建筑工程檔案資料管理中的問題及處理方法

王杉林

（貴州建工泉城建筑工程有限公司，貴州銅仁 554300）

建筑工程檔案資料管理是眾多管理工作中的一種，其具備特殊性的特點，項目本身的工期比較長，涉及達到內容相對比較復雜，因此在工程檔案的施工管理中，必須嚴加規范。但是現階段的建筑企業工程檔案管理階段受其他因素的影響，存在不同程度的問題，直接影響建筑企業的發展。因此對建筑工程檔案資料必須及時處理，探究切實可行的管理方案，保證檔案系統發揮巨大的作用。

1 建筑工程檔案資料的內容

建筑工程檔案是一個比較寬泛的對建筑工程中各個環節所需文檔的總稱，其中涉及的文檔資料相對比較多，如下：

1.1 準備階段文件資料

在工程前期的準備階段需要對各種文檔資料進行綜合分析，了解建設工程的各個環節的構想，將具體的構想落實成評估報告和工程造價等。此外在工程預期、工程目標和工程選材中其本身也比較完善，必須做好評估工作[1]。

1.2 監理資料

監理資料指的是對整個施工建設階段的各個方面的內容進行評估監理的記錄，包括質量、技術、過程等方面。此外監理的細則、監理會議綱要等也是重要的組成部分。

1.3 施工資料

施工資料是工程建設中的重要文檔資料，對工程建設中技術的應用和環節設計等起到突出的指導意義。施工資料檔案指的是施工過程中各個施工環節的施工和技術的管理資料，是建筑工程的最后一道工序，也是檢驗工程質量驗證建筑工程各項指標的重要文件。在資料中對隱蔽工程也有明確的規定，包括檢查地下線路是否紋路和鋼筋是否外露等。

1.4 工程質量強制控制資料

工程質量強制控制條文資料內容多，指的是前期建設方和施工方簽訂的合同條文，其本身有一定的約束作用[2]。

2 建筑工程檔案資料管理階段存在的問題

2.1 工作人員缺少較高的管理意識

在具體工作中，一切所有的建筑工程檔案資料比較多，涉及的范圍也比較廣，工程完成之后，進行該項目的驗收，在驗收的時候，需要審核的資料更多，因此需要管理人員具備比較強的管理意識，能靈活處理建筑工程檔案資料的各種問題。但是在具體管理中，管理人員的自身意識比較薄弱，對建筑工程檔案資料缺少認知，自身的工作態度不積極，認為建筑工程檔案資料就是進行資料的整理，對于其中的細節問題和重要資料的檢查沒有提上日程。認為建筑工程檔案資料即使存在問題，對工程建設也不存在明顯的影響，此類思想形式導致建筑工程檔案資料的管理效率比較低[3]。

2.2 缺少完善的管理機制

在建筑工程檔案資料中有明確的管理規定，針對冗雜的管理資料，需要積極完善現有管理機制，及時處理其中的各種問題。在實施中缺少完善的管理制度，其管理流于形式，對于建筑工程檔案資料的詳細內容缺少規劃，加上不存在完備的管理依據，導致建筑工程檔案資料管理混亂?，F階段的工程項目施工特點是工程量大，周期長，施工的任務量也比較大，如果缺少完善的管理對策，導致施工管理存在漏洞，不利于企業的整體發展。

2.3 檔案管理的質量比較低

在現階段的建筑工程檔案管理中，存在管理質量低的現象。較多的建筑企業習慣注重建筑工程檔案數量的收集，忽視了對資料的鑒定和管理，導致工作檔案中很多的文檔沒有及時保存，對檔案的優化管理和長期存放產生影響。當前企業對于建筑工程檔案資料的管理缺少監督，將重點放在檔案資料的數量上，導致檔案管理很多的重要資料沒有被及時收集，很多的資料都是可有可無，極大地降低了工程檔案的質量[4]。

2.4 檔案資料收集不及時

多數的建筑企業沒有意識到建筑工程資料的具體作用，在實施中借鑒或者獨創不完善的資料管理條例，針對其中的相關問題不能及時和準確的進行記錄。此外資料員在具體工作中沒有及時的進行問題分析，也會導致資料存在疏漏和錯誤等現象。工程資料本身不真實、不準確，很多資料喪失后期的繼續利用價值。質量檢查和驗收工作中存在很多的錯誤，后期質量事故的出現對工程管理造成影響。記錄工程資料不及時，會導致部分資料失去后期利用價值。

