工程合同管理探究
——合同審計帶來的思考

吳卓華

中新蘇州工業園區開發集團股份有限公司 江蘇 蘇州 215123

為營造建筑市場的良好氛圍，提高工程合同管理水平，減少合同執行中的矛盾，提升審計效率及資金使用效率，我們制定了規范化的管理流程和一系列的管理辦法，如合同管理辦法、建設資金管理辦法、審計管理辦法等。但由于工程項目的復雜性和參建組織多，管理人員的專業水平參差不齊等，工程合同審計中出現合同管理的周期過長，結算審計中存在矛盾等問題[1-2]。為進一步規范工程合同管理，本文結合合同審計中出現的問題進行了分析，并提出了相應的管理措施。

1 工程合同的生命周期

工程合同的生命期包括合同的形成階段和執行階段。工程合同一般通過招投標來形成，從草擬招標文件到合同簽訂為止為合同的形成階段。從簽訂合同到完成施工、驗收交付使用，保修結束并完成竣工結算審計為合同的執行階段。工程合同的管理貫穿于工程合同的整個生命周期中，并與合同策劃、合同起草/審查、合同分析、合同交底、合同監督、合同跟蹤、變更管理、索賠管理、后評估等管理職能相協調。

2 工程合同的管理周期過長的原因分析

工程合同的管理周期過長主要反映在項目開工到竣工結算審計完成的時間上，究其原因與前期設計完善程度、招標控制價編制水平、施工合同條款和招標文件規定的一致性、現場管理水平、現場簽證、變更管理水平、竣工文件資料的完整性等管理工作水平緊密相關。

建設單位為了追求投資回報，盡快回籠資金，無論是出租還是銷售項目都有明確的交付時間。即使是政府投資的道路、橋梁等非營利項目，也為了減少對周邊居民的影響，帶動周邊工廠、商業等的發展，增加當地稅收，提前發布了項目的竣工交付時間。時間緊、任務急的項目不得不壓縮工期，倒排設計完成時間、招標時間、施工時間，邊設計邊招標，審圖結束后再招標的項目極少。這樣，在招標、施工過程中就會產生大量的變更。有的發生了顛覆性的變化，設計師很難一一對照出變更圖，或者說出變更圖要花費大量的時間進行對比，因此就直接進行圖紙升版。在招標階段升版，標底編制時間本來就緊，標底編制人員很難確保能完全對照出兩版圖紙的差異，并且在調整工程量清單時不出錯。有的工程在招標結束后施工圖直接升版，參與投標和施工的預算員大都不是同一人，到項目施工結束參與施工的預算員可能不知道施工圖紙與招標圖發生了變化，竣工結算編制完成后甚至在審計過程中才發現價格差異，反查原因、補辦變更手續，延長了審計完成時間。在施工階段圖紙升版，也增加了現場管理的難度。有的施工單位沒有專業的預算員在現場，難以進行量大的計算，只能大致估算，提高了施工單位對結算的預期，增加了審計的難度，無形中延長了審計結束時間。

依照GB 50500—2013《建設工程工程量清單計價規范》的相關規定，使用國有資金投資的建設工程發承包，必須采用工程量清單計價，實行工程量清單計價的工程，應采用單價合同。因此工程量清單及招標控制價是政府或者國有企業投資項目的報價基礎。工程量計算錯誤，如果被投標人發現，會存在不平衡報價的風險，將來通過簽證、變更增加工程量以達到增加工程造價的目的，從而給業主帶來直接損失，或者在進度款支付上給業主帶來利息損失。工程量清單的準確性直接影響了竣工結算的難易度和進度。

施工合同條款和招標文件規定應該保持一致性，并需注重項目的質量、進度、造價、安全管理等實質性內容，才能促進項目的有序推進。但在實際操作中少數項目的合同和招標文件發生實質性改變，例如固定總價合同改為單價合同、主要品牌調整。究其原因主要可歸納為以下幾方面：

1）招標文件審核流程長，簽字人員多，項目招標時間緊、任務急，為了節約招標時間，招標文件的討論和簽字流程同時走，后續討論發生了改變未及時更改到存檔的招標文件里，就直接在發標的招標文件里改了，導致合同和招標文件條款不一致。

2）中標后合同洽談一致，由施工單位進行備案，施工單位先打印蓋章后再給業主蓋章。招標過程里合同版本變了幾版，施工單位打印的可能不是最終版，當然也不排除個別單位在打印前有意做了微調。施工單位蓋章后的合同，業主沒有進行合同的一致性審核，沒有發現施工單位進行了調整。這種變化比較隱秘，精明的施工單位則會利用有利于自己的條款，如調低個別品牌要求不提出變更，審計時一旦發現往往爭議很大，雙方很難在短時間內達成一致。

3）當然也發現部分施工合同不夠完善，存在影響社會穩定、降低績效等風險。

現場簽證、變更的辦理進度和管理水平，直接影響竣工結算的送審時間和審計的進度。大部分施工單位沒有專職駐場預算員，簽證、變更的工程量由現場項目經理或者施工員提供，公司預算員負責組價。施工階段往往任務重，項目經理或者施工員主要精力放在安排生產、組織進材料、現場放樣、安全監督等，沒有足夠的時間計算簽證、變更工程量。經過統計，大部分項目的過程簽證、變更竣工后補率為30%～50%，個別工期短的項目達80%～90%。這樣項目竣工到結算送審時間少則3～5個月，多則1～2年。

