談疾病預防控制機構儀器設備檔案管理

連剛強

（佛山市三水區疾病預防控制中心，廣東 佛山 528000）

近年來，國家對疾控控制機構高度重視，并不斷加大投入力度，特別是2020年新冠肺炎疫情猛烈侵襲，疾控機構發揮重要價值，越來越多精密度較高的儀器設備入駐疾控機構，為各項活動開展輔以技術支撐。儀器設備檔案管理可掌握資源配置信息，提高設備的使用效率。為設備有效管理做支撐。儀器設備檔案管理是疾控機構核心內容之一，其設備檔案管理水平的高低，直接決定著疾控機構各項活動的有效開展，以及最終檢測結果精準度。為有效提高疾控機構的發展水平，需積極加強疾控機構設備檔案管理。

1 疾病預防控制機構儀器設備檔案管理價值

隨著經濟的高速發展，疾控機構中心不斷引入各類先進儀器設備，促進疾控機構良好發展。新時期，儀器設備數量持續增加，導致檔案管理面臨新的挑戰，需把握其實際管理價值，有目的、有針對地采取管理措施。疾控機構儀器設備檔案管理價值體現在以下兩方面：一方面，儀器設備檔案與其他檔案相同，具有無可比擬的重要性，儀器設備檔案管理也是儀器管理中的重要部分。疾控中心依托各類儀器設備開展各項活動，如衛生監測、科研及疾病檢測等，均需應用儀器設備做技術支撐。儀器設備檔案包含多項內容，主要系統性記載儀器設備從購置、驗收、使用等環節形成數據信息，全面、真實記載儀器設備從購置至報廢相關信息。儀器設備檔案作為機構技術核心存儲，是質量管理體系的重要構成之一，如何通過設備檔案管理信息，提高設備利用率，確保設備使用過程中結果的準確性、可靠性，是儀器設備檔案管理的重要任務之一。另一方面，儀器設備檔案是設備維護檢修的重要參考資料。完善的儀器設備檔案信息，持續性記錄設備維護檢修記錄，按照設備實際狀況，以檔案記錄信息為基礎，制定合理的維護檢修計劃，保證儀器設備始終處于正常工作狀態。同時，依照儀器設備檔案維修養護記錄，判定儀器設備可能出現故障，充分做好維修準備以此縮短停機時間，減少故障維修成本支出；通過查看儀器設備檔案，與各類廠家、經銷商等建立良好的溝通交流，為儀器設備更新換代做好銜接。

2 疾病預防控制機構儀器設備檔案管理的基本內容

2.1 儀器設備檔案歸檔范圍

按照我國相關儀器設備規范準則，掌握儀器設備歸檔內容，主要包含三大模塊，即儀器設備申購、運行、審批等環節中形成的檔案數據。首先，設備實際申購過程中包含各類檔案資料，不僅包含購置計劃書、批準書及申請書，而且涉及招投標文件、合同及驗收記錄等。除上述各方面資料外，還涉及相關儀器設備說明書、配件等文件，應將其進行劃分類別整理，按照相關流程進行歸檔。其次，設備運行中檔案資料。主要形成的資料內容包含儀器設備標準操作規范、指導書、使用記錄、養護維修等。最后，報廢過程中形成的檔案資料，主要涉及各類申請表、批準文件，以及具有一定保存價值的資料，需進行單獨保存。

2.2 儀器設備檔案資料收集

疾控機構實際工作過程中，儀器設備均需經過多個環節，各環節中形成大量資料信息，檔案資料信息隨設備變化而進行實時跟蹤，按照相關要求進行劃分類別，購置過程中各方面資料文件，需在設備調試完成之后立即建檔，設備運行過程中，應以年度為單位進行歸檔，并做好年度中季度、月歸檔工作，保證檔案管理內容中系統性記載儀器設備從購置至報廢全生命周期資料，將其檔案收集匯總之后，交由檔案室保存。

2.3 儀器設備檔案管理

儀器設備檔案建立完成后，應交由檔案管理人員將其錄入管理系統中，便于后續使用查閱。儀器設備需轉移使用權限時，應與設備形成聯動反應，兩者一同移交，完整填寫移交相關記錄。報廢儀器設備應盡早處理，檔案中需標識報廢注銷記錄。儀器檔案借閱過程中，需系統性做好借閱手續，借閱使用過程中應保證資料完整性、安全性，如約歸還，禁止出現損壞、丟失現象。

