關(guān)于醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制

杭海

廣東省人民醫(yī)院總務(wù)處，廣東廣州 510080

醫(yī)用物資是醫(yī)院開展治療活動的重要保障，這其中的采購環(huán)節(jié)是資金流動的組成部分，是醫(yī)院內(nèi)部控制管理的重要內(nèi)容。 醫(yī)院醫(yī)用的物資專業(yè)性強且種類多，所涉及的部門也比較多，消耗數(shù)量大。現(xiàn)如今，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)在社會中受到人們的廣泛關(guān)注，尤其是醫(yī)療質(zhì)量安全與看病成本更是行業(yè)發(fā)展的熱點問題。進入到信息時代之后，科學(xué)技術(shù)與信息推動醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展，帶動醫(yī)療設(shè)備更新，也提高了疾病診斷與治療的效率，但是卻增加了耗材價格。 為了保證醫(yī)療質(zhì)量，如何節(jié)省看病成本是醫(yī)院經(jīng)營與內(nèi)部控制管理的重點。其中物資采購作為醫(yī)院經(jīng)營管理活動的關(guān)鍵一環(huán)，物資采購的質(zhì)量和價格更是醫(yī)院經(jīng)濟和社會效益的重要影響因素。該文圍繞醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制工作進行分析與討論。

1 醫(yī)院中的物資采購內(nèi)部控制工作

在經(jīng)濟行業(yè)發(fā)展的推動下，人民群眾的生活水平持續(xù)提升，對醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的要求也更為嚴(yán)格。 醫(yī)院內(nèi)部的物資采購為醫(yī)院運營不可或缺的環(huán)節(jié)之一，因為物資采購資金占比相對較大，并且覆蓋范圍廣，所以提升物資采購內(nèi)部控制水平，是提高醫(yī)院資金使用率、保證資源設(shè)備質(zhì)量的重要手段[1]。

醫(yī)院運營管理中的物資采購非常重要，直接關(guān)系到醫(yī)院是否能夠正常運行。通常醫(yī)院需要采購的物資可以總結(jié)為4 種類型，即藥品、醫(yī)用耗材、醫(yī)用試劑和總務(wù)物資[2]。其中藥品是指醫(yī)院日常需要的常規(guī)性物資，醫(yī)用耗材為一次性醫(yī)用包等材料，醫(yī)用試劑是指試紙條與試劑液等，總物資則是指一些價值相對較低的易耗品，例如日常管理需要的用品或者醫(yī)院建設(shè)需要用到的建筑材料以及設(shè)備等。針對以上物資采購進行管理，有利于加強采購行為的規(guī)范性。建議設(shè)定物資儲備限額與消耗指標(biāo)，并且嚴(yán)格按照物資管理制度進行相關(guān)管理工作，體現(xiàn)出物資采購工作的作用，減少成本投入，提高經(jīng)濟效益。不僅能夠滿足醫(yī)院發(fā)展需求，還能夠達到降低成本目的。

醫(yī)院物資采購和企事業(yè)單位的物資采購對比具有明顯的差異性，主要可以總結(jié)為以下4 個方面：①醫(yī)院內(nèi)部需要采購的物資種類多且數(shù)量大，例如在采購醫(yī)院辦公用品時，這一類物資采購不需要大量成本，但是較大的需求量，無論是臨床科室還是非臨床科室均有需求，加之辦公用品類型較多，所以要想實現(xiàn)統(tǒng)一管理存在難度；②醫(yī)院用于患者治療的設(shè)備、儀器等更多是從國外引進，部分藥品的供貨途徑相對單一，致使采購成本較高；③醫(yī)院主要是為患者提供醫(yī)療服務(wù)，為了保證服務(wù)質(zhì)量，必須要采購充足的醫(yī)療設(shè)備、機械、醫(yī)療用品、治療耗材設(shè)施等；④醫(yī)院物資采購需要提前制定采購清單，以免因為物資緊缺而影響到患者的治療。

2 醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制存在問題

2.1 物資采購制度不完善

部分醫(yī)院在開展內(nèi)部控制這一項工作中欠缺扎實的基礎(chǔ)，負(fù)責(zé)物資采購工作的部門僅安排了采購人員，并沒有完善的采購制度作為保障。盡管部分醫(yī)院創(chuàng)建了采購制度，但是制度的內(nèi)容比較片面，無法掌握醫(yī)院物資采購的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而影響到內(nèi)部控制作用的體現(xiàn)，降低了物資采購制度有效性與針對性。在落實物資采購制度時，相關(guān)人員并沒有嚴(yán)格按照制度要求管理，所以物資采購的各個流程缺乏有效的監(jiān)督與約束[3]。 除此之外，在物資采購管理方面，相關(guān)工作崗位的職責(zé)劃分比較模糊，采購人員權(quán)力比較集中，并且存在審批越位的現(xiàn)象，負(fù)責(zé)制定物資采購方案和審批等多項工作，導(dǎo)致物資采購流程缺乏公開性，選擇供應(yīng)商、簽訂物資采購合同等環(huán)節(jié)并沒有獲得理想的效果。不僅增加了物資采購管理的難度，還有可能會面臨醫(yī)院采購風(fēng)險。

