大數據背景下的物資采購管理與風險控制

文/李 東 季書強

運用大數據分析法，能夠提高企業物資采購風險管理水平，幫助企業超前制定防范策略，為企業創造更高、更優質的價值

隨著大數據時代的來臨，大數據采購已出現在各行各業。特別是在采購環節中運用大數據分析法，進行風險識別、風險評估、風險控制等，及時發現、防御、控制和轉移風險，不僅能夠改進企業控制成本的流程，提高企業物資采購風險管理水平，而且有助于企業超前制定防范策略，更精準地做出采購決策，為企業創造更高、更優質的價值。

一、傳統物資采購管理中存在的風險

傳統采購業務流程主要是:采購計劃→市場調研→選擇供應商→確定采購價格→采購合同→供貨→驗收→付款→質量追究→會計控制。在這個流程中主要存在以下風險：采購計劃沒有科學、標準的依據，與采購目標不匹配；采購申請流程不規范，易出現未適當審批等現象；物料的市場調研不充分，采購環節透明度不高，無法接受有效監督；供應商操縱投標環境，相互串通，哄抬價格，擾亂正常的商業秩序；優親厚友，有目標地選擇供應商,可能導致采購物資質次價高，出現舞弊行為；供應客戶為謀取利益，套取標底，或者兜售不合格產品，以次充好；物管人員為謀私利，犧牲企業利益，搞“短路”或“體外循環”；物管部門定價方式選擇不當、缺乏對相應品種價格跟蹤控制，造成采購價格過高；由于進貨控制不力，造成大量的庫存和產品積壓，浪費物力、人力；采購缺乏準確性，采購數量不足，影響正常的生產秩序等。

以上風險，由于管理體制機制的原因，在企業的采購管理中長期存在，有的甚至發展成為痼疾。如不運用先進的手段加以提前預防和鏟除，不僅會對國有資產、集體財產造成損失，甚至會對采購人員、領導干部帶來腐敗風險的考驗。

二、運用大數據進行采購的優勢

1.大數據技術能夠有效整合采購信息

以相對較大的集團企業為例，傳統的采購模式信息整合不夠，并且運行流程復雜，大量的信息分散在各個部門以及各個流程，梳理多達幾十萬條財務和采購數據費時費力。運用大數據分析工具，不僅能對分散在各個部門的信息進行有效整合，而且能夠對采購物品以及供應客戶進行分類梳理，在最短的時間以直觀、清晰的方式理清企業資金的流向以及相關供應客戶的情況。

2.大數據分析能夠實現對采購風險的控制

隨著產品的花樣越來越多，市場的不穩定性越來越強，供應鏈條變得更加復雜，外部環境對供應系統鏈的干擾也更加頻繁，采購部門就會面對越來越多的風險。大數據采購的應用，能夠依靠先進的預測方法和分析模型對沖市場風險，跟蹤市場價格的波動，定量而準確地通過信息參數確定產品的真實成本，甚至能夠運用復雜的優化模型找出成本優化和業務需求之間的平衡點，使采購部門發揮更大的戰略功能，運用預測性與規范性分析法改善企業的運營，優化企業資源在各個環節中的分配。

三、大數據在企業物資管理和風險控制中的應用

1.建立全流程的采購數據庫

數據采集與優化是一項非常關鍵的工作。要樹立一切數據都是為管理服務的理念，充分利用物聯網、互聯網等先進信息技術，準確地搜集整合產品詳實的信息，把采購管理過程的要素全部數據化，為管理決策進行信息積累。數據采集主要包括以下幾類信息:一是操作數據人信息，即數據具體操作人、流程執行用時、等待審核用時、操作修改時間與次數、收到報價記錄、變更記錄、撤銷記錄等；二是執行數據，即采購方式以及采購物品的規格、價格、供應商等；三是關系數據，即對操作人的相關數據和業務流程發生信息的數據進行統計、梳理，從而形成反映各類數據關系的新數據。

2.采購計劃的管理控制

首先，把企業的各個生產要素數據（生產線、生產能力等）輸入系統中，管理系統會根據這些數據，計算出企業的標準產能。然后，把生產數量輸入系統，系統根據歷史采購計劃和執行情況，進行自動分類匯總，提取歷史相關的采購數量、采購時間、實際進度等數據，按照相應的計算方法推薦最適合、最優質的客戶，從而提高物資采購的針對性、合理性。這個過程的關鍵就是基礎數據的收集務必準確，只要這些數據準確了，采購計劃管理的目標就可以輕松實現。

3.對供應商的管理控制

對供應商的管理是企業物資采購的重中之重，也是風險高發、頻發的重點部位和環節。選擇優質且適合的供應商，對維護經營安全運行、保障供應鏈有非常重要的意義。大數據分析法對采購地和供應商的選擇，是將產品需求過程中對經營有影響的各個元素都考慮在內，進行數據協同分析，從而選擇適合的供應客戶。運用大數據分析法，把關于供應客戶的基礎資料、產品結構、報價、失信檔案記錄等進行大數據識別，從而劃分供應商的類別，制定出有區別的供應對策，幫助企業選擇優質的供應商，將客戶變成企業的優質資源，同時能夠提高合作方的利益成本以及合作效率。

4.對采購質量的管理控制

采購物資的優劣以及與生產鏈條的匹配程度，關系到企業生產能否正常運行，關系到企業是否均衡生產、是否產生浪費和造成其他損失。運用大數據對供應商的信用評定、服務的次數與貨物質量、質量問題存在的部位環節和數量、重復采購的數量以及貨款的支付進度等方面進行分析，能夠給企業提供一個直觀的判斷。同時，通過收集供應客戶的履約數據、失信數據，可以使企業從另一個層面判斷該供應商能否提供合格的、優質的資源。

5.采購成本的管理控制

在傳統的采購模式中，由于人的主觀要素或受利益的干擾，采購人員往往能夠直接掌控或人為地干預物資成本的高低，而企業并不能完全實現對采購成本的控制作用。但是運用大數據分析可以直接判斷供應商報價是否合理，對于波動較大或者不可掌控的成本，提前發出信息預警，幫助企業制定風險防控措施；對于以往采購價格信息進行深度整理，可以分析供應物資價格的合理波動范圍，從而在采購過程中，制定合理的、可控的成本控制方案。大數據為上下游企業提供全面的供應鏈電子服務，使供應流程銜接更為緊密，幫助企業的采購活動效率更高、成本更低，減少了企業的支出，提高了管理效率。

綜上分析，通過大數據可以實現對采購計劃和采購方案的優化、對優質客戶的甄別、對成本管理的控制等。但是由于大數據工作開展中所應用的各項工具還比較落后，大數據的采購應用還處于起步階段，還存在缺乏大數據技術管理隊伍、分析處理需要消耗大量的時間等問題，需要企業在正確認識大數據對經濟運行質量、防范采購風險的積極作用的基礎上不斷探索與實踐，加強數據平臺建設，推進大數據采購工作，并以此獲得自身的利益最大化，推動企業高質量發展。