基于文檔一體化管理的電子公文檔案管理系統建設與實踐

李飛榮 鄧振華 朱國慶

摘要：通過分析梳理國防科技大學電子公文檔案管理系統的建設背景及面臨的困難，文章提出了基于文檔一體化的電子公文檔案管理系統建設目標，并從電子公文文檔數據流向和系統業務處理流程角度進行分析設計，給出了詳細的系統分析與設計過程，一起助力各部門實現文檔一體化管理目的。

關鍵詞：電子公文 檔案管理系統 文檔一體化

國防科技大學2009年9月開始試運行網絡辦公信息系統，2013年1月正式采用無紙化辦公，每年辦文數量穩定在1萬余件。辦公信息系統的應用提高了工作效率和公文流轉速度，與此同時，如何對電子公文檔案有效管理也成了一個新課題。

一、系統建設背景介紹

2013年，原總參辦公廳保密檔案局計劃在軍隊檔案系統開展文檔一體化建設試點，國防科技大學被列為3個試點單位之一，試點單位建設經驗為全軍電子文件歸檔和電子檔案管理提供思路借鑒。確定試點后，國防科技大學邀請專家對辦公自動化系統（OfficeAutomation System，以下簡稱“OA系統”）電子公文歸檔問題進行研討，經專家分析認為學校文檔一體化建設和電子公文歸檔工作存在以下問題：[1]

一是OA系統電子公文質量存在先天不足。OA系統的開發設計單位是學校的信息化部門，檔案部門沒有前端介入OA系統的開發設計過程。信息化部門在建設OA系統時沒有意識到OA系統的設計及電子公文生成與管理有檔案管理的專業需求，以致OA系統不能完整地將電子公文的內容信息和背景信息移交給檔案部門歸檔，電子公文的真實性、完整性、可用性、安全性（以下簡稱“四性”）和長期保存需求得不到保障。

二是原有檔案管理系統與OA系統之間無法實現數據交換。軍隊檔案部門管理文書類檔案，使用的都是總部配發的“軍隊公文檔案信息管理網絡系統4.0”（以下簡稱“公文檔案4.0系統”），該系統只適用于傳統紙質文件的管理，不能接收、管理和保存OA系統電子公文。學校OA系統在設計時追求的是文件運轉流暢、軍令政令暢通，在歸檔時只對生成的電子公文簡單打包存儲，這與檔案學專業的“歸檔”概念有很大差距。OA系統設計的歸檔功能做不到對電子公文及元數據的自動捕獲、記錄和預處理，也不能對電子公文進行整理、組卷、著錄、檢索等操作，更不能接收、整合OA系統外的數字化文件。軍隊的公文檔案4.0系統與學校OA系統之間無法實現數據交換，導致文檔一體化管理流程中斷。

二、基于文檔一體化管理的電子公文檔案管理系統建設目標

“文檔一體化”又稱文件、檔案管理一體化，其核心是將文件和檔案視為同一事物，不能把二者割裂開來管理，必須做到文件和檔案“生成一體化、管理一體化、利用一體化”[2]。也就是在生成電子文件階段，即在開發設計電子文件管理系統時，必須要把電子檔案的管理要求考慮進去；電子文件與電子檔案的管理要統籌規劃、全程管控；文檔利用要打破文件利用和檔案利用之間的界限，對用戶來說他只要求查到所需信息即可，不會糾結它是文件還是檔案，也不關心它到底處于什么管理系統中。

為達到文檔一體化建設目的，在無法對OA系統進行改動的前提下，“電子公文檔案管理系統”的開發建設成了文檔一體化建設的關鍵一環。該系統要實現以下兩個目標：

一是電子公文檔案管理系統與OA系統要處于同一系統平臺，保證從電子公文到電子公文檔案流程不能中斷，即OA系統流轉完畢后的文件要能完整轉入檔案管理系統中去，通過中間接口程序，最終實現文件的無縫鏈接。

二是保證電子公文的“四性”。電子公文從生成、運轉、辦結到歸檔管理全過程都必須要遵循國家、軍隊電子文件管理的有關制度、標準，要將“四性”理念形成系統策略，融入電子公文檔案管理系統的開發設計中。

三、電子公文檔案管理系統的開發設計

（一）系統的文檔處理流程圖分析

學校電子公文管理系統建設的首要目標是確保文檔一體化流動，要實現這一目標必須對電子公文的文檔流向全過程進行控制。圖1介紹了學校電子公文管理系統是如何控制文檔流向的。接下來，本文將對其中的重要環節進行介紹。

1.捕獲電子公文：電子公文捕獲分OA系統在線歸檔和現有檔案管理系統（公文檔案4.0系統）傳統檔案數據收集兩種情況。

一是OA系統在線歸檔。OA系統在線歸檔可以采取“推送”和“抓捕”兩種方式：“推送”式，即由OA系統主動推送歸檔電子文件數據；“抓捕”式，即由電子公文檔案管理系統從OA系統中抓取擬歸檔電子公文數據。經過兩種方式捕獲數據后進行“四性”校驗，對校驗合格的文件連同元數據轉換成SIP包[3]（即信息形成者提交的信息包），封裝歸檔保存；對“四性”校驗不合格的電子公文登記后返還。

