公路橋梁工程竣工資料的整理和歸檔工作探討

文／貴州省公路工程集團有限公司 周桂蘭

關鍵字:公路橋梁工程；竣工資料；整理歸檔

1 公路橋梁工程竣工資料整理和歸檔工作的主要內容概述

公路橋梁建設數據包括文本、圖形、視聽數據等材料，這些數據的完善是體現(xiàn)項目建設過程中項目建設客觀條件與規(guī)律的信息材料，因為公路橋梁項目的施工需要較長的時間，涉及的對象的范圍廣、內容多，因此，該項工作難以順利進行，難度較大，必須將相關數據集中收集在一起，不同數據做好分類和存檔，為公路橋梁工程項目竣工后期的維護決策過程提供良好的支撐，具體而言，整理資料與編制內容應當從以下幾點著手：

1.1 公路橋梁工程竣工資料中的綜合文件

從公路橋梁建設開始到最終完成竣工驗收的所有材料即為綜合文件，包括所有施工的依據、項目管理文件、技術驗收文件和竣工驗收文件等，這些文件集各種類別數據資料的功能為一體。一般而言，在項目初期、施工過程中以及項目竣工驗收階段數據資料整理時，這些關鍵文件發(fā)揮著至關重要的作用。[1]

1.2 公路橋梁工程竣工資料中的決算和審計文件

公路橋梁建設項目框架內的建設會計核查工作是決算和審計文件的主要內容。建設單位一般負責的內容是組織與編譯相關數據，包括付款報告、項目審查文件、財務結算文件和工程決算文件等。

1.3 公路橋梁工程竣工資料中的施工數據

公路橋梁工程項目生命周期內所有數據中最大且最重要的文件即為施工數據。一般由施工單位獲取和記錄這部分數據。建設工程項目的施工數據內容主要包括預制地圖、項目管理文件、項目質量文件、測試，檢查報告、基建項目數據、公路橋梁工程、橋梁設計工程、隧道工程、交通安全、機電數據、建筑和建設項目、園林綠化項目數據以及工作進度監(jiān)控文件、計量支付文件、合同管理文件、建筑和民用建筑安全文件、文明施工文件、施工原始記錄文件及其他相關信息文件。[2]

1.4 公路橋梁工程竣工資料中的監(jiān)理資料

某種程度上而言，收集監(jiān)理資料具有監(jiān)督公路橋梁建設的作用。監(jiān)理數據包括監(jiān)理部門相關數據的收集。這這份內容包括建筑主管部門與其他實體簽署的合同、設計質量控制文件、投資控制信息和施工進度管理文件等，這些信息和文件的收集有利于完整地完成公路橋梁竣工驗收工作，并且能保證施工的安全性，提升工程質量，進而為竣工嚴重提供可靠的數據依據。

2 公路橋梁工程竣工資料整理和歸檔工作的措施要點分析

2.1 做好公路橋梁工程的基礎資料日常工作

在公路橋梁工程項目管理中，工程管理需要整理的竣工資料內容較多，涉及方方面面，包括項目摘要表、項目開始報告、項目施工報告、項目交工報告、項目恢復報告、項目開發(fā)狀態(tài)分析、操作日志、不滿足要求的數據記錄、建設項目文件中的質量缺陷等。[4]在記錄這些文件時，必須客觀填寫項目進度的信息和真實情況，同時必須經由監(jiān)理部門審批通過，否則，就要及時向建設單位反饋問題。

2.2 加強公路橋梁工程資料管理部門和人員的業(yè)務能力

結合項目建設管理的需要，各管理人員的職責應由工程團隊進行明確，雇傭專門人員細分物料的種類，同時做好存儲工作。另外，還應當注意轉移具有特殊性質的材料，同時加強對歸檔人員的專業(yè)培訓和技術提升，保證他們具有較高的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務能力，勝任檔案管理工作，提高工作質效。

2.3 公路橋梁工程各項資料管理工作細化落實、責任到人

在公路橋梁工程項目建設過程中，項目部部門分為工地實驗室、施工部門、質量控制部門、安全檢查部門、合同計劃部門、施工進度控制部門。為促進部門之間的協(xié)調，暢通部門之間的溝通，管理人員必須對各部門職責作出細致明確的劃分，分配好各部門的任務。各部門工作人員應當結合自身工作職責和業(yè)務范圍，對相關數據資料進行整理，篩選出最有效且準確地數據資料。[5]按照計劃明確劃分員工職責，確保責任到人，在出現(xiàn)質量或安全事故時追究其負責人的責任。另外，為保證數據資料收集工作貫徹落實到位，可組織專職人員展開最終分析，做好步驟規(guī)劃。

2.4 完善公路橋梁工程竣工資料的信息化和系統(tǒng)化管理

公路橋梁工程建設的竣工驗收文件包含了從施工初期到最終完工的全部數據資料，所以，數據整理歸檔人員工作量大，任務重，難度也較大，其承受的責任和壓力也較大，一旦出現(xiàn)人為誤差，則會帶來錯誤，無法達到竣工要求。在互聯(lián)網時代，為了更好地收集和整理數據，可通過建立一個公路橋梁項目專門的網絡管理系統(tǒng)。負責人利用該系統(tǒng)能在計算機系統(tǒng)中建立一個數據庫，并根據分類功能劃分這些數據的類別，一方面能減輕數據整理工作壓力，降低這項復雜任務的難度，還能保證整理和編制數據的效率和準確度。

2.5 做好公路橋梁工程的相關數據和資料的過程移交管理

公路橋梁建設竣工數據應當完善、規(guī)范、準確、可靠，才能保證公路橋梁建設竣工環(huán)節(jié)落實到位。數據收集部門必須對在該環(huán)節(jié)做好自我測試與自我評估，在組裝單位完工后，由建筑部門與監(jiān)理機構組織作出嚴格檢驗。[6]若數據存在偏差，必須交由負責部門作出調整和修改。公路橋梁工程項目竣工資料中符合標準和要求的數據，必須結合表格與副本數從施工單位交由給建設單位，同時，建設單位必須對收到的所有項目文件進行系統(tǒng)性地組織，以便形成完成數據成果。

3 結語

綜上所述，公路橋梁工程品質的一個重要的影響因素即為竣工資料的整理和歸檔工作，在公路橋梁工程施工過程中，應當高度重視竣工資料管理，所以，要求工程施工管理人員具備良好的道德素質和較高的專業(yè)水平，擁有豐富的經驗，利用各項措施做好公路橋梁工程竣工資料的整理和歸檔工作，進而科學經濟地完成公路橋梁工程竣工，切實保障公路橋梁市場利益主體的利益，維護公路橋梁工程的品質。總之，竣工資料管理對于公路橋梁工程而言占據相當一部分，所以，對公路橋梁工程的這部分管理和控制尤為重要。這是一項嚴謹、復雜的工作，要求工程施工管理人員具備崇高的職業(yè)素養(yǎng)，秉持高度負責的態(tài)度才能完成公路橋梁工程竣工資料的整理和歸檔工作，它是至關重要的一個環(huán)節(jié)。從事該項工作的人員應當高度負責，保證管理到位，進而有效推動經濟發(fā)展，促進社會發(fā)展進步。