探究信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用

龔水英

(福建省晉江市養(yǎng)正中學，福建 晉江 362261)

引言

隨著信息技術的不斷發(fā)展，其在我們?nèi)粘Ｉ钆c工作中的應用也越來越廣泛。而事業(yè)單位作為我國機構(gòu)的重要組成部分，信息技術的應用可以給事業(yè)單位的各項工作帶了非常大便利，尤其是在檔案管理工作中，很多事業(yè)單位由于時間關系，堆積的檔案信息越來越多，而這些檔案如果已經(jīng)采取紙質(zhì)的形式進行管理，很容易出現(xiàn)損壞、丟失等問題，而且一旦發(fā)生這種問題就很難再挽回。因此，將現(xiàn)代信息技術應用到檔案管理工作中，是當前各大事業(yè)單位必須要予以重視的工作內(nèi)容之一。

1 信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用現(xiàn)狀

隨著信息技術的不斷發(fā)展，很多事業(yè)單位也在檔案管理過程中對其進行了應用，但是應用效果卻不夠突出，究其原因，是由于很多事業(yè)單位在信息技術的應用方面還存在很多問題，使得信息技術在檔案管理方面的優(yōu)勢難以得到充分發(fā)揮，從而降低了檔案管理的工作效率。當前，信息技術在事業(yè)單位答案管理中主要存在以下幾點問題。

1.1 缺乏先進的檔案管理觀念

目前，部分事業(yè)單位還在以一種傳統(tǒng)的思想觀念看待檔案管理這件事，為了減少單位的用工成本，部分事業(yè)單位聘請的檔案管理人員年齡往往偏大，對于新鮮事物的接受程度差，會先入為主的認為信息技術沒有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的安全度高，缺乏對信息技術的重視，使得信息技術在檔案管理中的應用效果不夠明顯[1]。但人總是會犯錯的，傳統(tǒng)的以人工手段處理檔案管理的方式，極易因人員疏漏而造成檔案數(shù)據(jù)或檔案信息遺漏，甚至可能會導致檔案信息失真。

1.2 現(xiàn)代信息技術應用不足

目前，我國的現(xiàn)代信息技術發(fā)展的非常迅猛，可謂是日新月異，所以事業(yè)單位要想跟上時代的步伐，必然要對檔案管理系統(tǒng)進行實時更新，尤其是計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，這可是檔案管理工作要用到的核心工具，所以事業(yè)單位要想及時的應用到先進信息技術，就必然要對計算機的軟件以及硬件進行更新，并一直保持下去，如此現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢才能在檔案管理過程中得以充分發(fā)揮。

1.3 缺乏高素質(zhì)的管理隊伍

目前，仍有部分事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的正確認識，認為其只用看管好檔案就可以了，所以，缺乏對組建檔案管理人才隊伍的充分重視，檔案管理隊伍缺乏高素質(zhì)的專業(yè)人才，這極易影響事業(yè)單位工作的高效開展[2]。與此同時，部分事業(yè)單位在招聘檔案管理工作人員時，沒有明確的聘用標準，有的即便是有相關聘用標準，但在招聘時也無法嚴格落實，使得最終招聘的檔案管理人員良莠不齊。另外，事業(yè)單位也沒有定期對已有檔案管理人才隊伍進行培訓，使得檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)難以提升，從而阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

2 信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用策略

2.1 充分落實檔案管理制度

事業(yè)單位應嚴格按照《檔案法》的要求制定健全完善的檔案管理制度，并加強對相關人員培訓的重視，幫助工作人員樹立正確的檔案管理觀念。同時需將合理應用現(xiàn)代信息技術納入其中，使其以制度的形式來規(guī)范檔案管理人員的工作，讓檔案管理人員的工作向標準化程度邁進，促使檔案管理工作質(zhì)量及效率得到提升。這樣一來檔案管理工作也會更加具有層次性，如此當有問題出現(xiàn)的時候，工作人員也就更容易找出問題的根源，從而及時的采取有效措施解決問題，讓檔案管理工作更加有條不紊的進行下去[3]。與此同時，事業(yè)單位還要加強檔案管理工作的監(jiān)督力度，并建立完善的考核制度，將檔案管理工作和薪資待遇掛鉤，以激發(fā)檔案管理人員工作熱情及積極性，促使工作人員以更高的熱情、更積極的態(tài)度來投入工作。如此才能更好的提高檔案管理的工作效率。

2.2 組建高素質(zhì)檔案管理隊伍

事業(yè)單位在組建檔案管理人才隊伍時，應該加大投資力度，聘請專業(yè)的檔案管理人才組建專業(yè)的管理隊伍，隊伍中的檔案管理人才不僅要具備較強的專業(yè)素養(yǎng)，同時還要具有應用信息技術的能力，這樣在進行檔案管理時才能科學合理的應用信息技術，使得信息技術的優(yōu)勢可以得到發(fā)揮，從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量[4]。另外，事業(yè)單位還應該定期對檔案管理工作人員進行培訓，培訓的內(nèi)容包括但不限于信息技術的各項技術與能力。這樣一來，檔案管理工作人員才能及時更新自身的知識儲備以及技能，為事業(yè)單位的檔案管理工作做出更突出的貢獻。

