電子檔案在高職院校檔案管理中的應用分析

馬 娜

（運城護理職業學院 山西 運城 044000）

1 引言

電子檔案的出現和普及推動了檔案管理工作模式的轉變和管理效率的提升，相較于傳統的紙質檔案，電子檔案更加容易存儲，日后的調取和查閱也更加方便。高職院校的檔案數量眾多，管理工作量較大，通過電子檔案的應用可以在提高管理質量的同時，降低檔案管理的成本，推動高職院校檔案管理工作的規范化發展。

2 高職院校檔案管理中電子檔案的應用優勢

2.1 有利于檔案管理效率的提升

高職院校的學生眾多，而每個學生檔案信息中需要涵蓋其成績、校園活動、教育經濟、政治生活等多方面內容，紙質檔案的采集整理需要耗費大量的時間，后續信息查找讀取的難度也比較高。電子檔案可以在相關軟件的支持下對學生信息進行科學的編碼和分類整理，后續信息查找也更為方便，同時支持在互聯網環境中進行信息的查閱，檔案管理的效率和靈活性提高。計算機信息技術的應用可以有效減輕檔案管理人員的工作量[1]。

2.2 為院校學生管理和人事管理提供可靠的支撐

電子檔案中可以存儲高職院校學生和教職工的各項信息，從而為日常的人事管理以及學生管理提供更加準確可靠的數據信息支撐。例如在進行教職工和學生評優時，可以利用電子檔案軟件對一定時期內的教職工、學生的各項表現進行查找和對比分析，從而確保評估的準確性和公正性，且在此過程中檔案管理人員的工作量也可以保持在合理的水平。

2.3 提高檔案管理的安全性

相較于紙質檔案，電子檔案存儲的安全性更高，通過科學的信息加密技術、檔案系統身份驗證以及防火墻等技術的綜合應用，可以有效保障高職院校學生安全信息的安全性。同時電子檔案管理系統信息泄露追責可控性和準確性更高，可以確保檔案管理人員工作的責任感，降低信息泄露的風險性。與此同時電子檔案存儲和信息調取可以擺脫時間和空間的限制，高職院校在檔案管理方面的資金投入可以得到有效的控制。

3 高職院校電子檔案管理策略

3.1 提高對電子檔案的重視程度

對于高職院校而言，檔案管理的成效會直接影響職工人事管理和學生管理的質量。高職院校檔案管理人員必須要加快自身工作理念的轉變，提高對于電子檔案的重視程度，結合電子檔案的特點和管理要求創新和調整自身工作方法。高職院校的管理人員要進行電子檔案規范化管理的引導和宣傳，通過完善可靠的管理制度和管理方法，促使一線檔案工作者提高重視，確保高職院校學生檔案的完整性和管理的有序性，加強檔案審核和日常調取身份核驗，降低電子檔案與實際情況不匹配的情況。高職院校檔案管理工作人員要真正認可電子檔案，善于利用數據庫等技術優化檔案管理流程降低自身的工作難度，逐步實現電子檔案對紙質檔案的取代。與此同時，在實際的檔案管理工作中，要認真對待檔案的錄入和信息的修改、調取以及刪除等操作，避免人為操作失誤導致的院校人事信息以及學生檔案信息的錯漏。檔案工作者要及時進行學生和教職工信息的更新，確保電子檔案系統內信息的完整性、準確性和時效性[2]。

3.2 優化電子檔案管理方法

依托于計算機網絡技術的電子檔案需要面對由于技術限制導致的信息安全問題，為了避免高職院校教職工以及學生的個人信息的泄露，要落實信息加密和管理人員身份驗證等制度，提高個人信息的保密程度。高職院校要結合電子檔案的特點制定完善的標準化的檔案管理規章制度和工作流程，對檔案管理人員的工作進行引導和約束，將檔案管理的成效與相關崗位的績效掛鉤，同時采取信息泄漏追責機制，提高高職院校檔案管理人員的工作責任感和認真程度。此外電子檔案管理人員嚴格按照相關的規則要求進行信息的錄入，并定期進行高職院校人員電子檔案信息的更新，通過錯誤信息的刪除、缺失信息的補充以及錯誤信息的更改等操作確保電子檔案信息的真實性。當電子檔案管理系統出現故障時要進行迅速的上報并與技術人員進行及時溝通，避免自己系統修復操作失誤造成的信息丟失和泄漏等問題。檔案管理人員要確保信息錄入、查詢以及更新操作的合規性，對學生信息進行分類整理，并確保成績、獎懲等信息記錄的真實性。檔案管理人員要給每個學生建立單獨的文件夾并進行編號排序，提高后續學生信息錄入更新以及查詢的效率。當需要調閱學生的個人檔案信息時，要嚴格核實其身份，嚴禁將學生的個人信息透露給無關人員。

3.3 提高檔案管理人員的專業能力

高職院校電子檔案管理對相關崗位工作人員的職業能力提出了更多的要求，檔案管理工作者除了需要具備檔案管理的專業知識之外還需要具有一定的計算機和軟件系統操作能力，同時要秉持認真負責的檔案管理工作態度。在進行高職院校學生信息的錄入操作時，由于學生數量較多，因而檔案管理人員錄入的工作量也比較大，檔案管理人員要確保工作的嚴謹性，避免數據信息的差錯。此外，檔案管理人員要清楚了解學生和教職工檔案文件的編碼規則，提高信息調取的效率。在實際的電子檔案管理工作中，要積極采用效率更高的新管理手段和方法。高職院校電子檔案管理工作涉及的領域眾多，檔案管理人員在上崗前必須要經過系統性的學習。高職院校要確保檔案管理崗位人員安排的合理性，同時為在崗人員提供必要的培訓指導和進修機會，提高本校檔案管理工作者的綜合能力。檔案管理工作者可以通過與其他院校同崗位工作人員的交流溝通以及日常的學習，不斷優化高職院校電子檔案管理模式和管理方法，促進方案管理工作效率、工作質量和規范性的全面提高。

3.4 加強電子檔案管理設備和技術的優化

電子檔案管理的質量會受到檔案存儲設備以及數據庫管理軟件直接影響，因而高職院校要加強硬件設備和軟件的優化更新，為更加高效的電子檔案管理工作提供必要的保障，避免設備故障或軟件漏洞導致的管理問題。高職院校的技術人員要定期對檔案室內的計算機設備進行維護，做好硬件設備的故障排查和環境安全隱患的處理。此外，要加強電子檔案信息的安全管理，通過防火墻、加密技術以及殺毒軟件等保障高職院校電子檔案的信息安全性，降低電子檔案管理系統被入侵的可能性。信息技術人員要注重電子檔案管理系統漏洞的排查，對于發現的系統缺陷要進行及時的修復，有效防范信息安全風險，并結合高職院校的檔案管理實際需求定期對管理軟件進行更新。對于老舊的電子檔案存儲設備要進行及時的淘汰，確保電子檔案設備操作的流暢性和可靠性[3]。

4 結語

綜上所述，電子檔案對于高職院校檔案管理工作具有積極的促進作用，高職院校要加快檔案管理觀念的轉變，結合電子檔案的特點對檔案管理模式和管理方法進行改進和優化，同時要注重硬件設備和電子檔案管理軟件的日常維護，檔案管理人員也要不斷提高自身的檔案管理專業能力和計算機應用水平，促進電子檔案高效、省時、便捷等優勢的發揮。