醫院檔案管理工作基于新形勢的開展途徑分析

莫言娟，呂志勇

1.日照市中醫醫院檔案室，山東日照 276800；2.日照市中醫醫院宣傳科，山東日照 276800

在經濟水平快速發展的社會背景下，醫院要想實現可持續發展，必須結合時代需求創新。 醫院檔案管理工作是醫院綜合發展過程中的重要環節，其信息化建設水平會直接影響醫院創新質量，所以對醫院檔案管理工作進行革新勢在必行。醫院檔案管理工作革新是醫院對社會資源進行整合的重要保障，是醫院構建中國特色醫療體系的關鍵環節[1]。 借由新形勢下的現代化技術促使醫院檔案管理工作實現自動化發展，可以在一定程度上優化醫院檔案管理水平，提高醫院檔案管理的規范性以及高效性，有利于醫院檔案管理工作全面發揮自身所具備的能效[2]。信息技術的發展與應用衍生了電子醫務系統，該系統的應用促使醫務工作得到了大幅度的簡化，同時也改善了醫院服務質量、工作效果。

1 醫院檔案管理工作新形勢下革新的意義

首先，可以改善醫院服務質量。 基于市場經濟環境下，醫院醫療事業落實供給側改革勢在必行，對比需求側改革，供給側改革對服務效率、質量提出了較高的要求，對檔案管理工作進行創新，有利于醫院構建動態化信息服務機制，提高醫院運行的公開度、透明度，為相關工作的開展提供秩序保證[3]。

其次，可以提高技術人員的創新意識。 高素質人才匱乏是現階段我國醫院發展面臨的重大問題，也在很大程度上限制了我國醫院事業的轉型與發展。 所以醫院亟需通過改革為高素質人才創造較好的成長環境。檔案管理工作的革新可以構建流動性人才培養體系，同時也能幫助醫院人才樹立良好的競爭意識[4]。

2 傳統醫院檔案管理工作的弊端

2.1 缺乏對檔案管理工作的正確認知

醫院從上層領導到基層管理人員均沒有明確認知到檔案管理工作所具備的意義，而是將其歸納為后勤范疇，認為檔案管理工作質量無關緊要。 但檔案管理所提供的護理服務工作與醫療護理工作一樣影響巨大，因為醫療檔案是患者就診、治療情況的詳細記錄，也是醫療工作開展的指導信息[5]。 不過當前很多醫護人員并沒有明確認識到檔案管理工作所具備的意義，導致其創新、發展面臨著重重困難。

2.2 缺乏高素養的檔案管理人員

隨便著醫學技術的發展，對醫護人員的專業技術能力、綜合素質水平提出了較高的要求，明確認知到了高素質人員的重要性，但目前尚未致力于對檔案管理人員的專業培養，甚至一些醫院在成立檔案管理部門后，并沒有聘請專業人員負責管理，而是由后勤人員兼任，導致檔案信息難以得到妥善保管，常見信息缺損[6]。 除此之外，因認知不足，檔案管理人員工作態度不端正，也在極大程度上影響了檔案管理工作的有效性。 沒有做好檔案管理人員的培訓工作， 對各個崗位的職責沒有明確，無法保證檔案管理工作人員擁有完善的相關知識體系，與新形勢下醫院檔案管理工作發展需求不相符。

2.3 缺乏完善的檔案管理機制

隨著時代發展，檔案管理工作由傳統的紙質記錄逐漸發展為信息化，醫院檔案信息十分龐雜，且存在大量的無效信息，或是信息丟失等情況，面對此種情況，構建有效的管理機制意義顯著。但由于醫院對檔案管理工作認知不足，導致檔案管理工作開展過程中普遍存在較強的主觀隨意性，信息遺漏等問題比比皆是[7]。 不僅如此，很多醫院甚至沒有明確相關人員的職責，導致檔案管理工作開展混亂，出現問題無法有效問責，不利于提高醫院服務水平[8]。

2.4 缺乏對檔案管理工作的信息化建設

基于新形勢發展需求，醫院檔案管理工作必將摒棄傳統模式轉型為信息化建設，不過現階段多數醫院并沒有構建學科化信息管理系統，導致檔案信息留存方式仍以書面為主，無法對其進行妥善保管，丟失的風險性極大，且調取效率較低，會給醫院工作運行造成干擾[9]。 或是一些醫院構建了信息管理系統，但沒有實時更新，也會造成檔案信息的丟失，不利于提高醫院的醫療服務質量。