2.2 物資采購部門缺乏獨立性

在醫(yī)院物資采購部門的設(shè)置上，個別醫(yī)院因為對該項工作的重視程度不足，所以并未設(shè)立獨立性的物資采購部門，采購物資工作交給各個科室負(fù)責(zé)，由各科室按照物資需求進行采購。采購醫(yī)療設(shè)備與藥品需要提前制定方案，交給科室中專門負(fù)責(zé)物資采購的人員，與設(shè)備、藥品的供應(yīng)廠商展開交流，隨后再按照之前制定的采購方案實施采購[4]。 一般醫(yī)療設(shè)備是按照各個科室的實際需求采購，個別醫(yī)院在提前制定醫(yī)療設(shè)備采購方案這一層面缺乏深入的認(rèn)知，致使醫(yī)療機械、藥品最終采購量不符合實際需求，導(dǎo)致資金浪費，采購的物資積壓，嚴(yán)重影響到醫(yī)院的運營與管理。

2.3 物資采購流程有待優(yōu)化

按照預(yù)算資金管理要求，醫(yī)院在實施預(yù)算管理期間，所有的預(yù)算外收支要歸納到預(yù)算管理科目。 按照該要求，當(dāng)前醫(yī)院資金便取消了“預(yù)算外資金”的概念，歸納至預(yù)算管理范疇，即財政性資金。所以，當(dāng)前除了民營醫(yī)院外的所有醫(yī)院在物資采購這一工作中，所有資金也需要歸納至政府采購范疇。按照醫(yī)院采購法律法規(guī)，一方面可以按照工程建設(shè)領(lǐng)域的《招標(biāo)投標(biāo)法》進行采購管理，另一方面也可以按照醫(yī)用物資與藥品采購相關(guān)的《政府采購法》實施管理工作[5]。除此之外，按照醫(yī)院物資采購實際情況可以自行制定物資采購管理制度和方法。但是當(dāng)前醫(yī)院在實施物資采購的內(nèi)部控制過程中，相關(guān)流程缺乏針對性與規(guī)范性，很多醫(yī)院并未制定關(guān)于采購物資與金額的統(tǒng)一規(guī)定，致使醫(yī)院內(nèi)部物資采購工作人員與管理人員沒有可以依照的規(guī)范流程。不僅在物資采購方面的經(jīng)驗不足，還會影響到后續(xù)采購流程的實施。各個醫(yī)院所執(zhí)行的采購流程存在差異性，主要是以醫(yī)院為主體進行單獨采購。 實際采購數(shù)量不多，但是單價比較高，很有可能會導(dǎo)致醫(yī)療物資采購成本浪費的問題。

2.4 物資采購信息化建設(shè)程度不足

2.4.1 供應(yīng)商管理 在物資采購信息化建設(shè)方面，供應(yīng)商管理系統(tǒng)是其中非常重要的一部分。但是個別醫(yī)院并沒有創(chuàng)建供應(yīng)商管理系統(tǒng)，對于醫(yī)療物資供應(yīng)商評價不到位，導(dǎo)致供應(yīng)商的評價缺乏立體性。 招投標(biāo)環(huán)節(jié)因為供應(yīng)商評價報告欠缺權(quán)威性，所以只是按照采購人員或相應(yīng)科室的觀點做出最終判斷，無法保證最終決定的客觀性，還有可能會導(dǎo)致評標(biāo)環(huán)節(jié)存在舞弊的問題。

2.4.2 合同管理 雖然當(dāng)前醫(yī)院物資采購信息化建設(shè)已經(jīng)十分深入，并且應(yīng)用了醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)（hospital resource planning，HRP），但是該系統(tǒng)的覆蓋范圍有限，并沒有對物資采購合同管理發(fā)揮作用，只是憑借供應(yīng)商設(shè)定的合同期限作為提醒的依據(jù)[6]。 特別是醫(yī)療物資耗材類型較多，供應(yīng)商合同到期之后不能完全達到預(yù)期提醒的目的，一旦合同過期且并沒有啟動招標(biāo)程序便會影響醫(yī)療物資臨床使用效果，或是出現(xiàn)合同反復(fù)簽訂而導(dǎo)致原合同作廢的現(xiàn)象，也會使醫(yī)院面臨法律層面的風(fēng)險。