3 疾病預防控制機構儀器設備檔案管理措施

3.1 建立完善的儀器設備管理體系

質量管理體系作為儀器設備檔案管理基礎保障，疾控機構若想獲取良好的檔案管理成效，提高檔案管理水平，需立足機構戰略發展，構建完善的設備管理規范程序，以操作人員為中心，實施三級管理模式，深層次加大宣傳學習質量管理規范，明確各管理人員職責，促使設備從購置至報廢各環節檔案管理全面貫徹。通過儀器設備管理文件落實，以書面文件報告形式，將相關管理工作流程、人員職責、管理標準及記錄等明確規定，促使疾控機構內部各部門均精準定位自身職責，全面支持及配合檔案管理人員工作，部門間建立良好的溝通及交流，實現儀器設備檔案更具規范化、標準化。

3.2 建立完善的設備儀器檔案管理制度

完善的設備儀器檔案管理制度，是疾控機構設備檔案管理基礎保障，為各項管理活動實施做導向，要求管理人員嚴格依照相關準則，完成設備檔案的管理目標。因此，應按照機構實際狀況，制定完善的設備儀器檔案管理制度，保證其具有良好的可行性，為機構設備檔案管理工作落實做支撐，促使管理人員工作有據可循，各環節管理更具規范化、標準化。同時，應積極推行崗位責任制，從本質上將檔案管理任務落實到人，定期開展檔案管理人員會議，明確工作內容、目標等。將崗位責任制與管理人員績效形成聯動，實施獎懲機制，尤其是使用檔案成績較為突出人員，給予相應的獎勵，并在機構內樹立模范榜樣，調動員工工作積極性。

3.3 做好儀器設備各項記錄及歸檔工作

設備使用記錄、維修保養記錄等應及時歸檔，此類數據資料可客觀、完整反映設備歷史使用狀況，有助于設備出現故障或檢測精確度偏差較大時，短時間內確定故障部位及形成原因，采取針對性措施加以解決。為保證檔案及時歸檔，設計記錄過程中應以活頁形式，并明確頁碼及儀器設備管理編號，以免造成資料檔案丟失。

3.4 提高儀器設備檔案的管理信息化水平

互聯網時代的到來，疾控機構儀器設備檔案管理方式應及時創新，跟隨時代發展潮流，充分應用現代化水平，以大數據、云計算等為代表的先進技術，構建完善的檔案管理平臺，提高設備檔案管理效率，實現內部資源共享。應加大資金投入，購進先進的軟硬件設施，及時更新檔案管理基礎設施，為設備檔案高效管理提供保證。同時，將原有檔案資料實現數字化、信息化及電子化，為檔案借閱、查詢等提供便捷，無需將檔案原件進行借閱，使用者可獲取相關資料檔案信息，消除原有檔案借閱丟失、損壞問題。按照儀器設備使用中信息變化狀況，檔案管理人員要及時更新信息，有助于使用人員獲得一手資料。但需特別注意的是，儀器設備檔案在實現電子化過程中，其信息安全性仍不可忽視，由于信息技術高速發展背景下，為檔案管理提供機遇的同時，風險同等存在。因此，需及時做好電子檔案備份，并按照機構內部人員自身職責，設定數據檔案庫查看權限，引入各類防護軟件，定期做好維護升級，檔案信息系統應為專網專用，保證設備檔案信息的安全性。

3.5 提高儀器設備檔案管理人員的專業素養

設備檔案管理人員是疾控機構檔案管理的核心實施者，其自身專業素養與最終管理成效密切相關，由于傳統疾控機構對檔案管理重視度不足，以及檔案利用程度較低，整體檔案管理工作水平較低，配備人員并不具備專業知識，僅憑借自身經驗完成檔案管理，影響檔案管理水平。因此，疾控機構應系統性評估設備檔案管理人員的專業素養，掌握其工作薄弱點，有目的、有針對地開展培訓，不僅局限于專業知識培訓，而且需加強人員計算機操作水平，豐富人員的專業知識體系，為后續設備檔案管理奠定良好基礎。同時，提高設備檔案管理崗位入門門檻，不僅需具備良好的專業知識、豐富的工作經驗，而且還要熟練操作計算機，為設備檔案管理隊伍注入新鮮血液，提高隊伍專業素養，保證設備檔案管理水平有效提高。

4 結語

儀器設備檔案作為各類儀器運行、維護及技術性能開發的重要資料參考，是疾控機構的重要資料存儲，需對其管理進行重視。應準確掌握儀器設備檔案管理基本內容，采取有效檔案管理的措施，保證疾控機構儀器設備從購進至報廢全生命周期檔案均實現記錄，為各項活動開展奠定良好的基礎，促進疾控機構建設及發展。