現場簽證、變更管理水平更是參差不齊，附有造價編制的簽證、變更須經監理和建設單位分級審核批示后，才能匯總計入竣工結算。有的施工單位竣工結算報送時，自行計入3～5份未辦理報批手續的簽證、變更，待審計發現手續不完善再進行補充，大大影響了結算審計的進度。有的分包單位將單價合同和按實結算混為一談，認為單價合同就是按實結算，做了就該算費用，不需要辦簽證、變更，直接進行費用報批。單價合同并不一定按實結算，按實結算的通常是單價合同，按實結算不能脫離原合同不履行報批手續。

在竣工文件資料的編制上，一般特級、一級單位人員的配備齊全，文化程度也相對較高。配有專職資料員的項目，竣工圖紙的編制基本符合規范要求，相關變更也能反映在竣工圖紙上，圖紙的節點也相對完整，其他竣工資料也相對完善。大部分單位資料員由項目經理或者施工員兼任，施工過程中忙生產，竣工后忙竣工結算編制，最后才考慮竣工圖的編制。實在沒時間直接在施工圖上蓋竣工章先送審計。審計現場核對時發現簽證、變更沒有反映在竣工圖上再去繪制。有的項目經理或者施工員輾轉其他工地，有的時間長記憶模糊了，需要對著原始資料反復回憶才能想起細節再畫上去。監理審核時也存在輾轉其他工地、記憶模糊的情況，需要更長時間的回憶才能簽字、蓋章。竣工圖的編制時間長達數月，對審計的影響就更長了。有的審計人員接受審計任務的時候有時間審核，但等竣工圖補齊了，手上卻有其他緊急的編審任務，審計進度只能延后，要是項目大，可能要等一兩個月。

結算送審后，業主要求審計人員制定工作計劃，審計人員會對照《建設工程價款結算暫行辦法》（財建〔2004〕369號）的規定，500萬元以下20天內、500萬～2 000萬元30天內、2 000萬～5 000萬元45天內、5 000萬元以上60天內，把可以計算的都算好，提交初步審核結果，要最終完成審計需要施工單位提交的結算資料完整。實行工程量清單計價規則和單價合同后，能夠提交完整竣工結算資料的單位不足10%。不是簽證、變更手續不完善，就是變更在竣工圖上沒有繪制完全，當然也存在資料員對完善結算審計資料的理解有偏差。

對賬的過程是參與項目結算的人員與審計人員之間的交流過程。無論施工人員還是審計人員，手頭上都有好幾個項目，只能見縫插針進行交流，無形中拉長了審計完成時間。個別碰到自身身體原因，或者家庭原因如動遷、生孩子等，也會影響審計完成時間。由于對賬的前提是計算完成才能核對，沒參與該項目計算的人員無法臨時來替代核對，所以無論施工人員還是審計人員，不是在春節急需資金的時候，即使延長完成審計時間也不會著急催著對方完成審計。

3 提升工程合同管理效率的具體措施

3.1優化審批流程，提高審批效率

簽證、變更從施工單位施工前提出到專業監理和總監審批，再經業主現場代表、設計、合約、成本審批通過后報部門領導、分管領導、董事長審批后施工，大約需10個人簽字，每人2天，簽完約需1個月。因此必須優化審批流程，精簡審批人員，比如設計、合約是否每個簽證、變更都牽扯到，領導審批是否可以分級或者分工等，可以根據項目的規模、造價、緊迫程度優化審批流程，并規定每個人的審批時間，提高審批效率。

3.2開展合同管理培訓，準備完善的報批資料

項目開工后，立即進行設計、施工組織、合同等的交底，開展合同管理以及報批流程的培訓。參加培訓的人員從項目經理到施工班組，做到參建人員都了解合同的內容，并熟練掌握合同規定的質量驗收、簽證、變更報批等流程，從項目開工就落實合同的規定，及時準備完善的報批資料。

3.3加強溝通交流，做好過程控制

建設單位與監理、施工單位每月召開工作會議，安排3個月的資金計劃，協調工程量清單、審計、支付等與合同執行相關的工作，形成工程合同執行情況與建設資金計劃供參建各方參考。合力解決施工過程中施工單位、業主代表、合約等提出的與合同、造價相關的問題。遇到棘手的問題一定要做好溝通，而不是把矛盾后移到審計階段。

3.4總結經驗教訓，提高管理水平

不斷總結經驗教訓，分析合同執行過程中的得與失，提高管理水平，做好事前、事中、事后控制。在結算審計過程中，建設單位協調好中介機構與施工單位之間的關系，及時帶領審計人員、施工單位到現場核實、計量工程量，組織審計疑問解答，積極與審計人員和施工單位溝通，盡量以平和的方式解決審計過程中的矛盾。技術與策略相結合，有效控制審計時間，早日完成合同執行，提高建設資金的使用效率。

4 結語

隨著工程領域的規范化發展，必須進一步加快合同執行、提升資金使用效率。通過分析發現了影響合同執行進度的主要環節，如條款管理、變更簽證審管理、結算管理等。在工程合同執行時間過長的問題上，參建各方要提高認識，統一思想，盡早解決合同執行中的疑難雜癥。首先，相關業務人員應與時俱進了解報批的要求和審批流程，各個項目都有不同的要求，不能想當然地按照上一個項目執行；其次，加強培訓不斷提高專業知識，按照驗收、審計等的要求，整理簽證、變更、竣工圖等資料；最后，建立健全相關管控制度，優化審批流程，并利用現代化的辦公系統，提高報批效率，促進合同管理各方通力協作，提高合同管理水平和管理效率。