質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核有效性提升措施

航天精工股份有限公司□潘志林 張驕陽 甘 美

近年來， 以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)， 建立質(zhì)量管理體系并持續(xù)改進(jìn)， 已經(jīng)是企業(yè)生存和發(fā)展的必要條件。 在企業(yè)質(zhì)量管理體系運(yùn)行過程中， 難免會(huì)出現(xiàn)問題， 而內(nèi)部審核是發(fā)現(xiàn)和解決問題并提高企業(yè)市場競爭力的一種有效手段。

1 質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核的意義

內(nèi)部審核有助于質(zhì)量體系問題的發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)。 內(nèi)部審核對問題和薄弱環(huán)節(jié)的發(fā)現(xiàn)， 糾正措施的跟蹤驗(yàn)證更加方便和深入； 內(nèi)部審核有助于質(zhì)量體系有效性的提高。 內(nèi)部審核是對質(zhì)量體系進(jìn)行的一次系統(tǒng)性的審核， 覆蓋質(zhì)量體系運(yùn)行的全部要素， 全面的發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)問題； 內(nèi)部審核有助于管理者介入質(zhì)量體系的運(yùn)行。 內(nèi)部審核可根據(jù)管理者關(guān)注點(diǎn)， 制定審核重點(diǎn)區(qū)域， 為管理者調(diào)整和改進(jìn)質(zhì)量管理體系提供信息。

2 質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核存在的問題

（1） 重視程度不足

1） 審核組成員安排不合理。 審核人員多為業(yè)務(wù)人員兼職， 對領(lǐng)導(dǎo)作用、 策劃和支持的相關(guān)條款審核效果差， 領(lǐng)導(dǎo)作用條款甚至不審核。

2） 受審核人員安排不合理。 受審核人員一般為業(yè)務(wù)人員， 不能完全知曉業(yè)務(wù)整體情況。 導(dǎo)致審核結(jié)果不全面， 無法發(fā)現(xiàn)深層次的問題。

3） 審核時(shí)間無法保證。

審核人員和受審核人員均為兼職人員， 在審核過程中經(jīng)常被其他事情打擾， 審核計(jì)劃不能順利實(shí)施， 甚至出現(xiàn)審核過程 “偷工減料”的現(xiàn)象。

（2） 審核程序不規(guī)范

1） 制定審核方案時(shí)考慮不全面。 僅考慮標(biāo)準(zhǔn)條款和質(zhì)量體系文件的要求， 忽略管理評審要求、 歷史不符合項(xiàng)整改情況、 管理中的薄弱環(huán)節(jié)和相關(guān)方要求等方面的內(nèi)容。

2） 審核資源分配不合理。 審核時(shí)間平均分配， 未對重點(diǎn)區(qū)域增加審核時(shí)間， 審核人員審核與自身業(yè)務(wù)存在責(zé)任關(guān)系的過程。

3） 未對抽樣數(shù)量和審核發(fā)現(xiàn)做具體規(guī)定。審核人員隨意性較大， 根據(jù)自身的理解進(jìn)行審核， 抽樣數(shù)量不統(tǒng)一， 審核發(fā)現(xiàn)的符合性和不符合性證據(jù)記錄不完整。

（3） 審核人員能力不足

審核人員多為業(yè)務(wù)人員兼職， 一般存在以下問題： 有的內(nèi)審員未經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)， 缺少審核知識(shí)和審核技巧， 審核經(jīng)驗(yàn)較少； 有的內(nèi)審員專業(yè)知識(shí)和技能水平不足， 對審核內(nèi)容的具體業(yè)務(wù)不熟悉， 不能進(jìn)行有效和深入的審核； 有的內(nèi)審員關(guān)注點(diǎn)較為單一， 僅集中在表面問題點(diǎn)， 不能發(fā)現(xiàn)背后的深層次問題， 分析和總結(jié)能力較差， 難以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)性問題。

（4） 不符合報(bào)告難以閉環(huán)

內(nèi)部審核開具的不符合報(bào)告屬于企業(yè)的內(nèi)部行為， 權(quán)威性較差， 整改進(jìn)度和力度不足。 有的不符合報(bào)告甚至不被受審核方認(rèn)可和接受， 整改也無從談起。 有的不符合報(bào)告整改不能得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的有力支持， 嚴(yán)重影響內(nèi)部審核的有效性。

3 提高質(zhì)量體系內(nèi)部審核有效性的措施

（1） 增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)質(zhì)量意識(shí)， 提高重視程度