二是公文檔案4.0系統管理的檔案及對數據的處理。公文檔案4.0系統的管理對象是傳統紙質檔案，系統對紙質檔案進行數字化加工后，將數字化全文數據上傳到電子公文檔案管理系統，并重新補充相關元數據，然后將上傳和補充的信息轉換成SIP包供系統驗證，對“四性”校驗合格的文件封裝歸檔保存，對不合格的文件提供相應的處置方法。

2.版式轉換：將OA系統和公文檔案4.0系統的各種格式電子文件統一轉成PDF版式文件。

3.設置文件處置策略：公文運轉處理完畢后在正式歸檔前，處于半現行文件階段即預歸檔階段，系統要有意識對其初步分類，這需要設計一個文件處置策略，以減輕人工分類工作量。一般按照“年度—保管期限—來源—文件編號”的方法設置文件夾，系統自行判斷并自動將文件歸類到相應的文件夾中。

4.初次鑒定：主要是鑒定文件是否有保存價值，對無保存價值的文件在檔案員系統中進行登記并暫存5年，5年后系統提醒是否銷毀，確認后即銷毀，5年期內如認為有保存價值也可撤回重新鑒定。

5.預歸檔：根據文件處置策略，將校驗合格的電子公文歸入相應的文件夾中，但此時并不賦予檔號。

6.歸檔：半現行期滿后（一年），電子公文進入歸檔環節，檔案員再次進行鑒定審核，審核合格后賦予文件檔號。

7.檢索與利用：歸檔后的文件，通過利用審批手續后可根據文件名、發文字號、責任者、發文時間、文種等檢索字段進行檢索，最終提供給查檔人查閱利用。

（二）電子公文檔案管理系統業務流程分析

電子公文檔案管理系統總體業務流程涉及以下幾個關鍵環節。

1.OA系統業務：OA系統辦結的電子公文如果為非版式PDF文件，通過系統轉換程序轉換成PDF版式文件，并將轉換后的PDF文件、原電子公文以及各類元數據一并生成SIP包，將SIP包存入指定的服務器（NFS服務器）下。電子公文檔案系統通過開發的接口程序自動訪問NFS服務器，提取SIP包數據。

2.公文檔案4.0系統（現有檔案管理系統）業務：最終進入學校檔案部門歸檔的文件，既有辦公信息系統產生的原生電子公文，也有上級單位及非隸屬關系外單位文件（即非OA系統文件）。非OA系統文件又分電子公文和紙質公文，這些公文都不能直接進入系統，須經處理：對于電子公文，先轉換為PDF版式文件，再通過電子公文檔案管理系統上傳功能，上傳到電子公文檔案管理系統；對于紙質公文，先進行電子化，同樣轉換成PDF版式文件，再通過電子公文檔案管理系統上傳，這樣就將OA系統文件、非OA系統文件統一整合到電子公文檔案管理系統當中了。

3.檔案室管理業務：第一步，檔案收集。外部的原始電子檔案都以統一的SIP包形式進行封裝（其中從OA系統收集到的SIP要包含OA運轉階段的元數據，公文檔案4.0系統上傳的SIP包要補錄元數據），再將SIP包上傳到電子公文檔案管理系統解包，并按照設計好的分類策略初步分類。第二步，檔案管理。經過初步分類后（預歸檔后），進行文件價值鑒定，對無保存價值的文件進行登記、審核、銷毀；對有保存價值的文件，區分保管期限后分別進行歸檔，歸檔前還需審核元數據，對缺少元數據的文件補錄元數據，然后正式歸檔為電子公文檔案。電子公文檔案經系統生成AIP包（即處理后檔案信息包），檔案室再將AIP包存儲處理后轉換成DIP包（傳遞信息包），移交到檔案館。第三步，檔案檢索與利用。檔案室對經過授權的用戶在權限范圍內提供檢索與利用服務，并將檢索與利用情況生成相關報表記錄備查。

4.檔案館管理業務：接收檔案室移交的DIP包，并對包內檔案逐一進行審核，審核通過后將檔案保存到檔案館的檔案庫中；如有部分檔案審核未通過，將反饋給檔案室重新提交DIP包。檔案館將DIP包處理后，再進行檢索與利用等其他檔案業務操作。

電子公文檔案管理系統的開發設計立足于OA系統環境，與學校OA系統、現有檔案管理系統有機結合，實現了辦公信息系統電子公文生成、運轉、歸檔、整理、保存或銷毀的全過程管理以及外部紙質公文電子化后的統一管理，達到了文檔一體化管理目的。

參考文獻：

[1]朱國慶，鄧振華，李飛榮.國防科技大學文檔一體化試點建設進展及評述[J].解放軍檔案，2016（3）：26-29.

[2]黃霄羽.文件、檔案一體化管理的科學含義[J].檔案學通訊，2002（3）：29-32.

[3]李明娟.OAIS參考模型與數字信息長期保存[J].圖書情報知識，2007（9）：119-120.

作者單位：國防科技大學檔案館