3 醫院檔案管理工作基于新形勢的開展途徑

3.1 加強對檔案管理工作的重視度

首先，醫院要幫助全體醫務人員明確認識到檔案管理工作所具備的重要影響意義，對此可以定期召開主題演講、集中培訓等方式，幫助醫務人員樹立良好的檔案管理意識，強化檔案管理各個環節的工作質量，以改善檔案管理工作質量。除此之外，醫院還需要結合新形勢下時代需求，改變傳統的檔案管理模式，逐級、逐部門落實電子檔案管理系統，以推動電子檔案的普及、發展，為檔案管理工作質量提供更好的保證[10]。

3.2 強化檔案管理人員的專業素養

檔案管理人員直接參與檔案管理工作，其專業素養會對檔案管理工作效率、質量產生直接性影響，所以醫院應加強對檔案管理人員專業素養的培訓，以提升醫院整體服務水平。對此，醫院可以通過招聘的方式納入檔案管理專業人員，通過科學規劃、指導檔案管理工作，提高其整體水平[11]；此外，還需要做好檔案管理人員的培訓工作，對各個崗位的職責進行明確，保證檔案管理工作人員擁有完善的相關知識體系，與新形勢下醫院檔案管理工作發展需求相符，同時樹立對自己負責、對工作負責、對患者負責的正確態度，以促使醫院檔案管理工作質量實現質變[12]。

3.3 建立健全檔案管理機制

為了確保自身可以滿足新形勢下醫改要求，符合當代醫院所具備的使命，醫院應結合當前其檔案管理工作具體情況，分析其中的不足之處，引進全新的管理系統，建立健全檔案管理機制，以確保其可以為患者提供更為便捷、優質的服務。對此，醫院應在檔案保管、借閱、銷毀以及歸檔等環節通過系統化流程實現規范化管理。所以要求醫院構建檔案管理部門，并配備綜合檔案室，為確保檔案的連貫性、完整性，需要將綜合檔案室歸納于綜合管理體系中加以管理[13]。 此外，還要結合檔案管理工作的問題所在進行討論、完善；同時對各個崗位人員的職責加以明確，避免出現問題后相關人員互相推諉，以提高工作有效性與時效性。 最后，醫院需要保證檔案管理機制的完善性，明確考核標準，定期就檔案管理工作內容進行考核，同時聯合獎懲制度，以推動檔案管理工作的持續發展[14]。

3.4 數字化建設檔案管理工作

信息技術的發展與應用衍生了電子醫務系統，該系統的應用促使醫務工作得到了大幅度的簡化，同時也改善了醫院服務質量、工作效果。由此可見，檔案管理工作也亟需數字化建設，以確保其與時代發展需求相符[15]。

首先，需要構建電子檔案，其便于攜帶或轉接，且保存安全性較好，對此醫院需要引入電子檔案信息管理系統，同時培養檔案管理工作人員的計算機操作能力，促使電子檔案信息管理系統可以盡快投入使用。

其次，需要做好檔案管理人員的培訓工作，對各個崗位的職責進行明確，聯合獎懲制度，推動檔案管理工作的持續發展。

再次，應當在目前醫院檔案管理基礎上,精準發力,通過建立健全檔案工作制度,提升檔案管理人員服務意識,改變檔案管理手段,提高專業知識能力,進一步提高新形勢下醫院檔案管理的工作效率[13]。

除此之外，還需要依賴政府的幫扶，通過在區域內構建醫療檔案平臺，促使不同醫療系統信息實現共享，以此促使醫療檔案系統邁入“大數據”時代，提高患者轉院治療時醫療信息傳輸效率，為患者提供更好的服務質量[16-17]。

4 結語

醫改的不斷落實與信息技術的發展，促使醫院檔案管理工作全面革新已經成為必然趨勢，所以基于新形勢條件，醫院應明確自身檔案管理工作中的弊端，對工作模式進行創新，同時加大對相關人員專業素養的培養，以持續改進檔案管理工作質量，促使其所具備能效可以得到充分發揮，最終為醫院實現持續發展提供助力。