領(lǐng)導(dǎo)重視是提高內(nèi)部審核有效性的前提條件。 一是提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)部審核的重視程度，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只有以身作則， 才能帶動(dòng)全體員工從思想和認(rèn)識(shí)上轉(zhuǎn)變觀念。 二是合理安排審核組成員， 配置合適的審核員， 例如領(lǐng)導(dǎo)作用條款的審核人員可以安排企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或聘請外部專家進(jìn)行審核， 提高審核的權(quán)威性。 三是受審核人員應(yīng)是掌握整體業(yè)務(wù)流程的管理人員， 具有決定權(quán)， 能全面的接受審核。 四是給予審核過程足夠的資源支持， 保證充足的審核時(shí)間， 使審核過程能夠按計(jì)劃實(shí)施。

（2） 規(guī)范審核程序， 細(xì)化工作流程

規(guī)范的工作流程是提高內(nèi)部審核有效性的保證。 一是企業(yè)應(yīng)制定詳細(xì)的內(nèi)部審核管理文件，明確編制審核方案考慮的內(nèi)容范圍， 包括標(biāo)準(zhǔn)要求、 質(zhì)量管理體系要求、 管理評審提出的要求、以往審核中出現(xiàn)的不合格項(xiàng)、 質(zhì)量問題重復(fù)出現(xiàn)的部位、 管理中的薄弱環(huán)節(jié)、 相關(guān)方要求以及以往外部審核不符合項(xiàng)的驗(yàn)證方面。 二是根據(jù)審核的關(guān)注重點(diǎn)， 合理分配審核時(shí)間， 保證重點(diǎn)區(qū)域得到充分的審核， 避免審核時(shí)間平均分配。 三是根據(jù)審核員的工作內(nèi)容和專業(yè)知識(shí)， 合理分配審核條款， 避免審核陌生的領(lǐng)域和存在責(zé)任關(guān)系的業(yè)務(wù)流程。 四是明確審核抽樣原則和審核發(fā)現(xiàn)的記錄要求。 五是在審核開始前， 審核組長對全體審核組人員明確審核過程的注意事項(xiàng)和審核要求， 審核發(fā)現(xiàn)不僅記錄不符合性的證據(jù)， 也要記錄符合性的證據(jù)， 保證審核記錄信息的全面、 統(tǒng)一和準(zhǔn)確。

（3） 加強(qiáng)審核人員隊(duì)伍建設(shè)， 提高審核人員能力

審核人員是內(nèi)部審核的實(shí)施者， 建設(shè)一支有資質(zhì)、 有技術(shù)、 熟悉質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、 懂專業(yè)技術(shù)的審核員隊(duì)伍是必不可少的。 一是策劃內(nèi)審員的隊(duì)伍建設(shè)， 提出內(nèi)審員的數(shù)量、 人員構(gòu)成、 專業(yè)知識(shí)和技能水平需求， 選擇和發(fā)展合適的內(nèi)審員。 二是制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃， 包括外部取證培訓(xùn)和企業(yè)內(nèi)部專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。 三是定期開展審核案例學(xué)習(xí)、 分析和分享的討論會(huì)， 將審核方法、 技巧和注意事項(xiàng)進(jìn)行交流和總結(jié)。 四是讓實(shí)踐多、 經(jīng)驗(yàn)豐富的審核員帶領(lǐng)新審核員一同審核， 在審核實(shí)際過程中， 實(shí)現(xiàn)審核經(jīng)驗(yàn)、 方法和技巧的教學(xué)和傳承。 五是總結(jié)改進(jìn)， 審核結(jié)束后召開總結(jié)會(huì)議， 指出審核過程中出現(xiàn)的問題， 表揚(yáng)優(yōu)秀的方式方法， 使審核員的能力獲得提高。

（4） 加強(qiáng)不符合報(bào)告整改， 跟蹤驗(yàn)證措施有效性

不符合項(xiàng)的整改是質(zhì)量體系有效運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)的重要環(huán)節(jié)， 但不符合項(xiàng)的整改也是一個(gè)刮骨療傷的痛苦環(huán)節(jié)。 一是需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持， 包括對不符合項(xiàng)的認(rèn)可、 不符合項(xiàng)整改資源的提供、 不同部門之間的協(xié)調(diào)。 二是不符合項(xiàng)整改部門不能僅考慮本身的得失， 要立足于企業(yè)全局， 積極開展不符合項(xiàng)的整改。 三是審核組織部門要拉條掛賬， 明確不符合項(xiàng)整改的責(zé)任人員和時(shí)間節(jié)點(diǎn)， 跟蹤整改進(jìn)度和措施的有效性。四是建立合理的考核機(jī)制， 考核方式不能僅考慮不符合項(xiàng)的數(shù)量， 更應(yīng)側(cè)重不符合項(xiàng)整改效果的評估， 可對整改效果突出的部門進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。