2.5 采購方案和預(yù)算不符

醫(yī)院進行物資采購必須要提前制定采購方案，并且編制采購預(yù)算，但是采購預(yù)算的編制只是以大型機械設(shè)備與項目為對象，才能夠保證預(yù)算明細(xì)度，否則會增加物資采購預(yù)算控制難度，從而面臨采購方案與預(yù)算不符，采購預(yù)算失控。

4 醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制完善舉措

4.1 完善物資采購制度

單位醫(yī)院在開展物資采購內(nèi)部控制的過程中，要確定各個部門與科室在采購管理工作中負(fù)責(zé)的工作與職責(zé)，明確采購管理的主體責(zé)任[7]：①醫(yī)院結(jié)合當(dāng)前物資采購現(xiàn)狀，制定完善的內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格審批各項物資采購業(yè)務(wù)，以成本效益為前提審核物資采購清單是否合理。 遵循內(nèi)部牽制這一基本原則，調(diào)整所有物資采購人員的工作崗位，保證物資采購過程中不會出現(xiàn)工作崗位與職務(wù)脫離的現(xiàn)象。所有工作人員都能夠明確個人承擔(dān)的職責(zé)與分工，確保醫(yī)院物資與資產(chǎn)的安全性、完整性，規(guī)避經(jīng)營管理方面的風(fēng)險，發(fā)揮內(nèi)部控制的優(yōu)勢，提高醫(yī)院經(jīng)營管理水平，保證物資采購可以更加規(guī)范且有序地展開。 ②醫(yī)院進行物資采購的內(nèi)部控制要嚴(yán)格按照管理制度，專門成立物資采購內(nèi)部控制團隊，負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)監(jiān)督與協(xié)調(diào)。③建立健全物資采購評價機制。通過物資采購業(yè)務(wù)的考核與評價，及時發(fā)現(xiàn)采購工作中的不足之處，并且按照內(nèi)部控制制度的要求進行改善。 為了保證物資采購制度完整性，提高采購業(yè)務(wù)效率，要從物資采購方案制定這一環(huán)節(jié)著手，針對各個流程進行嚴(yán)格監(jiān)督與審批。 發(fā)揮出物資采購制度的優(yōu)勢，將各個科室提出的物資需求整理之后編制采購方案，上報給管理負(fù)責(zé)人審核，隨后再選擇針對性的方式采購物資。 加強物資采購工作的規(guī)范性，保證采購業(yè)務(wù)有規(guī)可依。

4.2 組建獨立性物資采購部門

醫(yī)院在運營管理工作中對于物資的需求量比較大，尤其是各類藥品、醫(yī)療機械設(shè)備與衛(wèi)生材料等。所以，醫(yī)院內(nèi)部物資質(zhì)量也會關(guān)系到醫(yī)療水平[8]。 建議組建獨立的物資采購部門，專門負(fù)責(zé)各類物資的采購工作，將物資采購統(tǒng)從各個科室的職責(zé)范圍中分離，安排專門人員制定物資采購計劃，并且在醫(yī)院內(nèi)部設(shè)置獨立物資儲存?zhèn)}庫。采購部門相關(guān)的財務(wù)管理等工作也要從其他科室與部門中分離單獨申報，將醫(yī)院各個科室原本負(fù)責(zé)的物資采購工作統(tǒng)一，由獨立的采購部門負(fù)責(zé)管理，有利于提高物資采購工作效率與專業(yè)性。

4.3 合理安排物資采購職責(zé)分工

①優(yōu)化物資采購流程需要由醫(yī)院的主要管理者負(fù)責(zé)，其中包括醫(yī)院運營與治療需要的各類醫(yī)療用品、藥品、科研物資和醫(yī)療設(shè)備等，按照物資采購內(nèi)部控制制度進行嚴(yán)格管理；②在醫(yī)院中成立物資監(jiān)督管理部門，為了解決物資采購流程冗雜的問題，建議將采購流程監(jiān)管和審計采購資金這兩項流程合并，由醫(yī)療物資采購部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 在物資采購流程合并的過程中，組織所有工作人員參與培訓(xùn)，分別加入到物資監(jiān)督管理和物資采購兩個部門當(dāng)中，要求這兩個部門分別安排專業(yè)人員進行指導(dǎo)[9]。在培訓(xùn)方面采用全鏈條培訓(xùn)模式，結(jié)合近年來醫(yī)院不同種類物資采購現(xiàn)狀， 將物資劃分為醫(yī)療耗材、藥品等種類， 分別展開物資采購與監(jiān)督管理的培訓(xùn)，保證所有工作人員能夠掌握物資采購方面的知識與技能，突破原本知識層面的限制，能夠同時負(fù)責(zé)物資采購與監(jiān)管工作。