2.3 利用信息技術的云儲存和備份

事業(yè)單位應用信息技術進行檔案管理時，其首要任務就是將原本紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，檔案管理工作人員可以通過人工輸入或者機器掃描的方式將所有檔案信息轉(zhuǎn)換為電子文檔，并將其錄入到計算機中，同時還要再云端進行存儲和備份，以免檔案信息不慎丟失。這樣一來，便能解決傳統(tǒng)檔案存儲困難且占空間等弊端，使得事業(yè)單位的檔案管理可以得到進一步的發(fā)展。尤其是在當前這樣一個大數(shù)據(jù)的時代，人們對于數(shù)據(jù)技術的應用越來越純熟，所以事業(yè)單位就可以緊隨時代發(fā)展的步伐，將大數(shù)據(jù)技術應用到檔案管理過程中，以此來實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理。這樣一來，面對各種檔案信息，檔案管理人員就可以將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在存儲的同時也會在云端產(chǎn)生備份，這樣即便檔案數(shù)據(jù)丟失，也可以從備份中將丟失的部分找出來，如此便能避免很多檔案存儲問題，使得檔案管理的工作效率更高。

2.4 借助計算機程序進行檔案管理

現(xiàn)如今，我國的計算機技術已經(jīng)愈發(fā)成熟，在這樣的大環(huán)境下，事業(yè)單位可以利用計算機技術中的相關程序，進行精細化的檔案管理。而且現(xiàn)在還有很多針對檔案管理而研發(fā)出來的程序，檔案管理人員可以借助這些程序來完善日常的檔案管理工作，使得工作效率以及工作質(zhì)量可以得到提升。就以計算機檢索這一程序來說，檔案管理人員既可以利用檢索程序系統(tǒng)的查找檔案中可能存在的錯誤，然后再利用相關程序?qū)ζ溥M行修改，同時還可以利用檢索程序精確的查詢到某一個人的檔案位置，從而可極大的提升工作效率，減輕檔案管理工作對于人工的依賴程度。但需注意的是，檔案屬于機密信息，在利用信息技術進行檔案管理的同時還需要做好保密工作，做到專人負責、責任到人，提升工作人員的責任意識及工作謹慎度，確保檔案管理安全，避免檔案泄露事件發(fā)生。

2.5 打造專業(yè)的檔案信息網(wǎng)

在我國事業(yè)單位的檔案管理工作中，利用信息技術提高檔案管理工作的效率一直都是各大單位非常重視的一項內(nèi)容，但是很多事業(yè)單位在信息技術的應用上存在一個誤區(qū)，那就是不少事業(yè)單位在檔案管理過程中只加強了計算機程序的應用，而計算機程序只是信息技術的一個小的部分，所以并不能使得信息技術的全部優(yōu)勢得以發(fā)揮。因此，我們在利用計算機程序的同時，應該加強網(wǎng)絡技術的應用，在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建一個專業(yè)的檔案信息網(wǎng)。這樣一來，不僅檔案管理的溝通機制可以得到完善，同時檔案管理的信息通道也可以得到擴充，而最主要的是，檔案信息網(wǎng)可以讓檔案管理的工作流程更加簡單、方便，促使檔案信息的傳遞更加快捷，從而提高檔案管理工作的效率。

2.6 對檔案信息實行共享管理

現(xiàn)如今，我國的信息技術已經(jīng)發(fā)展的越來越成熟，其中“云技術”作為信息技術中的一項重要內(nèi)容，在很多領域都得到了廣泛的應用。而且隨著科技的不斷發(fā)展，手機、電腦等電子設備都有了可以進行云端傳輸?shù)慕邮湛冢詫ⅰ霸萍夹g”中的某些功能應用到檔案管理中對于事業(yè)單位來說是非常有利的。因此，為了更好的實現(xiàn)檔案信息的共享，各級政府可建立起相應的檔案數(shù)據(jù)庫，做好各環(huán)節(jié)檔案信息數(shù)據(jù)庫的檢修及維護工作。同時各有關區(qū)域內(nèi)的事業(yè)單位也可通過政府建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫進行自有檔案信息數(shù)據(jù)建立及維護，檔案管理工作人員可以利用“云技術”中的云共享功能，讓檔案信息在事業(yè)單位內(nèi)部實現(xiàn)共享，這樣檔案信息就可以及時的被上傳到云端，避免了檔案信息在相關部門的停留時間過長，從而避免檔案信息泄露，提高檔案管理工作的質(zhì)量[5]。實現(xiàn)以政府建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫位云端支撐的集云端與一體的管理模式，從分應用“互聯(lián)網(wǎng)+”的管理理念，提升管理效率。

3 結(jié)束語

總而言之，隨著時間的推移，事業(yè)單位檔案管理工作中的各種問題都顯露了出來，而要想解決這些問題，各大事業(yè)單位就必須加強信息技術的應用，通過利用信息技術的各種優(yōu)勢，讓檔案管理工作的效率和質(zhì)量得以提升，促使事業(yè)單位可以緊隨時代發(fā)展，朝著信息化管理的方向邁進，從而滿足社會以及人們對于事業(yè)單位的需求。