3 建筑工程檔案資料的管理對策

建筑工程檔案資料管理涉及的內容多，針對管理階段的各種問題，在實施中需要對重點問題及時處理，建立完善的管理對策。詳細如下：

3.1 提升工作人員的綜合能力

工作人員的管理能力，對建筑工程檔案資料管理有一定的影響，在具體管理中，要求管理人員從意識上認識到檔案管理的重要性，開發公司企業等在實際管理中也需要不斷增強管理力度，采取定期培訓的方式，不斷增強建筑企業人員的綜合管理意識。在實踐中可制定學習章程，結合工程的實際施工情況，避免培訓和工作沖突。在檔案管理工作開展的階段，適當的減少培訓課程，通過短時間的學習后，能讓大家對建筑工程檔案資料引起重視。在新的時代背景下，信息技術起到重要的作用，建筑企業可通過互聯網的方式，加強宣傳和管理，增強管理人員的管理意識[5]。

3.2 完善現有管理制度

為了確保建筑工程檔案管理工作的效率，在實施中要建立一個完善的檔案管理制度，將其作為管理的依據，發揮檔案管理的積極作用。首先要明確工程檔案的管理范圍，對所有的記錄和管理細節等明確，避免在后續管理中，由于管理漏洞出現失誤的現象。此外工程記錄存在重復記錄的現象，資料比較冗雜，借助完善的管理制度，避免在管理中出現重復記錄的現象。要明確各個部門的職能，成立檔案管理的專職部門，開展統籌管理。檔案資料的統籌管理是管理的關鍵所在，對工程中的所有資料進行收集和整理，在各個不同的階段，有專門的檔案管理人員，定期的移交工程資料，最后需要依據檔案分類法的相關要求，對其進行分類管理，每一個可以歸檔的文件，都要保證內容的準確性和系統性。歸檔的文件需要是資料的原件，保證數據的真實性[6]。

3.3 提升檔案管理質量

檔案管理質量對工程項目有一定的指導性作用，要求開發公司企業內部的管理人員做好統籌管理，各個項目單位對基本的施工情況需要嚴格的記錄，此外需要結合相關記錄和規范等進行資料的填寫。所有的表格都需要按照規定進行裝訂，對其中的內容進行檢查，避免出現疏漏。此外項目資料要及時交給上級部門進行檢查，經過領導檢查簽字，不存在問題后進行歸納整理。如果資料存在問題則需要重新進行審核，上交的資料也需要進行第二次審核。對于文件審核中出現的問題需要明確標注，在資料重新整合時進行核對[7]。

3.4 及時收集檔案信息

建筑工程檔案資料的內容多，要第一時間進行收集，如果信息資料收集不及時或者存在疏漏等都對工程項目自身產生影響。建筑工程的檔案資料比較特殊，項目工程內容多，分散在各個位置，加上工程項目的周期長，施工內容復雜，涉及面廣，因此工程檔案管理中要求工作人員優化配置，要不斷提升自身工作責任心，在工作中要做好分類處理，對相關資料整合和錄入，針對檔案管理人員的選拔，可以從企業內部進行，選擇的工作人員自身有工作經驗，也比較了解施工一線的具體情況，對于檔案管理的相關內容，進行精細化管理。工作中定期對工作人員進行考核，結合考核成績進行人員的調動，選擇有管理能力的人參與到各項管理中。檔案管理的階段，工作人員的考核不僅局限在技能層面，要求綜合考慮到期工作態度和人品等方面情況，對于工作不積極和態度不好的工作人員不能委以重任。通過對資料的及時收集和處理，也確保建筑工程檔案資料的時效性，資料較多，如果各項管理滯后，從而影響項目的整體管理質量。

4 結語

建筑行業不斷發展，企業在發展中面對的挑戰也比較大，工程檔案管理工作是企業管理的重要組成部分，在實施中必須發揮出具體管理作用。針對建筑工程檔案資料的管理現狀，在實施中可以從提升工作人員的綜合能力、完善現有管理制度、提升檔案管理質量、及時收集檔案信息等方面入手，合理地進行檔案資料管理。工作人員自身要不斷的提升自身綜合能力，增強管理意識，對管理階段存在的各種問題引起重視，積極處理，進而提高工程檔案管理工作的水平。