4.4 加強物資采購信息系統(tǒng)建設(shè)

①在物資采購價格方面加強內(nèi)部控制，創(chuàng)建物資采購信息平臺專門采集所有醫(yī)療物資的價格數(shù)據(jù)，并且在系統(tǒng)中統(tǒng)一分析作為物資采購的依據(jù)，有利于節(jié)省醫(yī)院物資采購的成本支出。②在物資入庫管理方面加強內(nèi)部控制，創(chuàng)建物資管理平臺，按照物資采購合同、送貨單與購物發(fā)票驗收入庫的流程展開管理[10]。 安排物資倉庫管理員，針對所有驗收合格的醫(yī)療物資出具入庫單，并且將該清單轉(zhuǎn)交至核算人員，根據(jù)送貨清單與合同中的各項數(shù)據(jù)，將其錄入到物資管理平臺中，由庫房管理人員和驗收人員共同校對，最后上交給醫(yī)院的財務(wù)部門完成物資采購付款工作。③在供應(yīng)商管理方面加強內(nèi)部控制，創(chuàng)建供應(yīng)商管理平臺，醫(yī)院中的物資采購部門在完成采購與售后反饋等工作后，要將采集到的數(shù)據(jù)上傳到供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中，與臨床反饋信息相結(jié)合作為供應(yīng)商資質(zhì)審核的依據(jù)。 定期評價所有物資供應(yīng)商信用與資質(zhì)，審核的對象包含供應(yīng)商資質(zhì)有效性、簽訂合同履約能力以及醫(yī)療物資質(zhì)量等。

4.5 加強采購方案與預(yù)算監(jiān)督

醫(yī)院物資采購需要制定采購方案，將制定好的方案交給管理人員審批，并且向供應(yīng)商詢問價格，選擇資質(zhì)高、履約能力強的供應(yīng)商簽訂物資采購合同，后期進行物資審批和付款等各項操作。以上環(huán)節(jié)在執(zhí)行的過程中與工作崗位不相容，要求安排超過兩名工作人員負(fù)責(zé)對應(yīng)的業(yè)務(wù)，且各個工作崗位的員工要相互監(jiān)督，采用定期輪崗制度，避免工作人員長時間在同一工作崗位產(chǎn)生倦怠心理[11]。

制定物資采購方案和審批這一流程是物資采購內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，采購部門按照醫(yī)院實際業(yè)務(wù)量、臨床情況、各個科室的醫(yī)療物資需求等提出申請，交給物資管理部門審核，按照年度采購預(yù)算方案上交財務(wù)部門管理人員審批，審批的標(biāo)準(zhǔn)是采購方案可行性與經(jīng)濟性。在詢問物資價格、明確供應(yīng)商這一環(huán)節(jié)，對物資采購人員的要求非常高，為了杜絕舞弊現(xiàn)象，保證醫(yī)院的經(jīng)營成本，務(wù)必要加強對這一環(huán)節(jié)的重視。 采購部門按照提前制訂好的物資采購計劃，將選擇確定的采購方式在醫(yī)院內(nèi)部公開，隨后和物資供應(yīng)商確定價格。 進入到簽訂合同并執(zhí)行這一階段，醫(yī)院需要明確供應(yīng)商的主體資格與履約能力，詳細(xì)閱讀合同中的各項條款，由審計部門負(fù)責(zé)合同的審計工作，確保無誤后可以簽訂。 一旦完成合同簽訂，醫(yī)院中的財務(wù)部門與審計部門要將合同原件備份，以便后期審查。最后采購物資的貨款結(jié)算，采購部門按照物資入庫驗收清單進行審核，審核無誤后簽字確認(rèn)，由財務(wù)部門付款。如此一來，物資采購方案的執(zhí)行效率得到提升，針對采購方案與預(yù)算等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督能夠有效避免脫節(jié)的現(xiàn)象。

5 結(jié)語

綜上所述，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院物資采購工作的實施現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)其中存在一些問題，物資采購內(nèi)部控制有利于規(guī)避財務(wù)風(fēng)險，加強采購行為規(guī)范性，確保醫(yī)院內(nèi)部資金能夠得到合理的使用。除此之外，物資采購內(nèi)部控制也能夠促進醫(yī)院審計文化的形成，提高醫(yī)院運營管理能力，為患者提供高質(zhì)量的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，在社會及行業(yè)領(lǐng)域中創(chuàng)建良好的形象，并且加強群眾對于醫(yī)院及醫(yī)療服務(wù)的滿意度。由此可見，醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制工作的實施，對于醫(yī)院內(nèi)部運營管理、行業(yè)市場發(fā)展有非常重要的作用。