政治素質和信息化水平，能夠跟上時代發展的需求，適應新時期的歷史文化檔案管理工作。在日常開展工作的過程中，也需要定期開展培訓，并且制定歷史文化檔案信息化的一系列工作流程和相關制度，避免由于失誤造成歷史文化檔案的遺失。在用人方面需要加強規范，對于不合理的用人方法進行整改，避免人才的流失。

3.歷史文化檔案數據庫建設

在進行數據庫建設的前期，首先，需要先對現有的歷史文化檔案進行梳理工作，同時，由于歷史文化檔案本身具有一定的特殊性，在對于歷史文化檔案進行梳理操作時，也需要進行拆封包括標注等操作，如果在這一過程中，發現歷史文化檔案中出現頁碼或者內容的缺失，也需要進行特殊標注，避免在信息化建設的過程中出現不必要的混亂。另外，在對于歷史文化檔案進行信息化處理以后，還需要添加檔案的封面，更加便于保存，后期的查詢工作也會更為便捷。其次，需要對于歷史文化檔案進行信息化處理，包括掃描、拍攝等操作，并且為了方便后期的查詢，需要設置規定的文件格式、文件大小以及分辨率等。在進行設置時，需要結合文件的實際情況，以及存儲的空間大小，并且結合自身信息化建設的實際條件以及信息化建設的目的進行確認。文件格式盡量統一，便于進行查找以及進行資源共享。最后，在對于歷史文化檔案進行信息化處理后，需要進行相應的分類。分類的標準需要足夠規范，這樣在后續使用時，進行檢索和更新都會比較方便快捷，能夠在極大程度上提升歷史文化檔案的利用效率。此外，一些歷史文化檔案尤其是年代比較久的檔案，一般會使用繁體字，或者是一些手寫字，因此，在進行信息化的過程中，需要通過人工輸入的方法做成統一的格式，盡量避免使用文字識別軟件進行操作。除此之外，還可以利用有效的格式整合原本的歷史文化檔案，并附在信息化文件的后面，從而能夠更加便捷地獲取歷史文化檔案資料，并且還能保證歷史文化檔案原樣性。

4.歷史文化檔案信息化平臺建設

歷史文化檔案信息化平臺主要是建設歷史文化檔案管理系統，整個系統分為兩部分，第一個部分是面向用戶，用戶可以通過用戶端對于歷史文化檔案信息資料進行操作，可以快捷的進行一些查詢，而另一個部分是面向管理工作人員，管理工作人員可以通過系統管理歷史文化檔案信息，另外，管理工作人員還能夠對用戶端的歷史文化檔案信息進行操作。面向用戶的功能主要包括搜索查詢、瀏覽、下載、檔案統計、通知公告等，用戶可以通過年代、作者、關鍵字等相關信息進行查詢，查詢后可以進行查看和瀏覽，并且能夠對文檔做一些基本的操作，包括復制、縮放等。找到需要的信息，用戶可以進行下載，檔案統計模塊則是統計文檔的使用次數等信息。在通知公告部分可以上傳系統通知信息，能夠使用戶獲取到公告的內容。面向管理人員的功能主要是文字檔案管理、圖片檔案管理以及用戶管理等。通過文字和圖片檔案管理，能夠對文字和圖片檔案進行操作，包括上傳、修改、刪除、更新等。通過用戶管理模塊，能夠管理用戶的資料和相關權限，一般包括管理員的不同級別以及一般用戶等。

結語

總而言之，歷史文化檔案的信息化建設工作是一項復雜的系統工程，在實際的信息化建設過程中，應當結合自身的實際情況循序漸進，并且長期的堅持，對于信息化建設過程中遇到的問題進行處理，并在不斷的實踐過程中進行反思與總結，對于信息化系統不斷地進行優化和完善，對于已經處理好的歷史文化檔案信息也需要進行定期的檢查，如果發現有異常情況或者損壞的問題，需要及時修復，從而保證歷史文化檔案得到良好的保存，最大限度地發揮出歷史文化檔案的價值。